Для того чтобы дальше детально рассматривать все вопросы и нюансы, связанные с применением ККТ, необходимо еще раз рассмотреть некоторые фундаментальные основы, касающиеся конструкции и режимов работы контрольно-кассовой техники.

Необходимо и важно знать, основные режимы работы ККТ. Поскольку в каждом из режимов выполняются определенные, соответствующие только данному режиму функции. Более детально они описаны в «Инструкции по эксплуатации» и для каждого типа ККТ являются индивидуальными. Также нужно знать и понимать отдельные специфические термины, которые используются при применении и обслуживании ККТ:

● «Секция (отдел)» – отдел магазина, по которому оформляется покупка

● «Счетчик итогов» – область данных оперативной памяти ККТ, где регистрируются суммы продаж по секциям, за смену, общая сумма главного итога

● «X-отчет» – отчет на чековой ленте о продажах, при снятии которого не происходит перевод счетчиков на нули (в современной ККТ при снятии X-отчета информация о продажах, находящихся в оперативной памяти, не стирается)

● «Z-отчет» – отчет на чековой ленте о продажах при изъятии денег из ККМ, при котором происходит перевод секционных и сменных счетчиков на нули.

При стыковке ККТ с программным обеспечением обязательно нужно знать, что применяемый пакет прикладных программ, который используется совместно с POS-терминалом, подлежит обязательной сертификации. Вам необходимо при приобретении и установке программного обеспечения обязательно разобраться, допущена ли ваша программа для применения на вашей ККТ. Если это вдруг не так, то опять же вас ждут проблемы, нервотрепка, штрафы и возможно остановка деятельности фирмы.

Из предыдущих глав мы знаем, что эксплуатация ККТ с ФН имеет следующие особенности:

– временной ресурс – 13 месяцев, то есть в первый день 14-го месяца ККТ блокируется. Убытки гарантированы!

– использованные ФН должны храниться у вас не менее 5 лет. Подумайте о сейфе для их хранения;

– по окончании 10 месяцев после активизации ФН при закрытии каждой смены ККТ выдает предупреждение: «ФН заполняется». Ремонтировать ФН запрещено. При его поломке кассовый аппарат отправляется в ремонт в сервисный центр.

Шибко «умные» предприниматели после предупреждения считают: «Ага, у меня еще 3 месяца до замены ФН». Впоследствии в течение этих 3-х месяцев забывают об этом, и в самый неподходящий момент ККТ блокируется. По статистике, в эту ловушку попадают не менее 20-25% пользователей ККТ. По «закону бутерброда» ККТ блокируется или в пятницу, или в праздники. И у вас наступают веселые 3-5 дней, когда вам необходимо Ваш бизнес временно приостановить. Помните об этом! Кстати, стоит подумать и о том, чтобы иметь или запасной ФН или запасную ККТ с другим сроком «жизни» ФН. А ведь действительно на каждом автомобиле есть запасное колесо на случай «а вдруг». Так почему же не должно быть такого «запасного колеса» для вашей ККТ и в итоге для вашего бизнеса? Стоимость такого «запасного колеса» в десятки, а то и сотни раз меньше, чем упущенная выгода при простоях ККТ. К работе с кассовым аппаратом могут быть допущены сотрудники, которые:

● освоили правила эксплуатации ККТ в объеме технического минимума (например, прошли обучение в ССЦ);

● изучили типовые правила эксплуатации ККТ.

При этом с такими работниками нужно заключить договор о полной материальной ответственности.

При оплате покупки кассир-операционист обязан определить общую сумму покупки. Сделать это можно по показаниям индикатора ККТ или с помощью счетных устройств. Далее эту сумму необходимо назвать покупателю (заказчику) и уточнить способ оплаты.

Если покупатель (заказчик) производит оплату наличными, то кассир-операционист должен получить от покупателя (заказчика) денежные средства, четко назвать их сумму и положить эти денежные средства отдельно на виду у покупателя (заказчику).

Далее ему необходимо напечатать кассовый чек, назвать и выдать покупателю (заказчику) причитающуюся ему сдачу вместе с чеком. При этом бумажные купюры и разменную монету нужно выдавать одновременно.

В случае, когда покупатель (заказчик) для оплаты предоставил банковскую карту, кассир-операционист или сам покупатель (заказчик) должен вставить карту в специальный разъем кассовой машины (системного кассового терминала, имеющего связь с банком). При вводе банковской карты в машину покупатель (заказчик) должен ввести личный код (ПИН-код), известный только ему. По каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего кассир-операционист должен напечатать кассовый чек и вернуть карточку покупателю одновременно с кассовым чеком.

В процессе работы кассиру запрещено:

● допускать посторонних лиц к ККТ (исключение – директор (его заместитель, бухгалтер, дежурный администратор) организации (индивидуального предпринимателя), а также технический специалист или контролирующее лицо для проверки кассы – только с разрешения указанных лиц);

● покидать кассовую кабину без уведомления об этом администрации, не отключив ККТ, не закрыв на ключ кассовую кабину и ККТ. При необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, ККТ и денежного ящика) должны быть у кассира;

● самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала;

● иметь в кассе личные и не учтенные через ККТ денежные средства (исключение – денежные средства, которые выданы перед началом рабочего дня).

