Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Современный мир одержим продуктивным использованием времени: мы хотим все делать быстрее, справляясь с множеством задач одновременно. Мы отчаянно пытаемся вместить две пинты деятельности в кружку с одной пинтой времени. Но здесь следует отметить парадокс. Чем больше мы используем методы экономии времени и сил, тем больше испытываем стресс и нехватку времени. Технологии не освобождают нас, а порабощают.
Есть простой выход из временного парадокса. Методы и инструменты экономии времени и сил никогда не экономят время: они повышают ожидания.
Возможно, технологии способны экономить время, но для кого? Именно работодатель, а не сотрудник пожинает плоды роста продуктивности, сохраняя тем самым конкурентоспособность. Технологии вынуждают сотрудников бежать все быстрее и быстрее, чтобы только оставаться на месте. Чем быстрее мы бежим, тем быстрее бегут конкуренты. Мы бежим изо всех сил, но по сравнению с конкурентами стоим на месте. Стандарты растут, и сотрудники вынуждены соответствовать им.
Парадокс технологий и времени
Технологии не экономят время, они поглощают время, повышая при этом ожидания.
Коммуникации
Старый мир: когда письма писали от руки или на пишущей машинке (с огромным количеством «замазки»), это означало, что писем было мало, но каждое из них оказывалось важным и требовало внимания. Ответы приходили нескоро, но были не менее важны.
Новый мир: электронная почта и мобильный телефон означают, что мы должны быть доступны 24 часа семь дней в неделю, даже по праздникам и выходным, быстро отвечая на поток незначительных сообщений, которые посылаются «на всякий случай».
Результат: электронная почта и мобильные телефоны продлевают рабочую неделю и усиливают стресс. Из-за информационной гиперинфляции каждое сообщение может быть бесполезным.
Транспорт
Старый мир: корабль из Англии в Империю или из Рима в Иудею шел несколько недель и обходился очень дорого, поэтому люди старались получить от путешествия максимальный результат. И им тоже приходилось делегировать. Не было времени ждать приказа из Рима или Лондона о том, как справиться с местным мятежом: людей надо было обучать и доверять им принимать серьезные решения, а не организовывать всеобщую телеконференцию, чтобы прикрыть их в случае чего.
Новый мир: однодневные трансатлантические перелеты – признак корпоративного успеха, показывающий, как занят директор. Это также признак того, что сотрудники на местах, по мнению руководства, не способны справиться с задачей самостоятельно.
Результат: мы много путешествуем, потому что можем это делать. Больше стресса, больше проблем из-за смены часовых поясов и больше налетанных миль.
Презентации
Старый мир: презентации представляли собой медленный и дорогой кошмар, в котором участвовал художественный отдел, готовящий слайды. В итоге каждая презентация была короткой и по существу.
Новый мир: PowerPoint позволяет директорам подготовить 200-страничные документы с огромным количеством ярких слайдов, не тратя ни время, ни деньги на художественный отдел.
Результат: директора тратят время на PowerPoint, готовя слишком длинные презентации. PowerPoint повысил ожидания, и ни один из директоров не хочет отставать. Силы не экономятся, а стандарты растут.
Не все технологии экономят время. По данным Personnel Today (июнь 2005 г.), работники-мужчины в среднем 4 часа в день пользуются Интернетом в личных целях, а женщины – 2,5 часа. Даже учитывая ненадежность подобных исследований, большинство из нас понимает, что Интернет не только экономит время, но и поглощает его.
Если технологии не смогут экономить наше время, придется найти более старомодные методы повышения продуктивности.
На исправления уходит слишком много времени. Это может удвоить время, необходимое для выполнения задачи. Для того чтобы переделать, нужно не просто сделать работу заново. Прежде всего, придется выявить недостатки, а затем заново договариваться с людьми, которые участвовали в этом проекте, пытаясь вернуть доверие и авторитет. Правильно все сделать с первого раза – значит не спешить, чтобы в итоге сделать работу быстрее.
Для этого необходимо с самого начала тщательно все спланировать; обсудить проект со всеми, кого он касается, выяснить их ожидания до начала работы, а затем сообщать о ходе работы с регулярной периодичностью, чтобы избежать непонимания. Подобно неторопливой черепахе, которая движется целенаправленно вперед, вы сможете обогнать кролика, который бегает кругами.
Не доделать работу так же плохо, как сделать ее неправильно: и то и другое приводит к дополнительной работе. В случае с коммуникациями неотвеченные звонки и электронные сообщения создают заторы, которые вносят беспорядок в ваши дела. На это не стоит отвлекаться. Существуют четыре метода работы с коммуникациями: сделать самому, делегировать, отложить и удалить. Перечислим их, начиная с самого эффективного.
• Удалить. Отправьте все в корзину. Не позволяйте себе пристраститься к бесполезному занятию, отвечая на самую вероломную форму спама – электронные сообщения от коллег, которые всегда всем отправляют копию. Корзина – лучший друг занятых менеджеров.
• Делегировать. Поручите коммуникации кому-нибудь другому. Убедитесь в том, что адресат знает, почему он получил то или иное сообщение и каких действий от него ждут.
• Сделать самому. С большинством электронных писем и звонков можно разобраться сразу («да, я пришлю вам отчет; нет, я не могу прийти на эту встречу»). Используйте правило трех минут: если можете сделать это за три минуты, сделайте и займитесь другими делами.
• Отложить. Если требуется дополнительная работа, нужно четко определить действия и сроки. Тогда эта задача войдет в список ваших приоритетов (эффективность времени обсудим позже). Откладывание дел – наименее привлекательный вариант, так как увеличивает рабочую нагрузку.
Некоторые сообщения, не призывающие к действиям, могут содержать полезную информацию. Сохраните ее и двигайтесь дальше.
Войти с помощью соц. сетей: