Подобно другим проактивным инструментам контроля расписания, диаграмма прогнозирования контрольных событий предвидит темп будущего продвижения проекта. В отличие от других проактивных инструментов контроля расписания, она фокусируется на предсказании основных событий проекта – его контрольных событий и завершения. Рассмотрим рис. 12.6. Отметим, что на вертикальной оси показаны предсказываемые даты наступления конкретных контрольных событий, а на горизонтальной – фактические даты, в которые выполнялись предсказания. Ясно, что начальная точка горизонтальной оси – это время, когда было подготовлено базовое расписание. Контрольные события этого расписания отображены на вертикальной оси. В начальный момент происходит старт проекта, и горизонтальная ось представляет собой фактическую временную шкалу проекта. Проектная команда регулярно проверяет прогресс проекта и делает предсказания контрольных событий. Соединяя все предсказания конкретного контрольного события одной линией, мы можем получить линию тренда контрольного события. Если линия тренда приближается к линии выполнения, поднимаясь вверх, нам следует знать, что будет иметь место скольжение контрольного события. Если линия тренда приближается к линии выполнения горизонтально, это означает, что контрольное событие должно будет наступить точно в срок. И если, согласно нашим оценкам, контрольное событие наступит раньше срока, то линия тренда будет приближаться к линии выполнения, опускаясь вниз. Хотя данная диаграмма эффективна для предсказания наступления контрольных событий, она еще более эффективна для разработки действий, призванных устранить любое потенциальное отклонение от базового расписания контрольных событий.

Подготовка исходной информации.Для построения диаграммы необходима следующая исходная информация надлежащего качества:

•базовое расписание, предпочтительно такое, на котором отражены зависимости;

•отчеты о ходе исполнения или вербальная информация о фактическом ходе исполнения;

•запросы на внесение изменений.

Рис. 12.6.Пример диаграммы предсказания контрольных событий

Базовое расписание используется с несколькими целями. Во-первых, он обеспечивает отображение на вертикальной оси планируемых контрольных событий. Он также вскрывает зависимости между операциями, необходимые для анализа влияния контрольных событий. Будущие предсказания контрольных событий (о важности предсказания см. приводимый ниже заштрихованный прямоугольник «Забытый анализ трендов: дежа вю?») будут базироваться на отчетах или вербальной информации о ходе исполнения, а также на запросах на внесение изменений, находящихся в процессе рассмотрения или подготовки.

Проведение встречи с владельцами контрольных событий.Качественная подготовка к совещаниям по продвижению, в ходе которых разрабатываются диаграммы предсказания контрольных событий, оказывает гигантское влияние на то, сколь хорошо вы контролируете проект. Именно по этой причине мы утверждаем, что встреча с владельцами контрольных событий является обязательной. Поскольку встреча с владельцами контрольных событий по существу представляет собой то же самое, что и встреча с владельцами операций, вы можете обратиться к параграфу «Проведение встречи с владельцами операций» раздела «Линия исполнения» настоящей главы. Это поможет вам разработать надлежащий процесс для встреч с владельцами контрольных событий, которые, в свою очередь, могли бы включать встречи последних с владельцами операций, составляющих эти контрольные события.

Созыв совещания о ходе исполнения.Что касается сути, то параграф «Созыв совещания ходе исполнения», входящий в раздел «Линия исполнения » настоящей главы, вполне применим и здесь. В чем может возникнуть различие, так это в том, кто должен посещать эти совещания. Менеджер проекта обычно нуждается в том, чтобы на совещании присутствовали владельцы контрольных событий, которые, в свою очередь, могут пожелать присутствия своих владельцев операций. Всем вышеперечисленным лицам необходимы упорядочение проводимые и регулярные встречи с четко сформулированной и расписанной по времени повесткой. В ходе этих встреч происходит обмен ценнейшей информацией во благо проактивного контроля расписания контрольных событий. Использование проактивного подхода к контролю расписания является настоятельной необходимостью (см. заштрихованный прямоугольник «Будьте проактивны: пять вопросов проактивного цикла контроля проекта», приводимый ранее в данной главе).

Задание вопросов о фактическом ходе исполнения контрольных событий.Формально или неформально, основываясь на устной или письменной информации, владельцы контрольных событий также должны предоставить ответы на вопросы, задаваемые в ходе встречи. Поскольку проблемы в проектах обычно возникают на интерфейсах (при взаимодействии) между контрольными событиями или составляющими их операциями, проектная команда может воспользоваться выгодами, предоставляемыми изучением и анализом интерфейсов и связанных с ними операций. В ходе этого процесса понимание интерфейсов и влияния, которое они могут оказать на ход достижения контрольных событий, который как раз и хочет предсказать команда, будет расширено. Протекающий в режиме «лицом к лицу» обогащенный обмен информацией между владельцами контрольных событий и другими участниками не знает себе равных (см. приводимый ниже заштрихованный прямоугольник «Это тот самый инструмент»).

Рисование диаграммы предсказания контрольных событий.Для того чтобы нарисовать данную диаграмму, необходимо:

•нанести контрольные события, находящиеся в базовом расписании, на вертикальную ось диаграммы – это будут контрольные события, наступающие «как запланировано»;

•далее нарисовать линию выполнения. Поскольку обе оси – вертикальная и горизонтальная – используют в качестве основы одно и то же расписание, эта линия проходит под углом 45 к каждой из осей.

Западные корпорации изобрели управление качеством, забыли его и снова освоили в тяжких битвах с японскими конкурентами [1]. Не наблюдаем ли мы то же самое, когда речь заходит об анализе трендов, представленном вопросами 3 и 4 нашего РСРС? Наш опыт показывает, что большинство проектов в ходе контроля расписания и ведения отчетности о прогрессе делают акцент на историческом аспекте» упуская из виду предсказание даты, завершения проекта на основе анализа тренда. Как уже давно сказано специалистами, цель контроля проекта выражается фразой: «Никаких внезапных потрясений, пожалуйста!» [5]. Иными словами, мы выполняем предсказание тренда потому, что гораздо лучше, если мы будем заблаговременно знать, что может произойти, чем «если мы будем просто смотреть, как это происходит» [5]. Это делает анализ трендов, то есть того, куда мы движемся, единственным наиболее важным информационным элементом контроля проекта.

Наши менеджеры, особенно работающие в бизнесе, в котором время выхода на рынок является важным параметром, ненавидят ситуации, в которых им внезапно приходится слышать, что расписание проекта вот-вот соскользнет (будет сорвано). С их точки зрения, гораздо лучше узнать о том, что выполнение проекта в действительности может оказаться задержанным, заранее. Наличие прогноза тренда, таким образом, дает в руки менеджеру проекта «сигналы раннего предупреждения», с тем чтобы он имел возможность предпринять какие-то действия, пока еще возможно обратить неблагоприятные тренды [5]. Можно ли сказать, что эти комментарии занижают ценность исторической информации в контроле проекта, то есть вопросов 1 и 2 РСРС? Вообще говоря, нет. Что мы говорим, так это то, что на историю, разумеется, повлиять нельзя, в то время как на будущее – можно; поэтому для проектной команды более важно использовать эту историческую информацию для предсказания тренда будущего расписания и выбора стратегических действий для того, чтобы выполнить проект в соответствии с планом. Именно по этой причине анализ трендов должен быть центральным элементом контроля расписания.

Далее созывается первое совещание о ходе продвижения проекта. Процесс выглядит следующим образом.