В конце смены кассир должен:

– подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

– составить кассовый отчет;

– сдать выручку старшему (главному) кассиру (либо непосредственно инкассатору банка;

– заполнить журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

– произвести ежедневное обслуживание машины и подготовить ее к следующему дню, в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип ККТ;

– закрыть кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;

– сдать ключи от кассовой машины, кассовой кабины представителю администрации (директору, заведующему, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру) на хранение под расписку.

При возникновении неисправности кассир обязан:

● выключить кассовый аппарат, вызвать представителя администрации и определить характер неисправности;

● в случае невозможности самостоятельно устранить сбой оформить окончание работы как при окончании смены, а в журнале кассира-операциониста время и причину окончания работы.

Рабочее место кассира должно соответствовать всем требованиям по технике безопасности и электробезопасности. В начале работы кассир пробивает нулевой чек с целью проверки четкости печатания реквизитов и наличия их на чеке. В конце смены нулевые чеки прикладываются к кассовому отчету. Рассмотрим порядок подготовки к работе ККТ, а также особенности открытия и закрытия смены на примере смарт-терминала «Эвотор».

Порядок подготовки ККТ к работе следующий: прежде всего, необходимо подключить онлайн-кассу к электросети, для этого используется блок питания, дополнительное оборудование подсоединяется через USB-порты, после чего все кабели аккуратно убираются в углубление корпуса под кожух. Установка кассовой ленты производится в предназначенный для нее отсек, конец ленты вытягивается наружу.

Сим-карту следует вставить в слот до щелчка. После включения смарт-терминала кнопкой в основании планшета нужно дождаться полной загрузки системы. Интерфейс Wi-Fi схож с большинством современных смартфонов: необходимо провести по экрану пальцем сверху вниз, затем через выбор сети в меню устанавливается соединение.

На основании корпуса прибора размещены кнопки включения, регулировка громкости, несколько портов USB-соединения для установления связи с периферийными устройствами, разъем для блока питания. Для карты памяти и сим-карты предусмотрены отдельные слоты. Отсек для чековой ленты находится в задней части аппарата и закрывается крышкой. Уровень питания и ошибки в работе системы (например, в случае отсутствия чековой ленты) наглядно отображаются с помощью световых индикаторов, расположенных на верхней стороне смарт-терминала.

Для открытия или закрытия торговой смены с использованием смарт-терминала необходимо в разделе меню «Касса» воспользоваться кнопками, название которых совпадает с требуемыми операциями. Первая продажа открывает новую смену автоматически. Распечатка отчетов по сменам может осуществляться как с помощью автоматических настроек, так и ручным поиском и выбором нужного документа. Для отправки на печать конкретного отчета вручную нужно найти и указать его под пунктом «Кассовые отчеты» раздела «Отчеты». В том случае, когда отчетные документы при открытии и закрытии смен должны быть напечатаны автоматом, их следует обозначить в разделе «Смена» меню «Настройки».

Основные действия в процессе применения ККТ, которые выполняются на онлайн-ККТ (на примере ККТ Эвотор):

1) Наполнение справочника товаров может выполняться следующим образом:

2) Приемка товара. Для оформления приемки товара:

3) Открытие смены. В Evotor POS введено понятие программной кассовой смены. Программная кассовая смена содержит все документы, созданные в промежуток времени между её открытием и закрытием. Для открытия смены нужно нажать кнопку «Открыть смену» в меню «Касса». Evotor POS выдаст сообщение: «Смена открыта». При этом будет создан документ «Открытие смены». Если смена уже открыта, то будет выведено соответствующее сообщение.

4) Продажа. Продажа состоит из двух этапов:

● Без сдачи – будет сразу распечатан чек с нулевой сдачей;

● Карта – в этом случае продавец следует инструкциям терминала, после чего распечатывается два экземпляра банковского чека, подтверждающего факт перечисления денег за покупку (один экземпляр для покупателя и другой – для продавца) и один кассовый чек для покупателя. После распечатки чека принтером на экране появляется сообщение «Продажа успешно завершена».

Возникает много вопросов по электронным чекам. Ведь с 1 февраля 2017 г. по требованию покупателя необходимо отправлять электронный чек. Кассир обязан выдать бумажный чек покупателю, если тот заранее, до момента расчета, не предоставит абонентский номер или адрес электронной почты. Также бумажные чеки остаются обязательными в отдаленных от сетей связи местностях, где передача документов в налоговые органы в электронной форме не предусмотрена. Также печать кассового чека не предусмотрена при осуществлении расчетов при покупках в сети «Интернет».

Рассмотрим еще несколько практических вопросов, которые возникают при применении ККТ в свете требований измененного закона.

