Как эффективно работать над несколькими проектами одновременно: принцип многозадачности
Современная жизнь вынуждает нас заниматься несколькими делами одновременно. Но получается ли? И нужно ли это вообще? Журналист и телеведущий Тим Харфорд подробно рассказывает о многозадачности, о том, почему от нее никуда не деться в современном мире и как примириться с ускоряющимся темпом жизни.
Многозадачный мир и сверхспособности
Забудьте о невидимости или способности летать. Единственная сверхспособность, о которой мы мечтаем сегодня, – делать несколько разных вещей одновременно. Однако, в отличие от любой другой суперсилы, способность работать в многозадачном режиме часто встречается в качестве основного требования для трудоустройства.
Мы сидим за компьютерами и планшетами, постим что-то в соцсеточки и в то же время уплетаем обед. Другие используют электронную книгу, параллельно тыкая в смартфон и глядя на телевизор в углу с двумя строчками бегущих субтитров. Мы, не задумываясь, отправляем коллеге email с предложением выпить кофе, ведь мы уверены, что он прочитает письмо в течение нескольких минут.
Так и работает современный мир. Многозадачность – это такая же способность, как читать или складывать числа, настолько фундаментальная, что воспринимается как нечто само собой разумеющееся.
Подъем мультизадачности стимулируется развитием технологий, а также социальными изменениями. Мужья и жены теперь не делятся на кормильцев и домохозяек – теперь каждый должен быть и тем и другим.
Работа и увлечения могут быть неотделимы друг от друга. Ваши друзья могут связаться с вами, даже если вы на работе, отправив вам сообщение в 10 часов утра. А ваш начальник может позвонить на мобильный в 10 часов вечера. Вы можете сделать покупки, сидя за рабочим столом, и держать под контролем рабочие вопросы, стоя в очереди в супермаркете.
Многозадачность vs однозадачность
И все же мы начинаем понимать, что блага многозадачной жизни не так однозначны. Мы чувствуем себя загруженными делами, которые может понадобиться сделать в любой момент. Мы чувствуем, что нас могут вызвать в любое время. Нас беспокоит страшный аппетит наших детей, которые делают все сразу: пролистывают домашнее задание, переписываясь в мессенджере, слушая музыку и смотря очередной сериал.
Согласно недавнему исследованию Сабрины Пабилониа из Бюро статистики труда США, более половины времени, отведенного на домашнее задание, ученики слушают музыку или смотрят телевизор – иначе говоря, работают в многозадачном режиме. И эта тенденция только набирает обороты. Может, у них действительно получается обрабатывать всю поступающую информацию? Они думают именно так, несмотря на то что исследования свидетельствуют об обратном.
Сейчас можно наблюдать ответную реакцию на многозадачность.
Появляются специальные расширения для браузера, чтобы отключить его на определенное время, приложения для контроля проводимого в соцсетях времени и даже устройства, которые блокируют интернет
Линия между противниками проведена. С одной стороны, современная культура рабочего места, которая требует, чтобы вы были готовы прерваться в любое время. С другой – приверженцы однозадачности, которые настаивают на том, что многозадачность – это заблуждение и что главное – уметь сфокусироваться на самом важном.
Цена поведения
Существует достаточно доказательств того, что нам следует фокусироваться на одном деле за раз. Обратимся к исследованию Дэвида Стрэйера, психолога из Университета Юты. В 2006 году Стрэйер и его коллеги использовали высокоточный симулятор вождения, чтобы сравнить продуктивность водителей, которые переписываются по телефону за рулем, и водителей с превышенным содержанием алкоголя в крови (по законам США). Стиль вождения «разговорчивых» водителей не был агрессивным или рискованным, как у пьяных, но они были опасны в другом отношении. Водители с телефонами намного медленнее реагировали на события за пределами автомобиля и не замечали указателей вокруг. Неутешительный вывод Стрэйера был таков: вождение с параллельным использованием мобильного телефона так же опасно, как и вождение в нетрезвом виде.
Обычно люди очень много думают. Но беда в том, что они думают о проблемах, а не о решениях этих проблем.
Дэвид Аллен,
эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности, создатель популярного метода повышения личной эффективности Getting Things Done
В этом исследовании был еще один важный вывод: не имеет значения, разговаривает ли водитель, держа телефон в руке, или по громкой связи. Проблемы из-за разговоров за рулем появляются не из-за нехватки рук. А из-за нехватки умственных ресурсов.
Тем не менее это открытие не произвело большого впечатления на общественное мнение или законодателей. В Великобритании, например, запрещено использовать телефон при помощи рук во время вождения, а говорить по телефону в режиме громкой связи – абсолютно законно.
Мы рады согласиться, что у нас всего лишь две руки, но отказываемся признать, что у нас всего лишь один мозг.
В другом исследовании Стрэйер доказал, что мы к тому же неверно оцениваем собственные способности к многозадачности. Участники исследования, которые утверждали, что могут долго и продуктивно работать в многозадачном режиме, неудовлетворительно справились с тестами на способности к многозадачности. Они систематически переоценивали свои возможности и хуже контролировали эмоции. Другими словами, желание работать в многозадачном режиме – явный признак того, что вам, скорее всего, не стоит этого делать.
Трое психологов Карин Фоерд, Барбара Ноултон и Рассел Полдрэк провели эксперимент на внимательность – они демонстрировали студентам серии карточек с символами на них, а потом просили сделать прогноз, если они поняли паттерн (систему). Некоторые из этих прогнозов были сделаны в многозадачной среде, где студентам также приходилось прислушиваться к записи с низкими и высокими тонами и высчитывать самый высокий из них. Вы могли подумать, что делать прогноз и в то же время стараться сосредоточиться на звуках – это слишком большая нагрузка. На самом деле нет. Студенты были достаточно подготовлены и могли распознавать паттерны со звуковыми подсказками или без них.
Но вот в чем загвоздка: когда исследователи после выполнения задания задали более общие вопросы о паттернах, стала ясна вся цена многозадачного поведения. Студенты изо всех сил старались отвечать на вопросы о прогнозах, которые они сделали в многозадачной среде. Они успешно справились с обоими заданиями, но не узнали ничего, что могли бы применить в другом контексте.
Это неутешительное открытие. Когда мы отправляем email во время скучного совещания, мы не делаем это внимательно. Согласно выводам психологов, чувство понимания может оказаться иллюзией, и только потом вы обнаруживаете, что на самом деле многого не запомнили или не можете гибко применять свои знания. Это значит, что из-за многозадачности мы становимся забывчивее.
Многозадачность или просто интернет-зависимость?
Есть по меньшей мере четыре вида деятельности, которые мы можем подразумевать, говоря о многозадачности.
1. Врожденная многозадачность
Например, когда можешь одновременно петь и играть на пианино. Врожденная многозадачность возможна, но по крайней мере одна из задач должна осуществляться автоматически, без дополнительных раздумий.
2. Переключение между задачами
Теперь поговорим о ситуации, когда вы делаете презентацию для своего начальника, в то же время отвечаете на его звонки и одним глазом посматриваете на email, если вдруг он захочет достать вас там.
Это не назовешь многозадачностью в том же смысле. Здесь больше подходит термин «быстрое переключение между задачами», потому что ваше внимание распределяется между презентацией, телефоном и входящими.
Многое из того, что мы называем многозадачностью, на самом деле является быстрым переключением между задачами.
3. Рассеянное внимание
Переключение между задачами часто путают с третьим видом деятельности – скроллингом, тайным увлечением прокручивать бесконечную ленту сплетен о звездах и обновлений в социальных сетях между делом.
Есть большая разница между человеком, который остановился на середине статьи, чтобы сделать несколько заметок по своему будущему проекту, а затем обратно вернулся к ней, и человеком, который прочитал половину статьи, а потом отправился рассматривать фотографии девушек в бикини.
«То, что мы называем многозадачностью, зачастую оказывается банальной интернет-зависимостью, – говорит психолог Шелли Карсон, автор книги «Твой креативный мозг». – Это навязчивое действие, а не проявление многозадачности».
4. Управление несколькими проектами
И последняя разновидность многозадачности – когда нужно не добиться цели, а просто сделать много вещей. Машину нужно отогнать в сервис. Зубы разболелись. Супруг сегодня не может забрать детей из школы. Нужно подготовиться к важной встрече на следующей неделе, а еще уплатить налоги. Если необходимо сделать много вещей, это не значит, что нужно сделать их все за раз. Это просто жизнь.
На все четыре действия: врожденную многозадачность, переключение между задачами, рассеянное внимание и управление несколькими проектами – вешается один ярлык «многозадачность».
Это происходит не из-за обычной лингвистической путаницы, они схожи еще в одном отношении. В частности, высокопродуктивная практика вести несколько разнородных проектов одновременно может привести к совсем непродуктивной привычке быстро переключаться между задачами.
Эффект Зейгарник
Однажды неподалеку от Берлинского университета в 1920-х большая группа академиков нагрянула в ресторан. Официант подошел к ним, чтобы принять заказ, и каждый раз спокойно кивал, когда они добавляли новое блюдо или напиток в общий сложный заказ. Он ничего не записывал, но, когда вернулся с едой, все убедились, что память у него безупречная. Уходя, академики все еще обсуждали его необычайное мастерство. Но один из них вернулся за какой-то забытой вещью, и официант его не вспомнил. Как так получилось, что официант вдруг стал таким рассеянным? «Очень просто, – ответил тот. – Когда заказ оплачен, я его забываю».
Одним из членов Берлинской школы была молодой экспериментальный психолог Блюма Зейгарник. В одном из экспериментов она продемонстрировала, что люди лучше запоминают незавершенные задачи.
Этот феномен получил название «эффект Зейгарник»: когда мы прерываем действие, не доведя до конца, мы не можем выбросить его из головы. Наше подсознание хранит напоминание, что задаче требуется внимание.
Эффектом Зейгарник можно объяснить связь между наличием многочисленных обязанностей и злоупотреблением быстрым переключением между задачами. Мы бежим от задачи к задаче, потому что не можем забыть о всех тех вещах, что еще не сделали. Мы бежим от задачи к задаче, потому что пытаемся заглушить свой навязчивый внутренний голос.
Сейчас мы много говорили о защите внимания, однозадачности. Но раньше многое говорили и в защиту каллиграфического почерка или твердили о том, что всем нужен дворецкий. Мир движется вперед. Есть что-то привлекательное в Hemingwrite и номере без интернета в гостинице, но есть и что-то нецелесообразное.
Неправда, что только Facebook мешает вам добиться литературной славы. А в большинстве офисов Hemingwrite не самый подходящий инструмент, чтобы добиться продвижения по службе. Вы не Эрнест Хемингуэй и не можете просто игнорировать входящие от коллег.
Однозадачность может выжить, только если пойдет на компромиссы с современным многозадачным миром.
Циклы и списки
Слово «многозадачность» не использовалось по отношению к людям вплоть до 1990-х, в течение полувека оно предназначалось исключительно для описания компьютеров. Согласно Оксфордскому английскому словарю, впервые термин «многозадачность» появился в печати в журнале Datamation в 1966 году при описании компьютера, способного выполнять несколько разных операций одновременно.
Так же, как и люди, компьютеры обычно создают иллюзию многозадачности, а на самом деле просто очень быстро переключаются между задачами. Только компьютеры переключаются быстрее, им не нужно 20 минут, чтобы вернуться в строй после перерыва.
«Каждый раз, когда вы говорите кому-то: «Я к этому вернусь», – вы запускаете цикл в своем мозгу. И этот цикл будет крутиться там до тех пор, пока вы не поместите в систему заменитель, которому можно доверять».
Дэвид Аллен, создатель популярного метода повышения личной эффективности Getting Things Done
К тому же компьютер не будет беспокоиться о том, что не сделано. Пока проходит очередь и текст отправляется на принтер, он не почувствует никакой вины за то, что мышь подвисла на последние 16 миллисекунд. Дойдет время и до мыши. Быть компьютером – значит никогда не сталкиваться с эффектом Зейгарник.
Как мы можем поддерживать ощущение, что все под контролем, если испытываем непрекращающееся чувство вины за то, что не сделали?
Современная жизнь побуждает нас открывать все новые и новые циклы. У нас не обязательно много работы, но есть много рабочих дел, которые мы должны быть готовы сделать в любой момент. Задачи неумолимо перетекают одна в другую. Что бы мы ни делали, мы не можем избавиться от чувства, что должны сделать что-то еще. А это требует значительных умственных усилий.
Принцип, изложенный в Getting Things Done, прост: закрывать открытые циклы. После каждого дела запишите то, что вы планируете делать дальше. Просматривайте список своих следующих действий достаточно часто – это придаст уверенности, что вы ничего не упускаете из виду.
Психологи Е. Дж. Масикампо и Рой Баумайстер нашли объяснение, почему людям становится легче благодаря системе Дэвида Аллена. На самом деле совсем не обязательно заканчивать задачу, чтобы избавиться от эффекта Зейгарник. Просто запишите следующее действие, и вы заметите, что раздражающий внутренний голос затихает. Вы переносите свое беспокойство на лист бумаги.
