Книга: Подай идею
Назад: Глава 5. Готовим презентацию
На главную: Предисловие

Глава 6

НА СТАРТ, ВНИМАНИЕ, ПРЕДЛАГАЕМ!

Итак, все готово. Настало время представить идею — ваш выход. Но минуточку… у вас еще есть масса возможностей повысить свои шансы на успех!

До презентации

Приходите вовремя

Некоторые почему-то считают, что опаздывать модно, — так вот, это не модно. Люди, которые так считают, просто непунктуальны и ищут себе какое-то оправдание. Но когда им самим приходится ждать опаздывающего на встречу, они сразу же раздражаются. Хотите произвести хорошее первое впечатление? Придите вовремя! (А также используйте наши советы из .)

Опаздывая на встречу, вы посылаете людям определенный сигнал. Им начинает казаться, что вы недостаточно серьезно относитесь к ситуации и цените свое время выше чужого. Если вы сами назначили встречу, обязательно придите вовремя. А лучше немного раньше, чтобы была возможность настроиться на встречу. Вы успеете достать ноутбук, проверить, работает ли проектор, и выбрать лучшее место за столом. У вас также появится немного времени на светскую беседу и завязывание дружеских отношений. В зависимости от вида собрания приходите за тридцать (собрание для большой группы) или десять минут до начала (собрание для средней или маленькой группы).

Само собой, иногда мы опаздываем в силу непредвиденных обстоятельств. Обязательно позвоните клиенту, предупредите, что опаздываете, и скажите, почему!

Наблюдайте за окружением

Войдя в здание, офис или комнату, задержитесь ненадолго и осмотритесь. Обстановка в офисе хорошо характеризует компанию и людей, с которыми вам придется иметь дело. Кроме того, у вас могут появиться поводы для разговора. Например, если вы увидели в кабинете менеджера книгу, вы можете вскользь упомянуть о ней в своей презентации — это сразу вызовет его интерес.

Стиль офиса, планировка комнаты тоже могут многое рассказать о корпоративной культуре. Присмотритесь, и вы сможете правильно выбрать место за столом и провести презентацию в подходящем ключе. Например, если в офисе что-либо указывает на доминирующий стиль руководства в компании, вы можете выбрать главенствующую позицию за столом. Если же вокруг более расслабленная атмосфера, ведите себя соответствующе. Люди тянутся к себе подобным.

Оглядываясь по сторонам, нужно обратить внимание на:

Здание

Местоположение офиса может рассказать целую историю о компании и ее владельцах.

Вход и общее впечатление от интерьера

Попадая в офис компании, вы сразу понимаете, с кем имеете дело. Офисы могут быть скучными, тихими, пыльными или живыми, энергичными. Что вы ощущаете: положительную энергию или напряжение?

Офисное пространство

Ответив на все эти вопросы, можно перейти к более личным наблюдениям за людьми, перед которыми вам предстоит выступать. Если вы оказались в кабинете у коллеги, внимательно осмотритесь.

Однажды в кабинете я увидел множество самых разных гаджетов. Я понял, что этот человек разбирается в технике и приветствует инновации. В другом офисе я заметил целый книжный шкаф с собранием сочинений Уилбура Смита (один из моих любимых писателей). Вот это был отличный повод завязать разговор! Что ваши наблюдения могут рассказать о людях, с которыми вам предстоит общаться?

Выберите место

У вас есть возможность выбрать место за столом? Выбирайте с умом, мой юный падаван! От того, где вы стоите во время презентации, зависит, как вас воспринимают окружающие.

В  мы говорили о различных вариантах рассадки. Но допустим, вы попадаете в самый обычный офис, где стоит прямоугольный стол. Есть несколько способов расположиться за столом в зависимости от того, какое впечатление вы хотите произвести.

Друг напротив друга

В этой расстановке вы сидите прямо перед клиентом. Если на презентации присутствует несколько человек, расположитесь напротив лидера группы. Эта расстановка похожа на стол переговоров и настраивает на серьезный лад, так как собеседников разделяет стол. Это эффективно, если вы хотите завоевать уважение собеседника, однако такая рассадка создает дистанцию.

