Планирование – это легко. Простые советы и лайфхаки
Если вы хоть раз были на тренинге по тайм-менеджменту или читали литературу, посвященную организации времени, то наверняка слышали, как важно правильно планировать личный жизненный график. Нам кажется, что само слово правило звучит весьма строго и отсылает нас к жесткому следованию установленным нормам и регламентам. Кому-то это подходит, а кто-то будет сразу сопротивляться. Это как напоминать за столом ребенку, что надо обязательно съесть всю тарелку супа, потому что полезно, но, сами знаете, половина детей принципиально ее не съедят.
В последние годы на полках книжных магазинов мы все видим издания, обложки которых кричат нам, что есть «Пять ключей к счастливой жизни», «Три шага к успеху» и т. п. А как вы считаете? Есть ли шаблоны, которые будут универсальными и подойдут каждому? Просто ли купить волшебную таблетку? Так сложилось, что мы все разные, и это абсолютно естественно. Нет единого рецепта к счастью или успеху каждого из нас. Мы индивидуальны, все в наших руках, мы фармацевты своего счастья.
Чтобы всем было комфортно, предлагаем называть правила – рекомендациями по планированию или просто полезными привычками. Так или иначе, они основаны не только на выводах из сотен прочитанных книг по тайм-менеджменту, но и на личном опыте, как объять необъятное и наладить отношения со своим временем.
СЛЕДУЕТ ФОРМУЛИРОВАТЬ ТО, ЧЕГО ВЫ ХОТИТЕ, А НЕ ТО, ЧЕГО НЕ ХОТИТЕ, ОТ ЧЕГО БЕЖИТЕ, ХОТИТЕ БРОСИТЬ ИЛИ ПРЕКРАТИТЬ.
Один из самых часто встречающихся вопросов: как все успеть женщине? Работа, учеба, домашнее хозяйство, дети, семья, а еще и культурной жизни хочется, в отпуск и на шопинг, и список на этом не заканчивается. А мужчине? 24 часа в день бывает мало, чтобы успеть заработать на мечту. Без навыков планирования жизнь становится похожей на бесконечный круговорот дел, которые никогда не заканчиваются.
«В целом мне постоянно не хватает времени. В течение рабочей недели время пролетает незаметно: работа, дети, домашние дела отнимают все время. Каждую неделю я жду выходных как глотка свежего воздуха, и тут появляется возможность отвлечься, куда-то сходить, заняться собой, встретиться с родителями и больше времени провести с детьми».
Анна, 32 года, директор по персоналу
На тренингах участники часто говорят, что это постоянный день сурка, каждый день одно и то же и нет места настоящей жизни для себя. У каждого из нас был такой период, когда не знаешь, за что хвататься. Навыки эффективного планирования являются скорее приобретенными, чем врожденными. Не исключено, среди нас есть те, кто родился с «планировщиком» в голове. Чем раньше мы овладеем навыками грамотной организации, тем меньше совершим ошибок и научимся получать удовлетворение от каждого прожитого дня. Согласны?
Пока мы растем и развиваемся, проходим три стадии управления временем:
1. «Чтобы не забыть выкинуть мусор, поставь крестик» – советовала бабушка. В этом случае крестик работает как якорь. Ребенок увидел крестик на руке – вспомнил, что нужно выкинуть мусор. Нашим детям в каком-то смысле очень повезло, что мы окружили себя гаджетами, ведь они уже в начальной школе знакомятся со смартфонами, где в базовых программах есть различные планировщики. Они могут с раннего детства вести дела и заметки в удобном для каждого формате. Отправляя детей в магазин, мы больше не пишем список от руки на бумаге, а они не ставят крестики, мы отправляем список продуктов из своих ранее сохраненных заметок, а это экономия времени и невероятная оптимизация процесса. Тем не менее этот метод эффективен, когда дело касается одной насущной вещи. Но рано или поздно наступает момент, когда нужно помнить о гораздо большем количестве дел, и тогда на помощь приходит второй уровень управления временем – стихийные напоминания.
