Глава 5. Мышление, ориентированное на результат или действие
Знаменосец прогресса — это тот, кто не привык довольствоваться чем-то другим, кроме самого лучшего. Именно он устанавливает стандарты и формулирует идеалы для остальных.
Орисон Суэт Марден
Еще один важный поворотный пункт в моей жизни про изошел, когда мне было двадцать с небольшим. Оглядевшись вокруг, я заметил, что множество людей моего возраста добились в жизни и карьере намного большего успеха, чем я. Они носили красивую одежду, ходили на престижную работу, ездили на новых автомобилях, а у некоторых уже были собственные дома и семьи.
Я же ездил на старой машине, носил старую одежду, занимался мелкой торговлей, подыскивал себе еду подешевле и все время думал о нехватке денег. Это была не та жизнь, о которой можно мечтать.
Резкий поворот произошел, когда я задал себе вопрос: «Почему одни люди добиваются большего успеха, чем другие?» Этот вопрос изменил всю мою жизнь. С него начались поиски ответов, которые продолжаются и по сей день. В Библии сказано: «Просите, и дано будет вам; ищите, и найдете». Это оказалось правдой. Задавая вопросы, я начал притягивать к себе ответы, как магнит — железные опилки.
Зарабатывайте больше
Если говорить о деньгах, то ответ прост, очевиден и ясен. У высокооплачиваемых работников выше производительность. Они используют рабочее время лучше, чем обычные люди, и добиваются высоких результатов, поэтому им готовы платить больше. Чем лучше они работают, тем больше успевают сделать вещей, имеющих высокую ценность.
Ответьте на вопрос: каков ваш самый ценный финансовый актив? Впервые услышав этот вопрос, я не сразу нашел на него ответ. Лишь позже мне стало ясно, что этим активом является способность зарабатывать деньги.
Вы можете потерять работу, жилье, машину, все свои сбережения и инвестиции. Вас могут выбросить на улицу в чем есть. Но до тех пор, пока у вас сохраняется способность зарабатывать, вы можете вернуть себе все с лихвой. Такое не раз происходило со многими людьми, и подобные истории уже стали городскими легендами.
Почему главы компаний, входящих в перечень Fortune 500, получают в среднем более десяти миллионов долларов в год? Потому, что они способны достигать результатов, в сотни раз превышающих размер оплаты их труда. Компании готовы платить им сколько угодно, поскольку они доказали свою способность добиваться прибылей, исчисляемых миллионами и миллиардами долларов. Если их по какой-то причине уволят, они тут же найдут себе новое место работы в еще более крупной компании, где им по-прежнему будут платить десять и более миллионов долларов в год.
Что такое способность зарабатывать
Способность зарабатывать — это умение добиваться результатов, за которые люди готовы платить деньги. Это не просто хождение на работу и просиживание там отведенного времени, а способность выполнять свое дело быстро и ответственно, с соблюдением сроков и бюджета.
Любые успехи в работе можно свести к одному общему знаменателю — надежному выполнению порученных заданий. Если вы всегда выполняете их без сбоев, то становитесь ценным и незаменимым ресурсом компании.
Работники экстра-класса выработали в себе умение выполнять самые важные и ответственные задания. Этим они создали себе репутацию, заставляющую людей постоянно обращаться к ним. Спросите у любого, и вам скажут: «Если вы хотите, чтобы работа была сделана быстро и хорошо, идите к такому-то».
Войдите в 20 процентов лучших
Правило 80/20, похоже, применимо абсолютно ко всему в мире труда. Двадцать процентов людей постоянно повышают свою производительность, работают над собой и зарабатывают больше денег, а восемьдесят процентов просто отбывают время. Они приходят на работу в последнюю минуту, а уходят при первой же возможности. Но и сидя на рабочем месте, они используют время намного менее эффективно, чем их коллеги из верхних 20 процентов.
По данным Robert Half International, 50 процентов рабочего времени пропадает впустую. Больше всего непроизводительных затрат времени приходится на пустую болтовню с коллегами, на электронную почту, социальные сети и телефонные звонки. В среднем каждый работник, включая руководителей, проверяет свою электронную почту по сорок пять раз в день.
