Планирование запуска проекта вместе с командой

Запуск проекта часто выглядит так, будто он рассчитан вовсе не на тех, кто входит в основную команду, занимающуюся повседневной работой. Мы сидим, тихо возмущаясь качеством презентации PowerPoint и холодным кофе, а принять сколько-нибудь активное участие в этом мероприятии можем лишь в последние несколько минут, после вялого обращения «Вопросы есть?». Хорошо было бы избежать таких церемоний, где главные исполнители проектов выглядят посторонними. Предложите команде самой организовать запуск так, как она хочет.

Организационные совещания имеют разные цели, но независимо от них каждой команде должна быть предоставлена возможность проявить активность и внести свой вклад в запуск проекта. Такой подход обеспечивает много преимуществ. В этом случае команда сможет:

• Объединить имеющуюся у нее релевантную информацию и знания. Члены команды всегда обладают теми или иными знаниями, которые могут пригодиться всей команде.
• Определить приоритетную информацию, которой следует обменяться заранее. Это позволяет всем сэкономить драгоценное время и обеспечить сотрудничество уже к моменту запуска.
• Сформулировать четкие ожидания относительно того, что члены могут привнести в команду. Это поможет товарищам по команде глубже понять, как их деятельность может сделать запуск (и проект в целом) более успешным.
• Делегировать обязанности по коордиации и презентации. Члены команды, имеющие уникальный опыт или желание продвинуться в своей области, могут на этапе запуска возглавить работу по ключевым направлениям.
• Продемонстрировать модели поведения, которые команда хотела бы практиковать на протяжении всего проекта. Действия, которые вы используете на начальном этапе, могут помочь закрепить общекомандные правила (или, напротив, сыграть против них, если не уделить им должного внимания).

Приведенные далее алгоритмы помогут определить, кого следует пригласить на организационное совещание и какие действия необходимо включить в повестку очного или дистанционного совещания.

Алгоритм

«Кого следует пригласить?»

Перед разработкой повестки дня организационного совещания следует определить, кто должен на нем присутствовать. Состав присутствующих может значительно влиять на решения команды по запуску проекта, особенно если кроме внутренних заинтересованных сторон предполагается участие внешних партнеров или клиентов.

1. Определите, кого следует включить в состав участников

Разместите схему этого алгоритма так, чтобы все могли ее видеть. Попросите товарищей по команде подумать над тем, кому необходимо участие в данном проекте. Попросите членов команды указать их имена на отдельных стикерах с разбивкой по следующим четырем категориям (если вам приходилось составлять нечто вроде матрицы RACI для распределения обязанностей, вы заметите некоторое сходство с ней):

• Основная группа. Те, кто выполняет повседневную работу по проекту и, с точки зрения других сотрудников вашей организации, отвечает за результаты проекта.
• Ответственные. Те, кто спонсирует проект. Они могут участвовать в некоторых работах, выполняемых командой, предоставлять вводную информацию и отзывы о вашей работе и утверждать сдаточные материалы по проекту. Они не обязаны подчиняться всем решениям, которые принимаются на тех или иных этапах проекта, но в итоге именно они несут ответственность за то, что представит ваша команда.
• Консультанты. Те, чью информацию или мнение вы будете запрашивать во время выполнения проекта, как правило, в условиях контроля или оценки и пересмотра проекта. Это могут быть профильные эксперты из других отделов или от групп, которые в конечном итоге получают прямую выгоду от проекта, а также партнеры или клиенты, которых вы захотите привлечь. Как учитывать их вклад, решает основная команда. В некоторых организациях консультантов включают в состав «расширенной команды».
• Информируемые. Те, кто будет получать информацию о том, что вы делаете, по ходу реализации проекта. При этом команда не обязана запрашивать их мнение или учитывать их отзывы. Они не считаются частью расширенной команды.

Эту работу члены команды могут проделывать индивидуально перед тем, как собираться для выполнения следующего этапа. Когда члены команды будут выполнять этот этап алгоритма, следите, чтобы они указывали конкретных людей, а не отделы или функциональные подразделения.

2. Обменяйтесь мнениями о том, кого следует подключить к проекту

Попросите членов команды сказать, кого следует подключить к проекту и почему. Поместите их имена на схеме. Если члены команды указали одних и тех же людей, но поместили их в разные категории, оставьте этот вопрос до следующего этапа выполнения алгоритма.

3. Решите, кого следует подключить к проекту

К этому моменту все члены команды должны внести свои кандидатуры в список. Обсудите совместно, кого следует включить в каждую из вышеуказанных категорий (основная команда, ответственные, консультанты, информируемые). После каждого принятого решения перемещайте имя человека в соответствующую категорию на схеме.

4. Сократите этот список, оставив в нем только участников запуска проекта

Теперь, когда у членов вашей команды есть четкое представление о том, с кем они будут взаимодействовать на протяжении всего проекта, подумайте, в каких стартовых мероприятиях эти люди должны принять участие. Ответьте на приведенные ниже вопросы для каждой категории участников:

• Кто из этой категории должен участвовать в организационном совещании?
• В какой мере они должны быть вовлечены в работу? Следует ли просто информировать их или они должны рассказывать о своих взглядах?
• Сколько времени они должны присутствовать на совещании?
• Как они должны присутствовать — лично или дистанционно?

По нашему опыту, консультантам часто достаточно узнать цель и масштабы проекта, чтобы они могли представить свои соображения. Ответственные лица, возможно, должны присутствовать на протяжении всего запуска.

