Однажды в Голливуде, глядя на удручающее, как обычно, состояние своего рабочего стола, Дрю Кэри стал фантазировать. Созерцая горы бумаг, он думал: «А как бы поступил Дэвид Аллен?» Точнее: «Что, если бы я мог вызвать Дэвида Аллена и разобраться со всем этим?»

До этого момента Кэри был типичной жертвой информационной перегрузки, если к знаменитостям применимо определение «типичный». Он был звездой собственного ситкома, вел комедийные шоу импровизаций на телевидении, написал ставшие бестселлером мемуары, вел игорные шоу, занимался политикой и филантропией, купил футбольную команду – но ничто из этого не затрудняло его так, как «входящая корреспонденция» или перечень дел. Даже вместе с помощником он не справлялся с телефонными звонками, на которые нужно было ответить; со сценариями, требующими прочтения; встречами, на которых надо было присутствовать; с благотворительными вечерами, где он должен выступить в роли ведущего; десятками электронных писем, которые каждый день требовали немедленного ответа. Стол в его домашнем кабинете был завален неоплаченными счетами, оставшимися без ответа письмами, незаконченными делами и невыполненными обещаниями.

У Кэри была книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», но счастливый смысл подзаголовка не очень доходил до его сознания. «Читал эту книгу, что-то делал по ней, но не все. Я был просто в отчаянии. Наконец я сказал себе: «Какого хрена?! Я богатый человек!» – и позвонил ему напрямую. Я связался с его организацией и спросил, сколько будет стоить, если Дэвид Аллен приедет и поработает со мной лично. Он ответил: «За сумму Х я готов работать с вами в течение года». Я сказал: «Договорились». Стоило это мне кучу денег, но я об этом ни разу даже не вспомнил».

Решение Кэри понятно приверженцам ПДП (сокращенное название книги Аллена, ставшее названием стиля ведения дел и жизни). Независимо от того, насколько велика была сумма Х, дело здесь не в культе личности очередного гуру самопомощи и мотивации.

Аллен не предлагает простых правил и не возбуждает толпу идеями о неожиданно открывшихся силах и возможностях. Он не сыплет туманными афоризмами типа: «Начинай с мыслью о финале» и увещеваниями вроде: «Разбуди в себе гиганта». Он фокусируется на деталях списков дел, папок, этикеток и ящиков для «входящих».

Эта система затрагивает известный феномен постоянного «внутреннего недовольства» – непрекращающегося диалога, протекающего в наших головах. Однако научное понимание негативной роли этого неуемного «шума в голове» появилось только после недавних экспериментов в лаборатории Баумайстера, в которых испытуемые пытались заставить замолчать свой внутренний голос.

Экспериментаторы и Аллен независимо друг от друга разработали одинаковые техники, хотя пути, которыми они к этому шли, существенно различались. Аллен не опирался на психологические теории. Он работал исключительно методом проб и ошибок, начав с большого количества проб и немалого количества промахов в собственной жизни.

Достигнув зрелости в 1960-е, он изучал суфийские и дзенские тексты, поступил на исторический факультет в Беркли, ушел оттуда, экспериментировал с наркотиками (закончив эти опыты небольшим нервным расстройством), преподавал карате и работал в компании, организовывавшей семинары по личностному росту. Попутно он зарабатывал на жизнь, торгуя мопедами, показывая фокусы, подстригая газоны и продавая туры. А еще он работал стеклодувом, таксистом, агентом по перевозкам домашних вещей, официантом, продавцом витаминов, менеджером бензоколонки и шеф-поваром.

«Если бы в 1968 году мне сказали, что я буду консультантом по личной эффективности, – говорит он, – я бы ответил, что это бред». Он блуждал от занятия к занятию – к 35 годам он сменил их ровно 35, – пока его навыки ведения семинаров не послужили поводом для приглашения поработать с руководством «Локхид» и других корпораций.

Как бы странно ни выглядел его послужной список, Аллен видит определенную закономерность в переходе от философии, психоактивных веществ и карате к должности корпоративного консультанта и тренера по личностному росту. Он называет это поиском душевного покоя – состояния психики, «подобного воде» (определение, заимствованное им из его эксперимента в карате): «Представьте, что вы бросаете камешек в стоячую воду пруда. Как реагирует вода? Соответственно силе броска и весу камешка; потом она снова становится прозрачной и спокойной. Она не склонна ни переоценивать воздействие, ни недооценивать его».

Вы сможете оценить эту философию, побывав в его офисе. Разумно было бы ожидать от эксперта по эффективности, что в его офисе каждая бумага находится на своем месте и все поддерживается в идеальном порядке. Однако, побывав в штаб-квартире компании Аллена, которая находится в маленьком городке в горах Северной Калифорнии недалеко от Санта-Барбары, вы испытаете шок. Вы увидите полное отсутствие каких-либо бумаг и следов беспорядка. С правой стороны его рабочего стола в форме буквы L стоят три стойки для бумаг – совершенно пустые. Слева находятся еще две стойки с книгами и журналами, которые предназначены для чтения в полете. Остальное пространство стола девственно пусто.