В непроизводительные затраты рабочего времени входят также опоздания, ранние уходы с работы, затянувшиеся кофе-паузы и обеденные перерывы. Люди читают на работе газеты, решают личные проблемы — словом, заняты чем угодно, но не делом.
Причины низкой производительности
Почему так происходит? Во многом это результат привычек, сформированных в детстве. Ребенок впер вые сталкивается с «работой», когда в первый раз идет в школу. Там его окружают дети такого же возраста. А что вы обычно делаете со своими ровесниками? Играете!
В шестилетнем возрасте школа становится для ребенка главной «игровой площадкой». С годами он привыкает, что школа — это в первую очередь место социального общения со сверстниками, которое постоянно сопровождается играми — до уроков, во время уроков, после уроков и по выходным.
Затем молодой человек заканчивает учебу и в первый раз идет на работу. Первое, что он там видит, — это множество людей примерно такого же возраста, как и он сам. А что надо делать со сверстниками? Правильно, развлекаться!
Сила привычки
Вследствие привычки работа почти автоматически становится как бы продолжением школы — игровой площадкой для взрослых. Подсчитано, что сотрудники по-настоящему приступают к работе в среднем около 11 часов, а затем их рабочий пыл начинает постепенно охлаждаться и примерно в 15:30 окончательно угасает. Все остальное время занято развлечениями с друзьями. Но вас такое положение дел не должно устраивать.
Разбазаривание времени и развлечения с друзьями на протяжении всего дня — это удел людей, у которых нет будущего. Но вы не такой. Вы рассматриваете успехи на работе как трамплин для достижения своих целей и обретения всего, о чем мечтали в жизни.
Используйте все рабочее время для работы
Для вас должно действовать правило: если уж вы пришли на работу, то работайте. Не развлекайтесь с друзьями, не проверяйте свою электронную почту каждые пять минут, не читайте газеты и не занимайтесь личными делами. Используйте все рабочее время для работы. Если вы серьезно настроены на достижение высоких результатов, начинайте рабочий день немного раньше, а заканчивайте позже. Трудитесь усерднее. Не отвлекайтесь от важных заданий и не теряйте время попусту.
Если кто-то хочет с вами поговорить, скажите ему: «Я бы с удовольствием поболтал, но сейчас у меня много работы».
У большинства после этого сразу пропадает охота говорить. Ведь не захотят же они вам мешать! Скажите, что с удовольствием поговорите с ними после работы или в выходные. А пока повторяйте, словно мантру: «Много работы, много работы, много работы».
Цель, о которой знаете только вы, заключается в том, чтобы заслужить репутацию самого трудолюбивого сотрудника компании. Используйте для этого все рабочее время без остатка.
Когда вы работаете?
Многие полагают, что их приход на работу означает, что они трудятся. Но на самом деле вы работаете лишь тогда, когда решаете важные задачи. Работа — это получение результатов, которых компания ожидает от вас, которые позволяют создавать добавочную стоимость и получать прибыли. Большую часть времени лучшие сотрудники создают вещи, обладающие как можно большей ценностью. Прочие же большую часть времени занимаются пустяками.
Все книги, семинары и курсы по умению распоряжаться временем сводятся к тому, чтобы научить вас постоянно задавать себе один вопрос и находить на него ответ: «Как с наибольшей пользой потратить данный момент времени?» Если вы сможете найти правильный ответ и тут же заняться полезным делом, то успехи в карьере не заставят себя долго ждать.
Начав, не останавливайтесь
Вы можете пользоваться самыми разными стратегиями, тактиками, методами и способами, чтобы продолжать работать, не отвлекаясь до тех пор, пока не выполните поставленную задачу. Чтобы эффективно распоряжаться своим временем и извлекать из него максимум пользы, необходимо прежде всего ясно видеть перед собой конечную цель.
Для этого надо регулярно задавать себе следующие вопросы:
1. Что я хочу сделать?
2. Как я смогу это сделать?
3. Смогу ли я таким образом добиться желаемых результатов?
