Документальное оформление преддоговорных отношений

Часто заключению какого-либо договора предшествует долгая и кропотливая работа по согласованию будущих условий сделки. Поэтому эта стадия очень важна в деловых взаимоотношениях между сторонами. В этой связи для документального оформления каждой стадии договоренностей условно можно выделить четыре вида преддоговорных документов, которые обеспечивают заключение в будущем договора между сторонами, в частности:

• документы, фиксирующие факт встреч и ведение переговоров;

• документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров;

• документы, имеющие характер предварительного договора;

• документы, опосредующие урегулирование разногласий.

Данные документы обеспечивают заключение договора в будущем, они, за исключением предварительного договора и оферты, не влекут за собой каких-либо юридических последствий.

Документы, фиксирующие факт встреч и ведение переговоров

Основным документом, фиксирующим факт начала ведения переговоров, является протокол записи деловой беседы.

Данный документ не носит строго юридического характера, его цель зафиксировать встречу представителей сторон, а также круг обсуждаемых проблем и вопросов. Для обычаев коммерческого оборота некоторых стран составление такого протокола практически обязательно, поскольку он выступает необходимым элементом делового этикета.

Документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров

Протокол о намерениях, соглашение о сотрудничестве и протокол о результатах проведения переговоров, так же как и вышеуказанный документ, не налагают на участников переговоров каких-либо финансовых и юридических обязательств, однако во избежание противоречий об этом лучше всего указать непосредственно в тексте документа.

Это основные документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров. Данный документ очень часто выступает прообразом предварительного договора, который уже непосредственно имеет юридическое значение.

Документы, имеющие характер предварительного договора

Предварительный договор

Главным документом, имеющим характер предварительного договора, является непосредственно сам предварительный договор. В соответствии с ГК РФ по предварительному договору стороны обязуются заключить в будущем договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на условиях, предусмотренных предварительным договором.

Предварительный договор заключается в форме, установленной для основного договора, а если форма основного договора не установлена, то в письменной форме.

Несоблюдение правил о форме предварительного договора не позволяет его признать действительным и принимать во внимание как документ.

Оферта

Одним из способов заключения договора является его заключение путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи. В основном заключение договора данным способом осуществляется посредством оферты.

Оферта – это предложение для заключения договора, сделки (слово образовано от латинского глагола offero – предлагаю).

Российским законодательством установлен ряд требований, предъявляемых к оферте:

• оферта должна содержать всю необходимую информацию о существенных условиях договора (предмет договора, необходимые сроки, цена и т. д.);

• оферта должна быть достаточно определенной, т. е. должна быть обращена к конкретному лицу (или нескольким лицам);

• оферта должна исходить от полномочного лица предприятия;

• оферта должна выражать намерение лица, которое ее посылает, считать себя связанным правами и обязанностями в случае принятия предложения, т. е. намерение лица заключить договор.

Офертой могут выступать письмо, проект договора, гарантийное письмо, а также другой документ, отвечающий указанным выше требованиям и переданный потенциальному партнеру с помощью почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи.

Только оферты для заключения договора недостаточно. Необходимо, чтобы предложение было принято или акцептовано.

Документы, опосредующие урегулирование разногласий

Протокол разногласий

Если у стороны, получившей проект договора, имеются возражения по его условиям, то данная сторона составляет протокол разногласий. Протокол разногласий составляется в трех экземплярах, подписывается руководителем предприятия и скрепляется печатью.

Один экземпляр протокола остается с проектом договора у стороны, которая составила этот протокол; два экземпляра вместе с оформленным договором возвращаются стороне, от которой получен проект договора.

В графе 1 указываются пункты договора, в отношении которых сторона возражает, в графе 2 – новая редакция условий договора, предлагаемая лицом, составляющим протокол разногласий.

Протокол согласования разногласий

Составляется сторонами для урегулирования спорных условий договора после получения протокола разногласий. Протокол согласования разногласий подписывается руководителями предприятия, скрепляется печатями сторон.

В графе 1 указываются пункты договора, в отношении которых Покупатель возражает, в графе 2 – редакция, которую он предлагает, в графе 3 – новая редакция пункта, согласованная сторонами, в графе 4 – пункты договора, по которым стороны к соглашению не пришли (если таковые имеются).

В приложении 3 вы можете познакомиться с примерами указанных документов.