Эпилог
Опережаем науку с помощью науки
На протяжении всей этой книги я пытался применять науку о совещаниях для выявления животрепещущих проблем, связанных с совещаниями, и поиска их возможных решений. Здесь мы попробуем опередить существующую науку, опрашивая тех, кто находится на переднем крае, и собирая от них идеи и рекомендации по улучшению совещаний. Этот материал написан в сотрудничестве с моим замечательным аспирантом Келси Гренье.
Что было сделано
Я хотел знать, какие инновации участники совещаний наблюдали или переживали, когда считали, что совещание прошло успешно. Используя сеть LinkedIn, мы разослали большому числу профессионалов письма с просьбой принять участие в пятиминутном опросе на тему совещаний. В опросе было два основных вопроса. Вот они:
• «Если отойти от азов (например, от повестки дня), то какие наиболее новаторские методы применял на ваших глазах РУКОВОДИТЕЛЬ, чтобы сделать совещание наиболее эффективным?»
• «Какие новаторские действия вы наблюдали со стороны ОРГАНИЗАЦИИ, помогающие сделать рабочее совещание более эффективным с точки зрения результатов и использования рабочего времени (например, внедрение учебных программ, запрет на проведение совещаний в определенные часы и т. д.)?»
Мы опросили в режиме онлайн более тысячи человек. Нашими респондентами были очень разные люди: от генерального директора до вице-президента по маркетингу, менеджера по качеству, IT-специалиста, консультанта по менеджменту, руководителя некоммерческой организации, репортера и т. д. Компании, в которых работали наши респонденты, тоже были самые разные: от Google и Bank of America до местной строительной фирмы.
Затем мы соединили ответы на два вопроса, касавшиеся инноваций на совещаниях, и получили около ста страниц идей, высказанных участниками в свободной форме. Как и ожидалось, многие идеи были схожи. Используя тематический анализ, мы смогли разбить около двух тысяч инноваций на сорок восемь основных групп. Эти сорок восемь групп советов, в свою очередь, можно разделить на четыре широкие категории:
1. Рекомендации по подготовке совещания.
2. Рекомендации по проведению совещания.
3. Рекомендации по завершению совещания.
4. Рекомендации по организационной политике и практике.
Для каждой категории мы создали таблицу, в которой отражены все типы предложенных рекомендаций. Звездочкой мы пометили рекомендации, которые встречаются особенно часто. Заметим, что идея, которая часто упоминается, необязательно является лучшей. Это просто значит, что она пришла на ум большему числу людей.
Одним из главных мотивов при написании этого эпилога было желание выявить идеи по улучшению совещаний, которые до сих пор не выявлены современной наукой. Интересно отметить, что существующая наука тесным образом перекликается с историями успеха, рассказанными участниками совещаний. Мы были рады видеть, что инновации, явившиеся на свет благодаря нашему опросу, вполне согласуются с теми научными данными, которым была посвящена данная книга.
Инструмент
Оценка качества совещания: индекс потерянного времени
Инструкции: Поразмышляйте над своими совещаниями. В этой анкете вас просят указывать количество времени, когда на ваших совещаниях происходят определенные «негативные» явления. Округляйте оценки до ближайших 10 процентов (например, 10 процентов, 20 процентов, 30 процентов). И нет необходимости слишком долго думать над каждым ответом.
Окончательный средний процент, который был рассчитан, и составляет индекс бесполезно потерянного на совещаниях времени – иными словами, не приносящих отдачи инвестиций в совещания. Нижеследующие рекомендации помогают интерпретировать полученный результат на основе моего опыта работы с организациями:
• Если ваш индекс бесполезных инвестиций находится в пределах от 0 до 20 процентов, это означает, что ваши совещания в целом довольно продуктивны. Хотя есть место для улучшений, ваш результат выше типичного.
• Если ваш результат от 21 до 40 процентов, значит, совещания проходят с переменным успехом. Вхолостую затрачивается слишком много времени. Необходимы улучшения, но ваш результат (к сожалению) вполне типичен: то же самое мы обнаруживаем во многих организациях.
• Если ваш результат выше 41 процента, значит, совещания нуждаются в значительном улучшении. Ваш результат значительно ниже среднего.
Инструмент
Образец анкеты для оценки качества совещания и образец анкеты для всесторонней аттестации руководителя совещания
Образец анкеты для оценки качества совещания
Вопросы могут быть сосредоточены на количестве и качестве совещаний в рамках команды, отделов, предприятия или всего перечисленного. Или вопросы могут быть сосредоточены на навыках и поведении различных руководителей совещаний. Ниже приводится несколько примеров вопросов, которые могут быть включены в анкету, и ответы по шкале от «совершенно не согласен» до «совершенно согласен».
• Мой начальник проводит совещание эффективно.
• Мои коллеги проводят совещание эффективно.
• Размышляя о совещаниях в моем подразделении, я назвал бы их интересными.
• Размышляя о совещаниях в моем подразделении, я назвал бы их эффективными.
• Размышляя о совещаниях в моем подразделении, я назвал бы их как необходимыми и полезными.
• На наших совещаниях присутствуют только те люди, которые там действительно необходимы.
Образец анкеты для всесторонней аттестации руководителя совещания (по методу 360°)
Вопросы могут быть сосредоточены на том, как аттестуемый в целом руководит совещаниями, или на определенных навыках ведения совещаний. Опять же ответы могут быть в диапазоне от «совершенно не согласен» до «совершенно согласен». Вот несколько примеров:
Коллега X
• Проводит совещание эффективно.
• Заранее распространяет повестку дня совещания.
• До начала совещания просит потенциальных участников внести предложения по повестке дня.
• Документирует решения, назначает ответственных и проверяет исполнение.
• Использует время совещания для решения ключевых вопросов.
• Обеспечивает плавный ход дискуссии.
• Поднимает на совещаниях важные вопросы.
• Стимулирует активное участие присутствующих.
• Поддерживает атмосферу, в которой людям комфортно не соглашаться друг с другом.
• Внимательно слушает каждого во время совещания.
• Не позволяет никому доминировать на совещании.
• Тщательно планирует совещание.
