18. Раздел «Контакты»

Как это ни удивительно, существует еще немало сайтов, где отсутствуют рабочие адреса электронной почты и номера прямых контактных телефонов.

Писать на адрес: info@... особого желания нет (это равносильно письму «на деревню дедушке»). Звонить на общий телефон — тоже малорезультативное занятие.

Хорошая идея — указать на сайте номера прямых телефонов и электронные адреса ключевых подразделений компании. Зачем их прятать? Зачем усложнять жизнь клиенту?

Многие компании сразу предлагают общаться в чате как единственный вариант. Для занятых и/или стеснительных людей, которые воспринимают как стресс любой прямой контакт с незнакомым человеком, это ненужный барьер.

При отправлении поздравления, рекламной информации, предложения о сотрудничестве лучше не прикреплять их отдельным файлом, а по возможности вставить визуально оформленный текст прямо в тело письма или создать HTML-письмо. Так удается повысить вероятность ознакомления с отправляемой информацией.

Указывая адрес на сайте, не вводите ограничение на копирование и не оформляйте поле с адресом как картинку — клиентам это неудобно, хотя цель подобных манипуляций понятна — защита от спама.

На корпоративном сайте часто указывается один общий адрес для входящей почты, который в большинстве случаев, как показывает практика, не является рабочим, и письма, направленные по нему, не просматриваются. Лучше указать несколько адресов конкретных сотрудников, указать их должности, фамилию, имя и обозначить зоны их ответственности.

Например, резюме вы можете отправить нашему менеджеру по персоналу, отзыв — директору по сервису или директору компании, запрос на условия сотрудничества и прайс-лист — руководителю отдела продаж.

Если среди сотрудников компании, часто общающихся с клиентами, наблюдается высокая текучесть кадров, то стоит задуматься об использовании универсальных адресов без привязки к фамилиям и именам, например marketing@..., hr@..., ceo@… И вообще, выбор адреса для обращений клиентов — важный момент. Он должен легко писаться, читаться и слышаться при диктовке по телефону.

При регистрации почты проследите, как будет отражаться автор письма в папке «Входящие».

На периоды праздников, отпусков или отсутствия сотрудника по иным причинам целесообразно включить функцию автоответа с сообщением, куда и к кому следует обратиться, или установить пересылку писем на личный адрес электронной почты.

Есть несколько правил работы с почтой, которых нужно придерживаться.

1. Отвечайте на письма оперативно!
2. Пишите таким языком, теми словами, какими общаетесь в жизни. Письма с формально выраженными мыслями воспринимаются очень плохо.
3. Не допускайте ошибок и опечаток, включите автоматическую проверку орфографии.
4. При отправлении важных писем рекомендуем подключить функцию уведомления о прочтении письма.
5. Формулируя тему, для удобства поиска нужного письма постарайтесь отразить в ней главную информацию, суть сообщения.

Отправить