Управление временем

Работайте не больше, а умнее. И позаботьтесь о том, чтобы другие делали для вас все, что только можно сделать. Тусоваться и трепаться о пустяках тоже работа, по крайней мере так бывает. (Кстати, ребята, давайте говорить начистоту. Вы когда-нибудь слушали эти пленки прослушки, которые прокручивают на судебных заседаниях в качестве вещественных доказательств? Даже мы сами не можем разобрать, что мы там друг другу бормочем. Выработайте кодовый язык, который будет непонятен Дяде Сэму, и болтайте сколько влезет. Но удостоверьтесь, что вы сами понимаете этот язык.)

У нас рабочий день ненормированный. Характер нашего бизнеса таков, что между заданиями нам порой приходится подолгу скучать и болтаться без дела в ожидании очередного распоряжения. Возможно, в вашем бизнесе тоже так. Но заставьте время работать на вас. Слушайте аудиозаписи на темы самообразования и самосовершенствования. Делайте хоть что-нибудь, а не просто убивайте время карточными играми и пустой болтовней. Всему есть время и место, и вежливость требует иногда потрепаться с коллегами, но знайте меру. Впустую тратить время хуже, чем вообще не иметь времени.

Поскольку характер нашей работы привлекает людей амбициозных и ленивых, молодой человек, который хочет прорваться наверх, найдет занятие, позволяющее продуктивно использовать свободное время, обратить на себя внимание вышестоящих и принести им еще больше славы и богатства. Найдите такое депо и для себя.

Выберите время дня или ночи, когда ваша энергия достигает пика, и занимайтесь делами именно в эти часы. Мы встречаемся с партнерами, принимаем посетителей и даем аудиенции только в то время, когда чувствуем, что находимся в наилучшей форме. Характер нашей деятельности таков, что любая ошибка чревата смертью или тюрьмой, поэтому мы всегда осмотрительны и стараемся все делать вовремя. Мы забиваем стрелки, собираем дань, угрожаем, бьем, проламываем черепа и улыбаемся друзьям и врагам только тогда, когда время для этого самое подходящее. Поступайте так же. Делайте то, что нужно, тогда, когда нужно, – ни минутой раньше, ни минутой позже. Если вы вынуждены встретиться с кем-то в неподходящее для этого время, будьте предельно лаконичны и придите лишь затем, чтобы переназначить встречу.

Но помните, что эффективное управление временем не имеет ничего общего с созданием жесткого распорядка дня. Ваши планы – как краткосрочные, таки долгосрочные – не должны быть излишне строгими. В конце концов, никто не знает, что с вами случится завтра, кто вам подвернется, кто переметнется, кто упадет. Поэтому вы всегда должны допускать возможность, что ваши планы изменятся.

Лучшее, что вы можете инвестировать в свой бизнес, – это ваше время. Чтобы эффективно планировать свою деятельность и разумно распоряжаться временем, вы должны четко знать, какие задачи перед вами стоят и каковы ваши цели. Оцените препятствия и благоприятные возможности, а затем разрабатывайте стратегии.

Вот некоторые из наших фундаментальных стратегий экономии времени:

• Мы всегда паркуемся вторым рядом.

• Мы не тратим целый час на то, чтобы выбить из клиента жалкие две сотни. У нас есть адвокаты, которые зарабатывают для нас гораздо больше, не слишком перетруждаясь.

• Мы никогда не делаем сами то, за что можем заплатить или что можем заставить сделать за нас кого-то другого.

• Некоторые из нас отводят стрелки часов на десять минут назад. Зачем появляться на встрече раньше других и ждать, пока соберутся остальные? Пусть они ждут нас. Если, конечно, они не наши боссы. В последнем случае мы, безусловно, всегда пунктуальны.

Мы держим запасную одежду там, где бываем регулярно: в клубе, спортзале, любимых кабаках, у подружки – где угодно. Благодаря этому на нас всегда все свежее и нам не нужно тратить время на то, чтобы покупать или красть чистую одежду либо ехать за ней домой.

Особенность нашего бизнеса состоит в том, что мы несем круглосуточную вахту – особенно это касается подчиненных. В любое время дня и ночи вас могут поднять с постели телефонным звонком. Даже если у вас выходной, даже если вы в отпуске, интересы бизнеса имеют приоритет перед всем остальным. Если вы занимаетесь каким-то побочным делом, тогда интересы этого дела идут вторыми. Ничто другое, включая жен и любовниц, не должно мешать делу.

Как распоряжаться временем, зависит от обстоятельств.

Если вы сидите в тюрьме, ваше время исчисляется сутками, и вы сами им распоряжаетесь. Когда вы выполняете какую-то работу для своего босса, делайте это быстро. Оказывая услуги подчиненному, особо не торопитесь. Если вас принуждают делать что-либо для полиции или правительства, соглашайтесь в том случае, если нет никакой возможности уклониться. Если же вы делаете что-либо не для своих боссов, подчиненных, семьи, друзей, деловых партнеров, полиции или государства, занимайтесь этим тогда, когда есть желание и время.

Это были фундаментальные теоретические принципы эффективного управления временем, о которых нужно всегда помнить, но у данного вопроса есть еще и практическая сторона.

Эффективное управление временем означает, что вы с максимальной отдачей используете каждую минуту рабочего времени, причем в каждых сутках должны быть часы, на каждой неделе – дни и в каждом году – недели, когда вы избавлены от необходимости работать. Последнее является конечной целью эффективного управления временем для всех, исключая трудоголиков. Как уже было сказано, работать нужно умнее, а не больше.

Вот три базовых правила эффективного управления временем:

1. Распишите свои задачи.

2. Делегируйте их.

3. Делегируйте еще что-нибудь.

