Когда человек не понимает, чего от него ждут, он выстраивает предположения, основываясь на поведении окружающих. Как руководителю, вам может казаться нормальным всегда первым приходить на работу и последним уходить в конце рабочего дня. Это может быть предписано рабочим распорядком или личными соображениями. Как бы то ни было, ваше поведение задает ожидания вашей команды. Окружающие замечают и копируют ваше поведение, полагая, что, раз уж так поступаете вы, значит, это важно. Если вы продолжаете вести себя подобным образом, то ожидаете того же от остальных.

Совершенно невинный поступок может создать атмосферу, в которой люди будут бояться попросить отгул, не смогут отпроситься на школьный спектакль собственного ребенка, посетить стоматолога и т. п. Сотрудники перейдут в режим «автопилота»: для них более важным будет, чтобы их заметили на рабочем месте, а не результаты собственного труда. Давление будет нарастать, а обида усиливаться – в итоге весь коллектив погрузится в стресс.

Это я описал то, с чем мне однажды пришлось столкнуться. Отважная секретарша пришла ко мне, чтобы высказать настроение коллектива, которым я руководил. Я был поражен произошедшим. Конечно же, я не рассчитывал на то, что все люди будут присутствовать на рабочем месте ровно столько же, сколько и я, или пропустят рождественские спектакли в школах и детских садах. Сегодня я сознательно меняю время прихода на работу и ухода домой, чтобы не всегда оказываться первым или последним. Я интересуюсь тем, чем заняты мои сотрудники в нерабочее время. Иногда я ухожу пораньше. Мое поведение сказалось на обстановке в коллективе самым благоприятным образом. Более подробно о поведении мы поговорим завтра.

Руководитель должен задавать не только психологические, но и «физические» ожидания. Это может быть производительность или другие показатели, количество рабочих часов или распределение смен. Вчера мы говорили о том, что сложность задачи играет важную роль в мотивации. Модель работы по объективному результату SMART может обеспечить сотрудникам контроль над своим рабочим графиком. Такая свобода значительно снижает давление и стрессы, так как люди получают возможность влиять на свою работу.

Используя модель SMART, вы должны учитывать и другие факторы.

• Соразмерны ли требования графику и часам работы?

• Способны ли сотрудники физически выполнить эти требования?

• Обеспечивает ли оборудование и используемые процессы выполнение поставленных требований?

• Достаточно ли компетенций и уровня подготовки сотрудников для выполнения ваших требований?

• Каким образом сотрудники могут высказать свои тревоги и обсудить возникающие проблемы?

Рабочая нагрузка и давление связаны не только с поведением конкретного руководителя. Зачастую основной причиной этого служит низкая производительность и плохая организация рабочих процессов. Возможно, неравномерно распределена работа, из-за чего возникают сложности в решении определенных задач. Кроме того, такая неравномерность создает у сотрудников ощущение перегрузки, чрезмерного давления и стресса. Рабочие процедуры или процессы согласования могут быть неоправданно сложными или составленными без учета мнения тех, кто непосредственно занимается этими задачами. Руководители часто призывают «работать умнее, а не напряженнее», но лишь некоторые руководствуются этим намерением. Сколько раз ваши коллеги говорили: «Эта работа могла бы быть намного проще, если бы мы…»?

В следующих главах мы поговорим об основных средствах и приемах совершенствования рабочих процессов и повышения производительности без перегрузки и чрезмерного давления.

Иногда бывает трудно понять, с чего начать. Для управления временем и решения проблем полезно использовать анализ Парето. В субботу мы с вами поговорим о том, что 80 % задач можно решить за 20 % времени при разумном распределении времени. А сегодня мы применим то же правило к производительности труда. Предположим, что 80 % эффективной деятельности осуществляется в 20 % рабочего времени, а оставшиеся 80 % времени мы посвящаем задачам, охватывающим всего 20 % эффективности.

Метод Парето позволяет нам определить, как потратить время и деньги с максимальной эффективностью – «лучший результат за ваши деньги»!

Иногда нужно разобраться в том, как именно вы анализируете свою информацию. Давайте рассмотрим реальную ситуацию из моей жизни, и вы поймете, насколько полезен и эффективен может быть метод Парето.

Компания управляет сетью ресторанов быстрого питания в некоем городе. В каждом из шести ресторанов периодически заканчивается какой-то продукт. Из-за этого клиенты остаются недовольны, а персонал испытывает серьезное давление, так как приходится иметь дело с раздраженными клиентами и при этом думать, что руководство повесит это на них. Компания решила положить этому конец и начала собирать данные по ресторанам: у какого из ресторанов возникли самые серьезные проблемы и какова их причина. Результаты были сведены в график.

Проанализировав первый график, руководство могло бы сосредоточиться на ресторане 3, где предлагалось наибольшее количество продуктов. Однако если проанализировать все причины по ресторанам, то станет ясно, что главная проблема – это неправильная работа с продуктовыми запасами. А это означает, что усилия нужно сосредоточить не на конкретном ресторане, а на причине. Вот как проблему решили в реальной жизни. Компания внедрила на центральном складе простую систему напоминаний. В конце дня сотрудники центрального склада обзванивали все рестораны, чтобы уточнить, не забыли ли там ввести свои заказы в электронную систему. Проблема была решена, клиенты довольны, и стрессовая ситуация для персонала разрешилась наилучшим образом.