Как быть с переносными кассовыми аппаратами, которые используют курьеры? В качестве кассового аппарата можно использовать компактное переносное печатающее устройство с фискальным накопителем в комплекте с планшетом или телефоном в качестве устройства ввода информации, что очень удобно именно для курьеров.

Как при онлайн-ККТ будет оформляться возврат товара, в том числе на другой день? Возврат товара оформляется отдельным фискальным документом, который будет передаваться в адрес ОФД текущим или последующими днями.

А как быть в случае с продажей подарочных карт? Часто магазины продают за наличные не товары, а подарочные карты. Да, продавая подарочные карты, пробивайте кассовые чеки. Стоимость карт – это предварительная оплата в счет розничной продажи. При расчетах за товары, работы услуги продавцы обязаны применять ККТ. А значит, на стоимость карт также пробивайте чеки.

Правильно ли, что чек коррекции может формироваться только для увеличения налогооблагаемой базы? Формируя чек коррекции, пользователь исполняет обязанность, которую он должен был сделать в определенный момент времени в части применения ККТ, но не сделал. Поэтому создание такого чека возможно по всем действиям в части кассового чека и бланка строгой отчетности.

Важно отметить, что реформа происходит не одномоментно, и существует два условных формата фискальных документов. Первый формат исторический, переходный, в котором практически ничего не меняется, как вы раньше отражали – так и сейчас отражаете. А второй формат – новый, целевой, предполагает, что все операции можно будет детально отразить, «покрасить» и поставить маркеры.

Теперь возможно применение нового вида чеков – «на возврат прихода». При возврате товара оформлять чек потребуется не только при выплате наличных из кассы. При возврате денег за покупку на банковскую карту чек также потребуется. Пробить его нужно с признаком «возврат прихода». Такой кассовый чек содержит все обязательные реквизиты, онлайн-кассы формируют чеки с наименованием и количеством товаров, ценой за единицу с учетом скидки.

А вот бизнесмен на УСН может оформлять чек иначе. ИП на специальных условиях налоговых режимах могут пробивать чеки только на общую сумму возвращенных денег. Наименование и количество возвращенных товаров не указывать. Такая льгота будет действовать до 1 февраля 2021 года.

Стоит еще раз рассмотреть требования статьи 1.2 «Сфера и правила применения ККТ». Она гласит о том, что при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты.

С 1 января 2021 года чек будет только в электронном виде, поправки обязывает продавца передать покупателю (клиенту) кассовый чек (бланк строгой отчетности) в электронной формеЗакон не отменяет бумажные чеки. Если покупателю не нужен чек в электронной форме, ему распечатают бумажный чек, по которому он впоследствии сможет найти электронную форму и распечатать ее в случае необходимости. Электронные чеки высылаются на адрес электронной почты или через ссылку, отправленную продавцом на номер мобильного телефона покупателя только по его требованию. Называть адрес почты и номер телефона каждый раз необязательно – в мобильном приложении, разработанном ФНС, предусмотрена возможность сформировать уникальный личный штрих-код, который перед покупкой достаточно будет предоставить для считывания кассиру.

Что касается персональных данных, то угроза их получения третьими лицами сильно преувеличена. Действующее законодательство о защите персональных данных обязывает продавца обеспечивать защиту персональных данных покупателя. Например, в случае доставки каких-либо продуктов на дом физическому лицу продавец и без кассового чека получает информацию о месте жительства конкретного лица. Факт отражения сведений на кассовом чеке (БСО) об адресе помещения, принадлежащем покупателю – физическому лицу, также подпадает под действующие нормы законодательства Российской Федерации о персональных данных.

Много не понятно опять же по чекам коррекции, так как в статье 4.3. «Порядок и условия применения ККТ» говорится: «При выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции)». В соответствии с пунктом 4 статьи 4.3 Закона № 54-ФЗ при выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены.

Таким образом, чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) применяется пользователем контрольно-кассовой техники для исполнения обязанности, которая ранее не была исполнена. Например, не был пробит последний чек на сумму 100 рублей, а кассир закрыл смену, соответственно, после открытия новой смены необходимо пробить чек коррекции за предыдущую дату на сумму 100 рублей, а также при установлении налоговым органом нарушения требований законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники и, соответственно, в целях устранения данного нарушения пользователем пробивается чек коррекции на непробитую сумму.

Таким образом, чек коррекции применяется тогда, когда своевременно не была применена кассовая техника. Всякий раз, оформляя чек коррекции, мы признаем, что не применили кассу в тех случаях, когда должны были ее применить, то есть констатируем нарушением с нашей стороны. По каждому чеку коррекции ФНС вправе попросить разъяснения. Корректировка может быть в большую или в меньшую сторону и всегда делается с указанием основания коррекции.

