Карта балльной оценки приверженности – это инструмент для систематической идентификации степени вовлеченности команды в проект и приверженности его цели. Карта балльной оценки – мощный инструмент для диагностирования недостатка приверженности и развития приверженности заинтересованных сторон организации. Это особенно эффективно для развития приверженности на ранних стадиях формирования команды и поддержания этой приверженности в течение всего жизненного цикла. И хотя практически все менеджеры признают критическую важность приверженности для эффективной командной работы и высокой командной производительности [15], только один менеджер из восьми чувствует себя способным к эффективному развитию и поддержанию приверженности со стороны различных заинтересованных сторон проектного окружения [16]. Концепция карты балльной оценки подобна концепциям других инструментов оценивания производительности, таких как карта оценки бизнеса, карта оценки команды или карты оценки производительности команды. Автором был разработан ряд специфических методов измерения и их применения к построению проектной команды, основываясь на обширных исследованиях, проводившихся в реальных условиях в течение последних 10 лет [16, 17]. Основная структура карты балльной оценки приверженности показана на рис. 10.9.

Как показано на рис. 10.9, карта балльной оценки приверженности структурирована в виде, пригодном к непосредственному использованию. Она использует предварительно протестированные утверждения для измерения степени приверженности проекту и его целям. Утверждения разделены на 10 первичных и 25 вторичных, или производных, движущих сил, идентифицирующих наиболее общие компоненты, которые поддерживают и направляют как индивидуальную, так и командную приверженность. Для каждого утверждения в карте предусмотрено место для проставления оценки, полученной на основе суждения и согласованной со всеми заинтересованными сторонами. Образец карты балльной оценки, приведенный на рис. 10.9, состоит из двух подразделов: 1) восприятие лидера проекта и 2) восприятие команды проекта. Количество столбцов может быть увеличено для включения дополнительных заинтересованных сторон и их суждений. Для оценки утверждений предлагается 5-балльная шкала Ликерта, показанная ниже:

– 2 = сильно не согласен с утверждением

– 1 = не согласен с утверждением

0 = нейтральное отношение или не могу сказать

+ 1 = согласен (утверждением

+ 2 = сильно согласен с утверждением.

Рис. 10.9.Карта балльной оценки приверженности

¹ Команда управления проектом (составная часть команды проекта). – Прим. ред.

Компоненты, которые являются движущей силой приверженности, уже существуют во многих проектных окружениях. Они внедрены в процесс управления проектами – в планирование, отслеживание и ведение отчетности. Желание проявлять приверженность стимулируется работой, встречающимися в ней трудностями, перспективой и достижениями. При этом, однако, это желание должно культивироваться, замечаться и связываться с мотивацией команды [1]. Понимание движущих сил приверженности и барьеров на пути к ней, их источников и вторичных воздействий, является важным предварительным требованием для получения и поддержания приверженности со стороны команды и, как следствие, для эффективного руководства командой ради достижения желаемых результатов.

В дополнение к оценке, полученной на основе суждения и согласованной со всеми заинтересованными сторонами, карта балльной оценки приверженности содержит еще два столбца: для 1) анализа проблем при достижении приверженности и 2) планов действий по усилению приверженности и повышению производительности команды. Поскольку пространство в карте балльной оценки ограничено, эти два столбца зарезервированы исключительно для резюмирующих замечаний и ссылок на другие документы, в которых диагностика и планы действий описаны уже более детальным образом. Методы расчета и интерпретации балльной оценки приверженности рассматриваются ниже.

Подготовка исходной информации.Вне зависимости от применения (для оценки индивидуальной или командной приверженности) первый шаг – заполнение предлагаемого картой вопросника. Затем производятся подсчет и интерпретация суммарного балла. Эти данные используются в качестве основы для дальнейшего обсуждения, анализа и развития.

Заполнение вопросника.По каждому находящемуся в карте утверждению должно быть получено индивидуальное или групповое суждение. Особо подчеркнем – при оценке командной приверженности вовлечение работающих над отдельными задачами групп или всей проектной команды в интерактивные групповые совещания способно принести наиболее осмысленные и реалистичные результаты. Такое вовлечение также способно помочь в создании здорового морального климата и построении взаимной уверенности, доверия и уважения – то есть того, что в конечном счете помогает усилить приверженность. Для фиксации оценок прямо на карте предлагается использовать 5-балльную шкалу, показанную на рис. 10.9. Эти оценки, равно как и итоговые баллы, становятся основой для анализа и планирования действий. Лекционные плакаты, доски для рисования фломастерами или бумажки с клейкой стороной рекомендуются для фиксации результатов диагностики и планов действий.

