Проект роста 2. Организованность и сосредоточенность
Если хотите удвоить свой бизнес, нужно найти для этого время. Если ваша первая мысль – «У меня нет времени!», вы в хорошей компании. Примерно каждый третий владелец/менеджер скажет вам, что у него нет времени на что-то еще, он и так слишком занят каждый день. Мой школьный учитель по труду любил восхвалять преимущества наточенных инструментов, объясняя, что если каждый час тратить несколько минут на то, чтобы наточить резак и притупившиеся лезвия, можно выполнить гораздо больше работы. Он фанатично относился к наточенным инструментам, потому что они режут аккуратнее, быстрее и безопаснее. Ту же самую идею стоит применить и к бизнесу, потому что можно добиться гораздо большего, если периодически отвлекаться от повседневных проблем, организовывать свои дела и сосредоточиваться на целях.
Несмотря на популярный термин «тайм-менеджмент», управлять временем совершенно невозможно. У всех нас одинаковое количество часов в сутках, но ваши результаты зависят от того, как вы ими распорядитесь. Вы должны четко знать не только то, какими проектами планируете заняться, но и то, какими идеями и проектами пожертвуете, чтобы достичь успеха.
Всего пять простых элементов требуются для обеспечения высокой продуктивности и эффективного самоуправления. Когда вы сумеете организовать свою работу, попробуйте другие методы, если они вам понравятся, но необходимо понять, что вас сдерживает только одно – ваше собственное умение и решимость придерживаться системы, которую вы выберете или создадите. Вот эти пять элементов:
• план действий;
• ежедневник;
• система учета и хранения;
• регулярный обзор достижений и четкая расстановка приоритетов;
• устранение отвлекающих моментов.
План действий
Эксперименты показывают, что мы можем удерживать в голове от пяти до девяти мыслей одновременно. При этом иногда я не могу даже вспомнить, зачем вошел в комнату или куда положил ключи! Список дел помогает расширить память, перенести ее на лист бумаги, сняв это тяжелое бремя с мозга, который плохо приспособлен к запоминанию длинных перечней. Тогда вам нужно будет вспомнить только о необходимости заглянуть в список, чтобы узнать, что делать дальше. Кроме того, это дает удивительное чувство удовлетворения, когда после выполнения задачи вычеркиваешь ее из списка.
Лучше завести два списка: общий со всей информацией и план действий на каждый день. При появлении новой задачи запишите ее, если она важная, в общий список, при условии, что ее не надо решить в тот же день. Составляя повседневный план действий, оставьте место для непредвиденных моментов. Полезное правило – планировать на каждый день не больше трех-пяти дел, оставляя место для неожиданного поворота событий, помимо повседневных нужд и забот. Очевидно, что если возникнут более мелкие задачи, их можно будет добавить в список срочных дел.
Полезный совет
Несмотря на свои лучшие побуждения, вы не всегда сможете следовать своему плану действий, иногда начинается самый настоящий хаос. Если это произойдет, не стоит корить себя и отказываться вообще от какого-либо планирования, просто обратите внимание на то, что вам необходимо «наточить инструменты». Потратьте 15–30 минут на то, чтобы привести все в порядок, очистить рабочий стол от лишних бумаг, пересмотреть свои приоритеты и обновить общий список дел. Когда снова возьмете ситуацию под контроль, составьте новый план действий на день, опираясь на то, что важнее всего для вашего бизнеса.
Ежедневник
Вы должны выделить время для встреч и собраний, а также для важной работы, чтобы ничего не упустить. Неважно, каким ежедневником вы пользуетесь – бумажным или электронным. Секрет в том, чтобы выбрать один из них и записывать в него всю информацию – и рабочую и личную. Это разумно, потому что в сутках всего 24 часа, и если вы ведете два ежедневника или даже больше, то можете случайно запланировать разные события на одно и то же время.
