Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Ключ к упрощению работы заключается в возможности уменьшения количества операций в каждом процессе. Если процесс, состоящий из пяти операций (уровень сложности – 25), упростить до четырех операций (уровень сложности – 16), то возможные расходы, задержки и ошибки уменьшатся в девять раз! Сокращая количество операций, вы ускоряете свое движение к результатам, снижаете издержки и избегаете ошибок.
Реинжиниринг сродни тайм-ауту в спорте. Вы останавливаете время и пристально рассматриваете какой-то конкретный процесс, который стал слишком сложным и затянутым по срокам. Анализируя его шаг за шагом, вы записываете последовательность операций.
Составив перечень всех операций, просмотрите его еще раз, стараясь сократить их количество. Вы уже знаете, что ликвидация всего одного шага резко понизит уровень сложности процесса и ускорит работу.
Станьте сами себе консультантом по менеджменту и задавайте острые вопросы, как будто вас пригласили со стороны. Спрашивайте, почему в процессе присутствует та или иная операция. В чем ее смысл? Почему она выполняется именно так?
Следующая стадия реинжиниринга заключается в том, чтобы по итогу анализа списка операций вычеркнуть из него для начала как минимум 30 процентов. Это удается сделать практически всегда. Потребуется лишь немного воображения.
В качестве примера можно привести страховую компанию Northwest Mutual Life Assurance. До проведения реинжиниринга процедура согласования страхового полиса занимала шесть недель. Бывало, что к тому моменту, когда все документы были одобрены, клиент уже передумывал заключать договор страхования или уходил в другое агентство.
Проанализировав весь шестинедельный процесс, руководители компании обнаружили, что он состоит из двадцати четырех стадий. Двадцать четыре различных сотрудника по очереди рассматривали различные аспекты заявки и принимали решение: одобрить ее или отклонить. При этом каждый из них затрачивал на свою операцию всего семнадцать минут.
Выяснилось, что такая практика складывалась на протяжении многих лет, чтобы избежать ошибок при заключении договора страхования. Каждый раз, когда допускалась ошибка, вводился новый этап контроля с целью не допустить ничего подобного в будущем.
Процесс стал слишком громоздким, поэтому было принято решение о реинжиниринге. Оказалось, что сделать это достаточно просто. Двадцать три операции из двадцати четырех были объединены в одну и поручены одному человеку, который рассматривал все детали поданной заявки, а затем отправлял ее своему начальнику. Тот проверял качество предварительного анализа и выносил решение: одобрить или отказать. Ответ давался в течение двадцати четырех часов. В результате ускорения процедуры компания получила возможность дополнительно оформлять полисы на многие сотни миллионов долларов каждый год.
В реинжиниринге надо первым делом постараться устранить все операции, которые не являются необходимыми, а затем подумать о том, как объединить несколько операций в одну, чтобы их мог выполнять один человек, а не несколько, как раньше.
Сегодня в некоторых небольших авиакомпаниях регистрацию перед вылетом проводит тот же человек, который впоследствии сопровождает пассажиров на посадку. Впоследствии оказывается, что он же выполняет роль бортпроводника, а после окончания полета производит уборку салона. В других авиакомпаниях все эти работы выполняют разные люди. Как вы думаете, какая из двух компаний работает более прибыльно и эффективно?
В стремлении к упрощению ищите способы передать на аутсорсинг любые работы, которые может выполнить кто-то, кроме вашей компании. Любая функция, которая не является для вас профильной, может рассматриваться как кандидат на аутсорсинг. Это и ведение бухгалтерского учета, и обслуживание компьютерной сети, и составление ведомостей на зарплату, и печать всевозможных документов. Специализированные компании, как правило, сделают это быстрее и лучше, чем вы.
Делегируйте все, что может быть выполнено другими сотрудниками, а себе оставляйте только важные задачи. Не выполняйте работу, которая не добавляет ценности вашим продуктам и не направлена на обслуживание клиентов. Постоянно ищите возможности сократить количество операций в работе, выполняемой непосредственно вами.
Привычка – страшная вещь. Вы можете привыкнуть к определенному образу действий, и вам не захочется ничего менять. Но если вы собираетесь высвободить время и ресурсы для действительно важных дел, необходимо абсолютно безжалостно объединять операции, пользоваться аутсорсингом и делегированием, оставляя себе как можно меньше работы.
Лишняя операция в процессе очень напоминает сорняк. Если не выполоть его с корнем, он опять разрастется и процесс станет еще сложнее. Иногда самое лучшее, что вы можете сделать, – это полностью прекратить какую-то деятельность. Ликвидируйте ее с корнем. Если она не несет в себе какой-то особой ценности, откажитесь от нее и посвятите время и энергию действительно важным задачам, сулящим более высокую отдачу.
Практикуйте делегирование полномочий. Поручая что-то другому человеку, возлагайте на него всю ответственность, чтобы полностью развязать себе руки. Ищите любую возможность упростить работу и снизить степень сложности.
Войти с помощью соц. сетей: