Все мы знаем, что оружием ближнего боя средневекового рыцаря был меч, и от его остроты зависела его эффективность в бою и выживаемость в схватке. Современные ИТ-рыцари находятся в постоянной схватке с непрекращающимся потоком информации, поступающей из разных источников. Держать в голове все эти гигабайты нереально, остается всю ключевую информацию вложить в структурированную систему и научиться ей управлять. По аналогии со Средневековьем – выбрать подходящий меч и понять, как правильно его наточить до идеального состояния.

Визуализация (она же материализация) является популярным способом для более эффективной передачи информации и последующего восприятия. В связи с тем, что ИТ-специалисты регулярно работают с огромным количеством информации, ментальные карты могут помочь менеджеру эффективнее анализировать и передавать подчиненным информацию.

Применение ментальных карт для работы ИТ-руководителя можно разделить на две составляющие:

• контроль за собой;

• контроль задач подчиненных.

Немного истории. Ментальные карты (MindMaps, интеллекткарты, диаграмма связей) возникли относительно недавно и являются одним из способов визуализации в тайм-менеджменте. Ну и, собственно, как и тайм-менеджмент, помогают улучшить личную и корпоративную эффективность. Автором методики является Тони Бьюзен, английский психолог, исследователь возможностей и потенциалов мозга и его функций. Ментальные карты и целое направление «майнд-менеджмент» особую популярность приобрели в 70-е годы, когда начали расти объемы ежедневно обрабатываемой менеджерами информации. Методику такой визуализации можно эффективно использовать в обучении, мозговом штурме, в целях запоминания или визуального мышления для решения проблем, возникающих в процессе деятельности представителей разных специальностей. Сформированная и заполненная ментальная карта дает поле для последующей оценки взаимосвязей различных систем, событий и концепций. Считается, что ментальные карты отражают естественный способ мышления человеческого мозга, поэтому считывание информации при таком способе визуализации более эффективно воспринимается человеком.

Как ни печально, при классической фиксации информации в виде текста (еще это называется «линейное представление») неэффективным является соотношение «объем – действительно полезная информация». Записанное словами трудно упорядочить в голове и запомнить, и получается так, что еще труднее восстановить в памяти. Это происходит потому, что визуально такая запись, по сути, монотонна, наполнена постоянно повторяющимися элементами в разных словарных комбинациях. Очень сложно запоминать списки и разного рода перечисления, особенно в которых отсутствует системность или группировка. В сегодняшней действительности мы уже не можем себе позволить пользоваться старыми методами и моделями мышления, и очень кстати появился такой способ структурирования информации. В основе ментальных карт лежит естественное для человеческого мозга ассоциативное и иерархическое мышление, позволяющее наглядно отобразить информацию таким образом, что восприятие информации будет происходить легче.

Считается, что если карты использовать при организации большого количества информации, древовидная структура позволит достаточно просто оценивать поступающую информацию и определять ей место на схеме, а это приводит к сокращению времени на последующий поиск информации.

Для ментальной карты отправной точкой является ключевая идея в центре схемы, от нее отходят ветви – ассоциации, каждая из которых детализируется, рождает новые ассоциации и запускает мыслительный процесс.

Создание и использование карт происходят достаточно просто, никаких сложных формул и строгих правил, только несколько действительно базовых принципов:

• в центре располагается образ всей проблемы, задачи, области знания;

• от центра исходят толстые основные ветви с подписями – они означают главные разделы карты;

• стрелками между элементами отображаются связи;

• чтение карты лучше всего осуществлять по часовой стрелке, из правого верхнего угла;

• создайте сначала хаос и не пугайтесь его, потом уже его можно структурировать на карте.

Рис. 4.1. Простой пример ментальной карты из курса по ExchangeServer 2010

При создании и чтении карты очень хорошо видны взаимосвязи в информационном блоке, структура и логика.

В любой книге из описывающих этот метод рекомендуется начать рисовать с листа бумаги формата A4 или белой доски. Но мы же айтишники, рисовать на бумаге для нас как-то «неправильно», особенно если можно для процесса использовать вычислительные мощности наших ПК или смартфонов. В эпоху облаков и мобильных технологий для менеджеров созданы классические и веб-приложения, которые можно взять на вооружение и нам.

