Неважное

Несмотря на то, что в самом начале проекта я четко определил для себя самые приоритетные задачи, я ничего не предпринял по поводу задач низкой ценности — пока не стало слишком поздно и они не завалили меня настолько, что моя продуктивность катастрофически снизилась.

Нужно было от чего-то отказываться.

Когда я изучил свой первый журнал учета времени, меня ждал ряд неприятных сюрпризов. Помимо кучи времени, потерянного в результате прокрастинации, там фигурировало огромное количество часов, которые я на протяжении всей недели затрачивал на малоценные технические задачи. И хотя субъективно я ощущал себя продуктивным, поскольку постоянно был страшно занят, похвастаться осязаемыми результатами я не мог.

Согласно «закону Паркинсона», работа расширяется и заполняет все время, на нее отпущенное. Мой опыт говорит, что этот закон особенно верен в отношении задач с низкой отдачей. Дело в том, что лимбическая система оказывает настолько мощное сопротивление нашим попыткам сосредоточиться на наиболее сложных перспективных задачах, что вспомогательные и технические задачи с низкой отдачей начинают восприниматься чуть ли не как удовольствие, на которое легко подсесть. С упоением занимаясь ими, мы испытываем иллюзию продуктивности.

В конце концов, мы же невероятно заняты. Но на выходе результаты оказываются более чем скромными.

Просматривая журнал учета времени, я выделил наиболее проб­лемные дела, которые съедали максимум времени; это те самые дела, которые способны заполнить все время, которые мы на них выделяем. Я расположил их соответственно количеству времени и внимания, которые на них затрачиваются:

• Ответы на электронную почту.
• Участие во встречах и совещаниях.
• Размещение статей в блоге, новостные рассылки.
• Управление своим календарем.
• Коучинг по продуктивности для частных заказчиков и компаний.
• Поиск информации и планирование поездок.
• Организация видеоконференций и участие в них.
• Техническое обслуживание сайта.
• Управление аккаунтами в социальных медиа.

Скорее всего, и у вас есть подобные технические задачи, сопровождающие вашу основную деятельность, — почти любой работник умственного труда на планете завален электронной почтой и получает слишком много предложений об участии в совещаниях и других мероприятиях.

Но есть и хорошие новости: по моему опыту, любую вспомогательную задачу можно сжать, делегировать или даже полностью устранить.

Решения, лежащие на поверхности

В зависимости от того, насколько ревностно вы относитесь к защите своего времени от менее важных дел, может выясниться, что несколько таких дел с низким уровнем отдачи можно устранить полностью. Исходя из своего опыта, могу сказать, что целиком исключить такие дела очень трудно. В организациях, где я ранее работал, мне платили за выполнение определенного набора задач, хотя мое время использовалось далеко не оптимальным образом. Но если бы, стремясь к более высокой продуктивности, я предпринял попытку устранить некоторые из них, я выглядел бы идиотом и меня бы просто уволили.

И тем не менее некоторые дела и обязанности вы все же в состоянии устранить полностью. Речь может идти о таких делах как:

• повторяющиеся малополезные встречи или совещания;
• маловажные телефонные звонки, обновление статуса в социальных сетях, чтение новостных сайтов и другие подобные пожиратели времени;
• задачи и проекты, в которых ваши уникальные таланты или навыки оказываются невостребованными;
• задачи и проекты, отнимающие много времени, но в которые вы по тем или иным причинам не можете внести серьезный вклад.

По моему опыту, поддерживающих задач, которые действительно необходимы, почти всегда существенно больше, чем задач, которые можно смело ликвидировать. Но если в вашем списке есть очевидные кандидаты на ликвидацию, приложите усилие и высвободите драгоценное время и внимание, которые можно направить на приоритетные задачи.

В ходе проекта я обнаружил, что могу полностью исключить только один пункт из списка вспомогательных задач — коучинг по продуктивности для частных заказчиков и компаний. Хотя эта работа неплохо оплачивалась, сама по себе она не привносила ценности в мой проект, а кроме того, он изначально замышлялся как открытый для максимального числа людей.

Сократить все остальное, увы, оказалось весьма трудным делом.

Экстремальное сжатие

Прожив пару месяцев в кромешном аду и разрываясь между участием во встречах и борьбой с электронной почтой, я наконец решил поэкспериментировать со сжатием поддерживающих задач и высвобождением времени и ментального пространства для реальной работы. После многих проб и ошибок, а также работы до поздней ночи я пришел к выводу, что наиболее эффективное решение, позволяющее сократить ресурсы, направляемые на вспомогательные задачи с низкой отдачей, выглядит так:

• измерить, сколько времени и внимания я трачу на поддерживающие задачи и
• сократить это время, установив соответствующие лимиты.

Даже простое ведение журнала учета времени делает отношение к занятиям более осознанным. Но время — это только часть истории. Задачи с низкой отдачей также претендуют на огромное количество внимания.

