ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ

Открою вам маленький секрет: только последние идиоты любят бесполезные совещания. Нормальные люди терпеть их не могут. По своему опыту могу сказать, что в большинстве своем совещания, связанные с обсуждением творческих вопросов или проектов, никому не нужны.

Бесполезные совещания отнимают время: рассматриваемые на них вопросы можно гораздо эффективнее обсудить лично или с помощью мессенджеров. Они вытягивают деньги из бюджета клиента, которые лучше было бы направить на выполнение работы. Еще хуже — плохо подготовленные совещания и встречи. Если совещание проводят без четко поставленной цели и по его итогам не составляют список конкретных шагов, толку от него мало; наоборот, возникают неопределенность и сумятица, в результате чего сотрудники вынуждены долгое время заниматься непонятно чем. Короче говоря, любой проект, агентство или коллектив будут функционировать более эффективно и, соответственно, производить более качественный продукт, если деловые совещания сократить до минимума по частоте и продолжительности и четко определять их цель. В общем, думайте как немцы, и вы вряд ли ошибетесь.

СВОЛОЧИ И СОВЕЩАНИЯ

Эгоисты обожают любые совещания, и чем они бесполезнее, тем лучше. Ведь совещание предполагает наличие аудитории, которая будет слушать, что говорят эгоисты. Они могут возвышаться над всеми, упиваясь своей важностью. Они могут рисовать дурацкие графики на доске. Они могут делать вид, что внимательно выслушивают идеи других сотрудников, только чтобы перебить их и сообщить о своем очередном гениальном озарении. Для эгоиста бесполезное совещание — что Рождество для шестилетнего ребенка.

За годы работы в креативных агентствах я встречал множество персонажей, которые обожали никому не нужные совещания. Особенно ярким представителем этого племени был один менеджер проектов — назовем его Кирилл Крамплхорн. Ему было около 30 лет, и он обладал крайне неприятным голосом. Когда я познакомился с ним, он руководил не особенно важным проектом, в котором, к несчастью, участвовал и я. Там, где появлялся Кирилл, будто проносился ураган: он не успокаивался, пока не выводил из равновесия всех людей в радиусе 10 миль. Именно такие персонажи фигурируют в ситкомах типа «Офиса». Помимо всего прочего, Кирилл обожал звучание собственного голоса. Он получал огромное удовольствие от двухчасовых совещаний, на которых должны были присутствовать все сотрудники. Темы формулировались максимально расплывчато: «актуализация», например, или «статус проекта». Во время работы над проектом, требующим много сил и времени, Кирилл начинал устраивать совещания по два раза на день: они назывались «утренняя актуализация» и «дневная актуализация». Все члены команды отчитывались перед Кириллом в том, что сделано с момента последней встречи, которая прошла два часа назад. Сам же он использовал совещания в качестве трибуны: делился с аудиторией своими соображениями обо всем на свете, начиная с того, почему ему не нравится цвет шрифта, и кончая мыслями по поводу последней серии «Семейства Кардашьян».

К участию в совещаниях Кирилл привлекал максимальное количество народа. В самом деле, зачем затевать совещание, если некому будет насладиться его выступлением? В числе приглашенных были не только члены его команды, но и люди, занимавшиеся совершенно другими проектами, прочий персонал и менеджеры. Да что там, хоть детей приводите! И всякий раз каждый, выходя из зала, спрашивал себя: «Ну, и что это было?»

Однажды Кирилл устроил особенно утомительное совещание, которое продолжалось больше двух часов. Он был так поглощен своим выступлением, что не заметил, как из комнаты один за другим вышли все члены его команды. Остался только стажер, который с серьезным видом внимал каждому слову.

С тех пор мне часто доводилось работать с людьми типа Кирилла, но он был первым из них в моей практике, и я всегда с некоторой симпатией вспоминаю его забавную самовлюбленность.

Однако не все, кто любит устраивать совещания, сволочи и эгоисты. Нужно иметь в виду и такой фактор, как различия в культуре. Например, американцы гораздо больше, чем жители Северной Европы, любят проводить коллективные обсуждения и мозговые штурмы, вместе выдвигать новые идеи. Немцы же не слишком высокого мнения о такого рода практике. Превыше всего они ценят продуктивность.

Проблема деловых совещаний в нашей индустрии кроется в том, что творческие люди легко отвлекаются. Мы любим вести дискуссии, долго обдумывать ту или иную проблему, устраивать мозговой штурм и снова обсуждать. Мы жаждем одобрения других. Соберите вместе группу креативщиков на плохо подготовленное совещание, и, будьте уверены, ничего толкового из этого не выйдет. А когда бесполезные совещания тормозят работу, людям приходится трудиться сверхурочно, чтобы справиться с текущей нагрузкой.

Несколько лет я работал с одним деловым партнером — немцем, который руководил креативным агентством. Это был мастер эффективности, и благодаря его любви к рациональным методам организации работы сотрудники имели возможность каждый день вовремя уходить домой. Главным объектом его неприязни были бесполезные совещания. Я видел, как он постоянно распекал сотрудников, когда они устраивали спонтанные, не подготовленные заранее совещания, которые отнимали время от работы. Поверьте мне, лучше не злить немца.

