В традиционном понимании линия исполнения показывает, на какое количество времени каждая операция проекта опережает базовое расписание или отстает от него[41]. Таким образом, эта линия показывает выполненную долю каждой операции слева от себя и оставшуюся долю – справа от себя (см. рис. 12.2). В передовых приложениях последнего времени эта линия рассматривается как один из шагов проактивного управления расписанием. В частности, количество времени, на которое каждая операция проекта опережает базовое расписание или отстает от него, используется для предсказания даты завершения проекта и картографирования корректирующих воздействий, необходимых для искоренения любой потенциально возможной задержки.

Подготовка исходной информации.Для того чтобы построить линия исполнения, необходима качественная исходная информация, включающая в себя:

•базовое расписание в виде диаграммы Гантта или диаграммы «операции на стрелках» во временном масштабе (TAD);

•отчеты о ходе исполнения или вербальная информация о ходе исполнения;

•запросы на внесение изменений.

Первые два элемента предоставляют информацию о планируемой ходе исполнения (предоставляется базовым планом) и фактической ходе исполнения (предоставляется отчетами или вербальной информацией). Линия исполнения выполняет сравнение этих двух информационных элементов и отражает состояние, в котором пребывает проект. Поскольку по ходу выполнения проекта могут возникать изменения, способные либо удлинять, либо ускорять базовое расписание, полезно принимать их во внимание при рассмотрении хода исполнения расписания и предсказании даты завершения проекта.

Проведение встречи с владельцами операций.Как и в дни, когда процветало управление посредством общего надзора, мы предлагаем, чтобы менеджер проекта сначала встретился с владельцем каждой операции в приватной обстановке, один на один. Необходимо задать следующие вопросы:

•Каков ход исполнения задач, входящих в операцию (более детальная информация приведена и заштрихованном прямоугольнике «Выполняя оценивание фактического состояния, стремитесь к достижению удовлетворительного и достаточного решения», приводимом далее в данной главе)?

•Отличается ли фактическое состояние от запланированного, и если отличается, то какие причины и проблемы привели к этому?

•Когда, согласно предположениям владельца, задачи будут завершены?

•Что может быть сделано для того, чтобы завершить их согласно плану; какую помощь вы можете предложить?

Все эти вопросы относятся к задачам, составляющим операцию. Теперь настало время выяснить, как ответы на эти вопросы могут быть переведены в показатели хода исполнения операции: в то, находится она впереди или позади расписания, какова предсказываемая дата завершения и каковы основные корректирующие воздействия. По сути дела, совещание, подобное этому, является репетицией перед совещанием о ходе исполнения проекта, в ходе которого будет начерчена Линия исполнения. Основополагающая цель его состоит в том, чтобы обучить владельцев операций и подготовить их к совещаниям о ходе исполнения проекта путем использования проактивного цикла контроля проекта (см. заштрихованный прямоугольник на стр. 384 (4) «Будьте проактивны: пять вопросов проактивного цикла контроля проекта»). Разумеется, с точки зрения людей, расписание которых заполнено до предела, все эти повторяющиеся собрания выглядят как расход времени. Однако одно или два подобных собрания могут быть необходимы для того, чтобы владельцы операций научились готовиться к обзорам хода исполнения. Впоследствии длительность таких совещаний может быть сокращена до нескольких минут либо они могут проводиться по телефону или электронной почте. А если менеджеры операций обучены подготовке к таким совещаниям, может оказаться, что надобность в них отсутствует.

Рис. 12.2.Пример. Линии исполнения для проекта

Управление расписанием – это не более чем одно из применений проактивного цикла контроля проекта (РСРС). Управление расписанием можно осуществить, ответив на следующие пять вопросов:

1. Каково отклонение фактического расписания проекта от базового?

2. Какие проблемы вызывают это отклонение?

3. Каков текущий (существующий) тренд, то есть какова предварительно предсказываемая дата завершения в том случае, если мы будем продолжать выполнение проекта с текущими показателями производительности?

4. Какие новые риски могут возникнуть в будущем и как они могут изменить предварительно предсказываемую дату завершения?

5. Какие действия нам следует предпринять для того, чтобы предотвратить срыв предсказанной даты завершения проекта и выполнить проект в соответствии с базовым планом?

