Организация закупок

Для реализации выбранной ассортиментной стратегии необходимо организовать закупки таким образом, чтобы нужные товары (в соответствии с утвержденной ассортиментной матрицей) присутствовали на полках магазинов в нужном количестве. Это с одной стороны. С другой стороны, закупки должны обеспечить реализацию ценовой политики магазина с точки зрения уровня закупочных цен и условий оплаты товаров. С третьей стороны, необходимо организовать закупки таким образом, чтобы не возникали избыточные складские остатки товара («неликвиды»). В общем, организация и планирование закупок требуют решения ряда взаимосвязанных задач.

Пожалуй, самые важные пункты:

♦ управление товарными запасами и поставками;

♦ управление поставщиками.

Управление товарными запасами и поставками

Планирование товарных запасов, их нормирование и управление ими – важнейшие задачи магазина. Значительный товарный остаток на складе не только является замороженными деньгами, которые невозможно применить с пользой для дела, но к тому же этот товар банально устаревает – как морально (вышел из моды), так и физически (порча, утруска, усушка и т. п.). Если товара не хватает, то магазин теряет товарооборот и покупателей. Это постоянная борьба за одновременное достижение двух целей: достаточности товара и отсутствия излишков. Рассмотрим, что нужно учесть, чтобы обе цели были достигнуты.

Например, вам нужно организовать закупки утвержденного ассортимента определенного вида товара. Что при этом вы должны знать и учитывать?

До того как приступить к расчету заказа, необходимо провести совмещенный АВС-XYZ-анализ (см. далее, в разделе «Анализ ассортимента: прибыль или оборот?») и на его основании определиться с ключевыми моментами, формирующими систему пополнения товарных запасов розничной компании.

Во-первых, определяем способ поставки для разных видов товаров.

Существует два способа поставок:

♦ поставки с фиксированным периодом, например поставки один раз в пять дней;

♦ поставки по «точке заказа» – при этом способе фиксируется минимальный товарный запас, при достижении которого формируется заказ на поставку товара.

Поставка с фиксированным периодом подходит для товаров со стабильным характером продаж – товаров Х, поскольку по таким товарам можно составить прогнозы продаж с высокой точностью и, соответственно, установить определенную периодичность поставок, которая будет оптимальна с точки зрения логистических затрат и позволит своевременно получать товар надлежащего качества (особенно это важно для свежих продуктов питания).

Поставка с фиксированным периодом может быть:

♦ в зависимости от остатков;

♦ с фиксированным размером заказа.

Расчет размера заказа при таком способе будет следующий:

♦ период поставки – П;

♦ остаток товара фактический на момент заказа – Ост;

♦ средние продажи за период (день, неделя) – Пср;

♦ период исполнения заказа – Т;

♦ страховой запас – СтрЗ.

Размер заказа = (П × Пср + Т × Пср + СтрЗ) – Ост.

Поставка по «точке заказа» подходит для товаров с нестабильным и среднестабильным характером продаж, когда невозможно заранее предугадать, за какой срок (период) будет продана поставленная партия товара.

В этом случае рассчитывается «точка заказа» – минимальный товарный запас плюс страховой запас. При ее достижении формируется заказ на поставку. Минимальный товарный запас рассчитывается как:

♦ запас на период исполнения заказа = средние продажи за период × период исполнения заказа;

♦ или минимальное количество товара, чтобы товар был виден на полке, воспринимался как имеющийся в продаже, а не как случайный остаток – запас на покрытие полки, или неснижаемый полочный запас. Такой способ используется для товаров небольшого размера с низкими продажами, которые нужно выкладывать в свободный доступ, например маленькие баночки дорогих джемов или маленькие упаковки дорогого чая.

Поставка по «точке заказа» может быть:

♦ с постоянным мониторингом остатков, когда заказ формируется при остатке, равном «точке заказа»;

♦ с периодическим мониторингом остатков, когда заказ формируется при остатке, равном «точке заказа» или меньше ее.