На семинарах по менеджменту лекторы учат своих слушателей создавать идеальное рабочее пространство, что должно способствовать эффективному управлению временем; выделять себе время на уединение, когда все отвлекающие факторы и раздражители сводятся к минимуму; воспитывать в себе решительность и т. д. Эти стратегии становятся все сложнее, и создается впечатление, что их смысл состоит в том, чтобы добавить к суткам лишний, двадцать пятый час. Однако проблема состоит в том, что, пока вы во всем этом разберетесь и сможете начать применять, вам может потребоваться целый год.

А ведь управление временем, как и все другие аспекты менеджмента, можно свести к обычному здравому смыслу. И тогда вам будет достаточно иметь часов шесть, да и то не каждый день.

Идеальное рабочее пространство – это место, где вам лучше всего работается. Таким местом может быть столик в кафе, кухонный стоп в вашем доме, пустующий кабинет в вашей компании. Главное, чтобы там вас не отвлекали и вы чувствовали себя уютно и спокойно.

Как уже было сказано выше, определите время дня или ночи, когда вы находитесь в наилучшей форме, налейте себе чашку кофе или чая и дайте волю мысли. Сюрприз! Мозг начнет работать на всю катушку, генерируя возможные решения стоящей перед вами проблемы. Вот вы и нашли для себя, «создали» идеальное рабочее пространство и возможность уединиться.

Возьмите блокнот и вертикальной линией разделите страницу на две части. (В правом верхнем углу поставьте дату.) В левой колонке напишите, что должно быть сделано (используя сокращения, понятные только вам), и расставьте приоритеты в соответствии с важностью (потенциальной отдачей) задач и их срочностью. Определение приоритетов требует сбалансированным образом учитывать оба эти критерия.

Итак, задачи расписаны.

Затем в правой колонке укажите исполнителей этих задач.

Делегирование выполнено.

После этого еще раз пересмотрите обе колонки, если необходимо, внесите коррективы, изменив приоритетность задач и их исполнителей.

Продолжайте до тех пор, пока не закончатся идеи на предмет того, что еще можно переставить или добавить.

Итак, вы определились с задачами, которые поставили перед собой и перед другими, и с приоритетами. Завтра вы вычеркнете из списка все то, что уже сделаете, и составите новый план из двух колонок, а старый уничтожите. Это и есть эффективное управление временем. А также искусство делегирования.

• Составьте аналогичный план на неделю и еще один для долгосрочных целей, по необходимости внося в них коррективы. Начать можете уже сегодня, чтобы завтра не жалеть об упущенных возможностях.

• Помните о том, что говорилось выше: планирование и распределение времени – это не то, что делается раз и навсегда, а процесс, постоянно регулируемый с учетом событий, которые невозможно предсказать заранее.

Проявляйте гибкость. Американские мафиозо первой волны (Усатые Питы, как их называли) хорошо знали, как важно быть гибкими, – знали до поры до времени, пока не погрязли в самодовольстве и не пустили все на самотек. Мораль сей истории в том, что Усатые Питы давно мертвы и канули в Лету.

• Чтобы распределять время и составлять планы, вы должны знать качественные и количественные аспекты своих целей. Предположим, вы ставите перед собой грандиозную стратегическую цель – отойти от дел в сорок лет с миллионом долларов. После этого вы должны оценить препятствия и возможности, выработать стратегию и тактику с учетом имеющихся ресурсов и возможных рисков. Потом вы составляете план действий: кто и что делает, в какой последовательности, где, как и почему. Этот план представляет собой комплекс задач, для которых установлены определенные сроки.

• После этого вы, как уже говорилось выше, поручаете выполнение поставленных задач определенным людям.

Теперь давайте предположим, что вы должны ежедневно приходить на работу в девять и уходить в пять. В этой ситуации искусство управления временем заключается в том, чтобы не превратить свой кабинет в проходной двор и разрешать входить к вам только тем, кого вы хотите видеть, и тогда, когда вы хотите.

• Охранять вход должен ваш секретарь. Если кто-то сумеет прорваться через этот кордон и без приглашения просунет голову в дверь, спрашивая: «Вы заняты?», отвечайте угрожающим тоном: «Да, занят!»

• Когда вы принимаете в своем кабинете сотрудника, у которого много идей или который любит поболтать (или и то и другое), а вы уже узнали все, что хотели, подтяните к себе стопку документов, склонитесь над ними и скажите: «Что ж, спасибо большое. Мне надо поработать». Разговор окончен.

• Если вы не относитесь к людям, которые любят отвечать на телефонные звонки, вручите своему секретарю короткий список тех, с кем вас можно соединять немедленно, а от остальных поручите просто принимать сообщения.

Примерно в одно и то же время каждого дня перезванивайте тем, кому сочтете нужным. Те же, кому вы не перезвонили, но кому вы действительно нужны, позвонят еще раз.

• Если вы кому-то звоните и поток слов с другого конца линии никак не заканчивается, просто повесьте трубку и набирайте следующий номер. Мало кому придет в голову, что вы бросили трубку сознательно; спасая свою гордость, они предпочтут обвинить в случившемся телефонную компанию. Если недавно вы уже применяли подобную тактику в отношении этого собеседника, попробуйте просто молчать. Не реагируйте, словно вас нет. Лишенный поддержки, собеседник скоро сам закончит свой монолог, нервно бросив трубку. Если же человек, которому вы звоните, очень важен для вас, но вы хотите закончить разговор, скажите ему, что у вас вот-вот начнется важное совещание.

Тем не менее закрытая дверь не должна вам мешать время от времени выходить из своего кабинета, чтобы подбодрить сотрудников, проверить, кто чем занимается, что уже сделано или почему – черт возьми! – не сделано.