Матрица заинтересованных сторон[33] – это инструмент для выполняемой на систематической основе определения и развития всей проектной команды в целом[34]. Матрица учитывает сложность проектных сообществ, включающих в себя множество заинтересованных сторон, к которым относятся головные организации, вспомогательные группы, эксперты, вендоры, заказчики, группы с особыми интересами и госорганы [4]. Она обеспечивает каркас для прорисовки широкого спектра заинтересованных сторон и отражения степени их влияния на успех проекта. Успех и ход исполнения проекта часто зависит от факторов, выходящих за границы традиционных контрактов и управления проектами [5]. К таким факторам относятся цели, нужды и амбиции различных сторон и отдельных людей, которые имеют свои интересы в проекте и его результатах. Для того чтобы приводить проект к успеху, лидеры проектов должны понимать нужды и влияния этих заинтересованных сторон и быть способны как можно более эффективно использовать ресурсы на благо целей проекта и для достижения его окончательного успеха. Матрица обеспечивает каркас для оценивания нужд и ожиданий всех основных заинтересованных сторон проекта и тем самым помогает управлять потенциальными вкладами и отношениями с заказчиками во всем проектном сообществе. Концептуально матрица заинтересованных сторон уходит корнями в матрицу задач с современными расширениями в сторону аффинных диаграмм, как в KJ-методологии (описание и применение KJ-метода приведено у Zien и Buckler [6]). Ее топология разделяется многими другими инструментами управления взаимодействиями, такими как определения интерфейсов проекта, план управления разработанностью проекта, голос заказчика, развертывание функции управления качеством и управление отношениями с заказчиками. Базовая структура матрицы заинтересованных сторон показана на рис. 10.4.

Как показано на рис. 10.4, матрица заинтересованных сторон представляет собой двумерную сетку. Вдоль одной стороны матрицы перечислены заинтересованные стороны, а вдоль другой – различные факторы, влияющие на успех проекта, рис. 10.4 показывает типичные примеры заинтересованных стороны и факторов успеха и является хорошим шаблоном для сбора данных. Однако лидеры проекта должны определить фактические и конкретные заинтересованные стороны, факторы успеха и степень из взаимосвязанности.

Подготовка исходной информации.Для того чтобы входные данные были осмысленными и реалистичными, их источниками должны быть самые различные руководители высшего ранга, знакомые с конкретными областями сообщества заинтересованных сторон. После того как совокупность заинтересованных сторон и параметры, на которые они влияют, определены, следует определить степень их влияния на успех проекта и зафиксировать эти данные для каждой интерфейсной точки. Для записи данных о влиянии каждой заинтересованной стороны на каждый параметр проекта можно использовать простую 3– или 4-балльную шкалу, подобную использованной на рис. 10.4. Инструменты групповой взаимодействия, такие, как мозговой штурм, консолидация команды и методы Delphi, также могут помочь в процессе сбора исходных данных.

Доведение информации о взаимодействиях между заинтересованными сторонами до сведения соответствующих лиц.Матрица заинтересованных сторон должна подлежать документированию (отдельно или в виде части плана проекта) и обновлению по мере прохождения проекта через фазы жизненного цикла. Важно обеспечить, чтобы матрица заинтересованных сторон согласовывалась с остальными документами, описывающими взаимодействие, такими, как список задач, матрица задач, N-мерная диаграмма взаимодействий, а также с инструментами управления отношениями с заказчиками, используемыми в организации. В дополнение к простому отображению влияний, оказываемых заинтересованными сторонами, может быть сгенерирована сетка влияния заинтересованных сторон, используемая для поддержки управления отношениями между заинтересованными сторонами, как показано в приводимом ниже заштрихованном прямоугольнике «Сетка влияния заинтересованных сторон».

Рис. 10.4.Матрица заинтересованных сторон

Влияние различных заинтересованных сторон на параметры проекта может быть отображено еще одним способом – в виде сетки влияния заинтересованных сторон (см. рис. 10.5). Для каждой заинтересованной стороны данная сетка показывает соответствующую этой заинтересованной стороне (а) важность поддержки и (б) степень приверженности. В примере слева пузырьками А, В и С обозначены различные заинтересованные стороны, а размер пузырька показывает степень воспринимаемого влияния, которой обладает данная заинтересованная сторона. Сетка делит заинтересованные стороны на 4 основные категории:

• «Находящиеся полностью в деле». Заинтересованные стороны, которые очень важны для успеха проекта и которые полностью привержены ему.

• «Добросовестные возражающие». Заинтересованные стороны, которые очень важны для успеха проекта, но которые не привержены ему.

• «Искренние сторонники». Заинтересованные стороны, которые в высшей степени привержены проекту, но не очень важны для успеха проекта.

• «Группа поддержки». Заинтересованные стороны, которые и не важны, и не привержены проекту.

Как вариант сетка может показывать как существующее, так и желаемое положение дел. Сетка может использоваться для управления отношений между заинтересованными сторонами.

Рис. 10.5.Сетка влияния заинтересованных сторон

Когда использовать.Матрица заинтересованных сторон особенно полезна на ранних стадиях формирования команды и планирования команды. Она дает в руки инструмент для идентификации широкого набора ключевых игроков проектной организации, их влияния на различные параметры проекта и критерии успеха. Матрица заинтересованных сторон становится каркасом для разработки планов взаимодействий проекта и планов управления отношениями между заинтересованными сторонами в виде части общего плана развития команды, являющегося руководящим документом по оптимизации процесса интеграции и увеличения эффективности команды в течение всего жизненного цикла проекта.