4. Из каких предположений я исхожу?
5. Как быть, если какие-то из предположений окажутся ошибочными?
6. Существует ли другой способ получения желаемых результатов?
7. Если бы была возможность начать эту работу заново, что бы я сделал иначе?
После того как у вас сложится ясное представление о своей главной цели, вы можете воспользоваться проверенными методами ее достижения.
Инструменты тайм-менеджмента
Самым действенным инструментом тайм-менеджмента является памятка. Выделив основную цель (или ряд целей), составьте перечень всего, что вам будет необходимо для ее достижения. На работе вы можете также составлять список всех дел, которые надо выполнить в течение дня.
В идеальном случае подобная памятка составляется накануне, в конце рабочего дня. Планируя таким образом свой завтрашний день, вы как бы ставите перед собой ряд мини-целей. То, что записи делаются накануне вечером, дает возможность во время ночного отдыха включить в работу подсознание. Это позволит вам просыпаться с новыми идеями, которые помогут быстрее справляться с важными заданиями.
Если у вас нет возможности подготовить список вечером, то первое, что вы должны сделать утром, — это составить письменный план на день. Не беритесь ни за какие другие дела, не делайте ни одного звонка по телефону, пока не составите этот перечень.
Уже сам факт сверки своих действий с памяткой позволяет с первого же дня повысить производительность на 25–50 процентов.
Не проверяйте свою электронную почту
Приучите себя не начинать свой рабочий день с проверки электронной почты. Вы можете вдвое и даже втрое увеличить производительность, избавившись от привычки постоянно отвлекаться на всевозможные гаджеты. Примите решение проверять поступившую почту лишь дважды в день — в 11:00 и 15:00. Выключите в своем компьютере звуковое оповещение о поступлении сообщений. Не позволяйте себе становиться рабом других людей, которым вздумалось что-то написать вам. В большинстве случаев все это не срочно и вполне может подождать.
Расставьте приоритеты в своем списке
Подготовив перечень дел на предстоящий день, выделите в нем приоритетные позиции. Для этого существует несколько способов, которые могут значительно повысить вашу производительность.
Для начала примените правило 80/20. Помните, что 80 процентов результатов достигается за счет выполнения 20 процентов намеченных дел. Если вы наметили на день десять дел, то два из них имеют существенно большую значимость, чем восемь остальных, вместе взятых. Определите эти дела.
Метод АБВГД
Для градации своих ежедневных заданий используйте метод АБВГД. При этом необходимо учитывать последствия каждого действия. Самыми важными делами являются те, которые сопряжены с самыми серьезными потенциальными последствиями. У дел, имеющих низкую важность, последствия не столь значительны или отсутствуют вовсе. Подумайте об этом, прежде чем приступать к работе.
А — необходимо сделать. Выполнение или невыполнение этого задания сопряжено с самыми серьезными последствиями. Буквой А маркируются наиболее важные и неотложные дела.
Б — надо бы сделать. Это задание имеет умеренные последствия и является не столь важным, как задания категории А.
В — хорошо бы сделать. Такие дела не приносят никакой пользы, но доставляют удовольствие (сходить попить кофе, поболтать с коллегами, заглянуть в социальные сети).
Г — поручить кому-нибудь. Делегируйте свои задания при любой возможности, даже если они вам нравятся и доставляют удовольствие. Это позволяет высвободить время для немногих, но самых важных дел.
Д — не делать вообще. Если работа не приносит пользы, просто откажитесь от нее.
Снабдив каждый пункт в своем перечне соответствующей буквой, сделайте следующий шаг и расставьте индексы А1, А2, А3, чтобы установить очередность самых важных дел. Затем проделайте то же самое с другими заданиями (Б1, Б2, Б3 и т. д.).
Соблюдайте правило, в соответствии с которым нельзя браться за дела категории Б, пока не будут завершены все дела категории А. По сравнению с заданием А1 все остальные пункты вашего перечня — это пустая трата времени.
