Глава 6
Как устроиться – важные моменты
Здесь шаги, которые помогут при заключении контракта. Не все они обязательные, но точно очень эффективные.
Сопроводительное письмо. Особенно в работе удаленно это ваше первое касание с будущим работодателем. Поэтому здесь нужно приложить максимум усилий. Шаблон письма у вас уже есть, все знаете. Будьте готовы к тому, что вам не ответят. Не воспринимайте это как недооценивание своих навыков и профессионального опыта. Пробуйте дальше. По возможности, старайтесь получить обратную связь – почему именно вы не подходите на ту или иную должность. Так вы будете реально понимать, как можно улучшить свои знания. Письмо пишите в нейтральном спокойном тоне. Описывайте только те пункты, о которых речь в объявлении о вакансии.
Тестовое задание. Перед заключением любого контракта вам предложат сделать задание или проект на протяжении испытательного срока. Качественно выполняйте тестовое задание. Не соглашайтесь делать тест бесплатно. Тестовый период должен оплачиваться.
Личное знакомство. Перед подписанием контракта важно познакомиться вживую если не с командой, то хотя бы с ответственным менеджером и владельцем компании. Особенно если говорить о зарубежных компаниях – то, возможно, сделать это будет не так просто, так как большинство из них могут не иметь представительств в вашей стране или городе. Ищите возможности, деловая командировка в штаб-квартиру тоже хороший выход.
Фриланс – лучшая школа. 2–3 краткосрочных одноразовых проекта дадут возможность почувствовать принцип удаленной работы. Узнаете, каково это организовывать себя самостоятельно, планировать график и дедлайны. Возможно и обратное – вы поймете, что не чувствуете себя достаточно комфортно и защищенно в такой среде. Пару одноразовых проектов для проверки лучше и безопаснее, чем подписанный контракт на год.
Глава 7
Управление проектами для жизни
Я – проектный менеджер. Соответственно методы и приемы из работы я часто использую в жизни. Это спасает много времени и нервов. Каждый день в работе и личной жизни нас окружают проекты. Организация свадьбы, защита диплома, получение водительских прав – это все проекты. От успешного их выполнения зависит дальнейший рост компании, вашей карьеры, развитие отношений, состояние здоровья, репутация.
Проекты отличаются длительностью и количеством вовлеченных ресурсов, но имеют и нечто общее. Во-первых, у них есть четкая цель – создание продукта, услуги или получение измеримого результата. А во-вторых, действовать мы должны в рамках строгих ограничений во времени, бюджете (оборудовании, команде и т. п.). Существуют 4 простых инструмента, которые уже сегодня могут сделать вашу жизнь и работу легче и эффективнее.
1. Формулируем четкие цели
Цель придает смысл проекту и отвечает на вопрос: «Зачем мы вообще это делаем?» Есть ответ – есть мотивация для участников. Как результат – проект выполняется быстро и эффективно. Цели – это результаты, которые хотим получить по завершении проекта. Они должны быть всегда измеримы. Рекомендую избегать здесь неопределенности. Цели я формирую по SMART:
S – Specific – конкретная;
M – Measurable – измеримая;
А – Achievable – достижимая;
R – Relevant – актуальная;
T – Time-bound – ограниченная во времени.
Пример 1. Перевод с английского на французский объемом 23 000 слов, прошедший 2 уровня проверки и выполненный 7 специалистами с опытом в медицинском переводе, должен быть загружен в систему до 00.00 в понедельник 25 июня. Ценовая ставка переводчика не должна превышать $0,05 за коррекцию и $0,07 за перевод 1 слова.
Пример 2. Празднование дня рождения Оли. Праздник пройдет в летнем саду ресторана «Радуга» 7 июля 2018 года, начало в 16.00. На организацию отведено 2 недели. Приглашены 17 человек. Развлекательная программа – джазовый квартет. Угощение – ужин из 5 блюд итальянской кухни. В 19.00 будет вынесен торт со свечами.
2. Описываем охват и область вне охвата
Охват проекта – это список работ, которые мы выполняем, чтобы достичь конечной цели проекта. Область вне охвата – действия, которые мы не делаем в рамках этого проекта. Очень важно прописывать область вне охвата – таким образом мы сохраним здоровое эмоциональное окружение и не создадим команде ситуацию сверхнагрузки. Мы заранее договариваемся с заказчиком о том, чего выполнять не будем, и он в процессе проекта не сможет вмешаться с дополнительными заданиями или изменить бюджет после.
