Важно, но не срочно, или же не важно, но срочно?

…Идет мудрец по лесу и видит, как лесоруб пытается тупым топором срубить дерево. Он удивился и говорит: «У тебя совершенно тупой топор, даже я вижу невооруженным глазом. Не хочешь остановиться и заточить его?» – «Мне некогда, – отвечает лесоруб, – мне рубить надо!» Но точно так же вы никогда не срубите своего дерева, если будете изо дня в день только и делать, что натачивать топор. Рубить дерево вам будет просто некогда.

Я не призываю вас полностью сконцентрироваться на стратегии, перейти в дела класса А. Но хотя бы одному такому делу вы должны уделять внимание каждый день, иначе вы никуда не продвинетесь. Поэтому раз в день выделите себе хотя бы полчаса для того, чтобы понять, что вам действительно надо, какая основная цель на сегодняшний день, на ближайшую неделю, на месяц, на год и даже на десятилетие. И в соответствии с этим выстройте приоритеты всего остального.

Есть такая «матрица Эйзенхауэра», того самого Эйзенхауэра, который был президентом США и очень эффективным человеком.

В схеме – четыре квадрата в двух осях координат. Оси такие: важность и срочность. Первый квадрат: дела самые важные и самые срочные. Второй: дела важные и несрочные. Третий: неважные и срочные. Четвертый: неважные и несрочные. Эйзенхауэр руководствовался принципом: если дела неважные и несрочные. Они вообще не нужны. Например, в почтовом ящике вы находите предложение: заполните три анкеты и пришлите нам, а мы вам пришлем бесплатный каталог, по которому вы сможете выбрать и т. д. Это неважное дело, и несрочное, и вообще не требующее нашего внимания. Совсем! Такие вещи нужно брать и выбрасывать в корзину, весь квадрат.

Распределите все дела, которыми вы собираетесь заняться сегодня, завтра, на этой неделе по этим четырем квадратам. Например, вам нужно на работе провести «круглый стол», написать статью, сходить на родительское собрание в школу, купить подарок коллеге на день рождения, помыть машину, сдать в издательство правку вашей книжки, вызвать мастера повесить карниз, заехать в мебельный магазин, где вы видели рекламу о существенной распродаже. Ну, мебельный магазин сразу идет в мусор: вам не нужна сейчас мебель, а поехать «продавать глаза» – это не просто ненужная трата времени, а самое настоящее транжирство. Но если подобное дело из «мусора» вернется, значит, оно перешло в категорию срочных или важных. В вашем случае, например, если у вас внезапно и необратимо сломается диван.

Следующий квадрат – неважные и срочные, такие, как например, забрать вещи из химчистки, помыть машину. Это те дела, которые, если у вас есть полномочия, необходимо делегировать, то есть поручить кому-то другому, и намного меньше времени у вас займет сформулировать это поручение. Если речь идет о семье, то забрать вещи из химчистки может дочка. Или же можно такое дело совместить с каким-то другим, например, пока моют машину, составить список вопросов для интервью.

Руководитель или вообще человек, обладающий полномочиями, должен заниматься важными и несрочными делами, то есть стратегическим управлением, теми самыми делами класса А. Либо делами неотложными, такими как важные и срочные, но они не должны занимать больше 80% его времени.

Почему именно 80%? Есть такой эмпирический закон, очень забавный, так называемый принцип Паретто, который гласит, что 20% усилий приносит 80% результата. За 20% времени делается 80% работы. Сам Паретто в свое время его очень смешно сформулировал так: «20% мужчин выпивают 80% пива».

Я понимаю ваше желание все контролировать самостоятельно, и очень жалко выбрасывать ненужные дела, и не хочется делегировать кому-то – а вдруг все не так сделают? Но пусть хотя бы попробуют!

Это – личное!

У группы «Несчастный случай» есть такая чудесная песня. «График, у меня есть график, а все, что не по графику – на фиг, на фиг!» И действительно, очень удобно жить, когда у вас есть график. Работа с девяти до шести. Два выходных в неделю. Конкретная норма выработки. Но люди часто говорят: какой там график, у меня ненормированный рабочий день да еще и авралы перед сдачей проектов.

Принцип Питера гласит: «Работа занимает все отведенное ей время». В нашем случае представьте себе время как некий шкаф. Такой пустой, девственно чистый шкаф с полочками, ящичками. И есть огромное количество вещей, которые надо туда поместить, самых разных, причем не только коробки, книги, инструменты, папки, органайзеры, но и белье, в том числе нижнее, салфеточки, игрушки, одежду.

Что в нашей культуре принято планировать? Правильно, работу. Есть замечательный термин, который пришел к нам с советских времен – «свободное время». То есть имеется в виду время, свободное от работы (звучит как-то несолидно и не важно по сравнению с рабочим временем). Но подумайте, откуда в нашем шкафу возьмутся свободные полки для белья и игрушек, если они все забиты инструментами и бумагами? Не возьмутся они там ниоткуда и никогда, если мы не будем поддерживать порядок с самого начала. Если мы с самого начала не скажем, что вот эти полки – для книг, эти – для инструментов, а вот эти, извините, закрыты на замочек, и ничего вы туда не положите.

Я много раз замечала пагубную привычку моего начальства заглядывать ко мне в ежедневник и, видя там после 19–00 пустые строчки, восклицать: «Вот на это время в этот день у тебя же ничего не назначено!» Поэтому я уже давно перестала оставлять пустые строчки в ежедневнике. Я пишу, допустим, «Д.З.Р.». Что такое «Д.З.Р.» не знает никто кроме меня. Только я одна знаю, что это – День Здоровья. Это значит, я отсыпаюсь в этот день, потому что в моей работе это важно, и если у меня Д.З.Р с 8 утра до 13–00, никто не может в этот день меня занять – я уже занята. Это записано в ежедневнике.

В этом «шкафу» обязательно нужно очень хорошо понять: время – это не то, что нам нужно только для работы, это то, что у нас есть для жизни вообще! Если мы не планируем время для себя, есть огромное количество желающих включить нас в свое расписание. И вот уже мы не успели оглянуться, а в «шкафу» уже нет ни единой свободной полки. Но ведь даже считая время показателем внутренней иерархии ценностей, никто не требует, чтобы дело категории А было обязательно делом карьеры. Это может быть утренник у ребенка в детском саду. Это дело не сдвигается никуда, не делегируется и не откладывается, потому что встреч и переговоров еще будет много, а первый утренник уже не повторится никогда!