Пример оформления чека коррекции – вы не выдали чек, пользователь пожаловался, и вам пришло предписание от надзорных органов. Или просто пользователь пришел на следующий день и потребовал не выданный чек. Таким образом, в 99,9% чек коррекции должен применяться тогда, когда вы сами не применили кассу. Потенциально возможен сценарий, что операция оформления чека не была проведена своевременно в связи с техническим сбоем – касса зависла или чек задвоился.

Сейчас в ФНС активно разрабатываются методические разъяснения, как применять кассу и отражать в тех или иных случаях. В том числе будет подробно с примерами описано, как применять чек коррекции. Если какие-то случаи прямо не прописаны в законодательстве, то ФНС используют рекомендательные формулировки, которые отражают однозначную трактовку.

Если вам возвращают товар, то это не чек коррекции, это возврат прихода по товару. Если вы выдали деньги из кассы – это расход. Если вам вернули деньги, выданные из кассы, то это возврат расхода.

На фискальном накопителе будет храниться вся информация, например, по продажам. Нужны ли тогда будут журналы кассиров-операционистов и другие формы первичных учетных документов?

Сейчас налоговики определяются, что нужно оставить, а что можно ликвидировать. Часть отчетов (например, отчеты о выручке) будет «зашита» внутрь фискального накопителя. Планируется избавить налогоплательщиков от максимального количества отчетов, потому что налоговики и так получат полную оперативную информацию.

Какие сроки предоставления информации и документов по запросам налоговых органов необходимо использовать в целях исполнения ст.14.5 ч.5 КоАП РФ, и какие нормативно-правовые акты их регламентируют? Соответствующие сроки регламентируются Приказами ФНС России, которые размещаются на сайте regulation.gov.ru.

На онлайн-ККТ пробивают чеки не только на принятые оплаты, но и в некоторых случаях на выданные суммы. Например, продавец выдаст чек, выплачивая покупателю деньги за возвращенный товар. На традиционных ККТ чеки при возврате денег не пробивают.

Рассмотрим еще несколько конкретных случаев, когда чеки не нужны:

● Компания выдает наличные сотруднику под отчет. Онлайн-кассу применять? Нет. Эта операция не связана с приемом либо выплатой денег за проданные товары, работы, услуги. Поэтому чек не пробивают. Достаточно выписать расходный кассовый ордер;

● А если работник принесет документы, подтверждающие покупку товаров за наличные. Чек пробить нужно? Тоже нет. У вас продаж по такой операции нет. Денег от клиентов вы не получаете и не возвращаете. Поэтому чек не нужен.

● Надо ли применять кассу, если продавец выдает покупателю счет на оплату и клиент перечисляет деньги через банк? В этом случае покупатель не платит наличными или с помощью электронных средств платежа. Следовательно, ККТ не применяйте.

В процессе применения ККТ, как и в любых других случаях использования сложных технических устройств, естественно возникает множество различных сбоев и отказов техники. Ведь вероятность безотказной работы любого устройства не может быть равна 100%. И в этой сложной эрготической системе «человек (оператор) – ККТ» возникают различные сложные процессы, влияющие на качество работы всей системы. В случае любого сбоя, возникает вопрос: как быть, что делать?

Рассмотрим далее, какие основные сбои и неисправности бывают при работе на ККТ, их внешнее проявление и причины их возникновения.

Понятно, что для каждого кассового аппарат существуют свои специфические сбои и отказы. Тем более способы устранения на каждом кассовом аппарате свои. В большинстве паспортов кассовых аппаратов существует и отмечен перечень возможных неисправностей, в котором отмечаются следующие разделы:

– наименование неисправности;

– вероятная причина;

– способы устранения.

На каких этапах применения ККТ и в каких ситуациях возникают основные характерные неисправности? Это – следующее:

1) неисправности при включении онлайн-ККТ;

2) сбои в печатающем механизме при печати чеков;

3) автотестирование ККТ;

4) база товаров;

5) неправильная установка часов (дата, время);

6) неисправность аккумулятора;

7) специфические отказы фискального накопителя;

8) сбои, связанные с работой сотового оператора, в том числе с сим-картой;

9) вопросы открытия и закрытия смены;

10) сбои, связанные с взаимодействием с ОФД.

Неисправности, характерные для основной массы ККТ:

– установка дефектного рулона;

3. При проявлении неисправностей в процессе автотестирования ККТ следует обратиться в авторизованный сервисный центр.

5. Сбои, связанные с неправильной установкой часов (дата, время), опасны с точки зрения получения штрафных санкций от налоговой инспекции, если расхождение более 5 минут. При этом коды ошибок на ККТ, в основном, бывают следующие:

6. При неисправностях аккумулятора обычно выводится на дисплей надпись: «авария питания», следует обратиться в авторизованный сервисный центр.

8. Сбои, связанные с работой сотового оператора, в частности с сим-картой.

9. Неисправности, связанные с открытием и закрытие смены, часто возникают, когда электронный журнал переполнен или повреждены системные опции.

