Проведение инвентаризации

Инвентаризация является необходимой периодической процедурой контроля товарных запасов для любого магазина.

Инвентаризация позволяет определить реальное количество товара в магазине и сравнить его с данными товарного учета. Такое сравнение необходимо, так как в магазине неизбежно возникают расхождения. Расхождения возможны по нескольким причинам, таким как:

♦ воровство покупателей;

♦ административные ошибки (пересортица и пр.);

♦ естественные причины (для продуктов питания – усушка, утруска);

♦ воровство персонала.

В большинстве магазинов определен лимит списания недостач товара на административные ошибки и/или естественные причины. Превышение данного лимита согласно договору материальной ответственности компенсирует персонал магазина. В зависимости от принятых в компании внутренних правил компенсация может быть либо полной, либо частичной.

По нашим данным, средним показателем недостач в рознице является 2 % от выручки за период. Конечно, эта цифра ни в коем случае не является нормативом или целью. Просто это наиболее часто встречающийся показатель. Показатель 1 или 0,5 % – большая редкость. Скорее всего, в таком магазине отсутствует воровство покупателей и персонала, а недостачи вызваны исключительно мелкими ошибками, которые свойственны всем. Если этот показатель превысил в вашем магазине 4–5 %, к этому, как показывает практика, скорее всего, причастен персонал (если только нет серьезных огрехов в противокражной системе). Как известно, воровать выгодно, даже если сотрудник участвует в полной компенсации недостач.

Время проведения инвентаризации. Инвентаризацию лучше всего проводить в нерабочее время (утром или ночью). Это позволяет без сбоев и без экономического вреда для торгового процесса провести необходимую проверку. Утренняя инвентаризация должна быть закончена до открытия магазина.

В некоторых случаях – если магазин имеет большой ассортимент товаров (как правило, это супермаркеты или гипермаркеты) или работает круглосуточно – возникает необходимость проведения инвентаризации в рабочее время, так как невозможно провести инвентаризацию всего ассортимента в ночное время и закрыть магазин для этих целей.

Ассортимент для проверки. Необходимо выбрать ассортимент, который будет проверен в ходе инвентаризации.

Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, определяется количеством наименований товара, площадью магазина, количеством персонала, участвующего в инвентаризации, и степенью автоматизации данного процесса:

♦ маленький или средний магазин – весь ассортимент (полная инвентаризация);

♦ супермаркет или гипермаркет – часть ассортимента (выборочная инвентаризация).

В случае если инвентаризации подвергается не весь ассортимент, определяется количество наименований – такое, чтобы проверяющие сотрудники успели все проверить за выделенное время. Проверяемый ассортимент должен быть сосредоточен в одной зоне торгового зала.

В случае проведения выборочной инвентаризации необходимо определить периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров. Периодичность может быть одинаковой, а может и различаться, если различаются риски появления недостач в разных группах товаров. К примеру, в магазине бытовой техники риск недостач стиральных машин намного ниже, чем риск недостач бритвенных приборов. Соответственно, товары делятся на группы по степени риска, и для каждой группы устанавливается своя периодичность – один раз в месяц, в квартал, полугодие, год.

Подготовка к инвентаризации. Скорость и точность проведения инвентаризации напрямую зависят от ее подготовленности. В большинстве современных магазинов весь товар имеет штрихкоды, что значительно облегчает все процедуры учета: прием товара, его отпуск в торговый зал, списание и т. д. Инвентаризация путем считывания штрихкодов заменяет обычный подсчет, сокращает время и количество ошибок. Однако это не означает, что ошибок вовсе нет: случается, что какой-то товар так же, как и при обычном подсчете, пропускается или сканируется дважды. В день инвентаризации и желательно за 2–3 дня до нее нужно запретить осуществлять какие бы то ни было перемещения товара из одного магазина сети в другой.

В случае если инвентаризация проводится в рабочее время магазина, зона, в которой сосредоточен ассортимент, изолируется от покупателей, склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента.

При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, а если инвентаризация проводится в рабочее время – и в том, что покупатели, имеющие товар проверяемого ассортимента, прошли через кассовый узел.

Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.

Начало инвентаризации. Непосредственно перед началом инвентаризации снимаются учетные остатки по проверяемому ассортименту. Желательно, чтобы после этого не происходило никакого движения товара.