В соответствии с принципом его системы-4D, все, что не было сделано, поручено или отменено, отправляется в шесть файловых шкафчиков с двумя полками, внутри которых в алфавитном порядке размещены пластиковые папки. Вы можете расценить это как проявление тяжелого случая фиксации на анальной фазе развития, но Аллен выглядит абсолютно непринужденно и приветливо.

Когда Аллен стал работать с руководителями высокого полета, он понял, что проблема заключается в традиционном «большом стиле» планирования и управления с обязательной формулировкой миссий, определением долгосрочных целей и установкой далекоидущих приоритетов.

Новая веха тренерского эксперимента Аллена позволила ему оценить необходимость высоких целей, но при этом он видел, что его клиенты слишком заморочены, чтобы сосредоточиться даже на простейшей текущей задаче. Аллен описал их главное несчастье другим буддийским сравнением – «ум обезьяны». Этот образ символизирует наш беспокойный рассудок, который постоянно скачет от мысли к мысли, словно обезьяна, прыгающая с дерева на дерево.

Большинство людей не представляют себе, что значит полностью освободить свой ум от потока суетных мыслей и целиком сосредоточиться только на том, что вы делаете в данный момент.

Вместо того чтобы заниматься целеполаганием и его воплощением, Аллен попытался помочь своим клиентам разобраться с беспорядком на их рабочих столах. Он понимал непрактичность традиционных советов по организации, нечто вроде: нельзя дважды браться за один документ – замечательно в теории, невозможно на практике. Что вы будете делать с запиской о встрече на следующей неделе?

Аллен вспомнил инструмент из своего прошлого в качестве турагента: файл с документами, разложенными в соответствии с датами, когда они станут нужны. Таким образом, стол не будет загромождаться, а записка привлечет ваше внимание именно в нужную дату. Алленовский файл из 43 папок (31 папка для каждого дня текущего месяца плюс 12 папок – по одной на каждый месяц года) стал настолько широко применяться, что его последователи использовали его в названии лайфхакерского веб-сайта: 43folders.com.

Помимо очистки стола от лишних бумаг, такой файл помогал избавиться от источника беспокойства: убрав туда что-то, вы точно знаете, что вам напомнят об этом в нужное время. Вас не гложет страх, что вы потеряете или забудете нечто важное. «Из мира личностного роста я вынес одну полезную штуку – важность договоренностей, которые вы достигаете с самим собой, – вспоминает он. – Мы подготовили семинар по закреплению таких договоренностей на бумаге».

Если вы о чем-то договорились и не соблюдаете этого, тем самым подрываете свою веру в себя. Вы можете обманывать кого угодно, кроме себя самого, и вам придется за это заплатить, поэтому вам стоит помнить о договоренностях. Конечно, ничего революционного в стратегии изложения целей и обязательств на бумаге не было.

Подход «напиши список» содержался во всех программах самопомощи со времен Ноева ковчега и Десяти заповедей. Но при участии ветерана управленческого консультирования Дина Эйчсона Аллен внес усовершенствования. Клиентам надо было помочь сосредоточиться. Эйчсон начал с того, что попросил их записать все, что находилось в поле их внимания: большое и мелкое, профессиональное и личное, дистальное и проксимальное, туманное и прозрачное. Им не надо было анализировать или каким-то образом организовывать список, но каждая запись должна была быть дополнена описанием следующего шага, который нужно было сделать.

«Если в вашем списке значится: «Написать благодарственные записки», то это прекрасное Следующее Действие, – говорит Аллен. – Но только когда у вас под рукой ручка и бланки для таких записок. Однако если у вас нет бланков, вы будете подсознательно знать, что не можете написать записки, отступите от списка и затянете с этим делом». Это различие звучит очень просто для понимания, но люди все время путаются.

Несколько лет назад обозреватель технологий Дэнни О’Брайен составил вопросник для 70 «отвратительно плодовитых» людей, которых он знал, с просьбой поделиться секретами их организованности. Большинство ответили, что не пользуются специальным софтом или другими изощренными инструментами. Однако многие сообщили, что используют систему «Привести дела в порядок» (ПДП), которая не требует ничего более сложного, чем ручка, бумага и папки.

Сравнительное исследование пэдэпэшников и контрольной группы пока не проводилось, но психологическая литература подтверждает пагубность внутреннего недовольства, которое стремился отключить Аллен. Психологи тоже изучали, как избавиться от «ума обезьяны». Только они используют для этого другой термин.