Работая с электронными картами, можно, используя знак «+», скрывать ненужные ветви, чтобы на экран была выведена только необходимая в текущий момент информация и лишнее не отвлекало. В бумажном варианте так не получится. Любая поисковая система предложит большое количество вариантов, и вы сможете выбрать приложение, которое больше подходит вашей манере.

При этом в зависимости от степени заражения идеями использования ментальными картами подчиненными можно их и не использовать при постановке задачи. Внутрь mindmaps можно внедрять традиционные инструменты и документы в Word, Excel, страницы сайтов и текстовые файлы. Руководителю достается dashboard в удобной информационной среде, а исполнителям не придется преодолевать сопротивление и переучиваться работать в новой непривычной среде. А при использовании платных продуктов по созданию карт вообще существенно экономятся лицензии.

Во многих программах по созданию карт можно для наглядности привязок ко времени использовать диаграмму Ганта, это повышает информативность и наглядность. И тогда карта – не просто удобный способ демонстрации, это уже важный инструмент в проектировании.

Существуют и приложения для создания карт на мобильных устройствах под Android и iPhone, главное – поискать в своем «магазине». Они позволяют создавать карты, редактировать существующие, синхронизироваться через облачные хранилища, такие как Dropbox. Благодаря возможности работы на большом ПК и смартфоне мы можем генерировать мысли и образы в любое время и сразу же фиксировать на карте.

Откладывание «на потом» очень плохо, мысли забываются, видоизменяются, а порой приходится тратить время на «вспомнить», что же такое гениальное было придумано за обедом.

Мозг человека – вещь очень интимная, и выбор удобного приложения для занесения идей – отдельный, достаточно сложный процесс. Поэтому имеет смысл потратить время и найти свою связку из приложений, которые были для вас удобным способом фиксации идей и помощником в работе.

Считается, что важными атрибутами для лучшего восприятия информации являются шрифт, цвет, оформление. Карту можно украсить пиктограммами и значками, подчеркивающими тематику каждой из основных ветвей. В описании метода встречается требование обязательно работать с разными цветами, с ассоциативными рисунками, с разной толщиной линий.

Но мне кажется, что лучше на этом не зацикливаться и отбросить всякую шелуху. Строгость и однотипность помогут нам не тратить времени на непринципиальное, а сосредоточиться на самом важном. Поначалу при осваивании карт я пробовал заниматься «украшательством», но понял, что больше думаю о том, что и как оформить, чем о самих идеях, которые необходимо отразить на карте. Простота и минимизация помогают не перегружать лишней информацией нашу карту, и уже скоро мозг привыкнет считывать ее быстро и легко. Я также рекомендую не использовать слишком ярких и кричащих цветов. Для выделения используйте пастельные и полупрозрачные тона, «резать» глаз они не будут, а читать карту будет легче.

Нашим личностным конкурентным преимуществом в повседневной работе являются быстрота запоминания информации, ее анализ и выдача обработанных данных или принятие решения по поставленным задачам. Вот несколько полезных сценариев и подходов, в которых рисование карт будет полезным.

На рис. 4.2 приведен пример карты, описывающей обязанности сотрудников и статусы, выполняемые сотрудниками. Она достаточно компактна, и несложно добавить в нее новых сотрудников, переносить обязанности и прочее. Если попытаться свести вместе и выразить в тексте такой объем информации, нам бы понадобилось разбить линейный документ на разделы, подобрать слова и описать, кто чем обязан заниматься. Вряд ли удалось бы все уложить в 1 лист формата А4. Сложные и проблемные места можно выделить цветом, чтобы были видны просроченные задачи. Ну и такой документ сразу становится живым, в него будут постоянно вноситься данные, он будет демонстрировать текущую ситуацию, в отличие от однажды написанного и всеми забытого документа. Карту можно усложнить, добавляя связи элементов с диаграммой Ганта. Тогда можно будет видеть прогресс выполнения поставленных задач с привязкой ко временной шкале.

