Книга: Подай идею
Назад: Глава 4. Знайте свою аудиторию
Дальше: Глава 6. На старт, внимание, предлагаем!

Глава 5

ГОТОВИМ ПРЕЗЕНТАЦИЮ

Пора подготовить себя и других к личной встрече. Вперед!

Вы на финишной прямой! У вас есть четкое понимание цели. Есть прекрасная идея, и теперь вы знаете все о людях, которых вам нужно убедить, и об их ролях. Завтра большой день — вам предстоит выступить с презентацией.

Количество слушателей

Количество присутствующих на встрече обычно разрастается, потому что люди не любят делегировать полномочия («Что если они примут решение не в мою пользу?») и не хотят оставить кого-то в стороне («Что если Джон узнает о собрании, решит, что его нарочно не пригласили, и станет нам вредить?»). На всякий случай и несмотря на занятость подумайте, кого вы хотите позвать на встречу. Решите, кто вам нужен. Контролируйте ситуацию.

Совещания с большим количеством участников всегда очень непродуктивны. Возможность высказаться обычно имеют лишь те, кто говорит громче всех. Очень часто разговор перескакивает на темы, не имеющие отношения к делу. На совещание приходят люди, которых там быть не должно, которые хотят только одного — чтобы собрание побыстрее закончилось, отчего вам приходится представлять свою идею второпях. Если вы еще не поняли, я вообще не люблю совещания!

Но независимо от обстоятельств вы не должны терять контроль над собранием. Если вы сами его организуете, это прекрасно. Часто это делает кто-то еще, а вы просто встаете в означенное время и произносите свои слова, как актер эпизода. Такого быть не должно. Решите, как должно пройти важное для вас мероприятие, и попытайтесь повлиять на организаторов.

Вот несколько основных правил:

Обстановка

Кому бы ни была адресована ваша презентация — коллеге или совету директоров, вы должны контролировать ситуацию. Где будет проходить презентация? В какой обстановке?

Идеальные условия для презентации складываются из трех факторов: подходящее число участников, правильное место и правильное время. Иногда вы можете контролировать эти обстоятельства, иногда нет. Но в любой ситуации можно выбрать лучший вариант из существующих.

Место проведения

Место проведения презентации влияет на поведение людей. Нейтральный конференц-зал? Кабинет директора? Креативный отдел? В зависимости от места люди будут вести себя по-разному. Кому-то важно находиться в своем офисе (там удобно, безопасно, привычно), кому-то нравится бывать в дизайн-студиях (там они чувствуют вдохновение).

То же касается презентаций один на один. Подумайте об обстановке. Вы собираетесь просто подойти к рабочему столу человека и предложить ему свою идею? Пригласить на кофе за пределы офиса? Или вообще провести презентацию в лифте? В зависимости от обстановки вы можете рассчитывать на разную реакцию.

Общее правило — выбрать то место, где люди будут чувствовать себя комфортно. Если вы хотите произвести особое впечатление, выберите необычное место, чтобы человек понял: вы старались, ощутил свою важность, почувствовал, что его мнение важно для вас.

Большая группа (более двадцати человек)

Если речь о презентации для большой группы, выбор у вас не велик. Лучшее, что можно сделать, — убедиться, что всем хорошо видно. Есть несколько наиболее эффективных вариантов рассадки.

Средняя группа (восемь — двадцать человек)

В такой небольшой группе у вас будет возможность пообщаться со всеми участниками, но вы не сможете уделить каждому достаточно внимания. В средних по численности группах люди очень часто отвлекаются на разговоры между собой, а значит, есть риск упустить внимание аудитории. Этого можно избежать, если встать прямо перед слушателями и сразу начать презентацию. Координируйте дискуссию, чтобы люди не разбивались на группы и не обсуждали свое. У вас должен быть четкий план и концентрация. Сразу сообщите, выделите ли вы время для вопросов и ответов после презентации или можно задавать вопросы непосредственно в ходе вашего выступления.

Маленькая группа (четыре — семь человек)

Это очень хороший размер группы. У вас есть возможность наблюдать за каждым участником, читать его язык жестов. Обстановка менее официальная, обсуждения более подробные. В маленьких группах тоже используются варианты рассадки 3 и 4, но вы можете сесть за стол, а не стоять. Это способствует более неформальному общению.

Мини-группа (один — три человека)

С такой небольшой группой общение может быть очень личным. Неформальная обстановка отлично подходит для таких встреч. Главное, не допустить рассадки «я против тебя», когда два человека сидят строго друг напротив друга. Постарайтесь придумать более «живую» рассадку. Если, например, вы сядете боком к собеседнику, это будет меньше похоже на презентацию и больше — на неформальное общение, что способствует установлению более тесной связи. Не используйте для презентации большой экран. Лучше соберитесь вокруг ноутбука. Это создаст более камерную атмосферу.

Время дня

Когда вы собираетесь представлять свою идею? Ваша презентация будет спонтанной или состоится в назначенное время? С утра или сразу после обеда? Время —важно. Всегда задумывайтесь о том, как время презентации влияет на людей.

По данным исследований, перед обеденным перерывом процент вынесения оправдательных вердиктов падает с шестидесяти пяти до нуля процентов. Если время дня так влияет на судей, можете себе представить, какое значение оно имеет для вашей презентации!

Лучшее время для презентации — с 13:30 до 15:00. Утром люди любят браться за дела — это наиболее продуктивное время для выполнения повседневных обязанностей; однако до обеда многие пребывают не в лучшем расположении духа. К концу дня люди обычно испытывают упадок сил и хотят поскорее уйти домой.

День недели тоже имеет значение. Обычно понедельник и пятница — наименее продуктивные дни, поэтому постарайтесь назначить свою презентацию на вторник, среду или четверг. Если вы хотите мотивировать людей начать работу над проектом, который продлится неделю или месяц, презентация должна состояться как можно ближе к дате начала. Например, если на дворе начало декабря, нет смысла привлекать коллег к участию в проекте, который стартует в конце января.

Будьте в центре внимания!

На исход встречи влияет множество факторов — то, насколько людям комфортно общаться друг с другом; окружающая обстановка; личности участников. Это касается не только участников вашей презентации, но и вас самих.

Знайте себе цену. Изучите присутствующих на презентации (лучше заранее). Отбросьте предрассудки. Создайте среду, располагающую к легкому общению. Не позволяйте окружающим влиять на вас. Оставайтесь открытыми.

Как расположить к себе слушателей до начала презентации

Итак, у вас лучшая идея в мире и вы знаете, кто будет присутствовать на встрече. Но если эти люди равнодушны к вам, ничего не получится. В следующей главе мы подробнее поговорим о том, как расположить к себе слушателей во время презентации. Но и перед выступлением можно сделать кое-что, чтобы ваши участники прониклись к вам симпатией.

Задавайте вопросы — лично и по электронной почте

Перед началом любой презентации поговорите с организатором лично. Такой разговор лицом к лицу выстраивает и укрепляет отношения и дает более ясное представление о том, чего от вас хотят. Расспросите об ожиданиях организатора, о возможных подводных камнях, о том, что он/она надеется извлечь из этой встречи. Даже если вам предстоит выступать перед большой группой и тематика очень сложная, постарайтесь заранее устроить личную встречу.

Поделитесь превью презентации

Перед важным собранием постарайтесь вовлечь нескольких заинтересованных лиц в подготовку. Например, вы можете показать им заранее превью презентации и заодно поинтересоваться их мнением по поводу того, как будет встречена ваша идея на настоящей встрече. Такие предварительные презентации — отличная тренировка для вас, плюс вы сможете привлечь на свою сторону важных участников процесса. Если вам удалось увлечь их, в день презентации они начнут уже воспринимать вашу идею как свою и будут заинтересованы в вашем успехе.

И, разумеется, не забудьте поблагодарить их за вклад и упомянуть об оказанной поддержке, если презентация пройдет успешно.

