Упражнение

У вас освободилось два часа в день: на что вы сможете потратить это время?

Напишите, на что бы вы потратили два свободных часа в день. Пишите о том, что вам по-настоящему дорого. Это может быть время с родными и близкими, хобби, или вы захотите начать свой бизнес – что угодно. Главное, чтобы это было действительно ваше.

___________________________________________________________________________________

Задумайтесь! 2 часа в день × 365 дней = 730 часов = 30 дней = целый месяц! То есть, экономя всего лишь два часа в день, у вас появляется целый месяц свободного времени! Как бы вы его провели, что бы успели сделать?

Диалоги о времени с участниками тренингов

Участник: к примеру, на завтра у меня уже запланированы дела, мне нравится этот план, но часто бывает, утром я понимаю, все идет прахом, не по плану. Как быть? Подстраиваться под обстоятельства или все-таки вернуться к плану, который я составила вчера?

Тренер: планировать время на неделю мы рекомендуем в конце предыдущей недели, в свободной, комфортной обстановке. Вы сможете ежедневно корректировать, точечно планировать какие-то задачи на следующий день. Рекомендуем делать это накануне, в конце предыдущего дня. Как можно избежать краха планирования? Есть такое правило «60/40». Мы рекомендуем планировать не более 60 % вашего времени, оставляя 40 % на какие-то внештатные дела. Обычно этого достаточно, но тем не менее могут возникнуть внешние дела, которые выбивают из графика, форс-мажоры, поэтому вы четко должны знать приоритеты на сегодня, какие дела необходимо выполнить в любом случае. Допустим, забрать ребенка из садика нужно в любом случае. Поэтому либо вы делаете это сами, либо ищете, кто это сделает за вас.

Участник тренинга: понимаю, что сейчас нужен план на следующий день. Никогда ранее не делал подобного. С чего начать и как себя вести? С памятью проблем нет, просто бывает, порой забываешь в суете о том, что важно.

Тренер: помните, когда начали учиться управлять своим временем, вы вели школьный дневник. По сути, это самая хорошая модель управления временем, потому что подразумевает недельное планирование. С точки зрения тайм-менеджмента планировать дела на неделю считается самым грамотным подходом. Темп жизни требует от нас выполнения самого разного количества дел. Быть хорошим сотрудником на работе, заботливым родителем, внимательным супругом, следить за здоровьем, учиться чему-то новому и не забывать об отдыхе. Если планировать дела только на один день, мы не сможем держать во внимании все эти важные сферы жизни и постоянно будем что-то упускать из виду, провоцируя возникновение проблем. Случается, проходит месяц и мы вдруг вспоминаем, что так и не сходили с ребенком в кинотеатр или уже месяц откладываем визит к врачу, не говоря о том, что каждый год, под бой курантов, планируем начать новую жизнь с Нового года и обязательно заняться спортом.

Участник: тема детей очень актуальна. Совершенно нет времени позаниматься с ребенком, куда-то сходить, а когда ребенок вырастает, непонятно вообще, что мы делали.

Тренер: на самом деле не времени не было, а мы просто забыли это запланировать. Именно поэтому и мы, и другие специалисты в области управления временем настаиваем, недельное планирование является самым гармоничным, потому что в течение недели вы успеваете подумать обо всех сферах вашей жизни и побывать в разных ролях. Вы знаете, как часто хотели бы гулять, играть, читать с ребенком, с другой стороны, какой объем работы нужно выполнить, с кем встретиться и так далее. Когда вы планируете на неделю, у вас нет иллюзий: «вот сегодня я хорошенько поработаю, а завтра погуляю с ребенком». Нет! Потому что вот это «сегодня переработаю, а завтра все остальное» обычно превращается в бесконечную работу на износ. К сожалению, мы вспоминаем об истинных ценностях, когда становится поздно, и часто это не совсем то, чему посвящали большую часть времени. Поэтому управление временем должно исходить из истинных целей и потребностей – из того, что действительно важно для вашей жизни.

Участник: поговорить с другом тоже является одним из пунктов плана?