Размер заказа при расчете по «точке заказа» дополняет товарный остаток либо до типового размера заказа, либо до максимального размера товарного запаса: ♦ точка заказа – (минимальный остаток + страховой запас) – Тзак;

♦ остаток товара фактический на момент заказа – Ост;

♦ типовой размер заказа – РЗтип;

♦ максимальный товарный запас – ЗАПАСмакс;

♦ страховой запас – СтрЗ.

Заказ формируется, если Ост ≤ Тзак.

Размер заказа = ЗАПАСмакс – СтрЗ

или

Размер заказа = РЗтип.

Во-вторых, определяем размер страхового запаса.

Страховой запас – это запас, который формируется на случай, когда товара не хватит.

Наиболее частыми причинами создания страховых запасов являются:

♦ случаи задержек поставок товара;

♦ непредсказуемые колебания спроса;

♦ случаи недопоставок товара;

♦ случаи ошибок в распределении товаров в сети.

В расчете размера страхового запаса используется показатель уровня спроса – коэффициент логистического сервиса. Он отражает удовлетворенность спроса остатками.

♦ К = 1, или 100 %, означает, что товарный запас сформирован таким образом, что при наступлении максимального спроса всем покупателям хватит товара и спрос будет удовлетворен полностью, на 100 %.

♦ К = 0,5, или 50 %, означает, что товарный запас сформирован таким образом, что при наступлении максимального спроса только половине покупателей хватит товара и спрос будет удовлетворен на 50 %.

Коэффициент логистического сервиса зависит от важности товара – А, В или С и от чувствительности покупателей к отсутствию данного товара.

Товары А получают самые высокие коэффициенты логистического сервиса для расчета размера страхового запаса – 0,80–0,95, для товаров С коэффициент логистического сервиса равен 0,50 либо вовсе отсутствует, для товаров В он занимает промежуточное значение между А и С.

Наибольший страховой запас получают товары с нестабильным характером продаж, имеющие при этом высокую степень важности в ассортименте. Наименьший страховой запас получают товары со стабильным характером продаж, имеющие низкую важность в ассортименте.

Этапы расчета размера страхового запаса следующие.

1. Проверяем данные продаж товара на соответствие нормальному распределению (нормальное распределение, или распределение Гаусса, – случайное распределение, которым описываются большие данные).

Поскольку страховой запас считается на случай максимального спроса (вероятностная величина), то необходимо убедиться, что данные распределены нормально/случайно и нет никаких факторов, определяющих характер продаж (например, погодный фактор).

2. Считаем среднее значение продаж и стандартное отклонение.

3. Задаем коэффициент логистического сервиса.

4. Считаем площадь под кривой нормального распределения для данного коэффициента логистического сервиса.

5. Считаем размер страхового запаса:

Страховой запас = Стандартное отклонение × Площадь под кривой нормального распределения × 2.

В-третьих, определяем принципы поставок.

Поставки могут быть:

♦ just-in-time;

♦ индивидуальными;

♦ от остатков.

Поставки just-in-time («точно в срок») – система поставок от надежных поставщиков, расположенных поблизости, которые могут привезти нужное количество товара в нужный момент. Позволяет существенно минимизировать товарные запасы. Подходит для товаров с высокой степенью стабильности продаж.

Поставки от остатков – система поставок с усиленным контролем остатков, чтобы не допустить избыточного товарного запаса. Подходит для товаров В, С, имеющих нестабильный характер продаж.

Индивидуальные поставки – система поставок без каких-то алгоритмов, каждый заказ формируется и рассчитывается индивидуально. Подходит для товаров А, В, имеющих крайне нестабильный и непрогнозируемый характер продаж.

В-четвертых, определяем степень автоматизации.

Выделяют следующие уровни автоматизации заказов.

♦ Полная автоматизация – заказ формирует программа автозаказа без участия специалиста.