10. Сбои, связанные с взаимодействием с ОФД могут возникнуть при неправильном программировании и настройке ОФД, разрыве связи с сервером при попытке отправить данные, при неверной контрольной сумме настроек серверов ОФД во флэш-памяти, при неполучении ответа от сервера на команду.

Как и что делать при возникновении неисправности чаще всего раскрыто в инструкциях по эксплуатации ККТ. Ну, а если у самих не получается вывести ККТ из сбойного состояния тогда срочно звоните своим незаменимым помощникам – сервисным центрам.

Появление сбоев и отказов может быть максимально исключено за счет правильного применения программных продуктов, которые входят в комплексы многих ККТ.

Комплексы функционируют в соответствии со спецификой работы магазина приложений благодаря гибким настройкам, которые позволяют:

– управлять справочниками, содержащими нормативы по начислению наценок, скидок и налогов, а также шаблонами штрих-кодов и чеков;

– назначать различные права доступа к функциональным возможностям в зависимости от должностных обязанностей сотрудника;

– поддерживать обмен данными по товарам и продажам со сторонними торгово-учетными системами.

Необходимо соблюдать основные требования Изготовителей:

● при размещении и установке ККТ;

● в процессе проведения пуско-наладочных работ и вводе в эксплуатацию;

● при регистрации и эксплуатации ККТ;

● при подготовке к работе ККТ (начало работы, наполнение справочника товаров, приемка товара);

● в процессе практического применения.

Рассмотрим первый вопрос. Вопросы размещения и установки ККТ регулируются требованиями Изготовителей. Перед установкой ККТ необходимо:

● произвести внешний осмотр ККТ и ее механизмов;

● установить ККТ на рабочее место. Освещенность рабочего места должна быть в пределах 400-500 люкс при общем и комбинированном освещении;

● при питании от сети вставить выходной штекер источника в гнездо на корпусе ККТ, а вилку источника питания в сетевую розетку.

Там же приводятся и указания по вводу в эксплуатацию. Ввод ККТ в эксплуатацию осуществляется Пользователем ККТ или техническими специалистами согласно документации на данную модель ККТ. При вводе ККТ в эксплуатацию должен быть заполнен «Акт ввода в эксплуатацию» Пользователем ККТ или сотрудником уполномоченного ССЦ (в этом случае Акт должен быть заверен печатью ССЦ). К работе на ККТ допускаются кассиры, прошедшие обучение и подготовку по специальной программе. Подготовку к работе с ККТ данной модели проводят специалисты обслуживающей (сервисной) организации. Эксплуатация ККТ должна производится в соответствии с «Руководством по эксплуатации».

Изготовители также предъявляют конкретные требования по проведению пуско-наладочных работ:

● После распаковки ККТ необходимо проверить комплектность в соответствии с разделом «Комплектность» паспорта ККТ.

● Подключение ККТ к электропитанию пользователем до выполнения пуско-наладочных работ не разрешается. Нужно иметь ввиду, что претензии на неработоспособность ККТ до проведения пуско-наладочных работ изготовителем не принимаются.

При проведения пуско-наладочных работ необходимо провести проверку функционирования по тестам, в соответствии с документацией на данную модель;

Отрывной контрольный талон акта ввода ККТ в эксплуатацию заполняется согласно Приложению и остается в организации, осуществившей ввод в эксплуатацию. Проверка функционирования производится в соответствии с инструкцией по эксплуатации.

В паспортах на ККТ отмечены требования Изготовителей при регистрации и эксплуатации.

Применение ККТ для осуществления расчетов допускается только после регистрации ККТ в налоговых органах. Порядок регистрации ККТ в налоговых органах также описан в инструкции по эксплуатации.

ККТ должна эксплуатироваться в соответствии с «Инструкцией по эксплуатации» конкретного типа ККТ. Применение при осуществлении денежных расчетов ККТ в нефискальном режиме НЕДОПУСТИМО и приравнивается к неприменению ККТ.

Новый Закон, помимо онлайн-передачи чеков через операторов фискальных данных, внес еще ряд важных уточнений и изменений в практику применения контрольно-кассовой техники. В частности, Закон дал ответ на уже давно появившийся на рынке вопрос о расчетах банковским картами. По «старой» версии закона № 54-ФЗ кассовые чеки необходимо было печатать при расчетах наличными или платежными картами. Причем именно печатать и выдавать на руки покупателю бумажный чек. В процессе развития инструментов продаж и расчетов эта норма стала вступать в противоречие с бизнес-практикой. На заре появления № 54-ФЗ банковских карт было мало и расплачивались ими офлайн в торговых точках.

Развитие интернет – торговли, продаж (оплаты) с помощью мобильных устройств привели к ситуациям, когда выполнить требование Закона или чрезвычайно сложно, или невозможно. Продавцы софта, каких-либо электронных сервисов, принимая к оплате банковские карты, не встречаются с покупателем и не могут отдать ему чек. Даже продавцы физического товара, который доставляют курьеры, не всегда могут выполнить требование о чеке – покупателем товара и плательщиком может выступать одно лицо, а получателем – другое, например, при доставке подарков. Такая сложность породила запросы предпринимателей контролирующим органам и получение разъяснений, иногда весьма противоречивых.