Границы творчества
Скорее всего, это мудрое решение – оставить быстрое переключение между задачами компьютерам. Но даже неистовое метание между Facebook, почтой и документами может дать определенные преимущества.
Психолог Шелли Карсон и ее студент Джастин Мур недавно провели эксперимент. Они протестировали способности студентов быстро переключаться между задачами. Каждому испытуемому дали два задания: разгадывать анаграммы и читать статьи из научных журналов. Задания нужно было выполнять на компьютере. Половина испытуемых выполняла задания последовательно: сначала они решали анаграммы, а потом читали статью. У другой половины экспериментальной группы задания на экране менялись каждые две с половиной минуты – с анаграмм на статью и обратно, и так несколько раз.
Неудивительно, что из-за постоянного переключения задач испытуемые во второй группе соображали медленнее. Они решили меньше анаграмм и хуже ориентировались в содержании прочитанного, потому что переключали внимание с одного на другое каждые 150 секунд.
Но при интерпретации результатов были выявлены преимущества такой многозадачности. Испытуемые, которые выполняли задание с переключением, оказались более креативными. Если быть точнее, их результаты тестов отличались нестандартным мышлением, особенно в вопросах с открытым ответом. Их, например, могли попросить придумать как можно больше способов применения скалки или перечислить последствия того, что стало бы с миром, будь у людей не две руки, а три. Вынужденные «многозадачники» давали больше разнообразных ответов, к тому же их мысли были оригинальнее.
«Похоже, что переключение между задачами запускает в людях креативность», – говорит Карсон, адъюнкт-профессор Гарварда. Результаты ее совместной работы с Муром еще не опубликованы, но уже можно возразить, что вряд ли такие задания подходят для измерения креативности. Карсон отвечает, что в ходе лабораторных исследований обнаружена взаимосвязь дивергентного мышления и творческой деятельности в широком смысле, будь то написание романа, профессиональная постановка сценического шоу или создание живописного холста.
Тем, кто убежден, что великая работа может быть сделана только путем сверхчеловеческой сосредоточенности, следует поразмыслить над этим открытием.
Скрытое торможение
Карсон и ее коллеги обнаружили взаимосвязь между значительными достижениями в творческой сфере и проявлением такого психологического явления, как низкая способность к скрытому торможению.
Скрытое торможение – это фильтр, который есть у всех млекопитающих, позволяющий неосознанно отключаться от несущественных стимулов. Было бы невыносимо слышать каждый разговор в офисе, гул кондиционера, в то же время замечая каждого человека, который проходит мимо окна офиса. Скрытое торможение спасает нас от этого. Такой подсознательный фильтр позволяет нам ходить по миру, не реагируя на все внешние стимулы.
И все же люди, чьи фильтры чуть более проницаемы, чаще обладают способностями к творчеству. Подумайте об этом, «однозадачники»: пока вы слишком усердно пытаетесь сосредоточиться на одной вещи, люди, которые не противостоят шуму мира, сейчас несут свои рукописи в издательство.
Многозадачность и творчество
«Вы получаете больше информации в свое познавательное пространство, причем она может иметь как сознательную, так и бессознательную природу», – говорит Карсон.
Двое других психологов, Холли Уайт и Прити Шах, обнаружили подобный шаблон в поведении людей, страдающих синдромом дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ).
Было бы неправильно романтизировать тяжелые заболевания, такие как СДВГ. Все исследования были проведены среди студентов университетов, то есть людей, которые уже продемонстрировали свою способность воспринимать информацию. Хотя условия эксперимента Уайт и Шах были нетривиальны: его участники должны были иметь клинический диагноз СДВГ. А это значит, что дефицит внимания настолько беспокоил студентов, что они были вынуждены обратиться за профессиональной помощью.
Это удивительное открытие: переключение между задачами делает нас более креативными. Еще удивительнее осознавать, что в наше время, когда мы все живем под угрозой постоянного отвлечения, люди, которые подвержены рассеянности, могут процветать творчески.
Может быть, нам не стоит так удивляться. «Переключаясь между задачами, можно смазать рельсы, по которым движется мысль», – говорит Джон Коуниос, профессор психологии из Дрексельского университета. Коуниос, соавтор книги «Эврика-фактор», предполагает, что есть по меньшей мере два психологических механизма, которые потенциально могут запустить творчество при переключении между задачами. Один из них заключается в том, что новая задача помогает нам забывать плохие идеи.