А НУЖНО ЛИ ВООБЩЕ СОВЕЩАНИЕ?

Прежде чем заглянуть в приложение «Календарь», спросите себя: а нужно ли устраивать совещание? Возможно, вполне достаточно воспользоваться электронной почтой или мессенджером? Или по-быстрому обсудить с креативным директором критические замечания и соображения клиента прямо на рабочем месте?

Если говорить о творческой работе, то только в двух случаях необходимо (или, по крайней мере, желательно) проводить деловые совещания вживую. Во-первых, это брифинги по проектам. Нельзя запустить ни один проект — крупный или не очень — без тщательно подготовленного брифинга в присутствии всей команды, во время которого ваши сотрудники могут получить ответы на все вопросы. Слишком часто работа над креативными проектами начинается с брифинга, который сводится в лучшем случае к краткому сообщению по электронной почте типа: «Нужно сделать новую маркетинговую страницу для клиента вроде той, что мы делали в прошлом месяце». Однако в деле создания продукта, отвечающего потребностям заказчика и пользователя, ничто не может заменить четкого и понятного брифинга вживую. (Более подробно о  мы поговорим далее.)

Второй случай, когда совещания вживую оказываются в высшей степени полезными, — это презентация работы заказчику. Тогда встреча — лучший способ обменяться мнениями, ответить на его вопросы и снять все сомнения. По собственному опыту знаю, что вероятность продажи выполненной работы или идеи повышается в два раза, если вы представляете их заказчику во время личной встречи.

ПРОДУКТИВНОЕ СОВЕЩАНИЕ

Из общения со своим суперэффективным немецким партнером я усвоил несколько правил проведения деловых встреч. Для наглядности возьмем пример из жизни. Вы неожиданно получили настораживающую обратную связь о дизайне логотипа, который разрабатывает ваша команда для бренда Х — нового продукта от известного производителя игрушек для взрослых, компании Y. Вам необходимо срочно собрать команду, чтобы обсудить дальнейшие действия. На следующих страницах показаны три шага, которые нужно предпринять, чтобы совещание стало результативным и продуктивным.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ

Отправьте приглашение, лучше всего хотя бы за день до встречи. Люди должны успеть подготовиться. Но, поскольку в данном случае время поджимает, назначьте совещание на вторую половину этого же дня.

Приглашение должно содержать ряд ключевых компонентов.

• Название. Выберите содержательное название, а не ерунду вроде «актуализации проекта». Например: «Обсуждение замечаний клиента по дизайну бренда Х».
• Цель. Кратко изложите цель совещания, например: «Определить следующие шаги по разработке логотипа для бренда Х, исходя из последних замечаний клиента».
• Время. Старайтесь уложиться в минимальное время. В большинстве случаев для актуализации проекта достаточно 30 минут.
• Место. Этот пункт кажется очевидным, но о нем часто забывают.
• Приглашенные. Список должен быть максимально коротким. Не приглашайте людей, присутствие которых не обязательно, или предложите им прийти, если сами сочтут нужным.
• Оговорите ваши пожелания. Нужно ли что-то подготовить к совещанию? Например, посмотреть замечания клиента? Если да, отметьте это в приглашении.

2. ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ

Организатор деловой встречи де-факто является и ответственным за ее проведение, независимо от того, кто он — старший менеджер проекта, младший дизайнер или сам папа римский. Чтобы собрание было продуктивным, следует соблюдать следующий формат.

• Кратко изложите цель совещания

  Начинайте любое деловое собрание словами: «Цель нашего совещания следующая: …». В нашем примере целью встречи является «Определение следующих шагов по разработке логотипа для бренда Х, исходя из последних замечаний клиента».

• Выскажите ваши пожелания

  Сформулируйте желаемый результат совещания. Нужно уточнить замечания клиента с помощью вопросов от присутствующих? Или просто делегировать комплекс работ по проекту членам команды? Говорите максимально конкретно.

• Будьте точны и немногословны

  Придерживайтесь четкого, лаконичного стиля в обсуждении рассматриваемой темы. Никакой пустопорожней болтовни!

• Призывайте задавать вопросы

  Креативщики часто не задают вопросов на совещаниях, поэтому организатор должен активно побуждать их к этому, чтобы после встречи не оставалось никаких неясностей.

• Определите следующие шаги и раздайте задачи

  Определите конкретные шаги и назначьте ответственных за каждый этап работы. Покидая совещание, каждый должен иметь четкое представление о том, что от него требуется.

3. ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ

Организатор отправляет команде краткое итоговое сообщение, в котором описаны главные результаты собрания, следующие шаги и четко определенные роли и обязанности, чтобы каждый знал порядок своих действий и зону ответственности. Часто это самая важная составляющая совещания, на которую команда будет ориентироваться и ссылаться в дальнейшем.

Сделали все, как описано выше? Примите поздравления! Вы овладели искусством организации продуктивных деловых совещаний. Теперь вами гордился бы и самый педантичный немец.

Напечатайте и повесьте в комнате для деловых встреч.

Отправить