♦ Частичная автоматизация – заказ формируется в программе автозаказа, у специалиста по заказу есть полномочия вносить правки в размер заказа.

♦ Ручная система заказа – размер заказа считает специалист по заказу.

Полная автоматизация подходит для товаров с высокой стабильностью продаж. Частичная автоматизация подходит для товаров со средней стабильностью продаж, когда есть факторы, которые не могут быть описаны или учтены в программе автозаказа.

Ручная система заказа применяется для товаров А, В и имеющих крайне нестабильный характер продаж, а также для заказа новинок, сезонных товаров и часто товаров для промо (хотя современные программы автозаказа уже способны рассчитать размер заказа для предстоящей промоакции, если есть данные о сходных акциях или эластичности спроса в период акции на данный товар).

Таким образом, определив способ формирования заказа, принципы поставок, степень автоматизации заказа и расчет размера страхового запаса, мы получаем возможность составлять заказы высокой точности, которые будут обеспечивать наши магазины товарами в достаточном количестве, не оставляя излишков (табл. 2.23).

Таблица 2.23. Варианты расчета ЭОЗ для различных товаров в таблице Excel

Управление поставщиками

Управление закупками тесно связано с задачей управления поставщиками. Во-первых, магазину необходимо, чтобы заказанные товары поставлялись своевременно, по согласованным ценам, в указанном количестве и известного качества,

то есть важна надежность поставщика как партнера. Во-вторых, магазину выгоднее и интереснее работать с поставщиками, которые поставляют большой ассортимент товаров, имеют большие обороты, участвуют в продвижении товара, то есть важен масштаб компании-поставщика (также косвенный показатель надежности поставщика).

Для построения политики розничной компании в отношении поставщиков необходимо сначала определиться с наиболее важными характеристиками, по которым будет производиться оценка существующих и потенциальных поставщиков, то есть требуется выстроить рейтинг степени их значимости для розничной компании. По сути, это будет АВС-анализ поставщиков, то есть деление поставщиков на три большие группы (см. пункт «АВС-анализ» в следующем разделе):

♦ самые значимые поставщики;

♦ поставщики средней значимости;

♦ малозначимые поставщики.

Для анализа поставщиков в качестве критериев оценки могут использоваться следующие характеристики:

♦ уровень цен;

♦ надежность в смысле исполнения договорных обязательств;

♦ условия оплаты;

♦ условия доставки;

♦ участие в маркетинговом бюджете;

♦ значимость и известность поставляемых товаров;

♦ стабильность качества товара;

♦ рекламационная политика;

♦ поставляемый ассортимент;

♦ сумма товарооборота поставляемых товаров.

По результатам анализа для каждой группы поставщиков розничная компания разрабатывает свою политику по вопросам сотрудничества. Например, от малозначимых поставщиков добиваются больших сроков отсрочки платежа, большей частоты поставок, ужесточают штрафные санкции за невыполнение договорных условий и т. п. Также их легко заменяют другими поставщиками. Значимые поставщики с большими оборотами и маркетинговым бюджетом обычно предоставляют выгодные условия сотрудничества, поскольку они крупные игроки на рынке и могут себе это позволить. Относительно них придерживаются политики сотрудничества: своевременно оплачиваются поставки, совместно разрабатываются стандарты мерчандайзинга, организуются совместные мероприятия по продвижению товара и т. д.

Данный анализ проводится как для определения групп поставщиков по степени важности, так и для выбора основного и дублирующих поставщиков по определенной товарной категории (табл. 2.24).

Таблица 2.24. Пример сравнительного анализа поставщиков для выбора основного поставщика и поставщиков-дублеров

Основной поставщик, предложивший наиболее выгодные условия сотрудничества, может быть заменен поставщиком-дублером в случае невыполнения заказа, резкого повышения цен, сокращения ассортимента или при регулярном нарушении договорных условий. Всегда присутствующие в резерве поставщики-дублеры необходимы для снижения рисков розничной компании и для дисциплинирования основных поставщиков.