Расчет балльных оценок приверженности.После того как все утверждения были рассмотрены и по ним было вынесено суждение, может быть вычислен композитный балл, для чего производится сложение оценок всех отдельных утверждений. Первичные драйверы имеют весовой коэффициент в 2,5 раза выше, чем вторичные драйверы. В нашем конкретном случае, вычисляя значения для каждого столбца, получим:

•суммарный балл для всех первичных драйверов. Σ(Prim) = Σ(абсолютных значений баллов всех первичных драйверов × 2.5);

•суммарный балл для всех вторичных драйверов. Σ(Secon) = Σ(абсолютных значений баллов всех вторичных драйверов) × 1.5);

•общий композитный балл для всех драйверов. Σ(Comp) = Σ(Prim) + Σ(Secon).

Интерпретация балльных оценок приверженности.Учитывая весовые коэффициенты, получаемые на основе суждения оценки варьируются от – 50 до +50 как для первичных, так и для вторичных драйверов. Соответственно, диапазон композитной оценки составляет от – 100 до +100 баллов. Приводимая ниже интерпретация балльных оценок может указать вам на то, какой уровень приверженности имеет место в вашей ситуации.

•Композитный балл отрицателен. Практически никакой приверженности не наблюдается у опрошенных людей. Неясные планы проекта, боязнь неудачи, недостаток стимулирования и интереса часто являются причиной недостатка приверженности.

•Композитный балл 0 – 50. Имеется некоторая приверженность и огромный простор по ее увеличению. Ситуация типична для команды, находящейся в стадии притирки или только что вступившей в стадию нормализации.

•Композитный балл 51 – 75. Это говорит о достаточно высоком уровне приверженности. Однако, следует нацелиться на его повышение путем развития команды.

•Композитный балл свыше 75. Это говорит об очень высоком уровне приверженности проекту и обязательств перед командой. Лишь 10% всех проектных команд (15% всех лидеров проектов), протестированных нами, достигают такого уровня приверженности. Эффективное лидерство необходимо для подпитки и поддержания приверженности столь высокого уровня приверженности.

Доведение информации о карте балльной оценки приверженности до сведения соответствующих лиц.Карта балльной оценки должна подлежать документированию отдельно от плана проекта и совместному использованию проектной командой и заинтересованными сторонами из руководителей. Шаблон, приведенный на рис. 10.9, обеспечивает удобный формат для «количественного» итогового представления уровня приверженности. Для доведения результатов обзора, включая анализ и рекомендации по развитию команды, предлагается использовать отчет в форме докладной (служебной) записки совместно со сведенными в таблицу результатами (рис. 10.7). Этот отчет вместе с планом действий становится планом развития приверженности на ранних стадиях формирования команды. Он также служит в качестве инструмента для непрерывного развития команды, помогая поддерживать, подпитывать и хранить высокие уровни приверженности.

Когда использовать.Карта балльной оценки является полезным инструментом для оценивания и развития приверженности проектной команды и других членов организации в течение жизненного цикла проекта. Данный инструмент особенно полезен на ранних стадиях формирования проектной команды и планирования команды. Он обеспечивает каркас для прояснения вопросов, связанных с получением и поддержанием приверженности установленным планам и целям проекта, а также для идентификации и устранения барьеров, которые затрудняют достижение индивидуальной и командной приверженности.

Время разработки.Разработка карты балльной оценки приверженности представляет собой четырехступенчатый процесс, который может проводиться как индивидуально, так и силами группы:

Выгоды.Карта балльной оценки приверженности облегчает систематическое выявление приверженности отдельных лиц и команд проекту и установленным целям. Она обеспечивает каркас для диагностирования недостатка приверженности и развития приверженности во всей проектной организации. Карта балльной оценки также помогает в сплочении проектной команды во имя целей и задач проекта и помогает акцентировать внимание организации на условиях, имеющих критическую важность для успеха проекта, обеспечивая тем самым связующее звено между рабочим акцентом проектного окружения и стратегическим акцентом предприятия. Дополнительно карта балльной оценки приверженности обеспечивает перспективу для развития интерфейсов проекта и отношений между заинтересованными сторонами, а также становится важной частью общего плана развития команды с целью оптимизации производительности команды в течение всего жизненного цикла проекта. Резюмируя, можно сказать, что карта балльной оценки приверженности обеспечивает:

•понимание движущих сил и барьеров на пути к достижению приверженности;

•каркас для идентификации заинтересованных сторон проекта;

•систему количественных показателей приверженности;

•каркас для систематического диагностирования недостатка приверженности и ее развития;

•возможность проведения бенчмаркинга и организационного обучения;

•систему показателей для модели зрелости управления проектами;

•концентрацию на стратегических целях и задачах организации;

•перспективу для развития интерфейсов проекта и отношений между заинтересованными сторонами.