Закон указную проблему и неясность снял. Во-первых, законодатель подтвердил, что нет исключений для каких-то кейсов при приеме к оплате карты. Фискальный чек нужен всегда.

Снята проблема, ранее мешавшая сформировать и передать чек именно покупателю. Для платежей банковскими картами в Интернете теперь требование – предоставить электронный фискальный чек. Никаких бумаг.

Таким образом, одновременно со снятием проблемы «бумажного чека для карт» происходит расширение сферы применения Закона с карт на практически все безналичные платежи. Очевидно, что такое нововведение на начальной стадии натыкается на некоторые шероховатости. Поэтому Законом установлено, что расширение с карт до ЭСП происходит только с 1 июля 2018 года. До этого процесс предстоит оттестировать в рамках проводимых пилотов, чтобы потом, сделать какие-то уточнения на уровне подзаконных актов.

Вот конкретный, наиболее часто встречающийся случай, когда интернет-магазин работает без кассы: они не проводят наличные платежи, а работают через агрегатор платежей Яндекс. Касса. Как эту ситуацию можно прокомментировать?

Ответ такой: В соответствии с бывшим ранее регулированием кассовые аппараты должны применяться, в том числе при оплате платежной картой через сеть Интернет, с выдачей покупателю бумажного чека, что являлось объективной проблемой.

Как мы отметили, кассовый чек можно направить покупателю в электронном виде без его печати. Что касается платежного сервиса – если такой сервис отнесен к электронным средствам платежа, то применение кассового аппарата потребуется. При этом закон предусматривает применение автоматических устройств для расчетов, в том числе при приеме платежей через сеть Интернет, что позволит автоматизировать процесс учета расчетов и формирования чеков, не требуя участия продавца для осуществления каждого расчета.

В новой редакции Закона ст.1.2 в пункте 5 указано:

Рассмотрим следующую ситуацию: Интернет–магазин по продаже программного обеспечения (оплата и доставка производится через электронные каналы в сети Интернет, путем скачивания или отправки регистрационных ключей по электронной почте) не взаимодействуют непосредственно с покупателем ни самостоятельно, ни через представителей. Оплата заказа осуществляется физлицом безналичным способом одним из следующих вариантов:

– через свой Интернет-банк платежным поручением на расчетный счет продавца,

– электронными деньгами (например, Яндекс.Деньги), зачисляемыми соответствующей платежной системой на расчетный счет продавца,

– банковской картой путем ввода ее реквизитов на платежной странице Интернет-магазина (интернет-эквайринг) и последующим зачислением эквайером денежных средств на расчетный счет продавца.

При этом в каждом из этих случаев контакт какого-либо физического устройства продавца с платежным средством покупателя не производится. Возникает вопрос: должна ли при таких операциях применятся ККТ, и если да – то как продавец должен определить момент выдачи (отправки на эл.почту или смс) кассового чека? Ответ на этот вопрос очень простой. В данном случае ККТ применяться должна! Продавцу необходимо организовать процесс таким образом, чтобы вопрос о том, как определить момент выдачи кассового чека, определить момент выдачи кассового чека, не стоял.

Некоторых руководителей интернет-магазинов интересует возможность технической интеграции банковского мерчант-аккаунта с онлайн-кассой. Все очень просто. Федеральный закон № 54-ФЗ не регулирует вопросы, связанные с технической интеграцией ККТ с иным программным обеспечением и (или) программно-аппаратными средствами, а также не ограничивает дополнительный функционал ККТ.

А если доставку товара осуществляет курьерская служба? Кто в этом случае должен выдать чек? Это наиболее часто задаваемый вопрос. Ответ следующий: чек должен выдать тот, кому физически платит покупатель. Если оплата товара происходит через курьера, курьер должен быть снабжен кассовым аппаратом и выдать чек. При этом чек может быть бумажным или электронный – в зависимости от выбора покупателя.

Если оплату за товар принимает курьерская служба, должен ли чек содержать номенклатуру? В этом случае курьерская служба является платежным агентом, и, по закону, требования в чеку для платежных агентов аналогичные, как и для самого интернет-магазина, за исключением добавления дополнительных реквизитов (размер вознаграждения, уплачиваемого плательщиком платежному агенту или платежному субагенту в случае его взимания; номера контактных телефонов платежного агента, поставщика и оператора по приему платежей, а также платежного субагента приема платежей платежным субагентом).

В соответствии с изменениями в Законе о ККТ, как было заявлено, упрощается процедура регистрации кассового аппарата, которая происходит онлайн. Да и замену фискальных накопителей Вы сможете производить сами.