•Подготовленный надлежащим образом владелец первого контрольного события сжато описывает свой ход продвижения (более детальная информация может быть найдена в заштрихованном прямоугольнике «Выполняя оценивание фактического состояния, стремитесь к достижению удовлетворительного и достаточного решения»), потенциальное отклонение от базового плана, а также текущие проблемы, вызывающие это отклонение, и дает предварительное предсказание даты наступления контрольного события. Опираясь на расписание, покапывающее зависимости мости между контрольными событиями / операциями, владелец высказывает свое мнение о том, как фактический статус контрольного события может повлиять на ход достижения зависящих от него контрольных событий. Разворачивается целенаправленная дискуссия.

•Владельцы зависимых контрольных событий запрашивают дополнительную информацию и делятся своим мнением о своем фактическом прогрессе, отклонениях и текущих проблемах. Они также дают предварительное предсказание дат наступления своих контрольных, анализируют их фактическое влияние на зависимые контрольные события и рассматривают возможные будущие риски, которые могут в будущем привести к срыву наступления контрольных событий.

•На этом этапе предварительное предсказание дат наступления контрольных событий может считаться сделанным; однако, работа в целом еще не завершена. Необходимо принять меры для предотвращения возможных скольжений. Все возвращаются к чертежным доскам и начинают анализировать зависимости между контрольными событиями / операциями. Принимая во внимание наличие жестких и мягких зависимостей, какие операции могут быть наложены друг на друга? Какие операции должны быть подвергнуты сжатию? Достигнутое в результате обсуждения согласие приводит к выработке корректирующих действий и окончательным предсказанным датам наступления контрольных событий. Эти даты отмечаются на диаграмме предсказания контрольных событий в момент, соответствующий дате предсказания.

Данный процесс должен повторятся всякий раз при обзоре хода исполнения. Как только контрольное событие достигнуто, оно должно быть отмечено на линии выполнения.

Когда использовать.Диаграмма предсказания контрольных событий разработана в первую очередь для того, чтобы прогнозировать даты наступления основных контрольных событий [11]. Она включает не более 6 – 7 основных контрольных событий высшего иерархического уровня проекта, будь он большим или малым. Несмотря на это, довольно многие менеджеры проектов применяют ее в отношении незначительных контрольных событий, число которых измеряется десятками. При этом они не кажутся людьми, сбитыми с толку диаграммой, которая в нашем понимании является перенасыщенной и неэффективной. Вне зависимости от того, с использованием каких контрольных событий – основных или незначительных – построена диаграмма, использование диаграммы проактивным образом требует хорошего понимания зависимостей между контрольными событиями. Вооружившись таким пониманием, проектная команда может строить достаточно хорошие диаграммы в ходе регулярных обзоров хода продвижения, как формальных, так и неформальных.

Время разработки.Небольшой опытной команде проекта должно хватить не более 30 минут на построение диаграммы, содержащей 6 или 7 контрольных событий. Увеличение численности проектной команды неизбежно увеличит требования ко времени.

Выгоды.Основная выгода от использования диаграммы предсказания контрольных событий состоит в том, что она создает ощущение предсказуемости основных событий проекта, или контрольных событий. В обстановке упорядоченного проведения обзоров проекта эта диаграмма способствует регулярному предсказанию даты наступления основных контрольных событий, помогая идентифицировать тренды и определять действия, направленные на коррекцию негативных трендов. В значительной степени основанный на знании внутренней динамики проекта, этот проактивный подход побуждает проектную команду исследовать расписание контрольных событий на более высоком уровне проекта.

Преимущества и недостатки.Диаграмма предсказания контрольных событий характеризуется следующими преимуществами.

•Графическое представление.Ясность представления, обеспечиваемая направленной линией, соединяющей отдельные предсказания контрольных событий, не имеет себе равных, и, вероятно, это основная причина тяготения руководителей высшего звена к данному инструменту. Как сказал один специалист, «подобные графические представления почти не допускают ошибок при совершенствовании предсказаний расписаний по сравнению с использованием только метода PERT или диаграмм Гантта» [12].

•Простота.Даже неспециалисту достаточно лишь нескольких минут для того, чтобы научиться читать или интерпретировать диаграмму предсказания контрольных событий.