Смешанная рассадка

Вы и другие члены вашей команды сидите вместе с клиентами. Смешанная рассадка убирает конфликт «мы против них» и способствует установлению контакта. Стороны участвуют в разговоре непринужденно, а не обмениваясь репликами по очереди. Вы можете продумать, как разместить участников своей команды. Например, если кто-то из ваших коллег в хороших отношениях с клиентом, с которым вы не ладите, вы можете посадить их рядом. Одно но: если выступающих в вашей команде несколько, им лучше сидеть рядом. Вы не должны «перебрасывать» презентацию друг другу, как мячик!

Бок о бок

Подходящая рассадка для мини-групп (два-три человека). Если вы хотите сделать презентацию очень личной и вовлечь слушателей, садитесь рядом с ними. Это очень тесная рассадка, способствующая пониманию и сотрудничеству, и она отлично подходит для мини-групп, где никто не пытается доминировать.

Во главе стола

Хотите, чтобы к вам относились как к лидеру и ведущему встречи? Расположитесь во главе стола. Это отличный вариант, если вы хотите показать, что контролируете презентацию. Но если в комнате присутствуют другие люди, которые тоже претендуют на роль лидера, они могут попытаться оспорить ваше положение.

Если в комнате разные стулья, выберите для себя удобный, а главное, с прямой спинкой. Вам не нужен стул, на котором придется сидеть, развалившись, — в такой позе вы будете выглядеть непрофессионально и рассеянно.

В ожидании участников сядьте лицом к двери. Всегда вставайте, когда кто-то входит в комнату, и приветствуйте вновь пришедших — это проявление уважения. Обменивайтесь рукопожатиями, здоровайтесь.

Понаблюдайте за людьми до начала презентации

Наблюдать за динамикой группы очень интересно. Как только один из участников войдет в комнату, призовите на помощь все ваши органы чувств и попытайтесь уловить его настрой. Как он себя ведет? Расслаблен ли? Настроен позитивно? Или вы ощущаете напряжение? Избегают ли участники друг друга?

Поняв групповую динамику, вы сможете правильно себя позиционировать. Если вы правильно определите, кто принимает решения и влияет на людей, то сможете направить энергию и силы в нужное русло.

На что обратить внимание, наблюдая за людьми?

Перед презентацией

Перед презентацией люди обычно расслаблены, и это отличная возможность понаблюдать за их естественным поведением. С началом презентации люди становятся более замкнутыми, начинают контролировать себя.

Входящие в комнату сразу здороваются с вами или ждут, что это сделаете вы?

Разбить лед

Одна из самых сложных задач — завести разговор с незнакомым человеком в ожидании начала презентации. Или в лифте по пути на презентацию. Преодолеть неловкость поможет беседа на отвлеченные темы. Кроме того, это отличный способ узнать друг друга лучше. А в некоторых случаях — и расположить собеседника к себе (в  я привел несколько вопросов, с которых можно начать диалог с незнакомыми людьми).

Во время презентации

Наблюдайте за людьми

Во время презентации очень интересно наблюдать за присутствующими. Обратите внимание на их язык тела, выражения лиц, на то, поддерживают ли они визуальный контакт. Попробуйте понять, кто истинный лидер, а кто пытается уклониться от разговора. Пытается ли кто-то из участников привлечь к себе внимание? А может быть, у кого-то из них такое свойство — противоречить всему, что говорит его коллега? Присмотритесь и понаблюдайте.

Следите за атмосферой во время презентации, замечайте признаки того, что люди увлечены (а также признаки потери интереса). Поддерживайте визуальный контакт со всеми участниками, если это возможно, чтобы каждый ощущал себя вовлеченным и думал, что вы обращаетесь именно к нему. Если вы заметили, что слушатели теряют интерес, попытайтесь заново увлечь их.

Признаки потери интереса:

Замечание: перечисленное не всегда может быть признаком потери интереса. Например, многие скрещивают руки на груди, когда слушают. А некоторым просто нравится все время крутить в руках карандаш.

Люди могут потерять интерес к презентации по многим причинам. Может быть, она просто скучная или вы не нравитесь своим слушателям. Но может быть и так, что вы тут ни при чем. Например, у человека выдался плохой день, и он размышляет о том, что произошло. Или просто устал. А может, презентация кажется ему очень интересной, и он одновременно обдумывает вашу идею. Всегда учитывайте все возможные варианты.