Если инвентаризация проводится в рабочее время, после снятия учетных остатков возможно выставление товара по проверяемому ассортименту (если проверяются позиции, которые обязательно должны быть в продаже), но должен вестись строгий учет того, что выставлено дополнительно. Выставленный дополнительно товар учитывается как посчитанный.

Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой), находящихся в зоне. При этом подсчет необходимо произвести дважды:

♦ первый сотрудник считает товар в зоне и записывает подсчитанное количество на зона-листе;

♦ второй пересчитывает, и если количество совпадает, он оглашает его. Если же подсчитанные количества разнятся, то пересчет проводится в третий раз и на зона-листе записывается правильное количество.

Товар подсчитывается и в торговом зале, и на складе. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок. Если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар сразу поступает в продажу.

Распределение работы между проверяющими. Определите количество зон для каждого сканирующего (проверяющего). Для этого необходимо общее количество зон разделить на число непосредственных участников инвентаризации.

Ответственный за проведение инвентаризации определяет, кто какие зоны будет сканировать. Сканирующее оборудование раздается персоналу.

Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены. В случае ручного ввода данных цифры вводятся и ввод подтверждается нажатием специальных клавиш на компьютере.

Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует просканированному количеству артикулов. Убедитесь, что все товарные единицы просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно – все товарные единицы подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации.

Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, то есть по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным значениями. Несоответствия по возможности устраняются.

Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет покрыт весь ассортимент. Затем составляется полная ведомость несоответствий.

Таким образом, получается полная картина состояния товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.

Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, так как отдельные ошибки могут остаться неучтенными. Кроме того, персонал, зная конкретные недостачи, может сознательно устраивать пересортицу, учитывая продажи пересчитанных позиций вместо неподсчитанных (утерянных). Инструкции по проведению инвентаризации. Процедура и периодичность проведения инвентаризации существенно различаются в разных магазинах. Зависит это, как уже отмечалось, от специфики товара, количества ассортиментных позиций, режима работы магазина и степени автоматизации учета.

Конечно, инвентаризация сама по себе не уменьшит количество недостач. Однако строгий контроль – это основа порядка, возможность выявить причины недостач и изменить ситуацию.

Некоторые магазины составляют для своих сотрудников детальные инструкции по проведению инвентаризации, в которых излагаются и этапы проведения инвентаризации, и обязанности каждого участника, и детальное описание технологии вплоть до того, например, что делать, если на товаре нет этикетки. К такой инструкции по инвентаризации прилагаются все виды отчетов: отчет по подготовке инвентаризации (присутствует не во всех магазинах), отчет по результатам инвентаризации, отчет несоответствий. Определяются ответственные за каждый этап и по всей инвентаризации. Также регламентируются сроки проведения и принципы распределения работ в ходе инвентаризации.

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В СУПЕРМАРКЕТЕ

Сплошная инвентаризация проводится при наименьших товарных остатках в два этапа.

1. В воскресенье днем проводится инвентаризация склада после подачи в торговый зал всего необходимого для дневной реализации. При этом:

• за каждой холодильной камерой, складами закрепляется сотрудник, принимающий информацию о количестве товара на ТСД;

• вместе с ним работают 2–3 помощника, которые подбирают товар по штрихкодам, отбирают образцы с указанием на них количества данного наименования;

• просканировав весь товар с закрепленного участка, ответственный сотрудник передает ТСД системному администратору для формирования протокола;

• склад опечатывается после приема данных со всех ТСД.

2. В ночь с воскресенья на понедельник проводится инвентаризация торгового зала в следующем порядке:

• зал делится на секторы с указанием на стеллажах и другом торговом оборудовании порядковых номеров;

• за каждым номером закрепляется ответственное лицо для принятия информации на терминал;

• для пересчета товара отбираются образцы с указанием на них количества данного товара;

• образцы отбираются с торгового оборудования, начиная с верхней полки до нижней, в направлении слева направо;

• после пересчета закрепленного сектора терминал отдается системному администратору для переноса информации в протоколы приемки данных;

• протоколы распечатываются системным администратором;

• в строке «Данные собраны» проставляется фамилия ответственного лица, в строке «Данные приняты» – фамилия системного администратора;

• протоколы передаются председателю инвентаризационной комиссии, который принимает решение о назначении новых ответственных лиц для проведения проверки товара на соответствие данным протокола;

