Проект роста 19. Оптимизация бизнеса, делающая его эффективным

Когда разработаете все процессы для бизнеса, внедрите их, и они начнут эффективно работать, можно сделать еще один шаг, который позволит повысить продуктивность и прибыльность. В каждом бизнесе есть множество вещей, которые съедают больше времени, сил и денег, чем должны. Если вы обнаружите их и устраните из своего бизнеса, вполне вероятен значительный скачок прибыли. Однако проблема в том, что это очень обширный вопрос, который потребует пристальнейшего внимания и сосредоточенности, чтобы найти возможности.

Когда я приехал в местную автомастерскую заменить две покрышки, на это ушел целый час, в то время как механикам «Формулы 1» удается заменить четыре покрышки на гоночном автомобиле всего за 4 секунды – то есть в 900 раз быстрее! Команды «Формулы» так стараются максимально сократить остановку на ремонт потому, что в гонке важна даже доля секунды. Чем короче остановка на ремонт, тем больше шансов у гонщика обогнать соперников, поэтому все команды «Формулы 1» стараются найти какое-то преимущество и работать быстрее во время технических остановок.

В бизнесе то же самое. Компания, которая может выполнить работу в два раза быстрее или в два раза дешевле, имеет более высокий маржинальный доход, позволяя себе инвестировать больше денег в то, чтобы обогнать конкурентов. Такую компанию трудно победить, и именно такую компанию вы можете создать, когда решите оптимизировать производственный процесс.

На практике в каждом бизнесе есть элементы, которые поглощают слишком много времени или приносят слишком много убытков, или съедают ценные ресурсы – и этому можно положить конец. Проект роста 19 объясняет, как найти эти области в вашем бизнесе и избавиться от них.

Найдите цели для оптимизации

Невозможно оптимизировать все области бизнеса за один раз, надо решить, на чем сфокусироваться, чтобы ваши усилия принесли наибольшую отдачу. Проблема в том, что в бизнесе может быть множество неэффективных, бесполезных элементов. Смысл этапа оптимизации – не только проанализировать системы, но и найти другие непродуктивные области и разобраться с ними.

В этом списке предложены области, где можно найти возможности для оптимизации. Это ключевые области, каждая из них сопровождается вопросами, стимулирующими критический анализ и креативное мышление.

• Управление запасами. Сколько денег «заморожено» в запасах? Можно ли их сократить? Уровень запасов иногда падает настолько, что приходится приостанавливать производство?

• Потери и отходы. Вы подсчитываете ценность того, что просто выбрасывается в процессе производства? Какие цели можно здесь поставить? Можно ли продавать эти отходы производства, вместо того чтобы выбрасывать их? (К примеру, пищевая паста мармайт изготавливается из отходов пивоваренного производства.)

• Пустая трата времени. В процессе производства есть такие периоды, когда сотрудникам нечего делать? Можно ли как-то использовать это время?

• Повторы. Какие действия чаще всего повторяются в вашем бизнесе? Сколько можно сэкономить, если значительно сократить количество повторов?

• Неэффективные процессы. Какие этапы можно объединить, сократить или устранить в основных процессах работы, чтобы сделать их продуктивнее?

• Неиспользованная материальная база. Можно ли использовать помещение, которое занимает ваш бизнес, или оборудование каким-либо новым, альтернативным способом?

• Самые большие траты. На что вы тратите больше всего денег в своем бизнесе? Обдумайте этот вопрос, чтобы найти возможности для сокращения расходов.

• Самая большая прибыль. Что приносит самую большую выручку? Как это можно увеличить или расширить?

Это не исчерпывающий список, однако для начала его вполне хватит. Сотрудники колл-центра записывали входящие сообщения в блокнот, а затем печатали их на компьютере, чтобы отправить клиентам. Обновление компьютерной системы позволило отказаться от блокнотов и печатать сообщения прямо в системе, что повысило продуктивность на 60 %, дав возможность для настоящего роста без найма дополнительного персонала.

Раз вы добрались до этого проекта роста (19 из 22), скорее всего, у вас достаточно времени для того, чтобы исследовать, как работает ваш бизнес, и найти способ оптимизировать его. Итак, выберите область, где можно сократить расходы.

Поставьте амбициозные цели по совершенствованию

Когда вы выберете конкретную систему или область для оптимизации, вам придется поставить, казалось бы, недостижимую цель. Это заставит вас мыслить креативно и, следовательно, придумать самые лучшие идеи. К примеру, если вы обнаружили, что 50 % заказов доставляются клиентам с задержкой, сразу же поставьте цель, чтобы 99 % заказов доставлялись вовремя – не повышая расходы на это.

Озвучьте эту цель на собрании команды и попросите высказаться сотрудников о том, как достичь ее. Скорее всего, вы удивитесь, какие потрясающие предложения появятся у них, хотя, конечно, сначала будет только одна реакция: «Это невозможно!». Очень легко поставить цель – сократить что-то на 10 %, но для усовершенствования процесса на этом этапе оптимизации поставьте более сложные задачи.

На автогонках в 1950-е годы во время технической остановки гонщик выходил из машины, пока механики заправляли ее и меняли покрышки. На это обычно уходило несколько минут, и все команды поступали именно так. Когда команда Wood Brothers Racing поняла, что эти продолжительные остановки добавляют минуты к гонке, они решили организовать более эффективные остановки. И сразу же они начали выигрывать гонки, уменьшая свое обычное время на минуты. Им было бы легко сократить остановки на несколько секунд, но они снизили их длительность с нескольких минут до нескольких секунд, и это стало результатом высоких целей по совершенствованию. Как мы знаем, в среднем техническая остановка в «Формуле 1» длится сейчас четыре секунды. Представьте реакцию механиков, если бы вы предложили им это в 1950-е годы, – ведь тогда гонщик не успел бы выпить свой чай.

Тестируйте предложения

Многие идеи кажутся удачными на бумаге, но не работают на практике. Найдите способ экспериментировать с идеями, не подвергая риску свой бизнес. Например, некоторые идеи можно опробовать после рабочего дня или с особым клиентом, который с радостью станет вашим «подопытным кроликом». У вас должны быть определенные параметры оценки, чтобы убедиться в успешном внедрении новшеств. Затем найдите новые способы улучшения ситуации и побуждайте команду тоже предлагать новые идеи по совершенствованию.

Решительный план действий 19

Оптимизация бизнеса, делающая его эффективным

Следуйте этим шагам, чтобы оптимизировать бизнес и сделать его эффективнее и прибыльнее.

1. Выделите область или систему для оптимизации.

2. Поставьте амбициозную цель относительно любых изменений, которых вы хотите достичь.

3. На собрании команды попросите сотрудников высказать свои идеи относительно оптимизации и достижения цели.

4. Тестируйте лучшие идеи, пока не найдете способ значительно усовершенствовать процесс.

5. Внедрите новшества в работу компании, изменив системы соответствующим образом.

6. Оцените эффективность изменений и сообщите команде, насколько успешен новый метод работы.

Ключевые моменты

Если бизнес работает ровно, беспрепятственно и эффективно, сотрудники редко будут отвлекать вас по мелочам.

Вопрос «Почему?» поможет добраться до основной причины всех проблем. А вопрос «Кто?» лишь поощряет культуру обвинений и сокрытия реальных проблем.

Итак, необходимо стабилизировать рабочий процесс, затем закрепить производственные системы и, наконец, найти возможности для совершенствования с помощью оптимизации.