Как сделать продуктивной неделю
Давайте расширим горизонты: как можно сделать более продуктивной каждую неделю? На этот раз, вместо того чтобы руководствоваться моими советами, мы рассмотрим обычный день преуспевающего СЕО. Тем не менее вы можете применить этот способ к любой ситуации, профессиональной или личной, ведь если вы, например, присматриваете за ребенком, вашей работой является семья и она, возможно, важнее любой другой «работы».
Джим Уайтхерст – президент и главный исполнительный директор Red Hat, одного из крупнейших и успешнейших поставщиков программного обеспечения с открытым программным кодом. До этого он был главным операционным директором Delta Airlines. А до этого – директором и вице-президентом Boston Consulting Group. Так что, этот парень кое-что знает о продуктивности и, если это одна из ваших целей, о том, как подняться по корпоративной лестнице.
Вот что делает Джим и что стоит попробовать вам.
Шаг 1. Каждое воскресенье планируйте следующую неделю
Каждое воскресенье вечером Джим садится и составляет список важных целей на месяц и на год. Эти цели определяют дела на предстоящую неделю и помогают держаться нужного курса. Хотя долгосрочные цели часто бывают несрочными, они важны, и, если не быть к ним внимательным, важное может быть вытеснено срочным.
Затем Джим просматривает свой календарь на неделю. Он знает, какие периоды заняты собраниями, встречами и другими делами. Затем он смотрит, что хочет выполнить, и расписывает эти задачи в свободные места своего списка дел.
Главное – создать структуру недели. В противном случае вы позволяете событиям случаться с вами, а не формируете нужные вам. Вы позволяете «срочному» оттеснить на задний план то, что по-настоящему важно.
Шаг 2. Закрепляйте за выполнением задач конкретное время
Вы уже включаете в свой график встречи и собрания. Теперь пойдите дальше и четко определите время для выполнения конкретных задач. Выделите время для таких задач, как написание нового предложения, или подготовка презентации, или изучение и утверждение маркетинговых материалов. Если вы этого не сделаете, об этих задачах можно забыть – ну, или их выполнение будет чем-то прервано. Или вы утратите сосредоточенность. Какова бы ни была причина, важные задачи так и не будут выполнены.
Мне нравится методика Дэвида Аллена из книги Getting Things Done, тем не менее успех базируется не на приведении в порядок всех дел, а на приведении в порядок важных дел.
Шаг 3. Руководствуйтесь реалистичным списком дел
Когда-то Джим составлял списки дел, но не указывал время выполнения каждой задачи. И к чему это привело? В его списке вечно оказывалось больше пунктов, чем он мог выполнить, и список дел в итоге превращался в список желаний. Если у вас запланировано шесть часов встреч и часов на восемь задач, скорее всего, они останутся невыполненными.
Установление реалистичных сроков для каждого дела вынуждает вас расставлять приоритеты и помогает быть сосредоточенными. Если вы знаете, что работа должна занять не более получаса, то при ее выполнении вы будете решительнее игнорировать любые отвлекающие факторы.
Шаг 4. По умолчанию ориентируйтесь на получасовые встречи
Кто бы ни ввел в программах-планировщиках часовые интервалы «по умолчанию», он впустую потратил миллионы человеко-часов. Большинство тем можно обсудить за тридцать минут. Многие вопросы решаются за пятнадцать минут, особенно если все участники осведомлены о том, что встреча продлится всего пятнадцать минут.
Не становитесь рабом настроек по умолчанию. Выделяйте на встречу час, только если точно знаете, что для обсуждения вопроса потребуется именно столько времени.
Шаг 5. Откажитесь от многозадачности
Во время встреч, особенно продолжительностью в целый час, возникает искушение решить пару-другую бессмысленных задач. Кто из нас не очищал на собрании память телефона? А ведь переключая внимание, вы делаете такие встречи менее продуктивными. Даже если вы занимаетесь чем-то, не требующим сосредоточенности, вы все равно отвлекаетесь. И этим снижает свою продуктивность.
Многозадачность – убийца продуктивности. Не надо делать два дела более или менее хорошо. Сделайте лучше одно, но очень хорошо.
Шаг 6. Продуктивно используйте каждую минуту «выигранного времени»
Наверное, как и у вас, у Джима самый длинный «вынужденный простой» в течение рабочего дня случается тогда, когда он едет на работу и домой, а также когда он ждет рейса в аэропорту.
