Глава первая

Основы делового общения

Разрешите представиться… или Правила представления и знакомства

Правила представлений

Казалось бы, какие могут быть особые правила представления? Все мы каждый день общаемся, знакомимся с людьми, и вопрос, как себя представить, на первый взгляд не вызывает трудностей. Но деловой человек знает о том, что от соблюдения правил представления часто зависит успех сделки. Официальная среда предполагает общение с людьми разных социальных статусов и различной национальной принадлежности.

Обращение к людям, занимающим высокую должность, требует особого подхода. Например, обращаясь к официальным лицам, имеющим статус государственных чиновников, воинское либо дипломатическое звание, как правило, обходятся без упоминания имени: «господин президент», «господин премьер-министр», «господин генерал». Важно следовать правилу «повышения» официального лица в должности. Например, к генерал-майору, генерал-лейтенанту обращаются «господин генерал», к заместителю министра – «господин министр». То есть к заместителю министра лучше обратиться «господин министр», к подполковнику – «господин полковник».

Обращаясь к человеку из науки, можно не уточнять его должность, а назвать доктором либо профессором, а после добавить фамилию (к примеру, доктор Антонов).

В странах Западной Европы и США в деловой среде существует правило – к имени всегда необходимо присоединять звание либо должность. Что интересно, человек может и не обладать тем званием, с которым к нему обратились. В Соединенных Штатах, к примеру, профессорами называют всех преподавателей высшей школы. А в Австрии обращение «господин доктор» применяется даже к специалистам, совершенно не связанным с наукой либо медициной, – к музыкантам и актерам. При этом в большинстве западноевропейских стран к людям можно обращаться без упоминания фамилии, исключением является лишь Германия.

Особые правила также существуют и для представления людей друг другу. Обычно это делает человек, который знает обоих. Однако ни в коем случае нельзя просто подвести людей друг к другу и оставить их наедине – это вызовет неловкость. Помимо фамилии, имени и отчества, в деловом общении необходимо назвать занимаемую должность, титулы и звания людей. Например, «Евгений Анатольевич, разрешите вам представить руководителя отдела рекламы компании «Альфа-бизнес» Дмитрия Александровича Петрова».

Возможны и более простые варианты представления: «Познакомьтесь. Дмитрий Александрович Петров, руководитель отдела рекламы компании «Альфа-бизнес». Евгений Анатольевич Еремин, руководитель компании «Бета-бизнес».

Общепринятый этикет предусматривает определенные правила представления:

• Представляя людей друг другу, необходимо называть их имена и фамилии. В официальных ситуациях или при значительной разнице в возрасте либо положении перед именем следует употреблять слова господин, госпожа и т. д. Для того чтобы вызвать у новых знакомых интерес друг к другу, стоит немного рассказать о каждом из них.

• Когда вас представляют другому человеку, следует посмотреть ему в глаза и приветливо улыбнуться. Ничто так не расположит к вам нового знакомого, как доброжелательная улыбка. Уместным вербальным поддержанием улыбки может стать нейтральное с положительными коннотациями приветствие «Добрый день» либо «Приятно познакомиться».

• Даже если вы встречались с человеком, которого вам представляют, не нужно спрашивать: «Вы меня помните?» Просто еще раз представьтесь.

• Существует и односторонний порядок представления, когда одного человека знакомят с группой людей. В данном случае называют только его имя и регалии, заслуги, занимаемый им пост, должность. Обычно так аудитории представляют оратора.

Порядок представления практически идентичен правилам приветствия:

• младший по возрасту первый представляется старшему;

• мужчину первым представляют женщине;

• вновь прибывшего – собравшимся;

• одного человека – группе, даже если она состоит из двух людей;

• если представляют одного человека сразу нескольким, следует громко назвать его имя и фамилию, а представляемый делает легкий поклон всему сообществу;

• лица, занимающие более низкую ступень в общественном положении, представляются тем, кто выше по положению;

• подчиненного – руководителю.

Интересный факт

Существует две схемы представления: европейская и восточная.

Для европейской характерно, что имя и фамилия ставятся на первое место, а после называются должность и название компании; при восточной – все с точностью наоборот: сначала называется компания, в которой работает человек, потом его должность и только после этого имя и фамилия.

В России применяются обе схемы представления.

Во время официального приема сначала называют имя входящего, а потом – имена присутствующих. Если же пришедший по каким-либо причинам заслуживает особого почтения, представление проходит в обратном порядке.

Женщина, если она сидит, в момент представления может и не вставать, кроме тех случаев, когда ее знакомят с дамой, которая гораздо старше ее по возрасту или положению. Мужчина же представляться всегда должен стоя.

Если вы находитесь в каком-либо учреждении и для решения вашего вопроса необходимо представиться ее работнику, нужно сделать это, не дожидаясь приветствия от служащего. Его имя, скорее всего, указано на табличке, стоящей на рабочем столе либо на дверях кабинета, поэтому работник организации имеет право не представляться.

В момент представления людей друг другу случаются непростые ситуации:

• когда вас представляют другому человеку, всегда необходимо снимать перчатки. Если же на улице слишком холодно либо перчатки являются атрибутом вашей официальной одежды, следовать этому правилу не обязательно;

• если человек, который представляет вас, забыл ваше имя, нужно немедля подсказать его. В этом случае вы сможете замять возникшую неловкость;

• если вы забыли имя человека, которого представляете, нужно перевести это в шутку и сказать что-то типа: «Сегодня очень странный день для меня – все путаю и забываю!» Обычно в этот момент человек напоминает свое имя. Если же он не догадывается сделать это, нужно спросить самому.

