Устраняя и сокращая все что можно, в том числе коучинг, работу с электронной почтой, участие во встречах и совещаниях, отслеживание социальных медиа, и отказываясь от выступлений, я высвободил массу времени и внимания, чтобы сосредоточиться на самых важных делах. Но, как и всегда, я не был полностью доволен ситуацией.

У меня все еще оставалась масса рутинных дел, которые необходимо было выполнять и от которых я никак не мог отделаться.

В их числе:

• Управление календарем.
• Процесс организации видеоконференций с несколькими участниками.
• Размещение в блоге статей и обновлений.
• Сбор информации перед поездками, планирование поездок.
• Техническая поддержка сайта.

Все эти дела претендовали на значительную долю времени и внимания в ущерб более актуальным или значимым задачам.

К счастью, для того, чтобы выполнять рутинные дела, не нужны уникальные умения и навыки, поэтому ими вместо вас могут заняться другие люди. Такие дела — очевидные кандидаты на делегирование. В этом и заключается третий и последний способ разделаться с ними.

Приходится признать, что делегирование задач доступно не всем, но тем не менее этот вариант более реален, чем может показаться.

Сколько стоит ваше время

Вы можете провести следующий расчет стоимости своего времени в долларах и центах, и он на многое раскроет вам глаза.

Последние несколько лет я делаю этот расчет всякий раз, когда в моей жизни что-то серьезно меняется. Метод, которым я пользуюсь, требует определенных раздумий, но в целом он довольно прост. Вопрос, который я время от времени задаю себе, звучит так: сколько я готов заплатить, чтобы купить один час своей жизни?

Когда я был студентом и почти ничего не зарабатывал, за свое время я был готов платить совсем мало. Поскольку денег почти не было, я не мог позволить себе никого нанять, чтобы сделать работу за меня. По моим расчетам, в тот момент час моего времени стоил около $5. По этой причине я сам заполнял свою налоговую декларацию и был готов работать за минимальную заработную плату — мое время примерно столько и стоило. В начале «Года продуктивности» за час своей жизни я готов был заплатить около $10.

Однако под конец проекта мое время стало стоить значительно больше, примерно $50 в час. К тому моменту я создал небольшой бизнес, который начал приносить устойчивый доход, и я начал задумываться о найме сотрудников, которым можно было бы делегировать рутинные задачи.

В зависимости от того, насколько вы цените свое время, можно делегировать и домашние дела. Такие дела, как стрижка газона, расчистка снега лопатой или уборка в доме, — примеры задач, которые относительно легко делегировать и тем самым сэкономить несколько часов своей жизни. (Или просто научите своих детей выполнять их.)

Как и при использовании большинства предлагаемых в этой книге приемов, покупая время, мы не ставим целью работать меньше; речь идет о том, чтобы работать более рационально и успевать сделать больше наиболее значимых для вас дел.

Я обнаружил, что ценность моего времени зависит от четырех обстоятельств:

• Сколько денег я состоянии заработать.
• Насколько ценно для меня мое время.
• Какую ценность представляют для меня деньги.
• Насколько перегруженным я себя чувствую.

В моем представлении, если вы планируете нанять секретаря, виртуального ассистента (человека, который будет дистанционно работать на вас неполный день), стажера или команду сотрудников, то критически важно рассчитать стоимость своего времени. Может выясниться, что вы не цените свое время настолько высоко и лучше продолжать выполнять рутинные дела самостоятельно. Или наоборот, вы укрепитесь в мнении, что рутинные дела уже пора делегировать. Независимо от принятого решения расчет стоимости своего времени стоит затрачиваемых на него усилий.

Мой первый ассистент

Уже в конце проекта я в качестве эксперимента впервые нанял виртуального ассистента. На первый взгляд, все должно было здорово получиться. Я надеялся, что, делегируя оставшиеся рутинные дела, смогу сразу убить двух зайцев.

Мне представлялось, что я смогу немедленно:

• устранить оставшиеся рутинные дела, делегировав их кому-то еще;
• высвободить драгоценное время и внимание, чтобы направить их на решение приоритетных задач.

Не у каждого есть возможность нанять ассистента. Но когда я изучил, сколько виртуальные ассистенты берут за свои услуги, то поначалу возликовал. Можно было делегировать задачи с низкой отдачей любому из них — в том числе и задачи, возникающие в ходе недели, — притом, что средняя почасовая ставка ассистента составляла от $5 до $10 в час — значительно ниже, чем те $50 в час, в которые я оценивал свое время. Некоторые виртуальные ассистенты берут гораздо дороже, но их я даже не смотрел.

Однако моя первая виртуальная ассистентка оказалась просто ужасной.