• в случае обнаружения несоответствия фактического количества количеству, указанному в протоколе, исправления вносятся в графу «Примечание» за подписью двух ответственных лиц и протоколы сдаются председателю комиссии;

• председатель комиссии дает разрешение системному администратору на исправление ошибок в инвентаризационной ведомости, предварительно убедившись в правильности подсчета товара;

• после исправления выявленных ошибок системный администратор фиксирует остатки и формирует сличительную ведомость;

• председатель комиссии принимает решение о проверке расхождений, назначив ответственных лиц, и сам принимает участие в этой проверке;

• расхождения более пяти штук проверяются путем пересчета товара на всех складах и в секторах назначенными лицами;

• при пересчете в сличительной ведомости ставится фактическое количество товара в графе «Фактический остаток»;

• в случае выявления ошибки в ведомости расписываются сотрудники, считающие данный товар первый раз, и сотрудники, проверяющие за ними, председатель комиссии;

• после проверки председатель комиссии передает сличительные ведомости системному администратору для внесения изменений и вывода окончательного результата инвентаризации.

С Инструкцией ознакомлены: перечень лиц, отвечающих за проведение инвентаризации.

Источник: Новоселова Н. А. Учет и контроль в розничном магазине. – СПб.: Питер, 2006

Штрихкодирование как средство управления товародвижением

Обслуживая покупателя, продавец должен быстро и безошибочно определить наименование товара и его стоимость, сосчитать общее количество покупаемого товара и выставить клиенту счет с полной суммой для оплаты товара. Ассортимент современного супермаркета составляет от 5 до 50 тыс. наименований товаров в зависимости от размеров магазина. Управление таким ассортиментом – трудоемкая задача, практически невыполнимая без системы автоматизированного учета и управления.

Точность и скорость обслуживания могут обеспечиваться системой штрихкодов. Штриховой код – система условных символов зашифровки информации об основных параметрах товара в виде чередующихся темных и светлых полос (штрихов и пробелов) разной ширины. В двухцветных (черно-белых) штрихкодах закодированная информация определяется относительной шириной темных и светлых полос и их сочетаниями. В многоцветных штрихкодах, в которых темные полосы наносятся красителями разных цветов, информация определяется цветом штриха или сочетанием цветов двух соседних штрихов.

Используя технические инструменты по считыванию штрихкодов – сканеры, – продавец в считаные секунды посчитает стоимость товара и выдаст покупателю необходимый чек. При этом информация обрабатывается учетной программой предприятия: товар списывается из торгового зала, деньги от покупателя приходуются в кассу предприятия, в отчетах менеджеров появляется продажа и сумма маржи по данному товару. На сегодняшний день это стало реальностью для многих магазинов.

Однако штрихкоды помогают не только в работе кассира-операциониста. Используя маркер кода, можно автоматизировать учет любого движения товара. Владея технологией штрихкодов, работники склада и продавцы экономят до 60 % времени на документальное оформление движений товара. Кроме того, сводятся к нулю проблемы с пересортицей товара. В свою очередь, ревизоры или товарные бухгалтеры, производя выборочные инвентаризации, охватывают большее количество номенклатурных единиц товара, затрачивая при этом меньше времени на обработку полученной информации.

Штрихкод также используется при идентификации личных продаж продавцами-консультантами. Для этого каждый из них наклеивает собственный ярлык на ценник продаваемого покупателю товара (рис. 2.29). И кассир, занося с помощью сканера информацию о товаре при формировании чека, заносит также и информацию о продавце, считывая его штрихкод. Данная система позволяет идентифицировать продажи товаров отдельными продавцами-консультантами, определять объемы личных продаж каждого за отчетный период. При этом не нарушается принцип сокращения временных издержек при обслуживании клиента.

Рис. 2.29. Идентификация личных продаж с помощью штрихкодов

Проблемы применения штрихкодов в системе учета

Первый вопрос, с которым сталкиваются директора магазинов, решивших внедрить систему штрихкодов, – это вопрос использования штрихкодов изготовителей. Многие внедряют систему, основанную на использовании оригинальных штрихкодов производителей. Однако нужно учитывать, что стандарты у всех свои. И если предприятие осуществляет продажу импортных товаров, на которых имеются разные системы штрихкодов, то тем более целесообразно использовать свою собственную систему.