Вы можете снова увлечь человека, утратившего интерес, сделав его активным участником презентации. Например, задайте ему вопрос по теме: «А вы помните, как впервые побывали в музее? Как это было?» Или конкретный вопрос: «Что вы думаете о моей идее?» Лучше задавать открытые вопросы (то есть те, на которые нельзя ответить только «да» или «нет»). Если ничего не получается, я иногда применяю более прямой подход. Я просто спрашиваю у отвлекшегося слушателя: «Я заметил, что вы думаете о чем-то другом. О чем вы думаете?»

Худший сценарий

Вы также можете столкнуться с ситуацией, когда человек в аудитории совершенно не обращает на вас внимания и демонстрирует полное пренебрежение к вашей презентации. В этом случае обратитесь к нему и прямо скажите ему об этом. Я считаю, что любой человек, который тщательно подготовился к презентации, заслуживает уважения и того, чтобы ему уделили время и внимание. Разумеется, я говорю все это с улыбкой на лице, но смысл моих слов однозначен (и мне очень помогает многолетний опыт работы с детьми). Я просто прерываю презентацию в любом месте или заканчиваю разговор, а потом поворачиваюсь к «нарушителю» и говорю: «Прошу прощения, у вас какая-то проблема?» А если человек не отрываясь смотрит в телефон, спрашиваю: «Случилось что-то важное, что требует вашего немедленного внимания?» Как правило, этого достаточно, чтобы заставить «нарушителя» слушать.

Лично мне не важно, кому я делаю выговор — президенту компании с миллиардными прибылями или стажеру. Люди должны всегда относиться друг к другу с уважением независимо от своего места в корпоративной иерархии или марки машины. Конечно, вам решать, вступать ли в конфронтацию или нет, — в некоторых случаях это может стоить вам работы. Но я бы не хотел работать на человека, который не уважает своих сотрудников.

А если люди начинают переговариваться между собой во время презентации? Контролируйте ход собрания: пусть все обсуждения будут централизованными. Если вы хотите прекратить болтовню, можно остановить презентацию и дать собеседникам спокойно закончить обсуждение. Как правило, большинство сразу замолкают. Если нет, попросите их рассказать всем присутствующим о том, что они сейчас обсуждают. Нет ничего плохого в том, чтобы брать контроль над ситуацией в свои руки, — ведь это ваша презентация, в конце концов.

Четко обозначьте цель

Все готовы выслушать вас и знают, о чем пойдет речь, так? Или не так? Всегда уточняйте этот момент на всякий случай. Спросите присутствующих, чему посвящена сегодняшняя встреча. Или начните презентацию с описания цели собрания и спросите, все ли в курсе этой цели. Никогда не предполагайте, что все и так всё знают.

Иногда встречу организует кто-то другой, и у вас нет возможности регулировать состав участников. В таких ситуациях часто бывает, что на презентацию попадают случайные люди. Или же люди приходят на презентацию, думая, что она посвящена одной теме, а оказывается — совсем другой.

Не так давно я побывал на такой встрече. Меня пригласили представить план проекта двум новым клиентам компании, с которой я уже работал. Старая клиентка попросила подготовить презентацию и пригласила двух других, чтобы они решили, хотят ли с нами сотрудничать. Когда нас представили друг другу, они были изумлены (хотя старательно пытались это скрыть). И вместо того чтобы начать презентацию, я спросил, чего они ждут от нашей встречи. Они признались, что очень удивлены, увидев меня здесь. Я улыбнулся и ответил, что это видно по их лицам! После этого они немного расслабились. Я попросил свою старую клиентку ввести новых клиентов в курс дела. После того как они поняли цель нашей встречи и согласились, что тема важная, мы начали презентацию и выиграли тендер.

Установите правила

Перед началом презентации обозначьте, когда можно задавать вопросы. Можно ли высказываться во время презентации или вы оставите время для этого после выступления? Например, можно разрешить людям задавать вопросы во время презентации, если что-то не ясно, но все остальные вопросы лучше приберечь на потом. Все зависит от структуры презентации и личных предпочтений. Некоторые ораторы спокойно воспринимают вопросы во время презентации, другие не любят, когда их прерывают, и предпочитают провести презентацию от начала до конца, а потом уже отвечать на вопросы. Если их спрашивают во время выступления, они сбиваются и им трудно потом сосредоточиться. К какому бы типу ораторов вы ни относились, правила лучше четко оговорить с самого начала.