2. Стихийные напоминания. Это напоминалки в телефоне, разноцветные стикеры, которые мы развешиваем вокруг своего рабочего места, всевозможные листочки… Они помогают запомнить несколько дел, но, когда дел становится больше семи, начинается хаос. Мозг не может удержать во внимании большое количество записок, и система перестает быть эффективной. Разобрать этот хаос поможет список дел.
3. Список дел. Это может быть список дел вообще – на сорок пунктов или список дел на день. Он позволяет наметить план работ и придерживаться его выполнения.
Большинство людей находится именно в этой системе управления временем. Они имеют список дел на следующий день и список дел вообще. В этом случае дела постепенно перемещаются из большого списка дел в дела на следующий день. Это тот случай, когда мы концентрируем свою жизнь в 3–4 областях и забываем, что для счастливой, полноценной жизни нужен баланс. Если мы постоянно думаем только о нескончаемом потоке срочных дел, забываем о том, что не находится постоянно в фокусе нашего внимания, – семье, здоровье, отдыхе… А кто-то, наоборот, застревая только в этих сферах, перестает развиваться как личность.
«Честно говоря, у меня со временем дела обстоят очень плохо. Из-за того что у меня нет какого-либо графика, все дела я делаю в зависимости от их важности. Если дело важно выполнить, я его делаю (в самый последний момент). А если дело не представляет важности, но при этом выполнить его было бы неплохо, обычно я о нем забываю.
В первую очередь я бы составил хотя бы список дел, в который можно посмотреть и узнать: «что сегодня нужно сделать?» Во-вторых, постарался бы улучшить режим дня, а именно научиться планировать свой день, чтобы успевать делать все дела. В-третьих, наверное, самое важное – постараться избавиться от своей лени».
Сергей, 29 лет, менеджер в автомобильной компании
Мы хотим поделиться набором простых и полезных рекомендаций, которым легко следовать, которые уже завтра позволят вам чувствовать себя чуть свободнее:
1. Классика жанра «Ежедневник».
Принято считать, что успешный человек управляет своим будущим и в этом помогают, в том числе, ежедневники. Какой ежедневник правильный? А какой помогает лучше всего планировать время? Вспомним технику Колесо баланса, позволяющую обратить внимание на разные сферы жизни и посмотреть, не нуждаются ли какие-нибудь из них в срочном ремонте. В Колесе баланса традиционно различают восемь сфер: здоровье, деньги, личностное развитие, работа, семья, творчество и духовный рост, отношения с окружающими и отдых. Что будет, если мы наметим 2–3 дела в каждой из этих сфер? Запомнить и контролировать их выполнение будет сложно, если придерживаться только списка дел. Именно поэтому ежедневники, на которых видны только 1–2 текущих дня, не являются эффективными и нежелательны к использованию. Они не позволяют увидеть картину целиком. К сожалению, именно такие ежедневники наиболее популярны на полках в магазинах.
Если мы хотим иметь четкое представление о своих планах, успевать больше и лучше контролировать жизнь, нужно перейти на следующий уровень управления временем. В этом помогает метод, знакомый с детства. Это недельное планирование с помощью дневника-органайзера. Сколько придумано идей и концепций, а самым простым решением является то, что знакомо нам всем с первого класса начальной школы. Базовые навыки планирования закладываются, когда ребенок начинает вести школьный дневник. Есть наглядное представление недели, список уроков на день и домашних заданий. Многие из нас до сих пор перед глазами видят разворот школьного дневника, когда планируют неделю. Три дня слева и три справа. Лучшего ежедневника для начинающих и придумать нельзя. Школьный дневник научил нас осознавать и ощущать время и планировать будущие задачи.
Кстати, часто задают вопрос, а куда же пропало воскресенье? было бы приятно видеть его пустым от будничных ежедневных дел и наполненным чем-то приятным и ресурсным. Для школьника это была бы мотивация выполнить все, что запланировано. Как считаете?
В любом случае недельное планирование идеально подходит всем. С одной стороны, в нем все хорошо ориентируются и наглядно видят тот самый период, который можно держать под контролем, с другой стороны, можно раскидать все дела из нашего Колеса баланса в рамках одной недели. Ежедневно исполняя что-то из 2–4 секторов, в течение недели мы можем уделить внимание абсолютно всем важным сторонам жизни. Это позволит сделать нашу жизнь более осознанной, сбалансированной и счастливой.