Потому возникает второй вопрос – что лучше: обработать товар путем наклеивания собственных этикеток со штрихкодом, сформированным автоматически программным обеспечением, или ввести коды производителей в карточки товара в установленную программу?

Проблема с обработкой товара решается на этапе создания кодов в карточке товара при его введении в систему учета (рис. 2.30).

Рис. 2.30. Пример внутреннего штрихкода товара

Далее возникает проблема при наклейке этикетки на товар. Она должна быть наклеена таким образом, чтобы не потеряться в момент транспортировки и хранения товара и не перекрывать оригинальное название товара. Для облегчения поиска этикеток, соответствующих товару, и наоборот целесообразно включать в состав этикетки, кроме самого штрихкода, еще и полное наименование товара. При этом в номер штрихкода закладывается внутренний код системы учета этого товара. То есть по комбинации цифр в номере штрихкода облегчается поиск товара в справочниках номенклатуры системы учета компании. К тому же некоторые этикетки с нанесенным штрихкодом могут быть испорчены: помяты, испачканы, оторваны. Потому рекомендуется, кроме самого штриха, иметь на этикетке товара номер кода, внутренний номер кода и полное наименование товара.

Во втором случае, когда используются коды производителей (рис. 2.31), возникает вопрос: как ввести номер кода. Любой код имеет цифровое значение. То есть внесение кода возможно как в автоматическом варианте – непосредственно считыванием кода с этикетки сканером системы, так и в ручном – занесение оператором цифрового значения в соответствующее поле. В том и другом случае налицо так называемый человеческий фактор. Контроль соответствия кода в карточке товара коду, имеющемуся на товаре, возлагается на работников, проводящих выборочные и сплошные инвентаризации.

Рис. 2.31. Пример штрихкода изготовителя товара

Считывание автоматом штрихкода происходит только с подачи человека – работника кассы, продавца и кладовщика. На сегодня многие сканеры имеют защиту от двойного считывания, то есть считывания одного кода дважды. Тем не менее существуют широкополосные лазерные сканеры, считывающие код на достаточном расстоянии – 50 см и более. При продаже мелких изделий небрежные продавцы могут допускать ошибку – будет считываться код не того товара, который продается, а находящегося по соседству на полке или столе продавца. Это необходимо иметь в виду при выборе инструментов и их расположении на рабочем месте. Также важно включить в инструкцию рабочего места пункт по правилам использования сканера штрихкода продавцом на его рабочем месте.

Пересортица при штрихкодировании

Несмотря на то что система штрихкодов представляет собой существенный вклад в автоматизацию процесса учета, участие человека в этом процессе велико. Одно из последствий человеческого фактора – пересортица товара.

При использовании своих кодов или кодов изготовителя происходят ошибки, когда наименование, цвет, размер и другие признаки не полностью соответствуют той информации, что несет в себе штрихкод, нанесенный на упаковку или этикетку товара. Такая пересортица обнаруживается либо при проведении инвентаризаций, либо, что гораздо хуже, в момент возникновения непроходящих чеков, когда распознается код товара, отсутствующего в магазине.

В том и другом случае необходимо провести выборочную инвентаризацию товаров с данным кодом и данного вида. При этом нужно отследить движение товара по документам. Если ошибка не была преднамеренной, обнаружится товар, по которому будет выявлена количественная недостача.

Хуже, когда проблема обнаруживается у кассира, производящего оформление покупки и выписку счета покупателю. В данном случае в счет покупателя записывается товар, отличающийся от проданного. Такая малая и незаметная с первого взгляда ошибка может иметь неприятные последствия. Метод борьбы с ней только один: постоянная профилактика пересортицы.

Профилактика пересортицы по штрихкодам заключается в сверке соответствия кода на ярлыке товара самому товару, то есть его наименованию, цвету, размеру и единице измерения. Как правило, такие сверки устраивают при проведении выборочных или полных инвентаризаций групп товаров или мест хранения товаров. Профилактика пересортицы должна проводиться не только в моменты инвентаризаций. Если коды используются при перемещении товаров, материально ответственные лица должны выборочно сверять товар по наименованию, размеру, цвету и единице измерения с номенклатурными позициями накладных. Кроме того, продавцы, развешивающие ценники на товары, должны проверить соответствие кода на ценнике коду на этикетке и/или упаковке товара, а также соответствие наименования, размера, цвета и единицы измерения. В высокопрофессиональных коллективах продавцов сотрудники постоянно поддерживают эстетичный вид товара, поправляя как сам товар на витрине, вешалке и пр., так и висящие ярлыки, этикетки и ценники. Сверка соответствия содержания ценника этикетке, а также совпадения штрихкодов на различных ярлыках товара является в данном случае совершенно нелишним делом.