Тренер: безусловно да! Поспать, почитать, посмотреть интересную передачу может быть очень важным пунктом. Многим кажется, если день прожит без списка дел и они расправлялись с домашними делами, читали что-то в интернете, общались с друзьями, то они занимались чем-то несущественным и ничего толком не сделали. Часто мы не считаем важным приготовить обед, поговорить с ребенком, пообщаться с другом, порисовать или почитать книгу, хотя порой это гораздо более важные дела, чем, например, бесцельное совещание на работе или составление отчета. Навести в доме порядок, почитать, поговорить с ребенком и провести время с супругом – это, возможно, самые важные дела. Их нужно планировать и выделять специальное время. Например, занесите в свой ежедневник, допустим, выделить полчаса на разговор с ребенком.

ЕСЛИ МЫ ХОТИМ ИМЕТЬ ЧЕТКОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ О СВОИХ ПЛАНАХ, УСПЕВАТЬ БОЛЬШЕ И ЛУЧШЕ КОНТРОЛИРОВАТЬ ЖИЗНЬ, НУЖНО ПЕРЕЙТИ НА СЛЕДУЮЩИЙ УРОВЕНЬ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ.

Участник: что вы скажете об известных пожирателях времени, например социальных сетях, разговорах по телефону? Согласна, важно поговорить с сестрой, с подругой, но иногда меры нет.

Тренер: скорее важно, о чем и для чего?

Участник: не секрет, что есть люди, которые очень любят поговорить по телефону и занимают все свободное время своих знакомых.

Тренер: вас удивит, но одно из правил тайм-менеджмента – это не брать трубку. Понимаю – звучит достаточно провокационно. Большинство людей звонят вам потому, что это им что-то надо, а не вам. Большинство звонков, которые мы принимаем, бесполезные, бессмысленные звонки от людей, которые хотят уточнить что-то неважное, им нечего делать и хочется с кем-то поболтать. Или вам звонят с каким-то социальным опросом, предложением что-то купить. Знакомо? Поэтому, если в вашей жизни очень много входящих звонков, понаблюдайте, к какой категории они относятся. Если они от людей, которые для вас важны, или каких-то потенциальных клиентов, которые тоже важны, тогда это одно дело, а все остальные звонки – совершенно другое дело. Простой прием, чтобы сократить количество звонков, – вы не берете трубку, но обязательно помните, что нужно перезвонить, если человек важен, и связываетесь в удобное вам время. И тогда разговор будет коротким, конкретным и вы сэкономите время.

Социальные сети – всего лишь инструмент общения, получения интересной информации, это инструмент отдыха. Другой вопрос, что вы с ним делаете? Выпить бокал шампанского на Новый год – здорово и приятно, но шампанское можно заменить другими напитками, в большем количестве, и получится не совсем хорошо. Возникает вопрос меры и вопрос цели. Если, зависая в социальных сетях, вы фактически отлыниваете от того, что должны делать, не достигаете заданных целей – это плохо. Но если вы общаетесь с человеком, с которым действительно приятно общаться, обсуждаете интересную тему, то, пожалуй, это очень хорошо.

Участник: есть дела, которые совершенно невозможно делегировать кому-то, их должна сделать только я. Допустим, у меня есть неделя, чтобы сдать работу. Иногда получается делать по чуть-чуть каждый день. Я молодец, мне это легко дается. Посвящала делу по 20–30 минут и теперь свободна. Но зачастую моя лень заставляет меня тянуть до последнего дня. Как себя организовать и замотивировать, чтобы запомнить: работу нужно выполнять своевременно, не откладывая?

Тренер: есть очень простой способ – выработать привычку. Если это регулярное дело, сделайте его своей привычкой. К примеру, мы с вами сегодня утром встали, умылись, почистили зубы, поели, оделись и пошли на работу, не воспринимая эти действия как большое дело. Вспомните детство, когда каждый из этих этапов казался серьезной проблемой и тяжело было заставить себя чистить зубы, надевать колготки и прочее. Жизненная тренировка научила нас считать эти сильные достижения обыденными занятиями. Сейчас мы спокойно одеваемся и не замечаем, как это делаем. То же самое может быть с какими-то делами, которые нужно делать постоянно. Просто заведите привычку делать, что необходимо, должное количество времени. Например, 20 минут учить английский или обязательно 30 минут в день играть с ребенком. Как советуют психологи, минимум 21 день подряд делайте нормированно поставленные задачи, не допуская при этом каких-либо перерывов. Так вырабатывается привычка.

