Книга: Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег
Назад: Часть II Создайте рабочий поток
Дальше: Глава 7 Запустите поток Управляйте, используя качественные данные
Глава 6
Сделайте работу видимой
Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать
О чем эта глава
В этой главе мы продолжим рассматривать инструменты и идеи, предложенные в первой части – «Убедите других и задайте нужное направление». Мы познакомим читателя с основными принципами организации рабочего места, которые позволят визуально определять объем работы. Как и раньше, здесь потребуется участие всех сотрудников офиса. Наконец, вы узнаете, как при помощи карточек канбан можно уменьшить расходы на канцелярские принадлежности.
Стандарты организации рабочего места
Каждый сотрудник считает, что именно он может выполнить работу лучше всех. Однако, как мы знаем, если процесс достаточно хорошо документирован и у человека есть необходимые средства визуального контроля и инструкции, выполнить работу сможет любой (исключением являются задания, требующие сертификации, лицензирования или аттестации).
На первом этапе от сотрудников офиса требуется делать так, чтобы все, что нужно сделать, лежало перед глазами на рабочем столе. Они должны перестать хранить текущую работу в глубоких ящиках и огромных шкафах. Одно лишь это позволит вам начать систематизацию информации о рабочих процессах и ее трансформацию в организационные знания.
Чтобы сделать работу видимой, нужно:
1. Сделать так, чтобы весь физический объем работы находился на рабочем месте.
2. Разработать единые правила именования папок с документами.
3. Создать отдельное место для незавершенного производства (НЗП).
4. Упорядочить папки на рабочем столе.
5. Периодически проводить аудит рабочего места.
6. Спокойно отнеситесь к трудностям на начальном этапе.
Эти шаги представляют собой второй этап по систематизации знаний и передачи их от работников к организации. Примечание: если какая-либо информация является конфиденциальной, необходимо сделать следующее:
• Поместить конфиденциальную информацию в отдельный ящик или шкафчик, ограничить к ней доступ и соответствующим образом пометить.
• Дать точное определение, что такое конфиденциальная информация. Разработать корпоративную политику работы с конфиденциальной информацией и придерживаться ее.
• Разработать правила безопасности, которые бы гарантировали, что в отсутствии уполномоченных работников доступ к информации закрыт.
Инструменты, описанные в этой главе, позднее будут использованы при создании системы документооборота (также описываемой во второй части), что подразумевает поиск оптимальных методов выполнения работы, стандартизацию операций и обучение персонала.
1. Сделать так, чтобы весь физический объем работы находился на рабочем месте
На данном этапе каждому работнику потребуется определенным образом упорядочить на своем рабочем месте всю работу, намеченную к выполнению в текущий день (или несколько дней). Это позволит добиться следующего:
• Менеджер сможет определять тип и объем работы, которую выполняет подчиненный.
• Менеджер сможет легко определить, какую работу следует выполнять дальше или какая работа просрочена, если по каким-либо причинам сотрудник отсутствует на своем рабочем месте.
• Станет проще понимать, какую работу выполнять в первую очередь.
• Компания сделает первый шаг на пути к созданию визуального офиса, происходит совершенствование рабочих процессов через хейдзунка (выравнивание).
2. Разработать единые правила именования папок с документами
Члены команды должны договориться о единых правилах именования папок, которые будут стоять на каждом рабочем столе. Недопустимо, чтобы один работник называл папку «Коммерческие предложения», а другой – «Коммерческие предложения клиентам», «Коммерческие предложения – Boeing», «Boeing – коммерческие предложения» и т. д. Это упростит процесс обучения персонала и сделает работу с клиентами проще, даже если один из сотрудников офиса временно отсутствует.
Единые правила именования папок внутри отдела легче всего разработать на общем собрании.
Ниже приводится примерный свод подобных правил:
3. Создать отдельное место для незавершенного производства (НЗП)
На каждом рабочем столе должно быть специально отведенное место для папок с документами, находящимися в работе. Чтобы стандартизировать НЗП, используйте лотки и стойки для бумаг. Это лишь временное решение. В скором времени все НЗП будет находиться в ящике хейдзунка (см. главу 9).
