Инструмент

Перечень правил фасилитации совещаний

Управление временем

• Следите за временем и эффективно регулируйте темп совещания, принимая во внимание общую повестку дня. Будьте готовы сделать перерыв, если есть необходимость перегруппироваться или если видно, что силы участников на исходе.

• При решении вопросов, которые действительно требуют обстоятельного обсуждения, не спешите. Умейте распознать ситуацию, когда поднятый вопрос имеет смысл перенести на другое совещание.

• Удерживайте дискуссию в русле (например, вовремя замечайте, когда разговор уходит в сторону, и возвращайте его на место).

Активное слушание

• Будьте образцом активного слушания, когда другие выступают (например, старайтесь вникнуть в то, что говорят другие люди). Задавайте правильные вопросы, чтобы лучше понять высказываемые идеи.

• Проясняйте и резюмируйте текущее положение вещей и идеи, предложенные другими участниками, чтобы каждый понимал, что происходит и на каком этапе находится дискуссия.

• Умейте распознать невысказанную озабоченность и помогайте вынести ее на поверхность, чтобы с ней можно было конструктивно разобраться.

• Напоминайте секретарю о необходимости подробно записывать все вопросы, намечаемые действия и выводы. Вместе с другими участниками старайтесь убедиться, что все зафиксировано правильно.

Управление конфликтами

• Поощряйте конфликты идей (например, побуждайте людей высказываться, что их беспокоит в связи с той или иной идеей), а затем активно управляйте возникающим конфликтом так, чтобы это было на пользу делу и способствовало принятию оптимального решения (например, вот здесь все согласны, а вот этот вопрос нужно обсудить подробнее). Сразу же погашайте любые негативные личные выпады и призывайте участников к конструктивному обсуждению идей.

• Поддерживайте такую атмосферу, где люди не боятся выражать несогласие (например, благодарите тех, кто делится точками зрения, отличающимися от доминирующих). Поощряйте дебаты.

• Быстро пресекайте любые формы неуважительного поведения, напоминая участникам о фундаментальных правилах проведения совещаний и необходимости оставаться на конструктивной волне.

Обеспечение активного участия

• Активно привлекайте других участников высказывать свои точки зрения (например, просите поделиться своими мыслями тех, кто еще не высказался). Замечайте, кто хочет высказаться, и предоставляйте им слово.

• Чтобы не допустить чьего-либо доминирования в дискуссии, используйте язык тела (например, мягким движением руки укажите на то, что пора этому человеку закругляться) или замечания, помогающие вежливо передать слово дальше (например, «спасибо вам за это»).

• Пресекайте разговоры на отвлеченные темы, напоминая участникам о целях совещания.

Стремление к консенсусу

• Проверяйте степень достижения согласия и консенсуса, чтобы понять текущее положение вещей, но без нужды не давите на других участников, заставляя их прийти к согласию тогда, когда они еще не готовы к этому (если только не поджимает время).

• Будьте готовы приободрять участников, чтобы обсуждение не топталось на месте, а вело к оптимальному решению.

• Знайте, когда следует вмешиваться в процесс и применять власть (например, когда участники совершенно расслабляются и начинают разговаривать о посторонних вещах) и когда следует предоставлять процессу идти своим чередом.

• Будьте честным и объективным посредником, не отдавая предпочтения никакой из точек зрения. Старайтесь быть беспристрастным. Дайте понять участникам, что ваше мнение – лишь одно из многих.

Инструмент

Перечень правил по проведению летучек

Распространенные темы летучек (выберите от одной темы до трех)

Осуществление летучек

Когда, где и как?

_____ Продолжительность десять-пятнадцать минут

_____ Происходит в одно и то же время каждый день (или через день)

_____ Лучше проводить по утрам

_____ Как правило, проводится в одном и том же месте

_____ По возможности проводится на ногах

Поддержание порядка

_____ Начинайте и заканчивайте вовремя

_____ Напоминайте каждому о целях летучки и о том, зачем она проводится

_____ Разработайте правила летучек (например, лаконичность выступления)

_____ Напоминайте людям о правилах летучек

_____ Когда разговор уходит в сторону, возвращайте участников к теме беседы

_____ Проводите оценку летучек

Участие

_____ Приглашайте других участников участвовать в планировании летучки

_____ Обычно участвуют одни и те же люди

_____ Участие, как правило, обязательно

_____ Если человек не может присутствовать лично, он присутствует удаленно

_____ Следите за тем, чтобы все участники общались друг с другом, а не только с ведущим

_____ Время от времени меняйте ведущего

Последний ингредиент

______ Старайтесь, чтобы летучки доставляли удовольствие

Инструмент

Шаблон повестки дня

Инструмент

Рекомендации по ведению протокола совещания

• Записывайте важные факты и выводы, включая кто, что, когда и где.

• Фиксируйте ключевые решения и планы действий, принятые на совещании.

• Фиксируйте любые поднимаемые вопросы и ответы на них, а также идеи, предлагаемые участниками.

• Придумайте метод сокращений для быстрого письма. Можно использовать специальное программное обеспечение (например, Google Docs), куда могут одновременно вписывать информацию несколько участников. Это способствует общему участию.

• Фокусируйте внимание на важных моментах. Не записывайте пустословие и информацию, которая никому не нужна.

• Договоритесь о том, кто будет вести протокол. Подумайте, быть может, стоит эту обязанность передавать по ротации или назначать нескольких секретарей.

• Секретарем не должен быть тот, кто ведет совещание.

• Указывайте дату, список участников и главные цели совещания.

• Назначая ответственных, записывайте их имена рядом с заданиями, которые им поручены; не забывайте объявлять о задачах вслух, чтобы ответственные знали об этом.

• После совещания сразу же перечитайте записи, исправьте возможные ошибки и допишите то, что было упущено.

• Вскоре после совещания распространите протокол между участниками, пока память о состоявшемся обсуждении еще свежа. Это будет напоминать людям о порученных им задачах.

• Договоритесь о том, в каком месте будут храниться протоколы (например, Dropbox, Slack).