Не хочется быть слишком критичным, тем более что, нанимая ее, я сам не проявил достаточно осмотрительности. Мало того, что она находилась в Индии и общение через несколько часовых поясов создавало определенные трудности, она была еще и ненадежной, тратила уйму времени, чтобы научиться выполнять новые действия, и, как я теперь уверен, общаясь со мной по-английски, она в значительной степени полагалась на Google Translate. Поскольку большинство дел, которые я ей поручал, были связаны с цифрами, проблема разных часовых поясов не имела такого уж большого значения. Но поскольку она плохо говорила по-английски и слишком долго училась выполнять даже самые элементарные действия, я мог бы сэкономить время и внимание, если бы делал эту работу сам.

Мой второй ассистент

К счастью, несколькими месяцами позже (уже после того, как я поработал с парой других ассистентов) появилась Луиза.

Увидев в интернете мое выступление перед аудиторией TEDx с рассказом о проекте, Луиза Йоргенсен, виртуальный ассистент из Дании, решила написать о нем в своем блоге. Случайно попав на ее блог, я почти сразу отправил ей вопрос, нет ли у нее времени помочь мне. Таким образом, простая запись в блоге сразу вывела ее непосредственно на мой проект.

Быстро выяснилось, что Луиза — во всех отношениях полная противо­положность моим предыдущим недорогим ассистентам. Она очень умна, быстро обучается, а также располагает опытом в области продуктивности в целом и в решении именно того типа задач, которые я планировал ей поручить.

Она до сих пор работает со мной и одновременно учится в Таиланде.

Поначалу я нанял Луизу, чтобы она организовывала звонки, размещала сообщения в блоге и делала новостные рассылки. Но вскоре я стал делегировать ей и другие дела, например управление моим календарем, организацию встреч, сбор информации и планирование поездок и даже техническую поддержку сайта, включая подбор внешних провайдеров и контроль за ними.

Я платил ей $25 в час — значительно больше, чем своей первой ассистентке, но Луиза стоила этих денег. Я чувствовал себя прекрасно, посвящая весь день своему проекту, а вечером передавая дела ей, чтобы она продолжила работу, пока я сплю, а на следующее утро я вновь сам брался за работу. Через месяц с небольшим я стал доверять Луизе все больше и больше задач и все чаще начал вычеркивать сделанное ей из своего списка текущих дел и смог высвободить больше времени и внимания для своих приоритетов.

Наконец-то мне удалось реализовать преимущества, на которые я рассчитывал, нанимая свою первую ассистентку. А вот что об этих преимуществах думает сама Луиза.

«Это высвобождает время, вы можете сосредоточиться на деятельности, которая составляет основу вашего бизнеса, и продолжать развивать ее, — говорит она. — Чем сильнее растет бизнес, тем длиннее списки дел, поэтому целесообразно делегировать некоторые трудоемкие задачи виртуальному ассистенту».

У меня появилось больше времени, чтобы писать статьи, знакомиться с результатами исследований, читать книги и проводить интервью с интересными людьми — иными словами, для наиболее приоритетных задач, связанных с максимальной отдачей. У меня также образовалось пространство для того, чтобы глубже анализировать эти задачи и выполнять их гораздо качественнее.

Является ли наем виртуального ассистента решением, которое подходит всем? И какой виртуальный ассистент нужен вам? У Луизы и на этот счет есть несколько мудрых советов:

Во-первых, нужно понимать, какие именно навыки вы ищете в ассистенте. Ассистент нужен в основном для решения административных задач? Или же нужен тот, кто может заняться, скажем, вашей перепиской с клиентами или коллегами? Зная задачи, которые желательно делегировать, вы будете искать человека, который обладает соответствующими навыками. Я также полагаю, что сотрудничество будет плодотворнее, проще и приятнее, если вам удастся найти кого-то, с кем будет приятно работать в том числе и на личном уровне. Поэтому я всегда стараюсь заранее пообщаться с потенциальным клиентом и понять, совместим ли мой стиль работы с его. В конечном итоге так лучше для всех.

Типичные ошибки

Я на горьком опыте усвоил урок — и вот несколько важных советов, которые следует иметь в виду, если вы решили нанять ассистента, виртуального ассистента, стажера или команду сотрудников:

• Не бойтесь платить немного больше тем, у кого высокая квалификация. Работая с менее квалифицированным ассистентом, вы потратите больше времени и внимания на его обучение и на ежедневное взаимодействие с ним. Поэтому, если вы можете себе это позволить, я бы рекомендовал платить больше за более квалифицированного ассистента. Будьте готовы к тому, что хороший виртуальный ассистент стоит от $15–30 в час.
• Наем ассистента, проживающего в другом часовом поясе, в определенных условиях может оказаться хорошим решением. В зависимости от характера вашей работы и типа задач, которые вы собираетесь делегировать, может оказаться целесообразным нанять ассистента в другом часовом поясе. Например, Луиза отвечает за размещение статей в моем блоге и новостные рассылки, а поскольку она находится далеко от меня, то, когда я вечером заканчиваю материал для размещения в блоге, она может в течение ночи в моем часовом поясе выложить его в блог и прислать мне соответствующую ссылку, которую я посмотрю утром. Но если вы нанимаете ассистента, проживающего вне вашего часового пояса, убедитесь, что он обладает достаточной квалификацией и ему можно безоговорочно доверять.
• Всегда проверяйте рекомендации. У хороших виртуальных ассистентов обычно есть рекомендации от людей, которые остались довольны их работой. Не бойтесь проверять рекомендации — это может в итоге сэкономить массу времени.

Если вы не хотите никого нанимать на более или менее постоянной основе, подумайте о том, можно ли отдать какие-то задачи на аутсорсинг, при условии, конечно, что у вас есть для этого возможность или бюджет.

Независимо от того, ищете ли вы себе виртуального ассистента для работы на постоянной основе или вам нужна разовая помощь, вот несколько отличных сайтов из тех, что я нашел сам или мне порекомендовали друзья (я никак не связан ни с одним из этих сайтов и попробовал каждый из них):

• Fancy Hands (FancyHands.com), Zirtual (Zirtual.com) и eaHelp (Eahelp.com) для найма виртуальных ассистентов;
• Freelancer (Freelancer.com) и Upwork (Upwork.com), если хотите заказать разовую работу.

Можно также разместить объявление о поиске стажеров в местном колледже или университете, а объявление о поиске ассистента — на сайте Craigslist и в Twitter.

Таким образом, если вы ищете компетентных помощников для решения конкретных задач или на постоянной основе, то спокойно используйте проверенные сайты из приведенного выше списка.

Самое продуктивное слово в вашем словаре

Самое полезное слово в вашем словаре продуктивности вы узнали еще в младенчестве. Оно занимает 56-е место среди наиболее часто употреб­ляемых слов английского языка. Это слово «нет».

Когда по мере развития проекта стало понятно, что он потребует гораздо больше времени и сил, чем мне изначально представлялось, я взял себе за привычку каждый день намеренно говорить «нет» делам с низкой отдачей. Для меня не имело значения, были ли это крупные дела или мелочи вроде прослушивания не слишком интересного подкаста, ответов на ругательные письма, приходящие по электронной почте, или чтение раздела комментариев на новостных сайтах. Усилия, которые я прилагал, чтобы отклонять возникающие малоценные дела, а не хвататься за них, экономили мне массу времени.

Прекрасно, когда нам удается устранить, сократить или делегировать имеющиеся задачи и обязательства. Но их количество никогда не бывает статичным и меняется с течением времени. Если вы не будете постоянно защищать свое время и внимание от натиска дел, проектов и обязательств с низкой ценностью, вы погрязнете в их завалах.

В 2014 г. Грег Маккеон опубликовал «Эссенциализм», потрясающую книгу о том, как намеренно фокусироваться на меньшем количестве дел. Книга затронула чувствительную струну. Когда я спросил Грега, что именно в книге привлекло такое количество читателей, он дал простой ответ: «У всех одни и те же проблемы».

Он продолжает: «Люди чувствуют, что им не хватает сил на работе и дома. Они чувствуют себя занятыми, но не продуктивными. Им мешают постоянные отвлечения и тривиальные дела». Постоянные попытки переделать больше дел вместо того, чтобы фокусироваться на правильно выбранных делах, приводят к стрессам, снижают продуктивность и качество работы. Решение проблемы состоит в том, чтобы в работе и в жизни концентрироваться исключительно на приоритетах.

Из тех рекомендаций, которые дает Грег, мне больше всего нравится его правило 90%, заключающееся в том, чтобы сказать «нет» делам, которые он называет «несущественными». Он утверждает, что мы должны не только говорить «нет» явно бессмысленным делам; из работы и жизни мы должны также исключить многие дела категории «в принципе имеет смысл», потому что они отбирают драгоценное время у приоритетных задач. Правило 90% звучит просто: когда вы рассматриваете какую-либо новую возможность, ранжируйте ее по шкале от 1 до 100 в зависимости от того, насколько ценной или значимой она вам представляется. Если ее рейтинг ниже 90 пунктов, откажитесь от нее.

Как выразился Грег, «ваша работа заключается не в том, чтобы все втиснуть в свой рабочий день, и даже не в том, чтобы равномерно распределить энергию на все дела. Ваша задача — направить энергию на прио­ритеты». Энергию необходимо сконцентрировать на том, что является критически важным.

Каждая задача, проект или обязательство, отдача от которых низка и от которых вы решаете отказаться, дает возможность сказать «да» приоритетам.