Остановитесь на том, что наиболее подходит вам, – это очень личный выбор. Некоторые мои клиенты пользуются ежедневником в программе управления отношениями с клиентами, а некоторые используют Microsoft Outlook, Google Calender или бумажный ежедневник. Однако у всех у них есть одна общая черта: они используют только один общий ежедневник для всего.
Если вы задумаетесь на секунду над тем, как обычно проходит ваш день, то заметите, что в определенные часы вы становитесь особенно энергичным, а в другое время быстро устаете. Большинство людей лучше чувствуют себя примерно в 9 часов утра, а после обеда им хочется спать (потому что энергия организма уходит на переваривание пищи). Убедитесь в том, что время, которое вы выделите для работы с проектами роста, – наиболее подходящее для активной работы вашего мозга.
Одна моя клиентка каждое утро работает с проектами роста с 10:00 до 11.00, закрываясь у себя в кабинете, предупреждая сотрудников, что беспокоить ее можно только в экстренных случаях. Таким образом, каждую неделю она посвящает пять часов совершенствованию своего бизнеса. Я не удивился, когда ее бизнес увеличился больше чем вдвое за первый год нашего с ней сотрудничества, потому что она планировала работу над ростом бизнеса на каждый день, включив это в свой рабочий график.
Система учета и хранения
Вы должны легко находить то, что вам нужно, и знать, куда «складывать» информацию, которую получаете. Ваша система хранения обязана работать и с электронными и с бумажными носителями. Самое простое – использовать подвесные файлы для каждой основной темы, в которые можно вкладывать папки для хранения документов по каждой подтеме.
Некоторые люди предпочитают использовать нумерованную систему для файлов, а некоторые – именную. Из них нельзя выделить самую эффективную – просто выберите то, что больше всего вам подходит. Вам могут сказать, что какая-то система лучше других, но это не так. Рекомендую найти то, что вам будет удобно использовать в течение длительного времени, и не тяните с этим. Если вам не понравится выбранная система хранения, всегда можно изменить ее.
Наконец, вам понадобятся настольные подставки для файлов или лотки, чтобы хранить там документы, которые могут понадобиться в любой момент. Придумайте название для каждой ячейки в соответствии со своими потребностями. Например, для начала можно назвать их «Входящие», «Текущие дела», «Для прочтения», «В папку», «Расходы», «Исходящие». Важно устроить все так, чтобы вам было удобно. Раз в неделю заглядывайте в свои файлы и отбирайте те документы, которые нужно переложить в папки для хранения. Когда документ, требующий каких-то действий, попадает на лоток или в папку для хранения, обязательно впишите эти действия в свой общий список дел или ежедневный план, прежде чем переходить к другим задачам, иначе вы забудете об этом.
По крайней мере, раз в неделю проверяйте содержимое лотков на своем рабочем столе, чтобы быть в курсе дел. Если вы обнаружите, что один из них переполнен, пора снова «точить инструменты». Уделите этому час времени и просмотрите все скопившиеся файлы, быстро принимая нужные решения, чтобы взять ситуацию под контроль. Ограничив себя одним часом, вы удивитесь, как быстро сможете принимать решения.
Регулярный обзор достижений и четкая расстановка приоритетов
Есть поговорка, что лошадка-качалка не дает соскучиться, хотя далеко на ней не уедешь. Это верно и для многих людей, которые занимаются бизнесом. У них столько идей, они берутся за столько проектов, что тратят все свое время на то, что перескакивают с одного на другой и ничего никогда не доводят до конца.
Хорошо можно делать только что-то одно за раз, неважно, какой вы одаренный. Если вы попытаетесь управлять несколькими проектами одновременно, это приведет к задержкам и упущенной прибыли.
Пример из жизни
Мой клиент Иен понял эту истину на своем горьком опыте. В течение целого года он пытался воплотить в жизнь 16 разных идей. Да, 16. Каждый раз, когда у него появлялась новая идея, он считал, что именно она произведет революцию в его бизнесе. Однако спустя несколько недель этот великий замысел откладывался в сторону ради очередной блестящей идеи.