Совмещение различных единиц измерения

Система штрихкодов позволяет успешно решать проблемы учета разных единиц измерения товара. Например, компания занимается продажей кафельной плитки. Эта плитка поступает палетами, а продается в розницу квадратными метрами, коробками и штуками. Для идентификации каждой единицы товара в компании вводится оригинальный штрихкод. При приеме товара сначала маркируются все палеты. Не слишком долгое занятие – наклеить этикетки со штрихкодом на каждую палету – позволяет в дальнейшем ускорить операции с ними. Ведь для фиксации движения (получения, перемещения или выдачи) достаточно считать сканером штрихкод палеты, чтобы идентифицировать количество товара, подвергшегося движению. После разгрузки товара и размещения его на складе выдача в торговый зал осуществляется коробками. Поэтому каждая коробка должна быть промаркирована кодом для коробок. У продавца-консультанта имеется каталог образцов плиток. И, обслуживая клиента, он может сформировать счет, используя штрихкод единицы или квадратного метра плитки в каталоге товара.

В свою очередь, ревизор или товарный бухгалтер, проводя инвентаризацию остатков товаров, использует коды коробок по нераспакованным коробкам и коды единиц по распакованным плиткам. Механизм пересчета единиц должен быть заложен в систему учета предприятия. И в любой момент работник, имеющий доступ к информации, должен иметь данные об остатках товара как в штуках, так и в паллетах, коробках, метрах и пр.

Другой пример, который имеет место в фирмах, занимающихся продажей альпинистского снаряжения. Товар, веревка в бухтах, приходит от поставщика с оригинальным кодом. Но поставщик отпускает товар либо в штуках бухт, либо в килограммах. Продажа товаров покупателю, конечно же, осуществляется в погонных метрах. Таким образом, для учета получения товара используется один штрихкод, соответствующий единице измерения в товарно-транспортных накладных поставщика. При перемещении товара со склада в торговый зал используется другой штрихкод согласно тем измерениям, в которых он передается в розничную сеть. И наконец, продавцы задействуют штрихкод, означающий погонный метр веревки. Он же указан на ценниках товара и в каталогах кодов у кассиров-операционистов (рис. 2.32).

Рис. 2.32. Пример штрихкода для товара «Веревка 10.5 TOP GUN Stand 45» в разных единицах измерения

Инвентаризация и человеческий фактор

При применении системы штрихкодов становится возможным автоматизировать процесс инвентаризации. В этом случае технология проведения инвентаризации значительно меняется. Перед инвентаризацией составляется электронная ведомость остатков товара в месте его хранения. После этого проверяющий и проверяемый с переносным сканером просчитывают все остатки товара на складе методом считывания сканером штрихкода каждой позиции (конечно, если эти позиции не являются рыболовными крючками – мелкие позиции дешевых товаров эффективнее пересчитывать вручную). После обработки места хранения товара можно открывать его для дальнейшего движения товара. А данные переносного сканера тем временем вносятся в базу данных, где автоматически происходит сопоставление книжных остатков с фактическими и формируется акт по несинхронным позициям, то есть выявляются недостачи и излишки товара.

Таким образом, время, затрачиваемое на проведение инвентаризации с использованием штрихкодов, сокращается по сравнению с обычной инвентаризацией в несколько раз. При этом требуется гораздо меньшее количество персонала, занятого проведением инвентаризации. И самое главное – при сокращении времени инвентаризации сокращается и количество ошибок, допускаемых инвентаризующими работниками. Тем не менее следует обратить внимание на то, что при проведении инвентаризаций нужно предварительно или параллельно провести сверку соответствия штрихкодов на этикетках товаров самим товарам, к которым прикреплены эти этикетки. Рассмотренный ранее вопрос пересортицы товара должен быть в обязательном порядке проконтролирован при проведении инвентаризации, чтобы свести ошибки проверяющих к нулю. В противном случае достоверность результатов инвентаризации будет вызывать большие сомнения.