Офисные хитрости
Если и есть место, где вы легко можете зря потратить время, то это, конечно, офис. Творческому человеку не избежать офисных забот: администрирования, презентаций и совещаний. И это не обязательно плохо. Коллеги могут вас вдохновить, подготовка презентации порой бывает интересным занятием, и приятно лишний раз выставить счет. Но всегда полезно сэкономить время на организационных вопросах.
Офисная хитрость № 1: электронная почта
Начнем с того, что отнимает больше всего времени, — с электронной почты! Именно она способна занять человека надолго. Это идеальное средство общения, но можете ли вы представить себе все письма, которые получаете ежедневно, в своем реальном почтовом ящике?
Действие = противодействие
У проблемы электронной почты очень простое решение. Действие равно противодействию. Если я отправляю мяч за сетку, кто-то отобьет его обратно. Чем больше писем вы отправите, тем больше получите. Проблема не только в поведении других людей, но и в вашем. И намного проще исправить свое поведение, чем поведение других.
Если вы ничего не напишете другому человеку, ему не нужно будет отвечать. И быстрый ответ тоже не всегда удовлетворит получателя. Возможно, он бы с радостью вычеркнул переписку из списка своих дел. Быстрый ответ, скорее всего, добавит новую задачу в его список.
Ведь звонок в любом случае быстрее письма, правда? Проверьте, сколько времени у вас уходит на письмо средней длины.
!! Игнорируйте восклицательный знак
Люди иногда присылают электронные письма, не давая контекста: ни объяснения, ни просьбы, ничего. Когда я получаю такое сообщение, я никак на него не реагирую. Если человек, который мне это отправляет, не тратит время на описание контекста, я считаю себя вправе предположить, что это не очень важно. То же касается людей, которые не оставляют голосовых сообщений. Я им не перезваниваю. И в чем смысл восклицательных знаков? Если это что-то важное, наверняка человек позвонит. В конце концов, вы не ждете, что человек будет весь день сидеть, приклеившись к экрану компьютера.
Письмо из пяти предложений
Известная фраза, которую много кому приписывают, гласит: «Если бы у меня было больше времени, я бы написал вам письмо покороче». Люди обычно тратят очень мало времени на письма, и те в итоге похожи на размытых и громоздких чудовищ. Уделяя больше внимания письмам, вы в результате экономите массу времени.
Клавиша Delete на вашей клавиатуре существует не просто так.
Стивен Кинг
Поэтому, если вы планируете написать письмо, удостоверьтесь, что ваше послание хорошо обдумано и четко отражает ваши пожелания. И пишите как можно короче. Это просто, если вы ограничитесь пятью предложениями.
- Здравствуйте.
- Что вы отправляете.
- Необходимые подробности.
- Призыв к действию.
- До свидания.
Тогда у вас получится примерно такое письмо:
Привет, Джейн!
Отправляю тебе новый дизайн, который мы обсуждали на озере. Я изменил цветовую гамму, чтобы придать ему более естественный вид. Пожалуйста, дай мне знать, нравится ли тебе этот вариант больше, чем предыдущий.
Пока, Тарзан
Так вы задаете четкий вопрос, на который можно ответить просто «да» или «нет». Или еще короче. Известно, что Шерил Миллз, глава администрации Госдепартамента США, для подтверждения использовала y (от yes — «да») даже в переписке с Хиллари Клинтон.
Офисная хитрость № 2: совещания
Совещания — неизбежное зло для большинства творческих людей. Порой приходится выбираться из своей норы и ходить на совещания или делать презентации. Совещания иногда кажутся бесконечной болтовней, а на презентации или встречи с клиентами уходит очень много энергии. Это не изменить. Но вы можете извлечь из встреч пользу, сделав их, например, частью своего творческого процесса. Это также позволит активно вовлечь других людей и клиентов. При грамотном подходе скучные совещания и волнующие презентации могут преподнести вам подарки и помогут сэкономить время.
Подготовьтесь
Совещание без подготовки, конечно, не пойдет вам на пользу. Обязательно выясните, с кем вы встречаетесь или какова ваша аудитория (если нужно, поищите информацию в Google). Кроме того, спросите клиента, кого он приведет с собой, и постарайтесь узнать, что это за люди. Это поможет вам подготовить презентацию.
Одни клиенты захотят, чтобы вы сразу перешли к делу, а другие предпочтут сначала поговорить немного о предложении. Все люди разные. Некоторые попросят четкую презентацию, на которую можно ответить просто «да» или «нет». Тем, кому нравится быть частью процесса, возможно, стоит предложить несколько вариантов.