4. Упорядочить папки на рабочем столе
Все папки в лотках следует располагать в алфавитно-цифровом порядке. Это позволит быстрее находить и обрабатывать документы.
5. Периодически проводить аудит рабочего места
Периодическая проверка рабочего места стимулирует всех сотрудников более осознанно подходить к соблюдению порядка. Такая проверка проводится всеми без исключения работниками офиса самостоятельно, что, в свою очередь, стимулирует проактивный подход к реализации новых идей. Проверка позволит определить следующее:
• требуется ли работнику дополнительное обучение;
• кто из сотрудников выполняет рекомендации, а кто нет;
• участки и процессы, где внедрены усовершенствования и где можно планировать дальнейшие изменения.
Ниже приводится примерная форма для проведения аудита:
6. Спокойно отнеситесь к трудностям на начальном этапе
Некоторым сотрудникам, возможно, будет трудно помещать НЗП непосредственно на рабочий стол. Кто-то, вероятно, будет продолжать работать по-своему и не в полной мере придерживаться принципов бережливого производства.
В этом случае возможны следующие ситуации:
• в папках на столе может храниться не вся значимая информация;
• возможно, работник будет помещать на стол работу, которую выберет сам.
Важно, чтобы на столе находилось как можно больше работы. Но на начальном этапе, скорее всего, вам не удастся этого добиться. Как показывает опыт, видимой станет 80 % работы, а 20 % по-прежнему будет храниться в ящиках и шкафах. Пусть вас это не волнует. Со временем вы начнете использовать все новые инструменты бережливого производства, которые помогут сделать доступной для контроля со стороны организации почти всю работу.
Сделать работу видимой нужно для того, чтобы собрать разрозненную информацию (организационные знания о процессах) из разных источников в одном месте – на рабочем столе сотрудника. Благодаря этому доступ к ней будут иметь все работники офиса. Помимо стандартов организации рабочего места команда по созданию бережливого офиса также должна создать систему канбан для заказа канцелярских принадлежностей.
Канбан для заказа канцелярских принадлежностей
Сколько раз кто-нибудь из ваших сотрудников открывал шкафчик с канцелярскими принадлежностями и не находил то, что ему было нужно? А потом оставлял очень большой заказ на требуемые принадлежности, чтобы в следующий раз их точно хватило, например на целый год? Если представить, сколько сотрудников могут следовать такой стратегии, получится весьма существенная цифра!
Карточки канбан позволят компании существенно снизить расходы на канцелярские принадлежности. Они помогают устранить потери, связанные с чрезмерными запасами и ненужным перемещением материалов. Канбан используют для создания системы вытягивания материалов, в отличие от традиционной системы выталкивания. В вытягивающей системе процесс сам сигнализирует о потребности в тех или иных офисных принадлежностях по мере необходимости. Средства канбан нужны для того, чтобы процесс получал материалы, услуги или канцелярские принадлежности (как в нашем случае), только когда требуется и в том количестве, в котором требуется, – ни больше, ни меньше.
Канбан – это средство информирования (с помощью особого сигнала) процесса о том, что требуется, когда и в каком количестве.
Создание и дальнейшее использование системы канбан применительно к канцелярским принадлежностям проходит в девять этапов. Вы должны:
1. Понять, что такое канбан.
2. Изучить потребности в канцелярских принадлежностях.
3. Установить минимальное и максимальное количество принадлежностей каждого вида.
4. Разработать форму для заказа канцелярских принадлежностей.
5. Создать карточки канбан.
6. Разработать схему процесса.
7. Провести тренинг.
8. Внедрить систему канбан.
9. Придерживаться новых принципов.
1. Поймите, что такое канбан
Канбан – это инструмент для управления и визуального контроля рабочего потока, выполненный в виде карточки или какого-либо иного визуального средства, который сигнализирует о потребности процесса в дополнительной работе или материале.