Назначение первого вопроса состоит в том, чтобы установить величину отклонения – то есть понять, отстает проект или конкретная операция от базового расписания или опережает его (более детальная информация об отклонении по срокам приведена в главе 14). Понимание причин, вызывающих это отклонение, – это то, о чем наш второй вопрос. Зная текущие значения отклонения и производительности, а также имея представление о текущих проблемах (нерешенных вопросах), мы задаемся третьим вопросом, направленным на то, чтобы определить, в какой момент будущего может закончиться проект согласно расписанию. Но так как будущее неизвестно, полезно уже сейчас изучить, какие новые риски могут возникнуть в будущем и тем самым подвергнуть опасности выполнение расписания. Это предмет рассмотрения четвертого вопроса. И наконец, пятый вопрос четко формулирует наиболее важный шаг: действовать, действовать, действовать! Говоря другими словами, он определяет, как необходимо действовать, чтобы превозмочь все отклонения, беспорядки и аварийные ситуации и выйти победителем, достигнув установленной временной цели.

Движущей силой каждого обзора хода исполнения расписания, вне зависимости от используемого инструмента, должны являться эти пять вопросов ориентированного на расписание проактивного цикла контроля проекта. Это необходимо выполнять всякий раз при рассмотрении расписания операции, контрольного события или всего проекта. Выполнять – это значит действовать в соответствии с сутью контроля расписания, то есть быть проактивным – всегда смотреть в будущее.

Созыв совещания о ходе исполнения.Совещания о ходе исполнения прививают дисциплину и систематичность в рассмотрении шагов, которые вы совершаете в ходе выполнения проекта. Они должны созываться на регулярной основе – например, раз в месяц в случае длинного проекта и раз в неделю в случае короткого. Эти совещания могут представлять собой формальные сидячие заседания с официально назначенным секретарем-протоколистом, в случае чего четкая и спланированная по времени повестка дня должна быть заблаговременно доведена до сведения участников. Либо – в высокотехнологичных организациях, где много работы и мало времени для ее выполнения – вполне можно ограничиться короткими встречами, проводимыми стоя и на ходу. И снова, ключевое соображение – регулярность проведения и дисциплина.

Пять вопросов РСРС находятся в превосходной гармонии с бесконечным циклическим подходом к улучшению «планирование – выполнение – исследование – действие» по Демингу (см. заштрихованный прямоугольник, названный «Каким образом взаимосвязаны Карта улучшения качества и цикл PDSA?» в главе 14). После того как на шаге планирования установлен базовый план расписания и работы проекта выполняются на шаге выполнения, в игру вступают вопросы 1, 2,3 и 4 РСРС на шаге исследования (см. рис. 12.3). Здесь, на этом шаге определяется отклонение по срокам, выясняется его причина и предсказывается тренд, основываясь на текущих проблемах и будущих рисках. Затем на шаге действия вопрос 5 приводит нас к идентификации связующих действий, которые будут планироваться и претворяться в жизнь (реализовываться) на следующем витке цикла PDSA.

Рис. 12.3.Проактивный цикл контроля проекта является частью цикла «планирование – выполнение – исследование – действие»

Задание вопросов о фактическом ходе исполнения операции.Те же самые пять вопросов РСРС, которые задавались на встречах с владельцами операций, должны быть заданы снова – для оценивания их успехов. Для достижения четкого понимания взаимоотношений между РСРС и циклом «планирование – выполнение – исследование – действие» по Демингу рекомендуется ознакомиться с содержанием заштрихованного прямоугольника «Проактивный цикл контроля проекта и цикл PDSA по Демингу», приводимого на стр. 385 (7).

В тех случаях, когда имеются взаимодействия и зависимости между владельцами операций, крайне важно акцентировать на них свое внимание, так как именно в них возможно возникновение слабых мест (нарушение плавного течения проекта). В зависимости от культуры организации владельцы операций могут на таких совещаниях либо представлять письменные отчеты, либо ограничиваться устным изложением информации.

Рисование линии исполнения.Рисование линии исполнения включает в себя несколько шагов.

•Начать с базового расписания проекта (взять за отправную точку базовое расписание проекта).

•Отметить на календаре расписания дату, соответствующую дате проведения совещания ходе исполнения. Эта дата носит название статусной даты (даты разделения данных) [3] или, более неформально и также более традиционно, отчетной даты.

•От этой даты начать рисовать вертикально вниз линию до тех пор, пока на пути не встретится операция, расположенная в расписании первой. Владелец операции скажет вам, на сколько дней операция опережает расписание или отстает от него. Жизненно важно, чтобы предоставленная владельцем операции информация была надежной. Если это не так, может произойти так, как описано в приводимом ниже заштрихованном прямоугольнике «Мусор на входе – мусор на выходе».

•Нарисовать горизонтальную линию, продлив ее на столько дней влево от статусной даты, на сколько дней операция отстает от расписания. Либо – если операция опережает расписание – продлив ее на соответствующее количество дней вправо от статусной даты.

•От этой точки нарисовать вертикальную линию, пересекающую операцию.

•Повторить данное действие для всех остальных операций.

•После пересечения вертикальной линией операции, расположенной в расписании последней, нарисовать горизонтальную линию вплоть до момента, соответствующего статусной дате, после чего повернуть вертикально вниз. Таким образом, линия исполнения берет свое начало и завершается в точке, соответствующей статусной дате.

«В ходе совещания о ходе исполнения владелец операции сказал мне, что его операция отстает от расписания на 3 недели. Неделю спустя он заявил, что нагнал расписание и теперь идет строго по расписанию. Зная, что он является единственным человеком, задействованным в данной операции, я опросил нескольких экспертов: «Сколько часов могло бы потребоваться для того, чтобы устранить отставание?» Ответ был: «Около 150 часов». Вы думаете, он смог это сделать? Отнюдь! Он не хватает звезд с неба. Он просто подает неаккуратные отчеты. Ну и скажите мне в таком случае, как я могу упреждать события и предсказывать дату завершения проекта?» Эту историю мы услышали от менеджера проекта одной из ведущих фирм-производителей программного обеспечения, Мораль истории такова: некачественная отчетность об операции – некачественный прогноз тренда.

Дата завершения проекта.Знание того, на сколько дней каждая операция опережает расписание или отстает от него, дает вам основу для прогноза даты завершения проекта и позволяет на раннем этапе определить, какие действия можно предпринять для того, чтобы завершить проект вовремя. Более детальная информация по этому вопросу может быть найдена в заштрихованном прямоугольнике «Забытый анализ трендов: дежа вю?», приводимом далее в данной главе.

Когда использовать.Большие и малые, сложные и простые проекты – это благодатная почва для использования линии исполнения. В тех ситуациях, когда речь идет только об отслеживании прогресса, эта линия одинаково хорошо подходит как к диаграмме Гантта, так и к TAD. Если вы выбираете линию исполнения за ее передовые возможности предсказания для использования в больших и сложных проектах, ее применение легче увязывается с TAD (см. приводимый ниже заштрихованный прямоугольник «Использование линия исполнения в штабной комнате проекта – это дело шумное»). Поскольку TAD включает в себя зависимости между операциями, ома обеспечивает более легкий и надежный перевод величины опережения или отставания операции от базового расписания в предполагаемую дату завершения проекта. В случае работы над малыми и простыми проектами это не так. Наличие или отсутствие отображения зависимостей не является в таких проектах принципиальным вопросом, и потому вполне достаточно будет диаграммы Гантта. Так или иначе, линия исполнения может быть использована во всех обзорах хода исполнения, как формальных, так и неформальных.

Время разработки.Проектная команда, обладающая разумным уровнем навыков и подготовки, может подготовить линия исполнения для содержащей 25 операций диаграммы Гантта или TAD за 15 – 30 минут. По мере увеличения численности команды возрастает и требуемое время.

Выгоды.Ценность линии исполнения имеет как исторический, так и предсказательный аспект. Первый означает, что она аккуратно и точно показывает владельцу операции и проектной команде историю исполнения операции. Используя эту историю, они, что совершенно естественно, могут предсказать будущий тренд расписания и выработать стратегию действий для выполнения проекта согласно плану. Более детальная информация о построении трендов может быть найдена в заштрихованном прямоугольнике «Забытый анализ трендов: дежа вю?», приводимом далее в данной главе.

Преимущества и недостатки.Основные преимущества линии исполнения заключаются в том, что она:

•зрима.Она ярко показывает выполненную работу, представляя проектной команде бесценное (неоценимое) средство коммуникации;

•проста.За считанные минуты почти любой участник проекта может прочитать и нарисовать Линия исполнения;

•проактивна.Будучи используемой для предсказания трендов, линия исполнения помогает получить предвидимое среднее значение, давая проектной команде возможность совершать заблаговременные действия и противостоять ожидаемой трудности.

Есть нечто ритуальное в проведении совещаний о ходе исполнения проекта в компании Southern Systems. На стене «штабной комнаты» проекта висит гигантская TAD, украшенная разноцветными полосками клейкой ленты. В этом нет никаких секретов. Каждая лента – это линия исполнения, визуально отображающая прогресс на конкретную неделю. Владеющие информацией владельцы операций отчитываются о том, в каком состоянии находятся их операции по отношению к базовому плану, оглашают воздух своими возбужденными голосами, общаются с пользователями предметов поставки, которые должны выдаваться их операциями, и отмечают полоской клейкой ленты (линия исполнения) текущее состояние своих операций. Подобно предсказателям судьбы, они предсказывают будущее своих операций, для того чтобы помочь визуально отобразить, когда будет завершен их проект. Они явно счастливы от того, что они – работающие в этом проекте разработки продукта – нужны своей компании.

Основные недостатки преимущества линии исполнения заключаются в том, что она может:

•быть времяемкой.Подготовка качественной информации для рисования линии и прогнозирования тренда может требовать времени;

•требовать дополнительных усилий при предсказании завершения.Линия исполнения показывает, на какое время операция отстает от плана или опережает его. Она не предсказывает автоматически, на какое время операция будет отставать от плана или опережать его на момент завершения. Напротив, прогноз должна делать команда проекта. Более эффективен в представлении этого BCF-анализ[42].

Вариации.Существуют несколько основанных на диаграмме Гантта инструментов для контроля расписания (рис. 12.4). Проектная команда может рассмотреть эти инструменты, прежде чем обратить свое внимание на линия исполнения и ее преимущества.

•Метод частичного закрашивания.

•Метод сравнительного отображения планируемого и фактического состояния.

•Метод сравнительного отображения планируемого и фактического состояния в сочетании с отображением доли выполненной работы.

В методе частичного закрашивания для отображения доли работы, которая выполнена, используется штриховка. Несмотря на высокую наглядность, данный метод не показывает, когда началось фактическое выполнение операции, какая часть содержания операции фактически выполнена и на какое время операция опережает расписание или отстает от него. Метод сравнительного отображения планируемого и фактического состояния, обеспечивающий визуальное сравнение планируемого состояния с фактическим, позволяет избавиться только от одного из указанных недостатков, а именно мы можем видеть, когда началось фактическое выполнение операции. Метод сравнительного отображения планируемого и фактического состояния в сочетании с отображением процента выполненной работы также использует две ленты, отображающие плановое и фактическое состояния, но дополняет каждую из них значением процента выполненной работы. Наиболее мощный из этих трех методов, метод сравнительного отображения планируемого и фактического состояния в сочетании с отображением процента выполненной работы, страдает от неспособности показать, на сколько времени операция отстает от расписания или опережает его. Добавление лент, отображающих фактическое состояние, также увеличивает количество лент на диаграмме Гантта, тем самым усложняя ее. Принимая во внимание сложности данных методов, многие предпочитают использовать линия исполнения как более эффективный инструмент.

Рис. 12.4.Менее эффективные альтернативы линии исполнения

Линия исполнения часто известна под названием временной линии [9]. Одна из вариаций линии исполнения называется зигзагообразной линией. Зигзагообразная линия связывает статусную дату календаря с точкой, соответствующей фактической доле выполненных работ первой операции, затем с точкой, соответствующей фактической доле выполненных работ второй операции и т. д., соединяя точки, соответствующие фактической доле выполненных работ других операций. Возможно, единственная наиболее важная вариация данного инструмента – это линия исполнения, которая соединяет не операции, а проекты, что превращает ее в великолепный инструмент для менеджеров мультипроектов, желающих отслеживать расписание исполнения своих многочисленных проектов. На одном листе можно отобразить линия исполнения для более чем 20 проектов.

Убедитесь, что вы разработали надлежащую линию исполнения.

• Линия должна быть непрерывной.

• Она должна брать свое начало в точке, соответствующей статусной дате.

• Она должна пересекать каждую операцию для отображения отклонения по срокам – то есть количества времени, на которое каждая операция опережает базовое расписание или отстает от него.

• Она должна завершаться в точке, соответствующей статусной дате.

• Она должна быть нарисована на базовом расписании проекта, имеющем надлежащий формат – TAD или диаграммы Гантта.

Адаптация линии исполнения.Целенаправленная адаптация линии исполнения к проектной специфике является необходимостью и позволяет достичь наибольших выгод. Выше приведены некоторые примеры такой адаптации.

В данном разделе рассмотрена линия исполнения – инструмент, который показывает, на какое время каждая операция проекта опережает базовое расписание или отстает от него. Использовать данный инструмент могут большие и малые, сложные и простые проекты, и этот инструмент в равной мере хорошо согласуется как с диаграммой Гантта, так и с TAD. Ценность линии исполнения имеет как исторический, так и предсказательный аспект. В силу того, что она показывает историю исполнения операции, она может быть использована для предсказания будущего тренда расписания и выработать стратегию действий для выполнения проекта согласно плану. Итоговые соображения, которые необходимо учесть при разработке линии исполнения, приведены в заштрихованном прямоугольнике далее по тексту.