Джим старается использовать это время по максимуму. Он планирует почти все звонки на время, когда едет на работу. Это просто: после того как Джим отвозит детей в школу, с восьми до половины девятого он может сделать звонок. По дороге домой он обычно звонит тем, чьи звонки пропустил днем, особенно жителям Западного побережья.
В аэропорту он использует плагин Pocket, который сохраняет статьи, видео и другие материалы для последующего просмотра. Заблаговременно загрузив десять статей, которые нужно и хочется прочитать, он сможет их почитать, пока будет «отрезан» от интернета.
Посмотрите свое расписание и выделите периоды вынужденного простоя. Запланируйте на это время то, что позволит сделать его продуктивным. Назовите его выигранным временем, ведь его правильное использование обеспечит значительный выигрыш в продуктивности.
Шаг 7. Следите за временем
Начав внимательно следить за временем, вы будете поражены тем, как много часов тратите на непродуктивные занятия. Я не призываю вас к чрезвычайной точности. Записываемая информация может обобщать разные виды деятельности, а не быть расписанием, составленным с точностью до минуты. Джим, например, был очень удивлен тем, как расходуется его время. Этот опыт помог ему сосредоточиться на нужном.
Шаг 8. Продумайте время обеденного перерыва
На обед может уходить час. Или полчаса. Или десять минут. В любом случае подумайте, как и что вы делаете в это время. Если вы любите есть за рабочим столом, как можно быстрее разделываясь с обедом, отлично. Но если вы пользуетесь перерывами для подзарядки, обеденный перерыв – один из тех редких случаев, когда многозадачность продуктивна. В это время вы можете создавать связи, «наводить мосты» между людьми и отделами – но только не в том случае, когда вы каждый день ходите на обед с одними и теми же людьми.
Выделите два дня в неделю на обед с людьми, которых вы не очень хорошо знаете. Или отправляйтесь на прогулку. Или сделайте что-нибудь, повышающее вашу продуктивность. Скажем, вы каждый день обедаете по часу, а это пять часов в неделю. Подумайте хорошенько, как вы проводите это время. Вам необязательно продолжать работать в этом интервале, но вы должны потратить его на то, что работает на вас.
Шаг 9. Не жертвуйте временем, которое проводите с родными
Джим признает, что он трудоголик. (Я знаю очень мало СЕО – вообще-то, ни одного, – которые бы не были трудоголиками.) Поэтому он бережно относится к своим вечерам. По возвращении домой – а это семейное время – он ужинает с семьей. Потом Джим вместе с женой помогает детям выполнить домашние задания. Джим полностью «отключается» от работы: никаких звонков, никакой электронной почты.
У Джима есть два часа до тех пор, пока дети не лягут спать. И все это время он проводит с ними. А потом можно вернуться к делам. Джиму удобно уходить с работы в пять или половине шестого, потому что в восемь или девять вечера он сможет возобновить работу.
У каждой семьи есть такое время, когда ее членам удобнее всего взаимодействовать. Если вы целенаправленно не освободите его для родных, то будете постоянно пребывать в рабочем режиме. Либо работайте, либо будьте с семьей. Не просто будьте дома – будьте вместе с семьей.
Шаг 10. Начинайте каждый день правильно
По утрам Джим первым делом делает зарядку, отчасти для того, чтобы оставаться в форме, но и потому, что упражнения заряжают его энергией. По данным исследований, умеренная аэробная нагрузка улучшает настроение почти на двенадцать часов. Так почему не сделать поутру зарядку, чтобы потом до конца дня быть бодрым и оптимистичным? Исследования также говорят о том, что физическая активность заряжает энергией. Значит, надо воспользоваться этим естественным способом подъема сил, когда они нужны вам больше всего.
Джим встает рано и отправляется на пробежку. Затем он отдыхает за чтением газеты и спускается вместе с детьми на завтрак.
Попробуйте делать так, и вы не только получите заряд бодрости, эффективное и продуктивное утро станет основой всего дня. Делать что-то продуктивно – весело и это повышает мотивацию. Успех → мотивация → больший успех → более высокая мотивация, помните? Почему бы не запустить этот цикл с первой же минуты дня?
