70 секретов фасилитации

Секрет № 1

Главный секрет фасилитации

Вы можете достичь более эффективных результатов, когда решения вырабатываются людьми, на которых они должны повлиять, а также понимаются и принимаются ими.

Секрет № 2

Секрет уместности фасилитации

Фасилитация бывает нужна в случаях, когда в дискуссию вовлечено несколько человек и от них требуется понимание проблемы и согласие по ключевым вопросам.

Секрет № 3

Секрет начального вопроса

Удачные начальные вопросы рождают образы ответов.

Секрет № 4

Секрет направления группы

Направляйте группу с помощью вопросительных, а не утвердительных фраз.

Секрет № 5

Секрет передачи идей участникам встречи

Предлагая свою идею, попросите участников сформулировать ее преимущества и то, какими словами ее стоит записать.

Секрет № 6

Секрет подготовки: пять «П»

Во время подготовки определите пять «П»: поставленную цель, продукт, приглашенных людей, проблемы и процесс.

Секрет № 7

Секрет хорошей цели

Ясная цель обеспечивает надежную основу для принятия решений.

Секрет № 8

Секрет определения продукта фасилитационной сессии: результат, знания, убеждения

Для определения продуктов фасилитационной сессии задайте вопрос: «Какие элементы, отсутствующие перед началом мероприятия, должны появиться в руках людей (результаты), в их головах (знания) или сердцах (убеждения)?»

Секрет № 9

Секрет беспроблемного присутствия организатора на встрече

Договоритесь с организатором, что по любому обсуждаемому вопросу он не будет высказываться ни первым, ни вторым, ни третьим.

Секрет № 10

Секрет сильного открытия

Информируйте, воодушевляйте, наделяйте полномочиями и вовлекайте участников в течение первых 15 минут.

Секрет № 11

Секрет воодушевления при открытии

Во время открытия встречи на этапе воодушевления используйте слова «вы» и «ваш» как минимум четыре раза — это позволит вам четко описать, чем встреча полезна для участников.

Секрет № 12

Секрет утверждения повестки дня

Убедитесь, что участники встречи согласны с повесткой дня, — для этого свяжите их личные цели с планом всего мероприятия.

Секрет № 13

Секрет использования основных правил

Предложите список основных правил, но позвольте участникам скорректировать и дополнить его.

Секрет № 14

Секрет парковочных досок

Создайте место, чтобы записывать принятые решения, предстоящие действия и вопросы, которые были подняты раньше времени или не относятся к теме сессии.

Секрет № 15

Секрет эффективного знакомства

Дайте участникам возможность заблаговременно записать свои мысли; установите временные рамки на представление каждого из них.

Секрет № 16

Секрет своевременного начала

Укажите время сбора первым пунктом в повестке дня; убедитесь в том, что первый выступающий готов; предупредите участников за две минуты до начала мероприятия.

Секрет № 17

Секрет контрольных проверок

Перед началом работы над каждым новым вопросом повестки дня или практическим упражнением сделайте краткий обзор пройденного, озвучьте вопросы, которые будут рассмотрены далее, и покажите участникам общую картину происходящего.

Секрет № 18

Секрет разогревания группы

Задайте два вопроса, требующих невербального ответа.

Секрет № 19

Секрет ясных указаний

Если вам нужно дать указания, используйте модель PeDeQs.

Секрет № 20

Секрет сохранения направления

Заголовки, продолжающие вопросы, перенаправление.

Секрет № 21

Секрет работы эффективных малых групп

Поработайте над одним пунктом повестки все вместе, затем разделите участников на группы и дайте им указания.

Секрет № 22

Секрет движения вдоль флипчартов

Попросите команды перемещаться от флипчарта к флипчарту, чтобы обеспечить качественный обзор рекомендаций.

Секрет № 23

Секрет использования маркера без злоупотребления

Сначала запишите, потом обсуждайте; пишите так, чтобы все могли прочитать; спрашивайте, а не утверждайте.

Секрет № 24

Секрет понимания, что именно нужно записывать

Записывайте все решения, действия, проблемы и соответствующие выводы.

Секрет № 25

Секрет осмысленной записи

Используйте шаблоны, заголовки и аббревиатуры.

Секрет № 26

Секрет избегания пауз во время записи

Сокращайте паузы и просите участников их заполнить.

Секрет № 27

Секрет сбора информации

Для достижения поставленной цели используйте самые подходящие инструменты самым эффективным образом.

Секрет № 28

Секрет прояснения деталей

Спрашивайте, записывайте, реагируйте.

Секрет № 29

Секрет категоризации

Задайте вопрос «Та же или другая категория?» применительно к каждому пункту повестки дня.

Секрет № 30

Секрет сессий в формате вопросов и ответов

Пусть малые группы заблаговременно сформулируют вопросы.

Секрет № 31

Секрет генерирования идей

Спрашивайте, записывайте, но не реагируйте.

Секрет № 32

Секрет определения приоритетов

Задайте критерии; разрешите лоббирование; добейтесь консенсуса после выставления баллов.

Секрет № 33

Секрет правильной отчетности

Повышайте качество обратной связи, поручая группам рассматривать и анализировать отчеты других групп.

Секрет № 34

Секрет получения качественной обратной связи

Спросите участников о том, что хорошего было на встрече, что стоит улучшить и насколько присутствующие согласны друг с другом по этим вопросам.

Секрет № 35

Секрет хорошего закрытия

Сделайте обзор проделанной работы; установите границы того, о чем можно рассказать; оцените сессию; завершите сессию рассказом о следующих шагах; проведите разбор с организатором.

Секрет № 36

Секрет подтверждения обязательств

Запишите преимущества ключевых решений, препятствия на пути их реализации и стратегии преодоления.