Классический бумажный ежедневник или приложение в смартфоне? Это индивидуально. Мы пользуемся приложением в смартфоне, это удобно, всегда под рукой, не занимает места, задачи легко корректируются, есть возможность голосового набора текста и так далее. Но и в бумажных ежедневниках есть своя прелесть, это очень красиво, даже романтично. Красивый ежедневник может быть статусным, как и дорогая ручка к нему, что производит впечатление на окружающих, кому это важно. Хороший ежедневник приятно держать в руках. Некоторые получают удовольствие, вычеркивая от руки выполненную задачу. Выбирайте по собственным ощущениям. Самое главное, чтобы, помимо планирования дней, было отдельное свободное пространство для случайных записей. Какой ваш идеальный ежедневник, бумажный или электронный?
ВАЖНО, ЧТОБЫ ЦЕЛЬ БЫЛА ПОДКОНТРОЛЬНА ВАМ, ЗАВИСЕЛА ОТ ВАС, А НЕ ОТ ТРЕТЬИХ ЛИЦ.
«От своих знакомых, которые занимаются бизнесом, часто слышу, они настолько заняты, что им просто некогда планировать время. Исходя из этого, образуется некий порочный круг: нет времени управлять временем. Для решения этой проблемы, на мой взгляд, нужно понять: потраченные сегодня 25 минут на планирование завтрашнего дня – это не трата, а инвестирование.
Я довольно давно пользуюсь ежедневниками, в которые записываю нечто подобное из того, что указано выше. Не все записываю по учебным или рабочим делам, но могу сказать точно, использованных записных книг было так много, что и не вспомнить.
Составляя свой график, имея опыт в этой области, отмечу безусловную пользу, так как лично я испытываю тонус, приучив себя выполнять каждое действие исходя из написанного. Рамки бессмысленных минут постоянно сужаются. Конечно, не все получается реализовать. Особенно часто подводит работа, на которой получение заданий носит исключительно ненормированный характер. Как правило, понимая этот момент, я имею некий запас времени на следующие дела. Всегда готов к тому, чтобы часть заданий можно было делегировать помощникам или активистам, ведь имеются задачи, которые являются первостепенными.
Около двух недель назад я приобрел ежедневник и начал записывать основные задачи. Результат налицо, улучшилась продуктивность, я перестал забывать о некоторых делах, постоянно откладывая их на потом. До этого никогда не пользовался еженедельником».
Антон, 26 лет, сотрудник банковского отделения
2. Записывать абсолютно все дела. Для начала попробуйте вести ежедневник, записывая абсолютно все дела, включая бытовые мелочи, даже самые простые и смешные, из серии не забыть закрыть окно перед выходом из дома, убрать еду с плиты в холодильник или заправить автомобиль. Почему это важно? Чтобы не держать в голове. Все, на что мы тратим время, может располагаться в нашем календаре. Что это даст? Участники тренингов отмечают, что стали более спокойными в течение дня, ушла нервозность и беспокойное состояние что-то не успеть или забыть.
3. Планировать накануне. Составьте вечером список всего, что вы планируете сделать завтра, в идеале расставьте приоритеты и время, начиная с самого важного и срочного, что требуется именно завтра и невозможно перенести на другой день. Проверьте, сможете ли вы физически выполнить все запланированные дела. Самое сложное планируйте на утро, в это самое время у вас ресурсное состояние. Такой подход позволит выдохнуть после обеда и перестать торопиться. При планировании дня учитывайте, что появятся незапланированные дела и может случиться форс-мажор, отсюда растут ноги нервных состояний «я ничего не успеваю». Оставляйте время в своем графике на такие вопросы. Есть правило 60/40, где 40 % – это время на незапланированные дела.
4. Метод обратного планирования. Метод хорош и эффективен в использовании, когда вы очень точно представляете конечную цель, но есть сложности в описании первых шагов к ней. Обратное планирование позволяет определять шаги от конечной точки к начальной. То есть если вы решили, что ваша цель – заработать миллион через пять лет, то план вы начнете расписывать с пятого года, постепенно двигаясь в обратном направлении к сегодняшнему дню.