Примените индивидуальный подход
Это подкупает. Например, если вы графический дизайнер, разрабатывающий корпоративный стиль, разместите имя человека, принимающего решение, на визитной карточке. И не бойтесь проявлять свою индивидуальность. Ваш клиент приедет к вам в студию? Сделайте его визит особенным. Например, включите музыку. Клиенту это наверняка понравится, если он привык работать только в скучном офисе.
Экономьте время на разъездах при помощи видеозвонков
Личные консультации важны, но инструменты для общения в сети тоже необыкновенно эффективны. Вы можете посмотреть друг другу в глаза (ну почти) и поделиться предложениями через экран без необходимости ездить туда-сюда. Вдобавок это дает вам возможность работать над мелкими деталями без особого труда.
Внимание! Обязательно договоритесь о времени звонка с клиентом. Не начинайте его без предупреждения и устанавливайте границы. У меня однажды был клиент, который начинал мне звонить сразу, как только я выходил в Skype. Даже поздно вечером. Мне пришлось вежливо объяснить ему, что я не всегда готов обсуждать работу, даже если подключаюсь к сети.
Всегда проверяйте, действительно ли ваше присутствие необходимо для звонка. Некоторые люди любят приглашать всех, кто хоть как-то задействован в проекте. И как говорит мой брат — художник-осветитель: «Не успеешь и глазом моргнуть, как потратишь три часа, слушая про соединение туалетного бака с канализацией».
Будьте профессионалом, устанавливайте границы
Мы подошли к следующему пункту: четко определите каналы общения с клиентами. Не успеете оглянуться, как начнете использовать с десяток разных приложений. Если клиент пересылает мне важную информацию по WhatsApp, я вежливо прошу его отправить мне электронное письмо. Так я уверен, что не потеряю нужные данные (WhatsApp я обычно использую для сплетен, котоматриц и болтовни с друзьями).
Если кто-то звонит вам, когда вы в пути, попросите прислать вам основные пункты беседы по электронной почте. Главное преимущество в том, что мне не нужно судорожно искать ручку, а клиент уверен, что я получил всю необходимую информацию, ведь он сам мне ее отправил.
Офисная хитрость № 3: техническое задание
По техническому заданию узнаете клиентов своих
Уровень ваших клиентов можно вычислить по их техническому заданию, особенно по запросу и набору требований. Если клиент — профессионал, он подготовит для вас четкое описание всего, что ему необходимо. Но часто можно слышать и вопросы вроде: «А сколько стоит фотосессия?» или «Сколько стоит отрисовка?» Конечно, вы не сможете ответить на них, не зная точных спецификаций. Поэтому, прежде чем двигаться дальше, убедитесь, что вы понимаете потребности клиента. Обычно самый быстрый способ — устроить встречу.
Попадаются и чрезмерно рьяные клиенты, которые составляют длиннющие технические задания для совсем небольших работ (с еще меньшим бюджетом). Они могут даже отправить такое задание трем разным студиям. Подобные люди стараются показаться профессионалами, но на самом деле ими не являются. Их метод работы обычно замедляет процесс — в основном из-за того, что они берутся за вопросы, в которых совсем не разбираются.
У вас появился новый клиент, который не знает, чего он хочет? Даже после обстоятельного разговора? Тогда хорошенько подумайте, действительно ли вы хотите заниматься его проектом. Знайте: это может быть долгий процесс, полный отчаяния.
Перепишите техническое задание
Неважно, подготовил ли ваш клиент техническое задание. Всегда стоит озвучить свое видение, объяснить, как именно вы понимаете задание. Не поленитесь потратить время, чтобы четко выяснить все детали — позже это оправдает себя стократ. Если по проекту нет точной договоренности (задачи, сроки, версии и сессии обратной связи), в результате он будет стоить вам лишних времени и нервов.
Просите бюджет
Обычно клиенты не стремятся раскрывать свой бюджет. Но вам все же нужно уточнить его рамки. Даже минимальная информация очень поможет вам составить подходящее предложение. А поскольку на его разработку уходит немало времени, вы зря потратите часы, если в результате ваша цена превысит бюджет клиента. Может, он действительно пока ничего не знает по поводу бюджета? Тогда он, скорее всего, для начала попросит оценить возможную стоимость проекта. Вы можете предложить приблизительную цену. Если клиент не упадет в обморок от шока, подготовьте подробное предложение.
Офисная хитрость № 4: однозадачность
Развитие интернета и мобильных телефонов привело к тому, что от нас теперь все чаще ожидают одновременного решения нескольких вопросов. Конечно, мы на это способны. Вопрос только в том, насколько хорошо?
В мире текстов, твитов и тверков, в котором вы выросли, помните: занятие большим количеством дел не означает, что вы на самом деле много делаете.