Участник: почему важно все записывать?

Тренер: в потоке дел мы иной раз забываем, что хотели сделать. Нередко мы глубоко погружаемся в задачу, и, чтобы заняться другими делами, нужно выпрыгнуть из проблемы, но мы настолько заняты работой, что забываем это сделать. День проходит, и снова возникает чувство: «Я так и не сделал, что хотел».

Участник: какое количество дел лучше планировать на день? 5–7–10?

Тренер: график, который вы выбираете, должен подходить именно вам. Для кого-то абсолютно типичная ситуация делать тридцать дел одновременно, просто поставить их на день и делать. Для кого-то лучше выполнить одно серьезное дело. Кто-то эффективно работает четыре часа подряд без перерывов. Для кого-то уместно выбирать определенное время в течение дня, когда он может поработать, и планировать дела именно на него. Пожалуйста, чувствуйте, наблюдайте за своими ощущениями, определите, в каком времени вам лучше. Попробуйте поставить много задач на день, по итогам дня посмотрите, какие вы выполнили, какие не выполнили, подумайте почему. Если это сложно, оставьте, набирайте одну-две важные задачи, выберите тот самый, необходимый минимум, который позволит вам, с одной стороны, быть эффективным, а с другой – удовлетворенным собой. Важно, выполняя задачи, сочетать различные сферы вашей жизни, чтобы в течение дня хватало времени и побыть с ребенком, и поработать над проектом, и поучиться. Важно сочетание комфорта и удовлетворения от выполненной работы. Если вы не устали, чувствуете себя выспавшимся, полным сил, – вы довольны, готовы достигать большего. Если вы испытываете удовлетворение, значит, продвинулись в нужном направлении. Сочетание комфорта и удовлетворения будет гарантировать достижение необходимого. Стройте свою жизнь, как это нужно вам.

Участник: что такое управление временем и как этому научиться?

Тренер: управление временем – это, прежде всего, правильное его распределение в течение дня или недели, исходя из того, как вам будет комфортно его планировать. Количество дел, которое успеет сделать один человек, не будет равно оптимальному количеству дел другого человека. Нужно не просто слепо выполнять правила планирования времени, а примерять их на себя и отслеживать, насколько комфортен тот или иной подход.

Участник: как планировать дела, чтобы все успеть и сделать это удовольствием?

Тренер: если вам нравится планировать – планируйте. Не нравится – планируйте какие-то наиболее важные вещи, подстраиваясь под текущую ситуацию каких-то малозначимых дел. Все должно быть комфортно. Вспомните про два типа времени – сквозное и включенное. Люди сквозного времени умеют хорошо планировать, могут, как в мозаике, переставлять разные типы дел и прогнозировать будущее. Разные варианты различных событий для них легко предсказуемы. Другие находятся глубоко в процессе, для них представить, что будет через неделю, месяц или через год – невозможно. Они детально проживают текущий момент. Так или иначе, мы делимся на эти два типа. Одни здорово планируют, но им сложнее все реализовать, другие – хорошо реализовывают, но не всегда понимают, что именно. Важно уметь переключаться между этими состояниями, с одной стороны – прогнозировать будущее, а с другой – уметь включаться в работу здесь и сейчас, направляя все силы на выполнение.

ЧЕМ РАНЬШЕ МЫ ОВЛАДЕЕМ НАВЫКАМИ ПЛАНИРОВАНИЯ, ТЕМ МЕНЬШЕ СОВЕРШИМ ОШИБОК И СКОРЕЕ НАУЧИМСЯ ПОЛУЧАТЬ УДОВОЛЬСТВИЕ ОТ КАЖДОГО ПРОЖИТОГО ДНЯ.