Таким образом, Вы теперь имеете право самостоятельно:

● получить квалифицированную электронную подпись в Удостоверяющем центре (Вы сами можете выбрать, какой Вам нравится);

● купить кассовый аппарат в любом ССЦ или у самого Изготовителя ККТ;

● заключить договор с ОФД и открыть личный кабинет в налоговой инспекции;

● зарегистрировать в режиме онлайн кассовый аппарат;

● запрограммировать свою ККТ.

● получить соответствующие документы от ИФНС и далее спокойно применять ККТ при приеме наличных денежных средств;

● производить замену ФН;

● выполнять техническое обслуживание.

Этот самый простой вопрос среди Потребителей, купивших онлайн-кассы, поверг их в шок! То есть руководитель предприятия должен освоить специализацию механика-программиста, чтобы это все сделать самостоятельно. Это – во-первых. Далее, частично используя функции налогового инспектора, фискализировать кассовый аппарат в ИФНС.

Ну а дальше если в процессе эксплуатации ККТ будут возникать какие-то проблемы, Вы вправе также самостоятельно их устранить, если Вам позволит, конечно, специальное образование. Ну и тем более Вы очень просто через 13 месяцев самостоятельно замените фискальный накопитель. Если Вы это все сделаете правильно, то мы можем за Вас порадоваться, что Вы сможете сэкономить как минимум 6-8 тысяч рублей в год. С чем Вас заранее и поздравляем. Вы, наверное, чувствуете, что это сказано с долей иронии. Вот если бы аренду уменьшили раза в три или отменили торговый сбор, то тогда бы, конечно, любой Представитель малого бизнеса сэкономил бы как минимум 700-1500 тысяч рублей в год. Но не будем о грустном…

Поэтому Вы обязательно должны четко определить, кто будет Вашим помощником и на кого Вы обопретесь своим плечом при:

– выборе нового кассового аппарата;

– получении КЭП;

– заключении договора с ОФД;

– открытии личного кабинета на сайте ОФД;

– регистрации, фискализации ККТ в личном кабинете;

– обучении кассиров – операционистов;

– гарантийном и послегарантийном обслуживании ККТ;

– выводе ККТ из сбойных состояний;

– замене фискального накопителя;

– внеплановом ремонте Вашей ККТ;

– проведении комплексной подготовки и аттестовании Ваших продавцов;

– снятии ККТ с учета в ИФНС и т.п.

Абсолютно понятно, что эти работы сможет выполнить только специалист. Этот специалист, понятно, находится в соответствующем Сертифицированном Сервисном центре. А если Сервисный центр, кроме того, имеет полномочия ОФД, то он на порядок Вам дороже, поскольку помимо всего вышеизложенного он организует Вам заключение обязательного договора с ОФД.

Однако в последнее время возникла очень непростая ситуация. В процессе внедрения онлайн-касс возникло множество серьезных проблем как при организации передачи фискальных данных, так и возникновение различных сбоев, связанных с нестабильностью работы Интернета, а, самое главное, большими временными затратами на регистрацию ККТ в Личном кабинете Налоговой инспекции. Естественно, «наверх» в Правительство доклады идут в целом положительные. Ну, кому охота говорить, что процесс внедрения новых кассовых аппаратов проходит с диким скрипом? Ведь действительно по состоянию на март-май-месяц дефицит кассовых аппаратов и фискальных накопителей составляет более 80% от потребностей. Как быть? Вот давайте вспомним про ЕГАИС. Ведь ее внедрение продолжалось более 6-7 лет. И то проблем сейчас не оберешься. Но эту тему не будем дальше обсуждать. Вот посмотрим, что будет происходить в весенне-летнем сезоне, и после 1-го июля обсудим это!

А ведь к тому же ККТ стали сложнее, поскольку появилось требование по передаче фискальных данных в ОФД и ИФНС. Понятно, что обслуживание ККТ теперь необходимо проводить уже не просто как для обычной ККТ, а как для компьютерно-кассовой системы.

Рассмотрим основные рекомендации по проведению технического обслуживания. Период технического обслуживания может определяться договором на техническое обслуживание между пользователем и Сервисным центром. Проведение технического обслуживания допускается на месте установки ККТ. Порядок проведения технического обслуживания Сервисными Центрами, осуществляемый уполномоченными Изготовителями ККТ, приведен в инструкции по эксплуатации ККТ:

1. Ремонт и профилактическое обслуживание можно проводить только при отключенной от сети ККТ. Проверяется целостность механических узлов печатающего механизма. При необходимости следует удалить засорения и бумажную стружку с движущихся узлов печатающего механизма. Протереть записывающую поверхность термопечатывающего механизма (ТПМ) мягкой тканью для чистки и удаления налипших частиц термочувствительного вещества бумаги с поверхности резинового валика ТПМ.

2. Необходимо проверить работоспособность (смотрите разделы в паспортах «ПО», «Проверка аппаратной части и замена блоков») и наличие всех компонентов. В случае обнаружения несоответствия специалист выдаст пользователю рекомендации по их устранению или сам устранит.

