Менеджеров проектов могут пригласить для подготовки предложений для клиентов, которые часто называют RFP (запрос предложения), или RFQ (request for quotation — запрос цитирования), или даже RFI (request for information — запрос информации). Задача часто оказывается непростой, в основном потому, что у вас недостаточно времени, чтобы пообщаться с клиентом во время подготовки предложения. Это приводит ко множеству предположений, способных повлиять на качество предложения и на будущее проекта. Цель в том, чтобы разработать выигрышное предложение проекта. Предложения — это база для начала проектов. Успешные предложения хорошо спланированы, хорошо написаны, связны и конкурентоспособны.

Предложения могут быть адресованы как внешним, так и внутренним клиентам. У любой попытки создать предложение есть команда и лидер. Учитывая временную природу такой команды, ее лидер должен быть способен быстро собрать и мотивировать людей. Он должен донести до команды разработки предложения его необходимость и важность для организации.

Предложение рассказывает потенциальному клиенту о том, как вы осуществите его требования или реализуете его потребности. Для того чтобы заключить контракт с любым предложением, потребуется целенаправленное усилие по разработке документа, подходящего потенциальному клиенту. Успешные предложения проектов развития требуют дисциплины. Самое сложное при составлении предложения — передать необходимое сообщение и обозначить свою преданность делу. Привлеките лучших специалистов из всех требующихся отраслей, чтобы приготовить предложение. Лидеры разработки предложения должны убедиться в том, что для каждого задания есть квалифицированное лицо, назначенное на свою часть работы над предложением. Разработайте расписание работы над предложением, чтобы быть уверенным, что вы укладываетесь во все важные сроки. Очень важно работать по графику, чтобы убедиться, что предложение будет доставлено клиенту вовремя. Наш опыт показывает, что в большинстве случаев на команды разработки предложений очень давят из-за нехватки времени. Это приводит к ошибкам и упущениям. Планируйте выполнение задач и оставьте время на редактуру предложения, чтобы исключить любые ошибки.

Стратегия, которой мы предлагаем следовать, чтобы заключить сделку, выглядит следующим образом.

1. Разберитесь в требованиях и нуждах клиента.

2. Узнайте и проанализируйте предложения ваших конкурентов.

3. Оцените то, что может предложить ваша организация.

4. Примите решение о том, как оформить ваше предложение, которое с наибольшей вероятностью приведет к победе.

Когда вы готовите большие и сложные предложения, удобнее всего действовать шаг за шагом. Предложения клиентам обычно затрагивают три сферы:

• Что вы собираетесь сделать?

• Как именно вы собираетесь это сделать?

• Сколько это будет стоить?

Основные компоненты предложения таковы.

 Резюме проекта. Выделите ключевые аспекты предложения. Эта часть похожа на заявление о целях проекта, где вы рассказываете, что делаете, почему, как и сколько это будет стоить.

 Техническая часть. Описание работы, которая будет выполнена, и процедур, которые для этого используют.

 Организационная часть. Предлагаемый метод руководства работами по проекту и информация, необходимая для подтверждения надежности поставщика. Эта часть демонстрирует, что ранее вы уже занимались подобными проектами.

 Цена. Предложение цены заявки и условий.

В зависимости от размаха проекта эти компоненты могут быть сведены в один или несколько документов: по одному для технической, организационной и ценовой частей предложения, вместе с обзором и резюме.

Этот компонент предложения описывает конкретные детали того, что вы предлагаете. Как правило, он включает следующие составляющие:

• Введение.

• Постановка задачи.

• Техническое пояснение.

• План проекта.

• Формулировка задания.

• Резюме.

• Приложения.

В данной части вы описываете, как будете управлять проектом. Обычно она включает следующие разделы:

• Введение.

• Подход к менеджменту проекта.

• Историю организации.

• Информацию о руководстве.

• Предыдущий опыт.

• Оборудование.

• Резюме.

Эта часть касается деталей стоимости проекта и предлагаемых в контракте условий. Обычно она включает следующие разделы:

• Введение.

• Общая стоимость.

• Обоснование.

• Условия.

• Используемые техники оценки стоимости.

• Резюме.

Самая важная часть любой попытки разработать предложение — выявление и понимание проблемы, которую необходимо решить для заказчика. Убеждение заказчика в том, что вы разделяете его беспокойство и что ваше предложение — лучшее, зависит от того, как вы продемонстрируете понимание его проблемы и проект, который предлагаете, чтобы ее решить. Важно, чтобы ваше объяснение было четким, убедительным и точным. Выявив не ту проблему или предложив субъективное мнение, вы не убедите клиента, что ваше предложение — наилучшее решение.

Описание проблем и решений обычно включает:

• суть проблемы;

• историю проблемы;

• характеристики оптимального решения;

• рассмотренные альтернативные решения;

• выбранный подход или решение.

В зависимости от отрасли, страны и организационной культуры длительность процесса продаж может различаться, но в целом процесс обычно состоит из следующих шагов:

• Предпродажа.

• Сбор требований.

• Подготовка предложения.

• Переговоры по предложению.

• Подписание контракта.

Квалифицированный менеджер проектов должен развивать навык демонстрации презентаций. Хотя некоторые менеджеры проектов обладают природными талантами, большинству нужно учиться и приобрести опыт презентаций. Один из эффективных способов сделать это — поработать с наставником, который умеет хорошо делать презентации.

Презентации предложений всегда проходят по-разному, и требуются особые усилия, чтобы адаптировать их к среде, организации и ситуации клиента. Вам понадобятся время и смелость. Человеку, который делает презентацию, критически важно передать свой энтузиазм клиенту и завоевать его доверие. Продемонстрируйте преданность интересам заказчика. Для того чтобы повысить свои шансы на успех, делите свою презентацию на части соответственно решениям, которые принимает заказчик. Именно так профессионалы продаж организуют свои звонки. По мере того как отношения между покупателем и продавцом крепнут, они становятся основным критическим фактором, который приводит к более успешным итогам.

Помните, что эти навыки требуют практики, страсти, настойчивости и терпения. Их нельзя приобрести за день.