При решении творческой проблемы легче застрять, потому что мы думаем о неправильном решении, но в то же время просто не можем перестать думать о нем. Когда делаешь что-то новое, принципиально другое, включается реакция забывания, которая позволяет нам освободиться и найти правильное решение.
Второй механизм – гибкая ассимиляция. Когда новая задача побуждает нас думать о решении старой. Известный пример – Архимед и его «Эврика!». Как гласит история, задачей Архимеда было определить, действительно ли корона сделана из чистого золота (без примесей), не разрушая при этом ювелирное изделие. Решение оказалось таково: посмотреть, вытеснит ли золотая корона такой же объем воды из сосуда, что и золотой слиток такой же массы. Это решение пришло Архимеду на ум, когда он принимал ванну и задумался об изменениях уровня воды. Принимать ванну и искать решение проблемы – это ли не многозадачность?
Шесть способов стать гением многозадачности
1. Будьте внимательны
«Идеальная ситуация для работы в многозадачном режиме – когда получается сосредоточиться в нужный момент», – пишет психолог Шелли Карсон.
Том Чатфилд, автор книги «Как превратить случайные записи в великие дела», советует завести два списка: один – для дел, которые лучше делать с помощью интернета, а другой – для дел, которые лучше делать офлайн. Подключение и отключение от интернета должно быть сознательным действием.
2. Записывайте
Главная идея Getting Things Done Дэвида Аллена – претворить каждую неопределенную мысль и чувство вины в определенное действие. Поэтому регулярно записывайте все дела и постоянно их просматривайте. Цель – не волноваться о тех вещах, что вы делаете, и о тех, что вы решили не делать прямо сейчас, но в то же время пребывать в уверенности, что ничего не пропадет и не потеряется.
3. Укротите свой смартфон
Смартфон – отличный, но раздражающий помощник. Отключите ненужные оповещения: большинству людей не нужно знать о новых твитах или входящих письмах. Настройте систему хранения в вашей электронной почте. Например, когда ответить на сообщение удобнее с клавиатуры (нужно написать 50 слов и больше), вы перемещаете сообщение в специальную папку, в которой оно хранится до тех пор, пока вы не доберетесь до компьютера.
4. Сосредоточьтесь на коротких задачах
Pomodoro – техника, которую предложил Франческо Чирилло, – заключается в том, чтобы разбить большую задачу на несколько подходов по 25 минут (они называются помидорами), между которыми устраивается небольшой перерыв. Гуру продуктивности Мерлин Манн советует метод электронного тире – просмотр электронной почты или списка неотложных дел в течение нескольких минут каждый час. Эти техники помогают сосредоточиться и в то же время позволяют переключаться между проектами несколько раз в день.
5. Прокрастинируйте, чтобы победить
Если вы одновременно занимаетесь несколькими интересными проектами, то можете отложить один в сторону и заняться другим. Именно так и работал Чарлз Дарвин. Перемены так же хороши, как и отдых, и, как объясняет психолог Джон Коуниос, подобное переключение между задачами способствует появлению новых идей.
6. Работайте над разными направлениями
«Творческие идеи приходят к людям, которые работают в разных областях или ведут несколько разнообразных проектов», – говорит психолог и автор книги «Зигзаг. Самый короткий путь к креативности» Кит Сойер. Кстати, Сойер также джазовый пианист, бывший консультант по вопросам управления и гейм-дизайнер в Atari. Хорошие идеи часто приходят именно тогда, когда ваш ум находит неожиданные связи между разными областями.
Резюме
В современном мире обойтись без навыков многозадачности практически невозможно. Это вызов времени. Однако под многозадачностью не стоит понимать бездумный скроллинг, интернет-зависимость или компульсивные отвлечения. Высокопродуктивная работа над несколькими проектами одновременно – это и не постоянное переключение между задачами за короткие промежутки времени. Такое «дергание», наоборот, ведет к частым отвлечениям, невнимательности и невозможности концентрировать внимание на чем-то одном.
Многозадачность хороша, когда в решении какой-то проблемы вы зашли в тупик: переключитесь, чтобы ваше подсознание само нашло выход из ситуации. Создайте список дел, отключите все возможные уведомления, просматривайте почту в строго отведенное время и чередуйте работу и отдых.