Запомните: если вы установите правила, люди будут их соблюдать. Если вам все же задали вопрос в середине презентации, не смущайтесь. Или ответьте на вопрос, или скажите, что ответите после выступления или чуть позже («я расскажу об этом буквально через минуту»; «мы к этому еще вернемся»).

Также учитывайте стиль презентации и ее характер. Я обычно не возражаю, когда мне задают вопросы или если в ходе презентации затевают обсуждение. Но иногда на своих презентациях я рассказываю историю, пытаясь создать определенную атмосферу. Мне хочется, чтобы люди прочувствовали ее, услышали, ощутили запахи. В таких случаях я предпочитаю сначала закончить презентацию, а потом уже перейти к вопросам и ответам.

Оставьте место для импровизации и персонализации

Вы репетировали свою речь много раз. Каждое предложение записано и выучено наизусть. Но стоит вам открыть рот, и все идет не так. Легкий шок от начала презентации не позволяет вспомнить, что дальше. В голове пустота. Вы забыли то, что выучили! Это провал.

На самом деле, заучивать презентацию слово в слово — плохая идея. Это вызывает ложное чувство контроля. Вы вынуждены следовать точному маршруту, не допуская ни шага вправо или влево, иначе заблудитесь. А в реальности на презентациях часто случаются непредвиденные моменты, и нужно уметь приспосабливаться. Попробуйте каждый раз проводить одну и ту же презентацию немного по-разному (можно попрактиковаться на репетициях). Если получится, в день выступления вам нечего бояться. Вы сможете слегка менять ход презентации, ориентируясь на обратную связь, полученную от аудитории.

Умение приспосабливаться, импровизировать и персонализировать презентацию очень полезно по многим причинам. Это не значит, что нужно менять все, — просто слегка разнообразьте выступление, чтобы оно воспринималось уникальным и более личным.

Например, вы можете добавить короткие заметки к своим слайдам (в PowerPoint или Keynote). Не записывайте свою речь слово в слово — выделите ключевые пункты, максимум пять слов на каждый слайд, и оставьте место для импровизации. Не волнуйтесь, если сразу не получится, — тренируйтесь, и вы достигнете совершенства!

Если вы потеряли мысль

Это случается с каждым: в середине презентации в голове вдруг возникает пустота. Вы теряете мысль. Если это произошло, не старайтесь заполнить тишину чем попало. Лучше сделайте глубокий вдох и скажите: «Прошу прощения, я потерял мысль. Давайте вернемся на шаг назад». Вот и все! Затем вернитесь к предыдущему тезису и продолжайте как ни в чем не бывало.

Если вам задали сложный вопрос

А вот еще одна ситуация, способная сбить с толку, — когда вам задают сложный вопрос. Первое, что нужно сделать в таком случае, — сказать: «Спасибо, это хороший вопрос!» Далее, в зависимости от ситуации и типа вопроса, можно сделать следующее:

Не забудьте о благодарности

Всем приятно получать комплименты. Похвала радует, вызывает улыбку и ощущение причастности к важному делу. Искренняя благодарность и похвала — лучший мотиватор. Это простой, эффективный и, главное, бесплатный способ заручиться доверием и преданностью коллег. На всех авторитетных курсах менеджмента учат: хороший лидер всегда благодарен своим сотрудникам. Но большинство людей не умеют благодарить. Совсем.

Во многих компаниях принято так: все сосредоточены на процессе, спешат что-то сделать и увидеть результат. Оценить то, что уже сделано, оглянуться и поблагодарить за проделанную работу — на это никогда не хватает времени. Не то чтобы люди делают это специально — они просто забывают. Если вы спросите об этом, то большинство людей ответят, что очень благодарны своим коллегам, и это правда.