Преимущества и недостатки.К преимуществам может быть отнесено следующее.

•Обеспечивает карту балльной оценки для оценивания степени приверженности, включая все вышеперечисленные выгоды.

•Обеспечивает шаблон для подведения итогов анализа приверженности и плана развития.

•Предлагает недорогой и малорискованный процесс развития организации (процесс организационного развития).

•Помогает идентифицировать интерфейсы и заинтересованных сторон проекта.

•Создает окружение, благоприятствующую построению команды.

•Приводит к возможности осуществления обучения организации.

К недостаткам может быть отнесено следующее.

•Значительное время и лидерские навыки, необходимые для применения карты балльной оценки в развитии проектной команды.

•Стандартизованные утверждения не охватывают всего многообразия проектных ситуаций; часто возникает необходимость адаптации.

•Потенциальная возможность возникновения конфликтов из-за различного восприятия утверждений и их балльных оценок.

•Неспособность решить все проблемы, касающиеся достижения приверженности, с помощью карты балльной оценки.

Адаптация карты балльной оценки приверженности[38]. Шаблон, показанный на рис. 10.7, обеспечивает хороший общий формат карты балльной оценки приверженности. Адаптация утверждений вопросника рекомендуется только после всестороннего рассмотрения ситуации, поскольку сам вопросник и предлагаемые весовые коэффициенты базируются на обширных исследованиях в реальных условиях (например, эти утверждения объясняют более 70% различий степени приверженности, наблюдаемой в различных проектных командах [16]). Вероятность того, что вам удастся охватить больший спектр параметров приверженности путем введения заменяющих утверждений, мала. Однако если пользователь карты балльной оценки готов потратить большее время на генерацию карты, то, используя более обширный набор утверждений, он с высокой вероятностью может охватить более широкий спектр параметров приверженности и получить более глубокое понимание драйверов и барьеров на пути приверженности для данной ситуации. В случае иного контекста следует обратить внимание на два момента. Во-первых, карта, которая вручается отдельному лицу или команде в качестве инструмента, должна содержать только один столбец (то есть столбец с цифрами) во избежание путаницы и необъективности. Итоговая карта может содержать все столбцы для всех сторон, подвергнутых обзору, либо только их композитные баллы. Во-вторых, для формата отчета докладной записки, который обеспечивает итоговое представление полученных в ходе обзора данных и включает в себя анализ и рекомендации по развитию команды, должны быть определены структура, содержание и длина. Такая стандартизация отчетов пойдет на пользу бенчмаркингу и действиям руководства, уменьшив накладные расходы на развитие команды.

Одним словом, эффективное использование карты балльной оценки приверженности включает в себя многие вопросы организационного и административного (управленческого) характера и поднимает ряд вопросов, касающихся лидерства, как показано в заштрихованном прямоугольнике. Часть этих проблем включает в себя надлежащее понимание критериев и организационной динамики, которые являются движущими силами приверженности, и управленческих навыков в части получения приверженности путем переговоров, в ходе которых происходит приведение требований проекта в соответствие профессиональным и персональным нуждам членам команды. Конкретные рекомендации по вопросам получения и поддержания приверженности сведены в последнем заштрихованном прямоугольнике в данном разделе.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ДОСТИЖЕНИЮ И ПОДДЕРЖАНИЮ ПРИВЕРЖЕННОСТИ[39]

Несмотря на сложности, сопутствующие процессу достижения приверженности, и различия между компаниями, некоторые характеристики лидерства и рабочей среды, по-видимому, могут быть достаточно надежно ассоциированы с получением и поддержанием приверженности в организациях, основанных на командной работе. Эти условия служат в качестве соединительных звеньев, позволяющих преодолеть опасения и тревоги, которые являются явлением нормальным и предсказуемым, когда речь идет о получении приверженности от отдельного лица или проектной команды. Ниже приводятся некоторые рекомендации, делающие акцент на трех категориях: ориентированное на людей влияние, организационные процессы, инструменты и техники (методы), ориентированное на работу и задачи влияние.

Ориентированное на людей влияние.Факторы, удовлетворяющие профессиональные нужды и интересы, как представляется, наиболее сильным образом влияют на способность добиться приверженности и поддерживать ее на протяжении всего жизненного цикла проекта. Наиболее важные драйверы вытекают из самой работы, включая личный интерес, гордость и удовлетворение от работы, решение проблем профессионального характера, достижения и признание, равно как доверие, уважение и уверенность в лидере проекта. К другим важным факторам относятся эффективная взаимодействие между членами проектной команды и отделами поддержки, осуществляемая поперек организационных линий, хороший командный дух, взаимное доверие, низкий уровень межличностных конфликтов, чувство персональной гордости, а также возможности карьерного развития, повышения квалификации и до некоторой степени гарантия занятости. Все эти факторы помогают в построении сплоченной проектной команды, способной к эффективному использованию сильных сторон организации и ключевых компетенций. Это те факторы, которые, как представляется, создают среду, благоприятствующую развитию командной приверженности и в конечном счете высокой производительности при исполнении проекта.

Организационные процессы, инструменты и методы.Эти факторы включают в себя организационную структуру и процесс переноса технологии, опирающийся на современные техники управления проектами. Исследованием, проведенные в естественных условиях, особым образом показывают, что системы эффективного планирования и поддержки проекта, четкое взаимодействие, организационные цели и цели проекта, равно как и общее административное руководство (лидерство) являются важными условиями эффективного достижения и поддержания приверженности. Эффективная система управления проектами также включает в себя эффективную кросс-функциональную поддержку, совместные обзоры и оценивания исполнения, а также доступность необходимых ресурсов, навыков и производственных мощностей. К другим жизненно важным компонентам, которые влияют на организационные процессы (и в конечном счете на приверженность), относятся структура команды, административная власть (полномочия) и ее разделение между членами команды и организационными единицами, автономность и свобода и, что более важно, техническое руководство и лидерство. Многие из параметров, связанные с организационным процессом, находятся главным образом под контролем высшего руководства. Они часто являются производными бизнес-стратегии компании, разрабатываемой высшим руководством. Для руководства важно осознавать, что эти параметры влияют на восприятие командой рабочей среды, как то: организационной стабильности, доступности ресурсов, степени вовлеченности и поддержки руководства, персональных вознаграждений, организационных целей, задач и приоритетов, и, как следствие этого, оказывают прямое влияние на приверженность.

Ориентированное на работу и задачи влияние.Приверженность также имеет центральное значение в самой работе. Параметры, ассоциируемые с персональными аспектами работы, такие, как интерес к проекту (заинтересованность в проекте), способность решать проблемы, минимизация рисков и неопределенностей, трудовые навыки и опыт, являются значимыми движущими силами приверженности. Следовательно, для руководства важно понимать персональные и профессиональные нужды и желания членов своих команд и поощрять организационную среду, благоприятствующую удовлетворению этих нужд. Надлежащее информирование людей о видении и перспективах организации особенно важно. Отношения между менеджерами (руководителями) и персоналом в организации, взаимное доверие, уважение и уверенность являются критически важными факторами в построении эффективного партнерства между проектной командой и ее руководством и спонсорской организацией.

Одним словом, лидеры проекта должны быть способны привлекать и удерживать людей, обладающих правильными совокупностями навыков, подходящими для подлежащей выполнению работы. Руководители должны вкладываться в поддержание и повышение квалификации и поддержание, систем поддержки, а также способствовать развитию такого климата проекта, который вызывал бы интерес и вовлеченность и потому влиял бы благоприятным образом на приверженность.

Карта балльной оценки приверженности – это мощный инструмент для оценивания и развития приверженности проектной команды и других членов организации. И хотя данный инструмент наиболее часто применяется на ранних стадиях формирования проектной команды и планирования команды, карта балльной оценки является полезным и эффективным инструментом организационного развития (OD) для развития и поддержания приверженности на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Убедитесь, что карта балльной оценки приверженности структурирована надлежащим образом и эффективно применяется.

• Совокупность вопросов и их весов, как показано на рис. 10.7, должен рассматриваться как «стандартный», а его модификация должна являться исключением, но никак не правилом.

• Вопросник должен содержать утверждения, разделенные на две группы: первичные и вторичные движущие силы приверженности, причем, каждая группа должна иметь свой вес.

• Каждый инструмент рассмотрения должен содержать только один столбец с оценкой во избежание путаницы и необъективности.

• По каждому вопросу должно быть вынесено суждение и выставлен балл после тщательного рассмотрения данного вопроса в контексте конкретной проектной ситуации.

• Результаты обзора (данные, полученные в результате обзора), включая анализ и рекомендации, должны быть резюмированы (представлены в итоговом формате) согласно стандартизованному формату.

• Результаты обзора карты балльной оценки должны быть совместно использованы всеми членами проектной команды.

• Результаты обзора карты балльной оценки должны быть использованы как план и катализатор постоянного развития команды и организационного обучения в течение всего жизненного цикла проекта.