Возьмем в качестве примера электронную почту. После того как в ходе проекта поток входящих сообщений превысил все разумные пределы, я провел неформальный недельный опрос среди друзей, чтобы выяснить, как часто в течение дня они заглядывают в свой почтовый ящик. Поразительно, но в среднем они проверяли свою почту 41 раз в день! По результатам другого (более научного) исследования, большинство людей проверяет электронную почту примерно каждые 15 минут (32 раза в течение восьми­часового рабочего дня). Если проверять электронную почту по 32 раза в день, то внимание 32 раза вынужденно отвлекается от того, над чем вы должны работать. В таких условиях довольно трудно сохранить ясность ума. Электронная почта может быть жизненно важна в качестве инструмента, но 32 раза в день проверять ее явно не стоит. (Кстати, мой личный результат был немногим лучше — даже при попытке работать максимально осознанно я все равно проверял свой почтовый ящик 36 раз в день.)

После того как вы определите, какие именно задачи создают основные проблемы, в течение пары дней записывайте, сколько раз в день вы к ним возвращаетесь и проанализируйте результаты.

Когда вы будете точно знать, сколько времени и внимания вы на них расходуете, вам будет намного легче поставить их под контроль. Лучшее решение, которое я нашел для себя, — ограничить как частоту возвращения к подобным задачам в течение дня, так и продолжительность одного подхода.

Пожиратели внимания

Некоторые поддерживающие задачи отнимают непропорционально большое количество внимания, а не времени. Например, чтобы написать и отправить электронное сообщение, часто нужно не более минуты или двух, но если вы привыкли проверять электронную почту десятки раз в день, то вам приходится соответствующее число раз переносить фокус своего внимания с чего-то важного на входящие письма. (Затраты внимания на переключения, связанные с многозадачностью, могут быть настолько велики, что я посвятил этой теме целую главу.) Сюда же относится возможный дискомфорт, связанный с тем, что вы не знаете, есть ли у вас новые сообщения, и он также претендует на долю вашего внимания, не говоря уже о том, что уведомления о входящих сообщениях могут отвлечь вас как раз в тот момент, когда вы пытаетесь сосредоточиться на чем-то более продуктивном.

С моей точки зрения, лучший способ снизить затраты времени и внимания на электронную почту и тому подобные задачи — ограничить количество раз, которые вы обращаетесь к ним в течение дня. У меня отключены уведомления о входящих сообщениях, и я проверяю электронную почту ограниченное число раз в день — утром, в первой половине дня до обеда и в конце дня. Введение аналогичных ограничений на остальные похожие дела творит буквально чудеса: резко сокращается время на проверку статусов в социальных медиа, телефонные звонки и обмен мгновенными сообщениями.

Ниже приведены несколько примеров ограничений, которые я установил для себя:

• Только три промежутка времени по 30 минут в течение дня для работы с электронной почтой.
• Проверка социальных медиа не более пяти раз в день.
• Объединение сходных задач в единый блок, чтобы фокусироваться на них меньшее число раз (например, сделать все необходимые телефонные звонки за одну сессию).
• Не более пяти сеансов общения в день через сервисы мгновенных сообщений.
• Проверка электронной почты только тогда, когда у меня есть достаточно времени, внимания и энергии, чтобы сразу ответить на все входящие сообщения.

Заранее установив время для дел вроде электронной почты (вместо того, чтобы реагировать на приход каждого входящего сообщения или по настроению), вы сразу достигаете нескольких целей. Вы высвобождаете внимание и работаете более целеустремленно; в течение дня можно не думать о поддерживающих задачах, поскольку вы уже заранее решили, когда будете ими заниматься.

Мне понадобилось несколько недель, чтобы привыкнуть реже проверять входящие сообщения. Эффект был такой же, как и в случае с более редкими подключениями к интернету, — как только сформировалась привычка обращаться к делам с низкой отдачей минимальное число раз в течение дня, мои мысли обрели дополнительную ясность, мне стало легче фокусироваться на реальной работе.

Пожиратели времени

Многие поддерживающие задачи расходуют скорее время, чем внимание. Возьмем в качестве примера совещания. Хотя некоторые совещания важны, средний человек тратит на них огромную часть своей жизни: офисные работники в среднем проводят на совещаниях 37% рабочего времени. Опрос 150 руководителей показал, что, с их точки зрения, в среднем 28% совещаний являются пустой тратой времени. (Я готов утверждать, что для большинства офисных работников этот показатель выше 50%: на самые бессмысленные совещания руководителей просто не приглашают.) Непродуктивные совещания являются противоположностью поддерживающих задач вроде электронной почты — они пожирают массу времени, но почти не задействуют внимание или энергию.

Вот несколько примеров ограничений на продолжительность деловых встреч, которые я ввел для себя в ходе проекта (согласен, у меня больше контроля над своим днем, чем у большинства офисных работников и менеджеров):

• Ограничить продолжительность деловых встреч четырьмя часами в неделю — и переносить или отменять все встречи сверх этой квоты.
• Объявить «каникулы» для вспомогательных задач (например, не пользоваться электронной почтой в течение дня или двух, включив автоматическую отправку сообщений о моем временном отсутствии, чтобы в течение этого времени целиком сфокусироваться на важном проекте).

Подобные ограничения мотивировали меня не только быстрее справляться с делами, но и придумывать новые эффективные способы организовывать свою работу рациональнее, поскольку такого защищенного времени имелось немного. Я думаю, что в любом случае полезно устанавливать лимиты для вспомогательных задач, которые имеют тенденцию потреблять много времени и внимания. Например, когда в ходе проекта стало очевидно, что электронная почта отнимает уйму времени, в дополнение к трем окнам в течение дня, предназначенным для работы с ней, я установил правило, что каждое исходящее от меня электронное сообщение состоит максимум из пяти предложений. Я даже сделал соответствующую вставку в свою электронную подпись («Для вашего и моего удобства, каждое мое сообщение состоит максимум из пяти предложений»), чтобы мой подход был понятен корреспондентам.

У меня сложилось впечатление, что мои адресаты приняли этот подход, и я заметил, что стал гораздо быстрее разбираться с почтовым ящиком. Когда мне трудно свести ответ к пяти предложениям, часто это указывает на то, что данный вопрос может быть эффективнее решен посредством телефонного звонка.

Некоторые из «пожирателей времени», например офисные разговоры у кулера, по своей природе труднее поддаются приручению. Хотя дружеские отношения с коллегами могут позитивно сказываться на вашей продуктивности, стоит поразмыслить, не слишком ли дорого вам обходятся офисные разговоры. Если да, то составьте план, как избежать пустой болтовни, например надевайте наушники, когда работаете над критически важными проектами; избегайте сплетен, как чумы; находите место вне офиса, чтобы отдохнуть во время перерывов; предлагайте коллегам, которые вас отвлекают, помочь вам с работой или закрывайте дверь к себе в офис в то время, когда наступает биологический пик, — все это поможет вам высвободить еще больше времени для работы над приоритетными задачами.

Подобно тому, как день для технических задач помогает структурировать соответствующую часть вашей жизни, введение ограничений на вспомогательные задачи мешает им бесконтрольно расширяться и претендовать на чрезмерное количество времени или внимания.

Возвращение к дзен

Когда мой проект достиг определенной зрелости, ко мне в почтовый ящик как из рога изобилия посыпались электронные сообщения, и я открывал электронную почту десятки раз в день. Но постепенно я стал проверять ее все реже. Сейчас я просматриваю электронную почту три раза в неделю.

Каждый понедельник, среду и пятницу в 15:00 — в это время моя работо­способность снижается — я переключаюсь из созидательного режима в менеджерский, запускаю электронную почту и просматриваю входящие сообщения.

Я придерживаюсь такого графика уже достаточно долго. Я ценю свое время и хочу направлять его на решение задач, которые обеспечивают получение максимальных результатов. У меня есть второй приоритетный почтовый ящик, известный примерно 10 контактам, и этот ящик я проверяю несколько раз в день. Это дает возможность самым близким мне людям и наиболее важным профессиональным контактам связываться со мной достаточно быстро. Как и большинство из нас, я все равно получаю слишком много электронной почты. Но организовав работу с электронной почтой как описано выше, я научился направлять больше времени и внимания на наиболее важные задачи.

Скорее всего, вы не располагаете возможностью сократить частоту просмотра электронной почты до трех раз в неделю; и все же стоит щадить свое внимание и проверять почтовый ящик реже, чем это делается сегодня. Если вы хотите достигать выдающихся результатов, очень важно сохранять незадействованные резервы внимания. Когда вы отвечаете на каждое письмо в течение нескольких минут после его получения, то, скорее всего, вы распоряжаетесь своим вниманием недостаточно разумно.

Под конец «Года продуктивности» я стал испытывать гораздо меньше угрызений совести, если отказывался от встреч и совещаний, хотя это было не так легко. В случае, если у встречи или совещания не было четкой цели или повестки дня или мое участие было необязательным, я делал все, чтобы не терять время впустую. Это не всегда легко. Но всякий раз, когда я объяснял причину, почему не хочу участвовать, люди меня, как правило, понимали. Если мое участие абсолютно необходимо, я, скорее всего, предложу несколько сократить продолжительность совещания — это побуждает каждого участника прилагать больше энергии и внимания на единицу времени и тем самым быстрее продвигаться по повестке дня. Поскольку в Outlook предусмотрена продолжительность совещаний 15, 30, 45 или 60 минут, многие по умолчанию проводят совещания именно такой продолжительности. Но почему бы не закончить на 10 минут раньше? А если вы можете попросить кого-то из участников совещания в течение минуты рассказать вам, что там происходило, то высока вероятность, что такое совещание не стоит вашего времени. Если быть вежливым и указывать убедительные причины, почему вы не хотите участвовать, люди, как правило, проявляют понимание.

Безусловно, электронную почту и совещания нельзя полностью исключить из жизни, но вполне можно контролировать, насколько разумно вы расходуете на них время и внимание. Сжатие поддерживающих задач, имеющих низкую отдачу, является лучшим способом, который мне удалось найти, чтобы этого добиться. (Или по крайней мере это один из двух лучших способов, но я вернусь к этой теме отдельно.)