Но эта книга посвящена не только презентациям в рабочей среде — она о презентации любых идей, об искусстве уговаривать в целом. А эта глава посвящена самому моменту выступления. В ходе выступления не забудьте поблагодарить участников своей команды и продемонстрировать, что вы цените их работу. Если клиент говорит, что ему нравится новый логотип, скажите, что его разрабатывала вся команда. Когда вы представляете новую упаковку, не забудьте добавить, что коллеги тоже бились над дизайном. Покажите своим клиентам, что вы команда и любите работать вместе, — им будет приятно видеть это. А ваши коллеги ощутят гордость за свой вклад.

Если речь о командном проекте, возьмите за правило говорить «мы», а не «я» во время презентации, даже когда рассказываете об идеях, исходивших непосредственно от вас. «Мы» сообщает клиенту и вашей команде, что вы работаете вместе.

Метод похвалы эффективен и с клиентами. Подумайте об успехах, достигнутых вашими клиентами, и искренне похвалите их за это! Может, они только что запустили интересный новый продукт или кампанию? Анонсировали новую стратегию? Подумайте, что вам нравится, за что вы им благодарны и почему вы рады с ними работать. И скажите об этом!

И последнее — я всегда благодарю людей за время, обратную связь и толковые вопросы. «Это очень хорошее замечание. Спасибо», — скажите эти слова, и человек сразу проникнется к вам симпатией и ощутит прилив энергии! Даже если обратная связь была негативной (но конструктивной).

Он украл мою идею

С кем не случалось — вы излагаете свою идею человеку, а через минуту он начинает рассказывать о ней, как будто только что сам это придумал. Или вы сидите на встрече и объясняете принцип работы какого-либо механизма, и вдруг просыпается менеджер и начинает еще раз объяснять то же самое. Что делать? Все зависит от ситуации. Иногда можно заявить о том, что идея принадлежит вам, а иногда уступить идею другому. На деловой встрече люди часто сосредоточены на достижении какого-либо личного результата, так почему бы не сделать человеку приятное и не согласиться, что идея пришла в голову ему? Если вы при этом не пострадаете, зачем отстаивать свое авторство?

Не уверены, стоит ли спорить из-за того, кто был первым? Воспользуйтесь схемой на странице слева.

Когда уместно уступить идею?

Язык тела

Первое впечатление о вас складывается на основе внешности и поведения. Представляете, как важно излучать уверенность и профессионализм? Вы должны быть хозяином положения. Всегда помните об этом, и со временем это начнет получаться естественно.

Стойте прямо

Если во время презентации вы стоите, это признак уверенности и контроля. Вы возвышаетесь над присутствующими и можете следить за всем происходящим в комнате. Так что лучше не садиться — если только презентация не проходит в неформальной обстановке.

Сидите прямо, наклонившись вперед

Если вы сидите, отклонившись назад, то у окружающих возникает впечатление, что вы расслаблены и безразличны к происходящему. Поза с наклоном вперед указывает на сосредоточенность, интерес и вовлеченность — а именно этого мы и добиваемся.

Расслабьте плечи

Опустите плечи — иначе возникнет впечатление, что вы напряжены.

Смотрите собеседнику в глаза

Визуальный контакт свидетельствует о том, что вы заинтересованы во внимании собеседника и сами готовы уделить ему внимание. Но слишком пристальный взгляд может вызвать неловкость, так что не забывайте периодически отводить глаза.

Жестикулируйте, когда говорите

Я даже не думаю об этом и жестикулирую автоматически. Жесты вовлекают в разговор, а жестикулирующий человек излучает энергию. Главное, не переборщить!

Не жестикулируйте слишком много

Впрочем, активная жестикуляция уместна не всегда. Некоторые люди размахивают руками, как ветряные мельницы, или просто не знают, куда их деть. Если это ваш случай, зафиксируйте руки впереди (например, можно использовать жест «ромб Меркель» — кончики пальцев соприкасаются, большие направлены вверх, остальные вниз, и между большими и указательными образуется ромб).

Кивайте и улыбайтесь

Кивая и улыбаясь собеседнику, вы проявляете заинтересованность и согласие. Это помогает выстроить дружеские связи. Если просто внимательно слушать с каменным лицом, можно здорово смутить собеседника.

Зеркальный язык тела

В увлеченной беседе люди начинают автоматически повторять жесты друг друга. Это означает полную вовлеченность в разговор. Хотя это часто происходит бессознательно, вы можете делать это совершенно осознанно.