5. Делать постоянно повторяющиеся дела в одно и то же время. Например, если вы привыкли вставать в одно и то же время, делать зарядку и чистить зубы, то со временем будете делать этот цикл автоматически, не тратя время на сборы и уговоры заняться делом. Точно так же и с рутинными делами. Вы можете приучить себя проверять отчеты в одно и то же время, читать почту, делать звонки.
6. Работать блоками по полтора-два часа с перерывами десять-пятнадцать минут. Это привычный график, мы привыкли учиться такими блоками. Иначе становится сложно поддерживать концентрацию внимания и требуется более длительный период для восстановления.
«Я работаю в архиве, и мне часто нужно сортировать коробки с делами. Изучив курс по тайм-менеджменту, я решил оптимизировать рутинную работу над папками, которая больше всего мне не нравилась.
В первый день я засекал, сколько времени занимает обработка одного дела, одной коробки и одной полки. Понимая, что пошел ва-банк, я неосознанно решил разработать идеальную тактику, оптимизировать время. Я перекладывал эти чертовы дела разными способами: по одному, по десять, сразу всю коробку и засекал время. Выяснилось, что быстрее всего расшивать по десять-пятнадцать дел, раскладывать их в алфавитном порядке, потом разом печатать недостающие документы, приклеивать фото и сшивать обратно. Так процесс не успевает надоесть, каждые 5–7 минут я переключаюсь на новый цикл.
Со второго дня я стал устанавливать для себя лимиты – семь коробок дел до обеда, еще три после. Чтобы не тратить секунды и даже минуты на разговоры ни о чем с коллегами, я слушал музыку, а на обед тратил не более получаса. Моя работоспособность выросла и была стабильной, а рабочий день сократился с 8 до 5–6 часов. Спустя две недели и изрезанные бумагой руки я сдал свой архив и спокойно ушел за рекомендациями. Мы остались в отличных отношениях с начальником отдела, и иногда я могу его попросить о разного рода услугах.
Вывод: в скучной и рутинной работе тоже можно найти свой азарт, ритм и мотивацию. Главный скрытый ресурс времени был спрятан в повторяющихся процессах, которые можно оптимизировать».
Михаил, 25 лет, сотрудник отдела архивирования в банке
КАК НЕТ В ПРИРОДЕ ДВУХ СОВЕРШЕННО ОДИНАКОВЫХ СНЕЖИНОК, ТАК НЕТ И АБСОЛЮТНО ОДИНАКОВЫХ ЛЮДЕЙ, И У КАЖДОГО БУДЕТ СВОЯ МОТИВАЦИЯ И СПОСОБЫ ДОСТИЖЕНИЯ ТЕХ ИЛИ ИНЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ.
7. Практиковать Digital detox, или разгрузочные дни. В сутках всего 1440 минут, из которых мы 440 спим и столько же работаем, еще минимум 120 минут уходит на транспорт, остается всего 360 минут, которые предоставлены только нам, и дорога каждая. Рекомендую читать электронную почту 2–3 раза в день, не более, желательно каждый день в одно и то же время. Это хорошая привычка, которая не нарушает график дня. Не заходите в почтовый ящик просто так, для проверки, если не ждете срочного и важного письма, вас найдут по более срочным вопросам. В это время выключите оповещения Facebook, Instagram, ВКонтакте и т. п. Мы реагируем на push-уведомления, и рука так и тянется к смартфону посмотреть: что там? Кто к нам стучится? Какие новости сегодня опубликовали мои друзья? Но так ли это на самом деле срочно? Те, кто раз в неделю практикует Digital detox, отмечают, время как будто замедляется.
Подумайте, что поддерживает и вдохновляет вас в течение дня? Что дает сил и заряжает? Что, наоборот, снимает напряжение и позволяет настроиться на работу? Фоновая музыка, аромат крепкого кофе, любимый парфюм, фотография близкого человека на рабочем столе, у каждого есть что-то только свое. Создавайте для себя комфортную атмосферу. Желаем вам дружить со временем!