Четко обозначьте цель презентации

Первая мысль, которая приходит в голову людям на презентации: «Зачем этот человек говорит со мной и что ему от меня нужно?» Ответьте на этот вопрос в самом начале, и вы сразу расположите к себе слушателей. Если вам предстоит выступать перед большой аудиторией, это нужно сделать за несколько дней до собрания или в письменном приглашении.

Убедитесь, что все понимают, зачем вы здесь сегодня собрались. Иначе во время презентации нового приложения обязательно найдутся люди, уверенные, что ваша презентация посвящена новой стратегии или обновлению старого приложения. («А что не так со старым приложением? Зачем нас вообще сюда позвали?»)

Чтобы этого не произошло, до начала презентации убедитесь, что все понимают цель собрания.

Светская беседа перед началом презентации

Работой жизнь не ограничивается. У всех есть интересы, помимо достижения целей и презентаций идей! Продуктивная работа во многом зависит от тесных личных отношений. Продемонстрируйте коллегам свое отношение, проявляя внимание к их делам. Для этого и существуют светские беседы.

Что вы предпочтете — чтобы какой-то незнакомый человек неожиданно подошел к вам и начал рассказывать о своей гениальной идее или чтобы это сделал тот, с кем вы уже некоторое время вполне приятно общаетесь? Вот именно. Разговоры «ни о чем» помогают завоевать доверие окружающих и выстроить личные отношения, уменьшают риск возникновения конфликтных ситуаций. Выступая перед знакомыми людьми, вы более уверены в положительном исходе вашего предприятия.

Во многих культурах бизнес немыслим без личного общения, это считается чем-то совершенно естественным. Например, в Китае деловые встречи всегда начинаются со светской беседы — так принято. Можно завести разговор о своих увлечениях, семье и даже погоде. Любая положительная тема приветствуется — только не говорите раньше времени о цели вашего собрания. Разговор на отвлеченные темы поможет определить, с каким человеком вы имеете дело, — а это не менее важно, чем тема самой презентации.

Несколько минут до начала презентации очень важны. Обязательно общайтесь с коллегами: заводите разговоры у кофемашины, во время обеденного перерыва. Постарайтесь не общаться на рабочие темы, а искать общие интересы. Например, я люблю кататься на велосипеде, бывать на природе и рыбачить, и, когда узнаю, что кто-то разделяет мои интересы, беседа течет сама собой. («А какой у тебя любимый велосипедный маршрут?»)

Совет! Задавайте открытые вопросы (те, на которые нельзя ответить простым «да» или «нет»).

Вот несколько фраз, которые помогут завязать разговор:

Будьте вежливы и проявляйте интерес (не будьте равнодушным эгоистом)

Будьте вежливы и проявляйте интерес к жизни окружающих. Дружеские контакты — важная часть жизни. Независимо от ваших бизнес-целей важно проявлять искренний интерес к людям. У кого-то это получается естественно, у других нет, но с практикой этому может научиться любой.

Я всегда искренне интересуюсь другими людьми. Их увлечениями, тем, как они проводят отпуск, что им нравится. Просто спросите, как дела, и внимательно выслушайте ответ — вы многое узнаете о человеке и начнете выстраивать значимую связь. Вы поймете, что презентация проходит иначе, потому что между вами и вашими слушателями возникла личная взаимосвязь.

Создайте презентацию

Человечная и личная

Для человека важно ощущать взаимосвязь с другими людьми — с этим не поспоришь. Нам нравится чувствовать себя частью коллектива. Жизнь сразу обретает смысл.

Новостные СМИ и благотворительные организации знают об этом давно. Они понимают, что чем менее конкретна описываемая ситуация, тем более далекой она кажется.

Задумайтесь над этими заголовками: «Курды хотят восстановить собственное государство» или «Беженцам нужна помощь». Мы понимаем важность этих сообщений, но те, кто не сталкивался с этими проблемами на личном опыте, воспринимают их как нечто абстрактное, безличное.