Когда мы записали на бумаге все его проекты, он понял, что каждый из них мог принести хорошую прибыль, но каждый из них требовал один-два месяца сосредоточенной работы. Как вы понимаете, ни один из проектов не был доведен до конца за 12 месяцев попыток. Когда мой клиент научился сосредотачиваться на чем-то одном, многое изменилось. За последующие полгода оборот его бизнеса увеличился почти на 50 %, а прибыль даже больше.
Для того чтобы стать успешным, придется пожертвовать некоторыми идеями. Вам просто не хватит на все времени. Итак, вам предстоит тяжелое решение – нужно отобрать те идеи, которые имеют наибольший шанс на успех, и распределить их по приоритету.
Один из способов расстановки приоритетов – оценивать идеи с помощью таких факторов, как прибыль, которую они могут принести, время, которое понадобится на их реализацию, и связанные с этим расходы. Все остальные проекты приостановите, пока не завершите этот. Для этого нужно регулярно делать обзор своих приоритетов. Проанализируйте все свои возможности и оцените, сколько усилий потребует их реализация. Выберите проекты или идеи, которые за кратчайший период принесут самую большую прибыль. Когда установите свои приоритеты, беритесь за работу и убедитесь в том, что будете сосредоточенно и внимательно заниматься этим проектом в течение всего времени, которое необходимо для достижения результатов.
Если у вас три проекта или идеи (А, Б, В), займитесь ими поочередно, вместо того чтобы пытаться справиться со всеми одновременно; так они принесут вам выгоду намного быстрее. На рис. 2 показано, что происходит, когда вы пытаетесь тянуть три проекта одновременно.
Рис. 2. Что происходит, когда занимаешься тремя проектами одновременно
Пока вы перескакиваете с одного проекта на другой, никаких результатов не будет, по крайней мере, в ближайшем будущем. Успех в бизнесе зависит от умения добиваться результата, так что это совершенно неверный способ действий. Учтите два нижеуказанных условия поведения подобного типа – и вы увидите, каких дров можно наломать.
• Потолок многофункциональности. Переходя с одного проекта на другой, вы тратите на каждый из них на 20–50 % больше времени, так как вам приходится наверстывать упущенное каждый раз, когда вы возвращаетесь к тому или другому проекту.
• Дополнительные проекты. Каждый раз, наблюдая, как кто-то пытается справляться с несколькими проектами одновременно, я уже знал, что раз в месяц или раз в два месяца у него будет появляться еще один новый проект. Добавьте к рис. 2 проекты Г, Д и Е. Ни один из них не будет доведен до конца, а основной бизнес окажется заброшенным ради очередной блестящей идеи.
Однако, если вы возьметесь за них по очереди – А, Б, В, то быстро получите результаты и постепенно усовершенствуете свой бизнес, как показано на рис. 3.
Рис. 3. Лучше заниматься проектами по очереди
Так у вас появится несколько преимуществ.
• Снизятся расходы. Так как каждый проект требует определенных вложений (времени и материалов), одновременное ведение множества проектов гарантирует проблемы с деньгами и сроками. Однако, если работать над каждым проектом по очереди, то можно намного быстрее получить выгоду, а также приток наличности.
• Повысится прибыль. Если каждый проект, доведенный до завершения, принесет больше прибыли вашему бизнесу, то все проекты, выполненные как можно быстрее, максимально увеличат вашу прибыль.
• Импульс и удовлетворение. Всем нравятся успех и радость достижения цели, которую вы испытываете, когда завершаете проект. На рис. 3 успех следует за успехом, а труд вознаграждается быстрее и регулярнее. Вашим сотрудникам намного больше понравится праздновать завершение очередного проекта раз в несколько месяцев, вместо того чтобы годами шлифовать множество объектов, не завершив ни одного из них.
Конечно, на практике вы, скорее всего, не ограничитесь тремя проектами или идеями. Однако, чем больше задач вы пытаетесь выполнить одновременно, тем больше времени придется потратить на каждую из них, чтобы довести до конца.