• в деловой среде нередки ситуации, когда руки заняты документами, папками, и подать руку, чтобы поздороваться, очень сложно. В таких случаях можно обойтись просто кивком в ответ на привет- ствие;

• если вы идете в группе людей и встречаете своего знакомого, совершенно не обязательно представлять его всем. Правильнее будет отойти на несколько секунд в сторону и поговорить со знакомым, но прежде стоит принести извинения группе.

• не следует делать проблему из ситуации, когда человек, с которым вас уже знакомили, не узнает вас. Нужно просто еще раз представиться ему.

После представления новые знакомые обмениваются рукопожатием и словами приветствия типа: «Очень приятно», «Очень рад с вами познакомиться», «Взаимно». После чего вступают в беседу продолжительностью в 10–15 минут. Причем начинает разговор человек, старший по возрасту, либо занимающий более высокое положение, либо женщина (в светском этикете).

И хотя чаще всего при знакомстве используются фразы: «Очень приятно», «Очень рад познакомиться», они являются не лучшим выбором. Дело в том, что от их постоянного употребления все уже устали, они просто надоели. Поэтому следует использовать другие формы приветствия, например: «Добрый вечер», «Добрый день», «Я так много слышал о вас…», после чего добавлять имя человека, с которым вы беседуете. Произнесение имени нового знакомого к тому же позволит и вам лучше его запомнить. От слов «счастлив», «очарован» нужно отказаться, они имеют слишком яркую эмоциональную окраску для делового знакомства.

Всем известно, как приятно человеку слышать свое имя, произнесенное кем-либо. Нет слова более важного и ценного. Поэтому нужно стараться запомнить имя вашего нового знакомого и в процессе беседы иногда употреблять его в непринужденной форме. Таким образом, вы делаете человеку эффектный и одновременно тонкий комплимент. Важно следить за правильным произношением имени и стараться не забывать его, в противном случае можно поставить себя в очень неловкое положение.

Иногда представиться нужно самому. Использовать данный способ знакомства стоит лишь в исключительных случаях, так как это является отступлением от этикета. Представляться следует деликатно, соблюдая «дистанцию», так как вполне возможно, что партнер будет в недоумении. Не стоит сразу называть свое имя, сначала нужно извиниться и лишь тогда назвать себя. Если отношение к вам будет доброжелательным, следует коротко изложить причину, которая заставила вас обратиться к этому человеку.

В некоторых случаях представляющее лицо совершенно не нужно, и при этом не происходит никакого отступления от общепринятого этикета. Представляться самому следует на симпозиумах, конференциях, форумах, куда приглашаются первые лица компаний. Они являются сотрудниками организаций, которые и выступают их гарантом. Этим людям не нужно искать человека, который мог бы представить их кому-либо. Необходимо лишь обратиться к человеку со словами: «Не возражаете, если мы с вами познакомимся?» либо «Мы с вами не знакомы, хотя и сидим уже более двух часов на этой конференции; позвольте представиться…» После чего нужно обменяться визитными карточками.

Если вы впервые приходите в коллектив, с которым в будущем вам нужно будет сотрудничать либо периодически встречаться, необходимо сразу же представиться. Если вас вводит в коллектив другой человек, то он должен сам представить вас сотрудникам. По правилам этикета представление нового сотрудника коллективу входит в обязанности руководителя. Он должен назвать имя и фамилию представляемого сотрудника, его должность, а также звания и титулы. Кроме того, следует немного рассказать о предыдущей работе человека, о его заслугах и достижениях.

Чаще всего познакомиться сразу со всем коллективом не удается, поэтому отсутствовавшим при первой встрече людям вас должны представить те, кто вас уже знает, но можно представиться и самому.

На деловых приемах существуют некоторые особенности в правилах приветствия и представления. Когда гостей на приеме собирается столь много, что хозяева просто не в состоянии их всех познакомить друг с другом, гости могут взять инициативу в свои руки. Мужчине следует использовать фразу: «Разрешите представиться…», после чего назвать свою фамилию либо фамилию и имя. А вот женщине, если это, конечно, не деловая женщина, следует прибегнуть к помощи одного из своих знакомых, который представил бы ее новым людям. В супружеских парах кто-либо один берет на себя инициативу и, назвав себя, представляет свою «вторую половину»: «Познакомьтесь, это моя жена (мой муж)».

Есть одно важное правило, которое касается супружеских пар. Если вы говорите о своей жене (о своем муже), следует использовать слова «жена» и «муж» соответственно. Если же речь о чужом брачном партнере, нужно употреблять слова «супруг» и «супруга».

Когда говорим о своем браке

• Моя жена

• Мой муж

Когда говорим о чужом браке

• Ваша супруга

• Ваш супруг

Пара, не состоящая в браке, сама решает, как представлять себя: в качестве спутников жизни или нет. Если молодые люди выбирают первый вариант, то, представляясь, говорят: «Моя подруга (мой друг) – …», если второй, то каждый представляет сам себя, ничего не добавляя насчет своего спутника.

В том случае, если в супружеской паре жена известна под своей девичьей фамилией, представляя ее, хозяйка поясняет: «Госпожа Фролова и она же Скворцова, музыкант».

На большом деловом приеме достаточно познакомиться только с главными его лицами, почетными гостями, а также соседями по столу. Если вы представляете друг другу людей одного пола, или равного возраста, или служебного положения, можно использовать слова: «Познакомьтесь, пожалуйста, уважаемые коллеги». При этом акцентировать внимание на том, кто кому представлен, не нужно. Представляемый человек протягивает руку и произносит приветствие, то же самое делает и человек, которому представляют, после чего он отходит в сторону, уступая место следующему.