Если переместить акцент и показать ситуацию с более конкретной и личной точки зрения, эффект будет совершенно другой. «Бейсос чувствует себя изгоем в своей стране»; «Моси пришлось бежать из дома, где его преследуют за вероисповедание».

Привнеся в свою речь элемент человечного, личного, вы вызываете эмоции.

Смотрели сериал «Безумцы»? (Хотите посмотреть? Погуглите «безумцы карусель».) В одной серии директор рекламного отдела представляет на презентации новый продукт; вместо его свойств он целиком фокусируется на личной истории.

Одна идея, две подачи

Презентация духов, вариант 1

Возможность. Нет ничего дороже воспоминаний. Запахи активируют память. Как связать эти два факта?

Идея. Создать новые запахи, которые будут осознанно ассоциироваться с новыми воспоминаниями: о свадьбе, первом свидании.

Презентация духов, вариант 2

Возможность. Однажды прекрасным летним днем я шел домой и проходил мимо булочной. Я почувствовал запах выпечки и вспомнил о бабушке и моем детстве двадцать лет назад. Я будто снова очутился с ней рядом на кухне деревенского дома и неожиданно для себя улыбнулся. У всех бывают такие моменты, когда запахи случайно пробуждают воспоминания. (Подождите реакции слушателей.)

Идея. Представьте, как было бы здорово, если бы мы могли сохранять запахи, напоминающие о пережитых событиях? Скажем, Анна хочет запомнить день своей свадьбы и хранить эту память много лет — как поместить этот запах в бутылку, чтобы он сохранился на всю оставшуюся жизнь? Мы хотим создавать именно такие запахи для Анны и остальных.

А какую историю можно включить в вашу презентацию?

Создайте слайд-шоу

Возможно, не стоит устраивать слайд-шоу коллеге, если вы общаетесь накоротке у кофемашины. Но во многих других ситуациях слайд-шоу поможет с абсолютной ясностью донести свою мысль. Главное, чтобы визуальная часть была такой же удачной, как и словесная.

Вот несколько рекомендаций.

Начните с картинки, привлекающей внимание

Очень важно привлечь внимание аудитории с самого начала. Люди должны сразу загореться вашей идеей и захотеть дослушать до конца! Один из способов — начать с небольшой истории (как в примере с духами). Интересная история обязательно увлечет ваших слушателей.

Другая техника, которую я часто использую, — сделать несколько смелых и неожиданных заявлений в самом начале презентации и сопроводить их вопросом «что если..?».

Например:

Короткий цепляющий текст

Сотни людей наверняка умерли от скуки, читая бесконечные нумерованные списки на слайдах. Нумерованные списки вынуждают говорящего зачитывать их вслух; в то же время присутствующие пытаются делать то же самое, но в своем темпе. Результат: вам не уделяют полного внимания.

Будьте конкретны! Слайды должны подкреплять вашу речь. Придерживайтесь сути. Помните о своей цели.

Разумеется, есть исключения из этого правила. Иногда нумерованных списков не избежать, особенно когда вы объясняете сложную модель. Фокус в том, чтобы преподносить информацию постепенно, а не вываливать все сразу на своих слушателей.

Картинка стоит тысячи слов

Худшее, что может сделать выступающий, — заставить присутствующих читать текст на слайдах, в то время как он говорит что-то другое. Слушатели должны внимательно слушать вас, проникнуться вашей историей, понять ее суть. В этом помогут изображения, иллюстрирующие ваши слова буквально или метафорически. Иллюстрации должны отражать суть ваших слов, вызывать ассоциации и служить живым примером.

Используйте контрасты

Слайды должны складываться в единое повествование, за ходом которого легко следить. Но вы же не хотите, чтобы ваши зрители заснули, поэтому иногда это единство нужно нарушать. В этом помогут контрастные слайды. Подходящий момент для использования контраста — переход от одной темы к другой (от «цели» к «идее», например) или эффектный финал.