Устранение отвлекающих моментов
Если вас постоянно отвлекают, ваше внимание рассеивается прежде, чем вы сумеете что-то сделать, да и качество результата будет ниже вашего потенциала. Для решения этой проблемы нужно ввести определенные правила и принципы, чтобы ваша продуктивность не страдала от отвлекающих моментов.
Один из самых эффективных способов – установить определенное время в течение дня, когда персоналу не разрешается отвлекать вас или задавать вопросы, если речь не идет о действительно серьезной проблеме. Объясните персоналу, что означает «серьезная проблема», и вы сможете вновь контролировать свое рабочее время. Это избавит вас от всех звонков по поводу продаж – кроме тех, кто достаточно умен, чтобы перезвонить вам, когда вы освободитесь, – и вы освободите себе время для работы над ростом предприятия. Попробуйте три метода, которые помогут вам в этом.
• Если у вас в кабинете есть дверь, закройте ее, если не хотите, чтобы вас отвлекали. Скажите сотрудникам, что им придется подождать, пока вы снова не откроете дверь (или пусть обращаются с вопросами к вашему заместителю, если он у вас есть).
• Если у вас есть секретарь или администратор, попросите его принимать все звонки и взять на себя другие отвлекающие моменты в это время.
• Если телефонные звонки постоянно отвлекают вас, пусть кто-то другой отвечает на них. Если в компании некому заняться этим, воспользуйтесь услугой ответа на звонки, которую предлагают соответствующие организации, чтобы записывать сообщения. Убедитесь при этом, что на звонки будет отвечать человек, а не автоответчик, – вы же не хотите упустить клиента только потому, что ему не нравится голосовая почта.
Если в течение обычного рабочего дня у вас нет времени поработать, не отвлекаясь, и нет возможности избавиться от отвлекающих моментов, измените свой рабочий график, приезжая на работу на час раньше, чтобы уделить это время развитию бизнеса. Если вы будете жертвовать один час каждый день в течение нескольких месяцев на усовершенствование своего бизнеса, это поможет вам изменить стиль работы вашего бизнеса, так что вам больше не нужно будет весь день сидеть в офисе. Обычно дополнительный час не требуется, но на некоторых предприятиях, где производство полностью зависит от вас, это единственный реальный способ вырваться из замкнутого круга, который возник из-за того, что весь бизнес сел вам на шею. Проще говоря, вам нужно найти время для того, чтобы заняться ростом и развитием бизнеса. Запомните, что эта дополнительная нагрузка необходима, чтобы потом насладиться вознаграждением за труды.
Решительный план действий 2
Организованность и сосредоточенность
Следуйте простому плану, предложенному ниже, чтобы контролировать свой бизнес.
1. Составьте общий список дел, выберите ежедневник и подготовьте систему хранения документов (как предложено в Проекте роста 2).
2. Наведите порядок на рабочем столе, используя систему хранения файлов. Каждый раз, когда тот или иной документ требует определенных действий, включайте их в общий список дел.
3. Просматривайте общий список и по каждому пункту задавайте себе вопросы:
• Это поможет бизнесу расти или ничего не изменится?
• Какие еще проекты и действия необходимы для развития бизнеса?
• Какой проект можно назвать самым ценным для бизнеса и работать над ним? Поставьте его под первым номером в общем списке.
• Есть у вас идеи/проекты, которые быстро принесут выгоду и которыми можно заняться прямо сейчас?
4. Добавьте новые задачи, направленные на рост предприятия, к общему списку дел.
5. Выделите в ежедневнике время:
• для работы над ростом бизнеса – выберите для этого время, когда ваш мозг наиболее активен и бодр;
• для других регулярных занятий – например, собраний персонала, финансовых отчетов и т. д.;
• для дел, которые вы должны исполнять регулярно, но забываете об этом!
6. Решите проблему отвлекающих моментов, научив персонал обращаться к вам с вопросами и трудностями в определенное время каждый день или каждую неделю.