Завершив выполнение алгоритма, начните устанавливать контакты с теми, кого вы намерены пригласить, чтобы оценить возможность их участия. Возможно, вам придется поделиться результатами выполнения этого алгоритма с лицами, отнесенными к категории ответственных, поскольку у них могут быть дополнительные вводные, которые команде нужно принять во внимание.

Процедура «Принятие решения о том, кого приглашать на совещания по проекту»

Результат этого алгоритма можно использовать каждый раз, когда команде требуется определить, кого нужно пригласить на совещание в ходе реализации проекта, особенно если предвидится значительный объем оценки результатов.

Процедура «Добавление новых членов в команду проекта»

Со временем к участию в проекте могут подключаться (или, наоборот, исключаться) те или иные заинтересованные лица. Вернитесь к результату этого алгоритма и пересмотрите его с учетом участия новых заинтересованных лиц.

Алгоритм

«Какие действия необходимо выполнить при запуске проекта?»

Когда вы установите, кто именно будет участвовать в запуске проекта и в чем должно выражаться их участие, необходимо вместе с командой определить, какие действия наиболее важны. Наш опыт показывает, что определение правильной последовательности действий может занять больше времени, нежели изначально предполагалось. Нам приходилось участвовать в длительных и продуктивных организационных совещаниях, которые пролетали незаметно, потому что время на них использовалось оптимально. Мы участвовали также и в коротких совещаниях, которые, казалось, растягивались на годы, поскольку были плохо подготовлены или включали ненужные действия. Когда вы перейдете к следующему алгоритму, команде нужно будет принять трудные решения относительно того, какие действия необходимо включить в процедуру запуска.

1. Определите результаты запуска

Разместите схему этого алгоритма так, чтобы все могли ее видеть. Попросите членов команды ответить на следующий вопрос: «Какие результаты запуска проекта имеют решающее значение?» Члены команды должны записать ответы на отдельных стикерах. Ответы, конечно, будут разными для разных проектов, над которым вы работаете. Вот несколько примеров:

«Понимание ожиданий заинтересованных лиц в отношении нового проекта».

«Определение индивидуальных обязанностей членов проектной команды».

«Согласие в отношении проблем, которые мы пытаемся решить в данном проекте».

«Окончательное определение объемов работ, которые могут быть выполнены к установленному сроку».

2. Поделитесь результатами подготовки к запуску

Попросите членов команды поделиться результатами и объяснить, почему каждый из них имеет решающее значение для успеха проекта. Поместите их стикеры в левую колонку.

3. Решите, какие результаты являются самыми важными

Всей командой обсудите, когда должен быть получен каждый результат: до запуска, во время запуска или после него. Расположите эти результаты в соответствующих строках левой колонки схемы.

4. Спланируйте необходимые действия для достижения результатов

Попросите членов команды записать, какие действия команда должна выполнить в процессе запуска, чтобы достичь намеченных результатов. Сообщите команде примерную продолжительность организационного совещания, чтобы все ощущали временные рамки, в которые нужно уложиться. Попросите записать ответы на отдельных стикерах.

Вот список пунктов, которые мы рекомендуем включить в программу организационного совещания, в том числе алгоритмы, которые мы считаем полезными для команд, реализующих долгосрочные проекты:

• Знакомство (представление товарищей по команде).
• Что мы ценим как команда?
• Цели проекта.
• Какую проблему мы пытаемся решить?
• Что следует считать общекомандным успехом?
• Распределение обязанностей в команде и ожидания.
• График реализации проекта и планируемые мероприятия.
• План коммуникации и сотрудничества.
• Следующие этапы.

5. Решите, какие действия имеют решающее значение для запуска

Разместите общекомандные соображения относительно важнейших действий во второй колонке. Обсудите, какие действия команды вероятнее всего позволят достичь желаемых результатов. При обсуждении мы рекомендуем уделять основное внимание таким вопросам, как:

• Какой информацией нужно делиться при запуске проекта, чтобы все получали ее одновременно?
• Какую информацию можно получить, распределить заранее и обобщить в ходе запуска проекта с целью ускорения процесса?
• Какую информацию необходимо обсудить с командой, чтобы получить ответы на все нужные вопросы?
• Какие действия должны происходить в присутствии всей команды, чтобы голос каждого члена команды был услышан и учтен при принятии ключевых решений?

С учетом принятых командой решений, координатор может начать составлять проект повестки дня в правой колонке. При этом он должен запросить у команды вводные относительно порядка действий в повестке дня. В это время уместно спросить, какие действия, по мнению членов команды, должны управляться и координироваться. Добавьте их наименования в пункты повестки дня и определите примерные моменты проверки этого контента перед запуском.

Чтобы завершить алгоритм, передайте экземпляр проекта повестки дня команде для представления заключительных замечаний перед его отправкой другим заинтересованным сторонам.

Процедура «Технические совещания с коллегами по команде»

Используйте этот алгоритм для совместного составления повесток дня и планирования совещаний по крупным проектам.

Продолжайте в том же духе

Ну вот, все рассмотрено и спланировано. Вы справились с запуском. Вы разработали правила и нормы, установили связи и теперь погружаетесь в повседневную жизнь проектной команды. Наступил вторник, промелькнул четверг, незаметно наступил следующий месяц. Команда довольна, работа продвигается, и все вроде бы идет хорошо.

До тех пор, пока…

Отправить