Используйте правило 70 процентов. Если кто-то способен справиться с заданием на 70 процентов по сравнению с вами, смело делегируйте его этому человеку. Мы привыкаем к своей зоне комфорта и поэтому охотно выполняем малозначимые дела, которые лучше всего удавались нам в прошлом, но в данный момент не имеют ни какого значения для достижения желаемого результата.
Сосредоточьтесь на делах категории А и не отвлекайтесь ни на что другое до их полного выполнения.
Закон трех дел
Один из самых эффективных и производительных инструментов тайм-менеджмента носит название закона трех дел. Он гласит, что всего в трех делах содержится 90 процентов всей ценности, которую вы создаете для своей компании и для себя лично. Все остальное, чем вы занимаетесь, приносит только 10 процентов пользы.
Работая со своими клиентами, я предлагаю им составить перечень всех дел (как важных, так и не очень), которыми им приходится заниматься на протяжении недели или месяца. У большинства людей получается список из 20–30 пунктов. У кого-то в нем содержится пятьдесят или даже шестьдесят дел. Когда список готов, наступает время для трех главных вопросов:
1. Если бы я мог выполнить из этого перечня лишь одно дело, которое принесет больше всего пользы компании и мне лично, то что бы я выбрал?
Ответ обычно не вызывает затруднений. Он очевиден и ясен. Вам тоже предстоит найти ответ на этот вопрос. Вы не сможете добиться максимальной производительности, если у вас не будет полной ясности относительно самого ценного и полезного дела.
Главное должно оставаться главным
Однажды я проводил учебное занятие по личному стратегическому планированию с президентом крупной компании. Ему казалось, что он совершенно точно знает, что является для него самым важным занятием, которому следует посвящать все дни напролет. Но по мере обсуждения проблемы становилось все более очевидно, что президент ошибается. Конечно, выбранное им занятие было очень важным, но его можно было поручить и другим людям, а наибольшую пользу сулило совершенно другое дело.
Это открытие изменило его карьеру и характер деятельности компании. Через двенадцать месяцев, в течение которых применялся закон трех дел, компания удвоила объемы продаж и прибыли.
2. Если бы я мог заниматься в течение дня только двумя делами, то какое бы выбрал в качестве второго?
Это уже не так легко определить. Возможно, данный вопрос придется обсудить с начальством и сослуживцами. При этом может получиться так, что у вас будет одно мнение, а у вашего босса и коллег — другое.
3. Если бы я мог заниматься в течение дня только тремя делами из своего списка, то какое бы выбрал в качестве третьего?
Опять же, если вы не чувствуете уверенности, обратитесь за советом к окружающим. Кому-то ответ будет известен еще до того, как он дослушает вопрос до конца, а у кого-то возникнут трудности. Однако вам необходимо найти ответ. Без этого велик риск, что вы будете попусту тратить свое время на дела, не имеющие существенного значения или не приносящие вообще никакой пользы.
Четыре вывода из закона трех дел
Определив свою «большую тройку», воспользуйтесь следующей простой формулой, чтобы удвоить и даже утроить свою производительность:
1. Сократите количество выполняемых заданий до минимума. Всех дел все равно не переделать. Единственный способ взять свою жизнь под контроль — отказаться от занятий, приносящих мало пользы.
2. Посвятите себя важным вещам. Ограничьтесь работой по выполнению своих трех основных дел.
3. Уделяйте максимум времени важным заданиям. Если есть возможность, посвящайте им полностью весь рабочий день.
4. Совершенствуйтесь в выполнении важных дел. Постоянная учеба и совершенствование навыков необходимы для успеха, но не во всех областях, а лишь в тех, которые представляют для вас наибольшую важность.
Вопросы для обдумывания
Один из самых лучших вопросов, помогающих эффективно распоряжаться временем, звучит так: «Какое дело оказало бы самое большое положительное влияние на мою работу при условии, что оно удалось бы мне лучше других?» На этот вопрос всегда есть ответ.
«Какое хорошо выполненное задание могло бы изменить мою жизнь к лучшему?» Как бы вы ни ответили, этому заданию необходимо посвятить максимум времени. Оно, как правило, входит в вашу «большую тройку».