Юмор и легкость

Эта техника или соответствует вашему темпераменту, или нет. Обычно люди, слушающие презентацию, серьезны и сосредоточенны. И разрядить обстановку шуткой или каламбуром будет нелишне. Заставив своих слушателей улыбнуться, вы создадите дружелюбную атмосферу и расположите их к себе. Но не переборщите с анекдотами, всегда задумывайтесь, уместны ли они!

Единый визуальный ряд

Шаблоны презентаций придумали не просто так. Единый визуальный ряд помогает легче воспринимать информацию. Люди любят «понятные» и узнаваемые картинки, поэтому, если вы выстроите четкую структуру своей презентации и будете использовать повторяющиеся слайды, это существенно улучшит дело. Например, если в вашей презентации есть разделы, сделайте слайды, соответствующие началу разделов, одинаковыми. Слайд-шоу от начала до конца должно восприниматься как единое целое.

Закончите тем, с чего начали

Круговая композиция — отличный метод для слайд-шоу. Начните с истории, объясните идею, расскажите, что потребуется для ее реализации; затем вернитесь к своей истории и поясните, как благодаря вашей идее она закончилась хеппи-эндом.

Закончите призывом к действию

Вы проводите презентацию не просто так, чтобы убить время. У вас есть цель. В ходе презентации ясно проговорите эту цель и закончите свое выступление призывом к действию. Это один из главных недостатков слайд-шоу: людям нравится презентация, они воодушевляются. Потом уходят и  забывают о том, что было. Этого не должно произойти. Убедитесь, что вашим слушателям понравилась презентация, что они полны энтузиазма, и тут же сообщите, какие конкретные действия от них требуются.

На этом этапе не должно быть никаких размытых формулировок. Не предполагайте и не намекайте. Избегайте фраз вроде «было бы здорово, если теперь…»; «возможно, вы могли бы…». Закончите свою презентацию восклицательным знаком: «Вам понравилось? Присоединяйтесь к нашей команде, и вместе осуществим мечту!» или: «Давайте создадим это приложение и сделаем знакомства в путешествии реальностью!»

Призыв к действию должен быть обращен к вашей аудитории. Если в зале присутствуют люди, исполняющие разные функции в компании, поместите призыв общего характера в конец слайд-шоу, а затем обратитесь к каждому лично.

Отрепетируйте свое выступление

Повторение — мать учения. Хотите улучшить свои навыки публичных выступлений? Репетируйте. Все делают это: знаменитые музыканты, гонщики «Формулы-1» — все (от Стива Джобса до Илона Маска) репетируют, чтобы быть абсолютно уверенными в безукоризненности своего выступления и готовности взглянуть в глаза живой аудитории.

Заранее проговорите свою речь вслух один, два или даже десять раз, если понадобится, пока не добьетесь совершенства. Тренируйтесь перед коллегами и друзьями или поставьте таймер и постарайтесь уложиться в определенное время. Пусть у вас будет хотя бы одна генеральная репетиция — презентация от начала до конца.

Совет! Проверьте технику заранее. Если для презентации вам нужен ноутбук или проектор, убедитесь, что они работают. Старайтесь не зависеть от других людей — пользуйтесь своей техникой!

На генеральной репетиции обратите внимание на то, насколько естественна ваша речь, в какие моменты вы запинаетесь. Отдельно потренируйте эти фрагменты и избавьтесь от затруднений. Можно разбить выступление на несколько частей и тренировать их по очереди — так вы будете лучше чувствовать последовательность и структуру презентации.

Когда я репетирую свое выступление, то каждый раз объясняю идею немного по-разному. Мне важно знать общее направление; конкретные слова не так важны. Я слежу, чтобы примеры были подобраны удачно, а через все повествование проходила единая нить. В ходе презентации я могу немного менять свое выступление — это зависит от обратной связи, которую я получаю от слушателей. Выступающий, говорящий свободно и естественно, производит гораздо более приятное и уверенное впечатление, чем тот, кто как будто выучил свою речь наизусть. Не забывайте о том, что презентация — вид общения.

Совет! Если получится, порепетируйте в том месте, где вам предстоит выступать.