Дензел Вашингтон, американский актер и режиссер
Миф о многозадачности
Человеку, который занимается двумя-тремя делами одновременно, нужно распределять свое внимание. Жевать жвачку во время ходьбы не так сложно. Телефонный разговор на ходу потребует большей сосредоточенности, и вы хуже будете осознавать свои действия. Но вы все-таки способны делать и то и другое одновременно. А когда вы совмещаете два или более занятия, требующих сознательного мышления, все идет наперекосяк. Попробуйте написать письмо, разговаривая по телефону.
Память заполнена
Ваш мозг не создан для многозадачности. Вы неспособны одновременно заниматься двумя делами, уделяя обоим одинаковое внимание. Да попросту невозможно по-настоящему решать несколько задач одновременно. В таких ситуациях мозг постоянно переключается между разными делами и всякий раз начинает работу с нуля. Информация, поступающая в него, разбивается на множество фрагментов. Вы создаете полусырые связи в мозге и сводите к минимуму шансы перевести информацию в долгосрочную память. Так что, если вы читаете этот текст, разговаривая по телефону, вы очень мало запомните и из звонка, и из этого абзаца. А вскоре забудете и то и другое.
Упущенные возможности
Вам нужны еще аргументы против многозадачности? Уставившись в телефон во время прогулки по городу, вы упускаете массу информации из окружающего мира. Один коллега, занимающийся музыкой, сказал мне однажды: «В путешествиях я всегда слушаю звуки вокруг. Дома я никогда не смогу поставить такую “музыку”». Отказываясь от многозадачности, вы не только освобождаете пространство в голове, но и можете вдохновиться на то, чтобы наполнить его новыми мыслями и необычными идеями».
Занимаясь делами последовательно по одному, вы всё успеете за день. Но вам не хватит и года, если вы будете выполнять две задачи сразу.
Филип Стэнхоуп, английский дипломат и писатель
Станьте однозадачным
Люди, занимающиеся несколькими делами одновременно, быстрее устают и начинают ошибаться — даже если ничего подобного не замечают и им кажется, что они очень продуктивны. Исследования показывают, что у «многозадачников» производительность мозга ниже, чем у людей под воздействием марихуаны.
Люди, которые выполняют задания последовательно по одному, в результате более производительны. Им не приходится бороться с фрагментарностью сознания, и они способны сосредоточиться на своей работе. Именно поэтому они быстрее закончат проект. Кроме того, посвятив весь день одному проекту, вы ляжете спать, чувствуя больше удовлетворения и спокойствия, чем если занимались бы множеством небольших заданий, по большей части не доводя их до конца.
Офисная хитрость № 5: цифровые инструменты
Какой бы метод работы вы ни выбрали, обязательно организуйте свой процесс. Есть много того, о чем вам не нужно думать (или тратить на него свое время). Тут вам поможет организация и автоматизация метода работы. Тогда у вас будет больше пространства — физического и психологического — для экспериментов.
Будьте последовательным и дисциплинированным в жизни, чтобы стать неистовым и оригинальным в работе.
Гюстав Флобер, французский писатель
Создайте рабочий поток
Творческие люди очень разные, но у них есть кое-что общее: идеи для создания вещей. А чтобы прийти от идеи к результату, нужно организовать процесс. Для него можно придумать метод. Это ваш рабочий поток: путь, который вы проходите от начала до конца.
Создайте дерево файлов
Многие в творческом процессе активно используют компьютер. Его плюс в том, что он помогает вам самоорганизоваться. Но будьте осторожны: вы также можете создать с его помощью невероятный хаос. И тогда вы будете благодарны за то, что у него есть функция поиска.
Вы сильно упростите себе жизнь, если начнете работу с организации дерева каталогов. Это цифровое отражение вашего рабочего потока, которое поможет визуализировать его.
До того как создать дерево каталогов, спросите себя, поймет ли посторонний такую структуру без ваших объяснений. Это даст вам много преимуществ, особенно если с ней будут работать другие люди: фрилансеры, члены вашей команды или практиканты.
Создайте пустое дерево каталогов, которое вы сможете скопировать для нового проекта. Тогда каждый проект будет выглядеть одинаково с точки зрения структуры файлов. Это позволит вам сэкономить время при начале нового заказа. И если вам понадобится что-то относящееся к одному из старых проектов, вы будете знать, где найти все необходимое.
Несколько практических советов
Во-первых, создайте основную структуру, например три папки с названиями «Текущие», «Старые» и «Разработка». Сразу переместите неактуальные папки в раздел «Старые». Вы также можете создать свое дерево по годам и/или месяцам.
Работа с цифрами может сэкономить много времени, если нужно будет объяснить, где хранится какой-то документ. «Эти файлы сохранены в папке 2.2.1», например: 2 Дизайны / 2.2 Эскизы / 2.2.1 Иллюстрации.