Еще раз просмотрите свой перечень дел и задайте себе следующий вопрос: «Если бы мне дали возможность в течение месяца заниматься только одним делом из этого списка, то какое бы я выбрал?» Как бы вы ни ответили, пожалуй, есть смысл начать следующее утро именно с него.
Не откладывайте на завтра…
Избавление от привычки откладывать важные дела на потом — это одно из самых ценных качеств, которые вы можете в себе развить.
Этот грех свойствен всем — и лучшим работникам, и сотрудникам с самой низкой производительностью. В чем же тогда между ними разница? Дело в том, что хорошие работники стремятся как можно позже браться за работу, приносящую небольшую пользу. Определяя порядок выполнения заданий, они действуют творчески и сознательно.
Плохие же работники откладывают на потом самые важные задания, которые приносят максимум пользы компании и им самим.
Я предлагаю вам несколько испытанных способов избавления от этого недостатка.
1. В самом начале дня составьте список всех дел, которые предстоит выполнить. Этот шаг мы уже подробно рассматривали.
2. Выберите самое важное задание и составьте перечень действий, которые необходимы для его выполнения.
3. Используйте «метод колбасных ломтиков»: разбейте сложное и большое задание на мелкие этапы и выполняйте их один за другим. Это поможет вам включиться в работу и избавит от желания отложить ее на потом.
4. Как вариант можно выбрать один из этапов с твердым намерением тут же взяться за него и выполнить до конца. Зачастую это создает «эффект прорванной дамбы», после чего дальнейшая работа совершается по инерции.
5. Поощрите себя. Завершив очередной этап работы, устройте себе вознаграждение в виде чашки кофе или короткого перерыва.
6. Работайте отрезками по десять минут. Не думайте о полном завершении какой-то части работы, а старайтесь полностью выкладываться в течение десяти минут.
7. Заранее позаботьтесь о том, чтобы у вас под рукой было все необходимое для выполнения задания. Уже сам процесс подготовки позволяет легче включиться в работу.
8. Если задание масштабное, примените правило 80/20, из которого следует, что в первых 20 процентах задания содержится 80 процентов ценности всей порученной работы. Примите решение выполнить первые 20 процентов, и после этого у вас пропадет желание откладывать остаток на потом.
Ключом к успеху является умение доводить дела до конца. Это, пожалуй, один из самых действенных инструментов тайм-менеджмента, который заключается в том, чтобы научиться заниматься только одним делом в каждый данный момент времени. Таким образом, если вы начали работать над каким-то ответственным заданием, то надо заставить себя уделить ему 100 процентов своего внимания и довести дело до конца.
Хорошее начало — уже полдела
Привычка начинать каждый день с самых важных дел и не отвлекаться от них до полного завершения работы изменит вашу жизнь. Успешное окончание дела стимулирует выработку мозгом эндорфинов — природных наркотиков, вызывающих чувство радости. Эндорфины улучшают творческие способности и мотивацию, способствуют развитию личности и заряжают энергией. Благодаря им вы чувствуете себя сильным и способным на все.
Выполнив с утра важное задание, вы создаете мощную силу инерции на весь день. Это позволит работать быстрее, качественнее, добиваясь более высоких результатов.
Сконцентрируйтесь на результатах
Регулярно задавайте себе вопрос: «Каких результатов от меня ждут?»
Из всех результатов, которые вы могли бы достичь, какой будет самым важным и положительно скажется на вашей карьере?
Как бы вы ни ответили на данный вопрос, немедленно начинайте работать и не останавливайтесь, пока этот результат не будет достигнут. Выработав в себе такую привычку, вы быстро выдвинетесь в ряды самых лучших работников своей компании и отрасли.
Практические упражнения
1. Думайте на бумаге. Записывайте свои мысли. Всегда используйте в работе перечни дел и памятки.
2. Определите свою «большую тройку» целей, достижение которых принесет 90 процентов полезных результатов вам и компании.
3. Приучите себя начинать каждый рабочий день с самого важного дела, чтобы с максимальной отдачей использовать свое время. Не останавливайтесь, пока полностью не выполните его.
