Глава 4
Продуктивность
Как все успевать: методика GTD
Если у вас все валится из рук, вы хватаетесь то за одно, то за другое, испытываете постоянную тревогу, что обязательно что-то упустите из виду, – вам срочно нужно освоить методику тайм-менеджмента GTD. Разработанная американским бизнес-тренером Дэвидом Алленом система помогает систематизировать и отслеживать задачи, выплеснуть всю информацию из головы и начать действовать.
Что такое GTD
Дело в том, что в списке мы обычно фиксируем только самые важные дела, а менее значительные, мелкие задачи не записываем. И зря. Они прокручиваются в голове, отвлекают от работы, и ваша эффективность падает. Один из главных принципов GTD – фиксировать абсолютно все. Так вы сможете разгрузить свой мозг и использовать все его ресурсы для работы.
GTD (Getting Things Done) – это система продуктивной работы, главная цель которой – успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.
В соответствии с GTD, для того чтобы успешно делать одно дело, необходимо освободить голову от всех остальных задач и фокусироваться именно на нем. То есть вместо того, чтобы занимать разум запоминанием всех предстоящих дел, задачи фиксируются в соответствии с определенной системой.
Работая по принципам GTD, вам будет легче управлять своими делами. Ведь главное достоинство этой методики в том, что информация обо всех ваших задачах сосредоточена в одном месте таким образом, чтобы вы могли переходить от одного дела к другому, не раздумывая.
Как работает эта методика
GTD основана на системе списков, с помощью которых вы систематизируете все, что приходит вам в голову. Чтобы внедрить ее в свою жизнь, нужно фиксировать и обрабатывать поступающую информацию. Понадобится завести такие списки:
• «Входящие»,
• «Следующие действия»,
• «Лист ожидания»,
• «Проекты»,
• «Когда-нибудь».
Все, что требует вашего внимания, сначала будет попадать во «Входящие», а затем перейдет в один из других списков.
Шаг первый. Сбор информации
«Обычно люди очень много думают. Но беда в том, что они думают о проблемах, а не о решениях этих проблем».
Дэвид Аллен
Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
Когда вы только начнете использовать методику GTD, постарайтесь освободить голову от всей накопившейся информации. Запишите все, что вам нужно или хочется сделать, все, что занимало вас последние несколько дней или недель, мешало сосредоточиться или вспоминалось в неподходящий момент.
Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон).
Второй шаг. Обработка информации
Обдумайте накопленную информацию. Это главное правило работы всей системы. Делайте это регулярно, чтобы ее не скапливалось слишком много. Для обработки информации задайте себе несколько вопросов.
• Это решаемо? В зависимости от ответа либо удалите этот пункт («не решаемо»), либо переместите в один из других списков. Полезную информацию, с которой ничего не нужно делать, например рецепт или интересную статью, сохраняйте в отдельном месте. Вещи, которыми вы хотите заняться в далеком будущем (выучить японский, написать книгу), переносите в список «Когда-нибудь», чтобы они не занимали место среди «Следующих действий».
• Можно ли завершить дело за один шаг? В GTD все, что требует больше одного шага, называется проектом. Если у вас во «Входящих» есть несколько связанных задач, создайте для них отдельный проект. Добавьте его название в свой список «Проекты» и выберите одно действие для добавления в «Следующие».
• Займет ли дело больше двух минут? Если нет, выполните его сразу же. Это быстрее, чем добавлять его в список следующих задач или делегировать кому-то. Если на выполнение дела нужно больше времени, подумайте, можете ли его сделать только вы или можно его кому-то передать.
• Можно ли его кому-то делегировать? Если да, делегируйте. Когда нужно отследить выполнение, перенесите пункт в «Лист ожидания». Если делегировать задачу нельзя, добавьте ее в свой календарь или в список «Следующие».
• Есть ли конкретный срок выполнения? Если да, добавьте это в свой календарь. Не записывайте туда все, что хотите сделать за день. Вносите только то, что нужно сделать обязательно: визит к стоматологу, совещание, перелет. Если конкретного срока нет, перенесите дело в «Следующие действия».
Третий шаг. Организация информации
Рассортируйте все по местам: в один из пяти списков, в папку с полезной информацией на будущее, в календарь или в мусор. В «Лист ожидания» добавляйте любые дела, которые по какой-то причине застопорились. Например, когда вы не можете продолжить, пока не получите ответ на свое письмо, или когда вы ожидаете доставку. Не забывайте рядом с каждым пунктом указывать дату.
В «Следующих действиях» должны быть задачи, которые нужно выполнить как можно быстрее. Формулируйте их как выполнимые физические действия, так будет легче взяться за дело. Например, лучше записать «позвонить Лене и договориться, чтобы она посидела с ребенком в четверг вечером», чем «устроить, чтобы с ребенком кто-то посидел», хотя по сути это одно и то же.
В идеале к каждому пункту в «Следующих» нужно добавлять контекстный тег. Он подскажет, где вы должны быть, с кем, что вам нужно взять с собой. Например, у вас могут быть теги «покупки», «на работе», «с детьми», «телефон», «компьютер». Также можно указывать, сколько у вас времени на это дело или какой у него приоритет по важности. Тогда при необходимости вы сможете быстро отсортировать все дела по тегам.
Четвертый шаг. Обзор списков
Раз в неделю обязательно проверяйте все списки. Чем дольше вы оставляете дела во «Входящих», тем сложнее потом будет с ними разобраться. Для каждого проекта должно быть определено одно следующее действие.
Каждый пункт в «Следующих» должен быть чем-то, что вы хотите сделать на предстоящей неделе. Все лишнее переносите в список «Когда-нибудь» или удаляйте. Время от времени старайтесь перенести что-то из списка «Когда-нибудь» в «Следующие действия».
Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
Пятый шаг. Выполнение
Когда все организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.
«Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения».
Дэвид Аллен
Регулярно повторяя первые четыре шага, вы будете полностью уверены, что все дела в списке необходимы вам, чтобы добиться прогресса и приблизиться к своим целям.
Резюме
GTD позволяет лавировать между делами и высвобождать время на то, что вам действительно приносит удовольствие. Все, кто проявляет интерес к этой методике, через 18 месяцев замечают, как их жизнь меняется в лучшую сторону. По факту система может одинаково эффективно работать как для тинейджера, так и для CEO крупной компаний. GTD позволяет осознать, что вы выпали из продуктивного состояния, и быстро вернуться в него.