Аналогичным образом обязательства и обязанности, которые вы решаете сохранить, должны быть продиктованы теми же ценностями, что и ваши самые приоритетные задачи и проекты.

Выполнение любого обязательства, которые вы берете на себя в профессиональной и личной жизни, требует определенного времени и внимания. И каждое обязательство, если оно не является для вас значимым или не обещает серьезную отдачу, делает вас менее продуктивным. Возьмем в качестве примера владение домом. Мне повезло, что в свои 26 лет я могу всерьез рассмотреть приобретение отдельного дома, если мне этого захочется. Но несколько лет назад я принял решение пока этого не делать. Это не значит, что я не захочу в конечном итоге приобрести собственный дом — мне нравится сама идея быть хозяином, иметь участок, где можно устраивать барбекю и который можно организовать как мне нравится. Но, как и ежедневный подъем в 5:30, эта идея на данном этапе моей жизни просто не стоит того количества времени и усилий, которые потребовались бы для ее воплощения. Живя в квартире, мне не нужно стричь газон, выносить мусор, зимой убирать снег или даже ремонтировать бытовую технику, когда она ломается. Владение домом пока не является для меня достаточно значимой целью, поскольку я могу использовать свое время на более значимые в данный момент дела.

Пересмотрев свои обязательства и поразмышляв о том, сопровождаются ли они достаточной отдачей, вы сможете упростить свою профессиональную деятельность и жизнь в целом, высвободив еще больше времени и пространства, чтобы сконцентрироваться на наиболее существенных обязательствах. Такие обязательства могут включать:

• необходимость работать полный или неполный рабочий день;
• членство в отраслевых ассоциациях;
• поддержание дома (или дачи) в хорошем состоянии, если вы хозяин;
• образование (например, учеба в университете или колледже, посещение образовательных курсов в свободное от работы время);
• отношения и дружбу;
• клубы, в которых вы состоите;
• виды деятельности или хобби, которыми вы активно занимаетесь.

Думаю, что продуктивнее всего при составлении реестра своих обязательств и обязанностей — изучить имеющиеся дела с низкой отдачей, а затем подумать о том, к каким обязательствам они относятся. Любое дело или проект обычно связаны с каким-либо крупным обязательством. Внимательно проанализировав, с каким обязательством связано каждое дело или проект, можно относительно легко идентифицировать сами обязательства, обеспечивающие максимальную и минимальную отдачу. Не каждое дело с низкой отдачей непременно связано с крупным обязательством, у которого отдача также невысока, но достаточно часто так оно и оказывается.

Я считаю, что одна из главных причин, почему моему проекту удалось встать на ноги, заключается в том, что я на это время минимизировал количество сторонних по отношению к нему обязательств. Начав «Год продуктивности», я, помимо прочего, прекратил работу по найму на неполный рабочий день (и отклонил другие предложения о работе). Я даже удалил свою учетную запись в Facebook, чтобы высвободить время и внимание для моего проекта, который заведомо давал более существенную отдачу и был для меня более значимым. На первый взгляд может показаться, что устранение данных обязательств обеднило мою жизнь, но дело обстоит ровно наоборот. Для меня мой проект был гораздо более значимым и перспективным способом инвестирования времени, и сокращение количества обязательств позволило мне погрузиться в него гораздо глубже.

Йо Йо Ма вряд ли стал бы величайшим виолончелистом в мире, если бы ему приходилось совмещать уроки игры на виолончели с футбольными тренировками, занятиями сальсой и парой подработок. Он стал великим виолончелистом потому, что инвестировал максимум своего времени и внимания в игру на виолончели. Результаты налицо.

Аналогичным образом одной из самых продуктивных и успешных компаний в мире является Apple. В то время как другие компании занимаются постоянным расширением продуктовых линеек, как будто они собирают коллекцию карт в игре «Покемон», Apple жестко фокусируется на небольшом числе продуктов. Компания имеет всего четыре основных направления — iPhone, iPad, Mac и смарт-часы. Каждая продуктовая линейка включает всего несколько продуктов и обновляется в среднем раз в год. На момент написания этой книги Apple являлась крупнейшей компанией в мире по рыночной капитализации, хотя полный набор ее продуктов поместился бы на небольшом столе. Умение говорить «нет» сделало Apple лидером.

Взгляните вокруг, и вы увидите бесчисленные примеры, как такой подход позволяет повысить концентрацию и продуктивность. Вы сможете эффективнее распорядиться временем, вниманием и энергией, если будете фокусироваться на небольшом числе самых значимых задач, обес­печивающих максимальные результаты.

Наиболее продуктивные люди прилагают усилия не только для того, чтобы понять свои приоритеты, но и чтобы упростить все остальное.