Используя систему канбан для канцелярских принадлежностей, вы поймете суть этого инструмента, что пригодится вам в дальнейшем, поскольку в следующей главе мы будем говорить о канбан применительно к рабочим процессам.
Самый распространенный пример использования канбан можно встретить в ближайшем супермаркете. Когда вы покупаете банку томатной пасты и проводите ее через кассу, поставщику (оптовая база производителя) поступает электронное извещение, т. е. канбан. Как только запасы пасты в магазине снижаются до определенного уровня, поставщик при следующей отгрузке производит пополнение запасов до заранее установленного уровня. Процедура повторяется снова и снова. Канбан можно использовать для канцелярских принадлежностей точно так же, как и для рабочих процессов.
2. Изучите потребности офиса в канцелярских принадлежностях
Команда должна составить список необходимых канцелярских принадлежностей. Чтобы составить этот список, сначала тщательно перепишите содержимое шкафчика с канцелярскими принадлежностями. Затем раздайте получившийся список работникам офиса и попросите их отметить, сколько принадлежностей каждого вида им требуется. Ниже приводится примерная форма для изучения потребностей в офисных принадлежностях.
3. Установите минимальное и максимальное количество принадлежностей каждого вида
Задача команды по созданию бережливого офиса – изучить потребности в канцелярских принадлежностях, оценить количество канцтоваров, которое требуется на определенный период, и определить стандартное количество принадлежностей каждого вида, которое должно быть в наличии. Эти цифры и будут минимальным и максимальным количеством канцтоваров.
Команда должна договориться о:
• типе канцелярских принадлежностей каждого вида (существуют десятки типов шариковых ручек, карандашей и т. д.; договоритесь об определенном количестве принадлежностей каждого типа);
• недельном или месячном запасе принадлежностей каждого вида;
• минимальном количестве принадлежностей;
• максимальном количестве.
Минимального количества канцелярских принадлежностей должно хватать на то время, пока пополняется запас.
При определении максимального/минимального количества канцтоваров учитывайте следующие моменты:
• Убедитесь, что предусмотрен способ заказа особых видов канцтоваров, которые не входят в стандартный список.
• Через несколько недель следует еще раз оценить требуемое минимальное/максимальное количество канцелярских товаров на случай, если в силу обстоятельств его необходимо скорректировать.
• Многие поставщики канцтоваров доставляют заказы ежедневно без взимания дополнительной платы, но при этом устанавливают минимальную сумму заказа.
4. Разработайте форму для заказа канцелярских принадлежностей
Составив стандартный список канцтоваров и определив их минимальное/максимальное количество, создайте форму для их заказа. Число принадлежностей каждого вида, которое требуется заказать, определяется как разница между их минимальным и максимальным количеством. Форма для заказа заполняется на основе карточек канбан, которые будут созданы на следующем (пятом) этапе. Ниже приводится пример такой формы:
Форма для заказа канцелярских принадлежностей должна содержать следующую информацию:
• код товара;
• ссылку на страницу каталога или веб-адрес;
• стоимость заказа;
• номер счета;
• любую другую информацию, необходимую для заказа.
Заказ можно отправлять офис-менеджеру в виде электронного письма или напрямую оформлять заказ в интернет-магазине поставщика.
5. Создайте карточки канбан
Одна карточка канбан предназначена для повторного заказа канцелярских принадлежностей определенного вида. Каждую карточку следует заламинировать и присвоить ей цветовой код. Кроме того, карточки должны различаться по цвету в зависимости от места, где будут заказываться канцелярские принадлежности (возможно, потребуется разграничить внутренних и внешних поставщиков: Staples, Office Depot, корпоративный склад и т. д.).
Карточка должна быть такого размера, чтобы на ней помещалась вся необходимая информация, а именно:
• наименование канцелярских принадлежностей;
• минимальное количество;
• максимальное количество;
• заказываемое количество (максимальное количество минус минимальное количество);
• имя поставщика;
• код товара;
• номер страницы каталога;
• инструкции по использованию карточки канбан.