•Возможности улучшения.Открытое (явное) изображение предсказываемых дат наступления контрольных событий приведет к тому, что проектная команда станет лучше выполнять оценивание своего хода исполнения [12].

Это заняло около 30 минут. Именно столько времени группа старших менеджеров программ (менеджеров программ высшего звена) из некоторой высокотехнологичной организации отвела на просмотр презентации, озаглавленной «Несколько хороших инструментов контроля проекта». Они оценивали приемлемость данных инструментов для контроля проектов, исходя из их способности отслеживать ход исполнения, раскрывать тренд и прививать проактивный подход. Были кратко рассмотрены линия исполнения,BCF-анализ, диаграмма скольжения, анализ выполненной стоимости, анализ контрольных событий и диаграмма предсказания контрольных событий. По завершении менеджеров программ попросили выбрать из этих инструментов тот, который, с их точки зрения, характеризовался наибольшей приемлемостью для высшего, сводного (итогового) уровня контроля проектов. Большинство менеджеров поставили на первое место диаграмму предсказания контрольных событий.

Убедитесь, что вы разработали хорошую диаграмму предсказания. Она должна показывать следующее:

• даты завершения согласно базовому плану и предсказываемые даты завершения для каждого контрольного события и всего проекта;

• даты, в которые были сделаны предсказания;

• линии трендов, связывающие все предсказания для каждого конкретного контрольного события;

• линию выполнения.

К недостаткам может быть отнесено следующее.

•В корпоративных культуpax, в которых отсутствует постоянное стремление к совершенству, эта диаграмма может быть использована как средство ущемления людей в случае, если их расписание показывает тенденцию к соскальзыванию.Среди персонала это может рассматриваться как угроза, и это соображение должно приниматься во внимание, прежде чем будет принято решение об использовании данной диаграммы.

•Диаграмма, отображающая большее количество контрольных событий, например 15, может стать чрезмерно насыщенной и трудной в понимании.

•Не все владельцы контрольных событий понимаютв полной мере зависимость предшествующих контрольных событий по отношению к собственному контрольному событию. Это может привести к неточным оценкам дат наступления контрольных событий.

Вариации.Наиболее популярные вариации состоят в исключении предсказания дат контрольных событий и сохранении только предсказания даты завершения проекта. Хотя в диаграмму может быть включено порядка 10 проектов, имейте в виду, что слишком большое количество проектов может сделать диаграмму весьма запутанной. Для каждого проекта отмечайте предсказанные даты завершения, а затем соединяйте все сделанные предсказания, и вы получите линию тренда проекта. Как и в случае диаграммы предсказания контрольных событий, проекты, выполняющиеся строго по расписанию, приближаются к линии выполнения горизонтально. Те проекты, которые могут быть завершены раньше срока, имеют наклон вниз, в то время как те, которые находятся в плохом состоянии (то есть, по-видимому, будут завершены с опозданием), имеют наклон вверх.

Адаптация диаграммы предсказания контрольных событий.Мы представили обобщенный вариант диаграммы предсказания контрольных событий. Для получения максимальной пользы вам следует адаптировать его к конкретным проектным нуждам. Выше приведен ряд примеров подобной адаптации.

В данном разделе была рассмотрена диаграмма предсказания контрольных событий. Посредством упорядоченного подхода эта диаграмма способствует регулярному предсказанию дат наступления основных контрольных событий, помогая идентифицировать тренды и определять действия, направленные на коррекцию негативных трендов. Основная ценность диаграммы предсказания контрольных событий заключается в ее способности создавать ощущение предсказуемости основных контрольных событии проекта. Адаптация диаграммы к конкретным проектным нуждам обеспечивает дополнительные выгоды. В приведенном выше заштрихованном прямоугольнике мы привели ключевые итоговые соображения, касающиеся разработки диаграммы предсказания контрольных событий.