Рис. 4.2. Используя карту, можно легко и компактно нанести обязанности и выполняемые сотрудниками проекты

Не устаю повторять, что любой айтишник учится каждый день. Я сам уже несколько лет использую ментальные карты, чтобы компактно рассказывать своим слушателям о проходимом материале. При использовании, как «ключ», воспоминаний о том, что я рассказывал, мои лекции лучше вспоминаются слушателями. А вот конспектировать что-либо, используя такие карты, мне кажется неэффективным, поскольку сначала получается хаос, а потом надо потратить много времени на «окультуривание». Создавать карты лучше после полного, ну или почти полного, ознакомления с темой, когда уже известны вехи и понятны базовые термины. Хотя бы несколько базовых лучей.

Мне кажется, что если взять на вооружение такой способ представления информации для образовательного процесса, запоминать пройденный материал будет легче. Так же легко и просто добавлять в подобный конспект уточняющие данные.

Еще один полезный сценарий применения ментальных карт в ИТ – это ведение паспорта сервера или другого оборудования. Теперь, используя только 1 лист, можно внести всю самую необходимую информацию о сервере (см. как пример рис. 4.3) и визуально структурировать важные данные. Мне кажется, такой уход от многолистовой табличности более удобен. В случае если необходимо добавить какую-либо схему сети, дополнительный документ (ту же Excel-таблицу) – почти все десктоп-приложения позволяют «подключать» к карте внешние файлы и даже отображать их содержимое в себе.

Такая схема легко меняется, элементы можно перемещать по карте для удобства восприятия, перегруппировывать, добавлять свои нужные элементы.

Для действительно эффективной работы с картами необходима сформировавшаяся привычка работать с ними, которая приходит уже после создания и формирования 2–3 карт.

К сожалению, сказать, что если вы найдете и скачаете готовые шаблоны с картами, немного их измените и адаптируете под себя, и сразу все станет хорошо, я не могу. Каждый вопрос, который необходимо решить через визуализацию на карте, уникален. Также процесс ассоциативного разбиения целого на части у каждого из нас или группы людей при мозговом штурме, скорее всего, не впишется ни в какой готовый шаблон. Поэтому начинать необходимо с нового документа в программе и создавать свои собственные ассоциации первого уровня. Выработаете собственный стиль в построении карт.

Рис. 4.3. Образец паспорта сервера с использованием ментальной карты

Не ограничивайте себя приведенными примерами, это только демонстрация, как можно применять такую визуализацию в ИТ. У вас на работе и в жизни могут быть свои, уникальные сценарии, в которые лаконично могут вписаться ментальные карты.

Помните, сразу создать «чистовик» карты не получится. На ней так же, как и в голове, постоянно будет что-то меняться, переноситься из одной группы в другую. И свойства электронной карты тут подойдут как нельзя лучше: несколько кликов – и новая последовательность «мыслеобразов» готова.

В отличие от текстового материала, без некого «ключевого» рассказа о том, почему карта составлена именно так и почему группировки в ней сделаны таким образом, что именно обозначают слова-тезисы, сама карта будет сложна для восприятия неподготовленным человеком. Но как только выдан «ключ» – все становится на свои места, и этот инструмент становится крайне эффективным, с точки зрения затраченного времени, для восприятия и осознания закодированной на карте информации.

Если карта используется в обучении и требует запоминания на продолжительное время, необходимо поместить ее в «долговременную память», а для этого пройдитесь по ней несколько раз.

При работе с ментальными картами не стремитесь к абсолютной ясности, законченности и строгости, то есть к тому, что называется перфекционизмом. Идеального достичь невозможно, поэтому не имеет смысла тратить времени больше, чем необходимо. Ведь наша основная задача – максимально компактно и качественно перенести информацию за наименьшее количество времени. Скорее всего, уже в середине пути можно будет увидеть общую картину и найти ответы.

Ментальные карты даже стали основой для развития нового направления в поиске решений сложных проблем – например, омега-мэппинг. В нем используется не одна центральная идея, а начальная и конечная «отправные точки», между которыми строятся связи.