Секрет № 37

Секрет проработки списка вопросов

Спросите участников «Достаточно ли хорошо мы рассмотрели вопрос? Нужно ли нам его еще обсуждать? Стоит ли обсуждать это прямо сейчас?»

Секрет № 38

Секрет назначения ответственных

Назначайте ответственных лишь из числа присутствующих на собрании и позвольте этим людям самостоятельно определить дату завершени работы.

Секрет № 39

Секрет понимания непродуктивного поведения

Непродуктивное поведение — симптом проблемы, а не основная причина.

Секрет № 40

Секрет предотвращения непродуктивного поведения

Во время подготовки к фасилитационной сессии подумайте о том, где и как может проявиться непродуктивное поведение, а затем примените стратегии для его предотвращения.

Секрет № 41

Секрет выявления непродуктивного поведения

Регулярно делайте проверку на непродуктивное поведение.

Секрет № 42

Секрет разрешения ситуации непродуктивного поведения

Поговорите с участником, ведущим себя непродуктивно, с глазу на глаз или в присутствии других; проявите эмпатию; обращайтесь к причине такого поведения; договоритесь о решении.

Секрет № 43

Секрет реагирования на неожиданное происшествие

Попросите участников самих объяснить, что происходит.

Секрет № 44

Секрет реагирования на ошибки и нападения

Признайте, что человек, возможно, прав, продемонстрируйте поддержку и предложите группе найти решение.

Секрет № 45

Секрет понимания консенсуса

Консенсус означает: «Я готов принять это решение и поддержать его».

Секрет № 46

Секрет «консенсуса пяти пальцев»

Пользуйтесь «консенсусом пяти пальцев», чтобы достичь согласия, не рискуя качеством решения, имеющего сильную, но не единодушную поддержку.

Секрет № 47

Секрет понимания причин разногласий

Разногласия возникают потому, что людям не хватает общей информации, у них отличаются ценности и опыт или на происходящее влияют внешние факторы.

Секрет № 48

Секрет улаживания разногласий уровня 3

Обратитесь за решением проблемы к более высокой инстанции.

Секрет № 49

Секрет улаживания разногласий уровня 1

Задайте вопросы, побуждающие стороны описать свои варианты решения.

Секрет № 50

Секрет улаживания разногласий уровня 2

Создайте новый вариант, сочетающий в себе основные сильные стороны исходных.

Секрет № 51

Секрет использования взвешенной балльной системы

Начисляйте баллы по определенным критериям, каждый раз начиная с решения, наиболее соответствующего данному конкретному критерию.

Секрет № 52

Секрет достижения консенсуса по вопросам формулировок

Чтобы взять под контроль процесс выбора формулировок, пользуйтесь методом информированного большинства.

Секрет № 53

Секрет энергии

Энергия заряжает, вовлекает и возвышает.

Секрет № 54

Секрет энергичного начала

Думайте «на уровне 3» с первых же слов.

Секрет № 55

Секрет приспосабливания к сонному времени

Планируйте на периоды, когда у участников встречи ожидается низкая энергия, деятельность с высокой интерактивностью.

Секрет № 56

Секрет поддержания уровня энергии

В течение встречи пользуйтесь приемами, позволяющими участникам вырабатывать энергию.

Секрет № 57

Секрет использования упражнений для тимбилдинга

Выберите цель, расскажите, как упражнение связано с работой.

Секрет № 58

Секрет стандартной повестки

Стандартные повестки — это отправная точка для решения конкретного вопроса, поднимаемого на встрече.

Секрет № 59

Секрет адаптации повестки дня

Составляйте повестку так, чтобы сначала у участников было много возможностей, а затем они сужались; включите обзор общей информации и создайте основу для принятия решений.

Секрет № 60

Секрет составления повестки с нуля

Определите главный вопрос и подготовительные вопросы, необходимые, чтобы ответить на него.

Секрет № 61

Секрет досконального изучения процесса

Убедитесь, что вы изучили процесс от и до, составив подробный план фасилитации.

Секрет № 62

Секрет оценки времени

Оценивайте общее время, опираясь на количество пунктов и время, требуемое на выполнение каждого, и не забудьте добавить время на вступление и завершение сессии.

Секрет № 63

Секрет подготовки к виртуальной встрече

Выберите подходящее технологическое средство, а затем спланируйте и подготовьте инструменты фасилитации так, чтобы все могли «видеть», что происходит.

Секрет № 64

Секрет пробуждения интереса у людей, участвующих удаленно

Каждые 10–20 минут организовывайте какую-нибудь значимую для хода встречи интерактивную деятельность, затрагивающую всех.

Секрет № 65

Секрет фасилитации больших групп

Пользуйтесь преимуществами процесса для того, чтобы поддерживать внимание участников, максимизировать их производительность и свести к минимуму непродуктивное поведение.

Секрет № 66

Секрет фасилитации конференций

Как можно раньше сообщите участникам, что им предстоит активно участвовать в происходящем; пользуйтесь стратегиями вовлечения, чтобы каждая презентация была интересной и интерактивной.

Секрет № 67

Секрет управления временем выступлений

Сообщите выступающим об ограничениях, объясните процесс, предпринимайте необходимые действия.

Секрет № 68

Секрет фасилитации межкультурных групп

Постарайтесь понять, насколько культура группы, с которой вы работаете, соответствует вашим убеждениям.

Секрет № 69

Секрет создания собственного штата фасилитаторов

Подготовьте убедительное обоснование, указав основную задачу, которую решит штат фасилитаторов и которая повлияет на конкретные результаты, а также найдите заинтересованное лицо, которое будет неуклонно поддерживать фасилитаторов.

Секрет № 70

Секрет «партизанской фасилитации»

Задавайте вопросы, которые подтолкнут группу к необходимым действиям.