Презентация — это еще не все

Для того чтобы человек загорелся вашей идеей, мало того, чтобы она ему просто понравилась. Вы должны зацепить его своей презентацией, он должен почувствовать, что она касается лично его. Положительное решение редко принимается только потому, что идея хороша. Люди оказывают поддержку тем, кто вызывает у них симпатию, кому они могут доверять.

Первое впечатление

Первое впечатление о человеке сильно влияет на то, как сложится разговор. Оно зависит от разных факторов:  какие-то вы можете изменить, какие-то — нет. Но важно осознавать это и попытаться произвести наилучшее впечатление при первой встрече. Желательно, чтобы эта встреча состоялась до презентации.

Вот несколько факторов, влияющих на первое впечатление:

Один и тот же разговор может породить две совершенно разные реакции. Кто-то может остаться совершенно равнодушным, несмотря на то что вы из кожи вон лезете; а другой человек сразу отреагирует на вас положительно и с большим энтузиазмом. Как такое возможно? Все дело во внешних и внутренних факторах, влияющих на вашего собеседника. Человек выстраивает вокруг вас контекст и по-своему понимает ваши мотивы. Но вы можете повлиять на это впечатление.

Мой опыт общения с редактором

Однажды меня пригласили в качестве внештатного сотрудника в интересный проект, касающийся будущего новостей. На первой встрече нас попросили поделиться своими мыслями на эту тему. Мы перечислили нынешние тенденции в мире новостной журналистики и отметили те, которые нам нравятся.

В комнате присутствовала старший редактор, у которой был очень недовольный вид. При первой же возможности она стала задавать нам сложные вопросы о студиях новостей, процессах, трудностях. Я сразу понял, к чему она клонит: мы казались ей горсткой невежественных консультантов, возомнивших, что такую сложную проблему можно решить одной крутой презентацией.

Я сдержался и не стал отвечать на ее вопросы агрессивно. Признал, что в чем-то она права, и отступил, правда, пояснив, что давно работаю с редакциями и никогда не стал бы недооценивать всю сложность редакционного процесса.

Затем я попытался заручиться ее доверием и связал приведенные нами примеры инноваций с нашей нынешней работой, объяснив, в чем они совпадают, а в чем нет. В конце я добавил, что хотел бы узнать больше о текущей ситуации в редакции и увидеть все своими глазами. Настрой редактора тут же изменился, и с того момента мы работали вместе с удовольствием.

Одевайтесь правильно

Одежда, которую вы носите, многое говорит о вас. Люди бессознательно составляют впечатление о вас по внешнему виду, хотя оно может быть ошибочным. В разных культурах, отраслях и компаниях совершенно разная одежда может считаться индикатором профессионализма и опыта, но универсальные правила все-таки есть.

По одежде люди распознают «своих», это способ проложить мостик между собой и окружающими. Если вы придете на важное собрание совета директоров банка в шортах и футболке AC/DC, вы вряд ли проложите такой мостик. И наоборот: надев костюм на встречу с программистами, вы будете выглядеть чужим.

Исследование аудитории поможет понять, какой стиль одежды предпочесть. Безусловно, вы должны быть одеты в соответствии со своим личным вкусом, иначе вам будет некомфортно и вы будете чувствовать себя неуверенно. Не хотите надевать костюм — не надо. Строгая одежда бывает разной. Главное, чтобы одежда была чистой и отглаженной.

Быть человеком творческой профессии хорошо потому, что от вас вроде как ожидают соответствующего внешнего вида. Поэтому можно одеться немного менее официально, например надеть строгий пиджак с джинсами. Но не переборщите: внимание аудитории должно быть направлено на вашу презентацию, а не на вашу одежду. Отдавайте предпочтение нейтральным цветам, не надевайте яркое и вещи с узором.

Итак, вы готовы! Настал момент икс — вы выходите и произносите вашу речь. Вперед!

Назад: Глава 4. Знайте свою аудиторию
Дальше: Глава 6. На старт, внимание, предлагаем!