Ниже приводится пример карточки канбан для канцелярских принадлежностей:
Все карточки канбан следует помещать в специальный контейнер, расположенный рядом со шкафчиком для принадлежностей. Не забудьте его как-нибудь пометить.
Карточку канбан следует прикрепить таким образом, чтобы при уменьшении запасов определенного вида до минимального уровня ее сразу же становилось видно. Это будет сигналом к обновлению запасов до максимального необходимого уровня.
Создайте специальную карточку канбан для заказа канцелярских принадлежностей, не вошедших в стандартный список.
6. Разработайте схему процесса
После того как команда завершит первые пять этапов, процесс необходимо документировать, стандартизировать и поместить его схему в отдельную папку (см. главу 8 «Создание системы документооборота»). Назначьте одного человека ответственным за всю систему обеспечения канцелярскими принадлежностями.
Существует множество способов документировать процесс. В большинстве случаев достаточно создать простую блок-схему. Также можно использовать карту стандартизированной работы (см. главу 8 «Создание системы документооборота»).
7. Проведите тренинг
Перед тем как внедрить созданную на первых шести этапах систему заказа канцелярских принадлежностей, проведите тренинг для сотрудников офиса.
На тренинге обязательно сделайте следующее:
• кратко объясните цель канбан (зачем нужны карточки, каковы их особенности, как их можно использовать для заказа канцелярских принадлежностей и т. д.);
• объясните, как вы определили минимальное и максимальное количество канцелярских принадлежностей, и поблагодарите всех за участие в исследовании потребностей офиса в канцтоварах;
• объясните, как будет работать новая система заказа канцелярских принадлежностей (раздайте схемы процесса или карты стандартизированной работы);
• расскажите о двух типах карточек канбан – стандартной и специальной;
• подойдя к шкафчику с канцелярскими принадлежностями, покажите, как будет работать новая система;
• объясните, что пока система работает в тестовом режиме, и попросите всех высказать свои предложения по поводу улучшений;
• поблагодарите членов бережливой команды за разработку первоначального варианта новой системы.
8. Внедрите систему канбан
После того как был проведен тренинг, систему канбан для канцелярских принадлежностей можно применять на практике.
Через один-два месяца проверьте имеющиеся в офисе канцелярские принадлежности. Подсчитайте общую сумму сэкономленных средств и сообщите о результатах команде и руководству.
Постоянно консультируйтесь со всеми работниками по поводу улучшений и изменений, которые следует внести в систему канбан. Каждый офис уникален, и описанную выше систему, возможно, потребуется модифицировать.
9. Придерживайтесь новых принципов
После того как в офисе будут введены карточки канбан, вам необходимо принять меры к тому, чтобы сотрудники придерживались новых принципов. Шкафчик с канцелярскими принадлежностями – это то место, к которому есть доступ у всех. Напишите на дверце имя человека, ответственного за работу системы канбан и порядок в шкафчике.
Резюме
В этой главе мы рассмотрели стандарты организации рабочего места, которые являются первым важным шагом к тому, чтобы сделать информацию о работе процессов общедоступной. Второй инструмент, описанный в этой главе, – карточки канбан – помогут усовершенствовать систему поставок канцелярских принадлежностей, и в то же время он показывает, как работает ключевая концепция бережливого производства – система вытягивания.
Дальнейшие рекомендации
• Разработка стандартов организации рабочего места – это первый шаг на пути к совместному использованию значимой информации. Постарайтесь не усложнять стандарты.
• Система канбан для заказа канцелярских принадлежностей наглядно показывает, как можно избавиться от чрезмерных запасов и затрат на ненужное перемещение материалов.
• Продолжайте обсуждать, как инструменты бережливого производства могут помочь устранить потери, описанные в первой части книги.
Назад: Часть II Создайте рабочий поток
Дальше: Глава 7 Запустите поток Управляйте, используя качественные данные