3. Осмотреть корпус ККТ на отсутствие повреждений маркировки и пломбировки.

4. Провести технологический прогон для диагностики всех узлов и основных схем ККТ согласно разделу «Проверка онлайн-кассы при помощи технологического прогона». В случае обнаружения неисправностей, не подлежащих ремонту на месте эксплуатации передать на ремонт в ССЦ.

5. Проверить состояние ФН. В случае если временной ресурс или память ФН близка к заполнению, произвести замену ФН.

6. Если во время технического обслуживания вскрывался корпус ККТ, то необходимо его опломбировать пломбой сервисного центра, проводившего осмотр.

7. По окончании технического обслуживания произвести запись в Паспорте ККТ.

Ответственность за своевременное техническое обслуживание и ремонт несет Пользователь ККТ. Для обслуживания ККТ Изготовитель рекомендует обращаться в ССЦ, так как регулярное проведение квалифицированного технического обслуживания позволит поддерживать работоспособность, безопасность и надёжность функционирования ККТ в соответствии с параметрами, изложенными в ЭТД.

Невыполнение условий по проведению периодических проверок исправности, технического обслуживания и ремонта даёт право Изготовителю и ССЦ ограничить гарантийный период и отказать пользователю в бесплатном ремонте ККТ.

Внимание! При выполнении планового технического обслуживания, необходимо требовать от ССЦ внесения отметок о выполненных работах в соответствующий раздел паспорта, так как отсутствие отметок может служить причиной в отказе от представления гарантийного обслуживания на ККТ изготовителем.

Проведение работ по обслуживанию и ремонту ККТ не у ССЦ, а также несвоевременное проведение технического обслуживания (увеличение установленного интервала более чем на 30 дней) может служить причиной ограничения гарантийных сроков и отказом в исполнении гарантийных обязательств как изготовителем, так ССЦ.

У некоторых Пользователей ККТ часто возникает следующий вопрос. Поскольку Закон позволяет ему самостоятельно выполнять ТО ККТ, устранение неисправностей и даже замену ФН, зачем же тратить по 600-1200 рублей в месяц и привлекать на ТО сервисный центр? И вообще, что входит в техническое обслуживание? Такой вопрос задал один из Пользователей директору ССЦ. К тому же еще добавил, что снизились трудозатраты на ТО. С разрешения Генерального директора ССЦ «Альфа-Сервис-ККМ» Сергея Юдина мы полностью приводит его ответ Пользователю:

В дополнение к вышеизложенному нужно всем иметь в виду, что кроме работ по выполнению ТО, специалисты ССЦ помогут вашим сотрудникам изучить следующие вопросы:

– особенности эксплуатации данной модели ККТ;

– технические характеристики ККТ;

– основные функции и возможности ККТ;

– что входит и как выполняется ежедневное техническое обслуживание;

– возможные сбои и неисправности ККТ и как их исключить;

– как быть готовым к любой внезапной проверке налоговиков и др.;

– работу кассира-операциониста в начале смены, в течение рабочего дня и при завершении работы;

– возможные ошибки кассиров-операционистов и как их предотвратить;

– вопросы техники безопасности;

– учёт и отчётность;

– как сдать кассовый аппарат в ремонт;

– подготовка сотрудников к различным проверкам;

– поведение кассиров-операционистов (продавцов) при проверке применения ККТ сотрудниками полиции и налоговой инспекцией и др.

Поэтому сервисные организации – это ваши незаменимые помощники и друзья. Единственное, отнеситесь к их выбору очень тщательно. К тому же по опыту работы бизнесменов для исключения всяких ненужных проблем с полицией и налоговыми инспекторами у Вас в обязательном порядке должны быть разработаны следующие инструкции, приказы и документы:

– должностная инструкция кассира-операциониста;

– трудовой договор кассира-операциониста с Предприятием;

– приказ «Об обязательном применении ККТ при осуществлении денежных расчётов с населением»;

– приказ «Правила эксплуатации контрольно-кассовой техники на Предприятии»;

– приказ «Об установлении ответственности кассира-операциониста за нарушение правил применения ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением и за нарушение порядка ведения кассовых операций».

Конечно, вы можете самостоятельно разработать все эти документы, сверхсложного в этом ничего нет. Но, конечно, лучше обратиться к профессионалам, которые на этом «зубы съели». Они вам представят не только несколько вариантов указанных документов, но и подкорректируют их с учетом специфики вашего бизнеса. А это – очень немаловажно! Стоит разработанные методики и документы недорого, а сэкономить вам могут десятки и сотни тысяч рублей.

В прогрессивных сервисных центрах имеются практически все вышеуказанные документы, а также дополнительные методики и инструкции, которые всегда помогут Вам для организации процесса применения ККТ, а также для постоянного обучения кассиров-операционистов.

Указанные документы стоят буквально копейки по сравнению с тем вредом и теми убытками, которые могут возникнуть вследствие недобросовестной или некачественной работы Ваших сотрудников.