Пример 1. Команда французских переводчиков, которые работают над выполнением объема в 23 000 слов, не должна параллельно привлекаться к выполнению других задач. Новые сотрудники не добавляются в проект. Готовый текст не будет проходить верстку.
Пример 2. Команда организаторов праздника не занимается обеспечением правопорядка на вечере и не несет ответственности за ущерб, нанесенный гостями в нетрезвом состоянии.
3. Создаем план коммуникации
Он нужен для того, чтобы не упустить важное и обозначить, кто, когда, каким образом и что знает о проекте. Такая структура защищает от ситуаций бездействия (что может быть фатальным), когда участники команды не знают, кто какую ответственность несет.
Пример. В процессе ремонта рабочий кабинет Светланы покрасили в ярко-фиолетовый цвет, хотя она мечтала о нежном бежевом. Прораб согласовал выбор цвета с мужем Светланы, который не знал о предпочтениях жены, и по дороге на важное совещание автоматически бросил: «Окей, подойдет!». Это пример несогласованности действий. Можно исправить с помощью создания плана коммуникаций.
Структура (см. примеры 1 и 2)
Кто заинтересован в информации (WHO?)
Зачем информация необходима (WHY?)
Какой тип коммуникации (WHAT?)
Какие способы распространения информации (HOW?)
Когда необходима информация (WHEN?)
4. Матрица ответственности (RASCI diagram)
Довольно сложный инструмент, но по сути это таблица с задачами проекта и исполнителями. На пересечении формулируем степень ответственности каждого члена команды за задачу. Таким образом, проект защищен от «сбрасывания» ответственности в случае форс-мажорных ситуаций.
В случае с примером организации дня рождения еще до реализации проекта мы уже точно знаем, что именно менеджер Татьяна (а не Оля, ее мама или кто-либо из рядовых специалистов агентства) несет главную ответственность за выбор ресторана, меню, развлекательной программы и тематики праздника. С нее можно спрашивать (см. примеры 3 и 4).
Использовать эти 4 инструмента под силу каждому. Применяйте их в работе – когда запускаете маркетинговую кампанию, создаете пресс-релиз или планируете командировку для команды. И смело берите на вооружение для решения повседневных забот – от проведения дня рождения ребенка или планирования отпуска до ремонта на даче.
То, что задокументировано на бумаге – то существует. Я искренне доверяю этой методике. Не хочешь забыть – запиши. Дальше научитесь более эффективно распределять и организовывать написанное.
Пример 1
План коммуникаций
Пример 2
План коммуникаций «Организация дня рождения Оли»
Пример 3
Матрица ответственности
Пример 4
Матрица распределения ответственности
Упражнение
1. Проанализируйте вашу профессию и должность. Насколько вы счастливы на этом месте сейчас? Для этого оцените по шкале от 1 (не нравится) до 5 (все устраивает) такие составляющие:
– Обстановка (офис, коворкинг, дом, кафе)
– Коллектив
– Зарплата
– Возможность карьерного роста
– Степень загруженности
– График
– Сложность выполняемых проектов/заданий
Бумага не лжет. Сразу поймете, как обстоят дела на самом деле.
2. Составьте шаблон резюме согласно рекомендациям. Когда наткнетесь на вакансию о работе мечты, процесс будет легче и быстрее – ведь резюме уже есть. Поверьте, ничто так не отягощает, как составление резюме с нуля. Лучше иметь готовый костяк заранее. Ведь при отклике на вакансию время реакции имеет большое значение.
Выводы
Карьера перестала быть линейной. Сегодня офис уже не есть обязательным. Проанализируйте, где и как вам удобнее работать и развивайтесь в выбранном направлении. Пробуйте разные виды деятельности. Совмещайте.
Самодисциплина и соблюдение графика важны как в офисе, так и в работе удаленно. Изучите себя, постройте удобный для себя режим и придерживайтесь его. Освойте простые техники управления проектами и применяйте в обычной жизни. Будьте более продуктивны и менее беспокойны. Будьте проактивны. Не ждите, что все само собой сложится или компания о вас позаботится. Ваши цели – ваши действия.
Сайты по поиску работы – это далеко не единственный метод найти желанную вакансию. Ознакомьтесь со всеми существующими ресурсами и создайте для себя четкий алгоритм по поиску работы. Уделяйте время его исполнению каждый день.