Вам часто приходится создавать разные версии одного документа? Присваивайте им говорящие названия, например: визитка_в1_правкиАБ. Тогда вы всегда сможете найти нужную версию.
Автоматизируйте всё (что можно автоматизировать)
Компьютер не сделает из вас хорошего дизайнера. Это всего лишь цифровой карандаш. Но как только вы поймете, что вам нужно, он станет отличным инструментом, который поможет вам оформить ваши работы. Кроме того, вы можете настроить программы на выполнение действий, которые заняли бы у вас несколько часов, если бы вам пришлось делать все вручную.
Вы не сможете улучшить дизайн при помощи компьютера, но сможете значительно ускорить свою работу.
Вим Кроувел, голландский дизайнер
Например, в Photoshop есть возможность автоматизировать некоторые действия. Вам нужно выполнить задачу самостоятельно только один раз, а потом она будет выполняться сама. Очень полезная функция, если вам нужно одинаково отредактировать десять фотографий подряд.
Другой бытовой пример: «умные» папки в приложении для электронной почты, которые мгновенно сортируют входящие письма по актуальности.
Если вы немного знакомы с программированием, можете даже создать свои инструменты автоматизации. Если нет, существуют приложения, сайты и программы для автоматизации практически всего. Хороший пример — онлайн-инструмент «Если одно, то другое» (If This Then That — ). Этот сайт помогает создавать простые алгоритмы соединения ваших аккаунтов в соцсетях.
fill(None)
stroke(0)
strokeWidth(2)
for i in range(10):
y = 100 + 50 * i
line((100, y), (600, y))
На поиск идеального инструмента может уйти не один год. Но как только вы найдете то, что вам нужно, он сэкономит много времени — по крайней мере если вы планируете использовать его достаточно часто. Если один раз или несколько, то на поиск идеального приложения для автоматизации вы можете потратить больше времени, чем на работу вручную.
Инструменты онлайн-общения
Есть невероятное множество онлайн-инструментов для работы, которые упростят сотрудничество и обмен файлами. Всегда выбирайте тот, с которым уже работали большинство членов команды: он стал частью их процесса, и им не придется привыкать к новому.
Как выбрать инструмент? Учтите ваши нужды, а также усилия, которые требует использование того или иного инструмента. Группы на Facebook полезны, если все уже зарегистрированы на сайте. WhatsApp удобен при частых разъездах, но не особо полезен, если нужно часто обмениваться файлами. Возможно, вам нужен инструмент, который позволит не только общаться, но и распределять задания. Тогда лучше всего подойдет один из инструментов для онлайн-управления проектами.
В любом случае не начинайте с долгого обсуждения, какой инструмент использовать. Пустая трата времени. Лучше начните сотрудничество и уже по ходу оценивайте, действительно ли есть нужда в использовании какого-либо инструмента для онлайн-общения.
Вы профессионал, создавайте профессиональные учетные записи
Кажется, многие до сих пор считают, что все цифровые продукты должны быть бесплатными. Но они стоят денег, просто потому что их слишком легко скопировать. Если кто-то напишет несколько строк кода и создаст программу, она будет иметь цену. В конце концов, вы можете использовать ее для того, чтобы создавать другие вещи. Например, дизайн стула, который поможет людям исправить осанку. У вашего стула есть своя цена. Вы потратили на свой дизайн время и хотите, чтобы вам за него заплатили, что вполне естественно. Вы же профессионал. Так почему вы не хотите платить за инструменты, которые использовали, чтобы разработать этот дизайн?
Работа с нелегальными программами или бесплатными версиями, в которые включены не все компоненты, отнимает больше времени, ведь они всегда функционируют частично. И за это время вы не сможете выставить счет клиенту. Посчитайте, сколько оно стоит в рамках вашего почасового тарифа, чтобы оценить стоимость работы с непрофессиональным программным обеспечением. Купите профессиональную версию, в итоге это выйдет дешевле. Кроме того, вы меньше нервничаете, потому что программа работает. Никаких проблем, вы выглядите профессионалом.
Волнуетесь из-за расходов, подписываясь на программное обеспечение (онлайн)? Все не так плохо, как кажется. Внешний диск или покупная программа раньше стоили дороже. А онлайн-версия постоянно обновляется, и у вас всегда будет самый свежий вариант.
Человек против машины
Старайтесь автоматизировать только то, что отвлекает вас от творческого процесса, а не сам процесс. Компьютер выполняет действия на основе кода. А человек, обладатель эмоций, чувств, интуиции, воспоминаний, выражения и т. д., может устанавливать связи, которые недоступны машине. Это и есть творчество. Используйте компьютер, чтобы дать своему мозгу время и пространство для творческого процесса!