После презентации

Итак, презентация окончена! Пора выпить? Погодите, еще рано! Помните: вы все еще находитесь в одном помещении с клиентами. Сейчас самое время поинтересоваться, есть ли у них вопросы или замечания. Затем можно завершить презентацию.

Понаблюдайте за людьми в конце презентации

Что происходит, когда презентация заканчивается? Как ведут себя участники? Это момент истины — по нему можно оценить вовлеченность.

Обратная связь

Получать обратную связь может быть непросто. Хотя мы всегда просим давать обратную связь, нам, конечно же, хочется похвал и комплиментов. Ведь всякому приятнее услышать, какой он замечательный, вместо «могло быть и лучше». Но комплименты не помогают нам и нашим идеям эволюционировать. В отличие от конструктивной критики.

Эта схема поможет принять обратную связь с достоинством:

Попросите дать обратную связь

В конце презентации всегда просите клиентов об обратной связи. Чтобы замечания оказались ценными, а обсуждение — плодотворным, вам нужно создать безопасную обстановку для высказывания своего мнения. Если присутствующих не много, вы можете попросить каждого высказаться по очереди. Это особенно удобно, если вы не хотите слушать только отзывы руководства.

Активное слушание

Ранее я говорил о признаках потери интереса и о том, как определить, внимательно ли вас слушают. Теперь вы должны показать, что слушаете собеседника и что вам интересны его замечания. Это называется «активное слушание»: вы проявляете интерес и уделяете собеседнику все свое внимание.

Не спешите

Вполне естественно порываться отреагировать на обратную связь немедленно. Не делайте этого. Спокойно проанализируйте то, что вы услышали. Это принесет двойную пользу. Во-первых, у вас появится время хорошенько подумать и дать достойный ответ. Во-вторых, ваши собеседники поймут, что вы всерьез принимаете их замечания.

Но обдумывание должно занять несколько секунд, а не минут. Иначе ожидание неловко затянется, а этого нам не нужно! Подтвердите, что замечания очень ценные («Спасибо. Очень интересное замечание» или: «Ваше замечание очень ценно. Позвольте обдумать минуту»).

Перескажите замечания своими словами

Очень распространенная и эффективная техника, показывающая, что вы понимаете и цените обратную связь, — повторить сказанное человеком своими словами. Так у вас появляется время на обдумывание, вы можете проанализировать замечания и убедиться, что все поняли. Например: «Итак, если я вас правильно понимаю, вы сомневаетесь, что новая графическая идентичность будет эффективна для интерактивных продуктов. Так?» (ждем подтверждения). «Это очень хорошее замечание, и в своей презентации я не затронул этот аспект. Давайте я покажу, как это работает…»

Не ввязывайтесь в спор. Не сердитесь

Никогда — никогда! — не начинайте возмущаться и спорить с клиентом. Не важно, прав он или нет, не важно, насколько грубо он формулирует свою мысль («Идея отстой. Точка»). Сделайте глубокий вдох и выслушайте его.

Покажите, что вы поняли собеседника:

Если вы не поняли собеседника:

Если вы по-прежнему не понимаете, продолжайте задавать вопросы и в какой-то момент признайте, что вы не понимаете собеседника. Вы можете обратиться за помощью к кому-то из присутствующих. Если ничего не помогает, просто поблагодарите собеседника и перейдите к следующему.

Если вы не можете прийти к согласию — ничего страшного. Один из вариантов поведения в данной ситуации — записать замечания, чтобы собеседник понял, что его обратная связь важна. Затем сказать, что вы подумаете над замечаниями после презентации.

Завершите собрание

Очень часто презентации завершаются в спешке. Присутствующие вспоминают, что им срочно куда-то нужно, или чувствуют, что все, что можно было сказать, уже сказано. Но правильное завершение презентации — залог ее успеха, поэтому отведите на эту часть хотя бы пару минут. Вот что нужно сделать:

МОИ ПОЗДРАВЛЕНИЯ!

Вы только что успешно предложили свою идею (если нет, возвращайтесь в начало этой книги)! Надеюсь, вы узнали что-то новое о том, как правильно представить свою идею окружающим, и полюбили этот процесс, как и я! Теперь вперед — делитесь своими идеями и реализуйте их!

Назад: Глава 5. Готовим презентацию
На главную: Предисловие