Время разработки.Матрица заинтересованных сторон может быть разработана в две стадии:

•схематичное построение матрицы.Это может быть выполнено менеджером проекта без посторонней помощи. В ходе этой стадии происходит определение ключевых заинтересованных сторон и их влияний на основные параметры проекта. Требуемое время – 30 минут.

•детальное построение матрицы.Оно включает в себя точную подстройку и ратификацию широкого спектра (обширной совокупности) заинтересованных сторон и тщательное оценивание их влияния на параметры проекта. Это может быть выполнено небольшой группой лиц высокого ранга, знакомых с интерфейсами проекта. Привлечение заинтересованных сторон извне основной команды может быть особенно полезно для получения реалистичной перспективы (точки зрения). К таким привлекаемым со стороны заинтересованным сторонам относятся функциональные группы поддержки, заказчики, контракторы (подрядчики) и сообщества по интересам (с особыми интересами). Мозговой штурм, концентрация команды, метод Delphi и бенч-маркинг подобных предыдущих проектов приведут к построению детальной матрицы заинтересованных сторон. Требуемое время – от 2 до 4 часов.

Выгоды.Преуспевающие проектные команды знают, каким образом строить отношения сотрудничества и образовывать взаимовыгодные союзы среди всех заинтересованных сторон. Матрица заинтересованных сторон представляет собой простой инструмент, с помощью которого команда может идентифицировать и оценить влияние, оказываемое отдельными заинтересованными сторонами на те или иные параметры проекта. Матрица также обеспечивает каркас для идентификации тех условий, которые необходимы для получения сотрудничества и приверженности заинтересованных сторон в обмен на удовлетворение специфических нужд и пожеланий. Эта современная управленческая концепция описывается как «обмен валют» [7]. Матрица заинтересованных сторон стала важным современным инструментом для эффективной работы в условиях запутанных паутин отношений, характерных для современных проектных ситуаций, и для создания сплоченной приверженной делу проектной команды, включающей в себя все заинтересованные стороны.

Преимущества и недостатки.К преимуществам данного инструмента относится то, что он:

•обеспечивает шаблон для сводного представлениязаинтересованных сторон и их влияния на параметры проекта;

•обеспечивает каркас для отображенияинтерфейсов проекта и средств организации;

•обеспечивает каркас для созданияполной проектной команды и для управления отношениями между заинтересованными сторонами.

•обеспечивает каркас для управленияпроектами в контексте стратегии компании;

•помогает работать с заинтересованными сторонамина проактивной основе с целью разрешения потенциальных проблем, конфликтов и непредвиденных ситуаций;

•разработка матрицы заинтересованных сторони ее применение создает среду, благоприятствующую построению команды и организационному обучению.

Матрица заинтересованных сторон может быть полезной при картографировании зависимостей между членами проектной команды, организациями поддержки, заказчиками и другими заинтересованными сторонами проекта. Это важный шаг в построении социальной среды, необходимой для эффективного взаимодействия всех игроков ради достижения успеха проекта. Матрица заинтересованных сторон проекта помогает рассмотреть такие важные вопросы, как:

• В чьей поддержке и сотрудничестве мы нуждаемся?

• Какие организационные конфликты существуют между заинтересованными сторонами?

• Имеем ли мы необходимые обязательства со стороны группы поддержки, имеющей критическую важность для успеха проекта?

• Кто будет разрешать те или иные конкретные проблемы?

• Какие пути взаимодействия существуют между интерфейсами?

• Какие средства мы имеем для того, чтобы повлиять на наших заинтересованных сторон?

• Включили ли мы надлежащих людей из группы с особыми интересами АВС?

• Как мы можем помочь в развитии влияния команды KLM?

• Как мы можем достичь влияния на ресурс Q?

• Как мы можем усилить взаимодействие по интерфейсу ITF?

• Чье согласие нам необходимо для того, чтобы приступить к выполнению?

• Кто является ключевыми лицами, принимающими решения, для данного релиза?

• Чьего противодействия нам следует ожидать?

• Какие отношения мы имеем с PQR?

• Какие мы имеем альтернативы ресурсу X?

• Как мы разделяем эту ответственность с XYZ?

• Как эти люди оценивают нашу производительность?

•Определенные затраты времени и лидерские навыкитребуются для разработки входных данных матрицы.

•Значительные затраты времени и лидерские навыкитребуются для отображения данных матрицы в формате сетки влияния заинтересованных сторон, плана развития команды или анализа факторов успеха проекта [8].

•Возможность возникновения конфликтовиз-за различного восприятия профиля (совокупности характеристик) заинтересованной стороны.

•Чрезмерное довериек матрице заинтересованных сторон для целей в управлении проектами.

•Матрица может потерять свою актуальностьпри изменении проектного окружения, если ее не подвергать постоянному обновлению.

Вариации.Структура и применение матрицы заинтересованных сторон может широко варьироваться. Например, элементы матрицы могут быть показаны в более или менее количественном виде, например, с использованием буквенных или цифровых весовых коэффициентов либо графических символов. Заинтересованные стороны могут быть описаны «в общем», как показано на рис. 10.4, или перечислены по отдельности. Формат матрицы задач также часто используется для сводного представления информации о заинтересованных сторонах. Самые значительные вариации имеют место в графическом представлении отношений между заинтересованными сторонами. Ярким примером такой вариации является сетка влияния заинтересованных сторон (рассмотренная выше), которая вытекает из матрицы. Эти диаграммы и графики отражают влияния заинтересованных сторон, действия руководства, критерии успеха проекта, денежные средства и другие параметры проектной среды с целью построения модели успеха проекта и создания команды, способной привести проект к успеху. Еще одна широко известная вариация – ранжирование заинтересованных сторон по тем или иным параметрам [8, 9].

Адаптация матрицы заинтересованных сторон.Матрица должна быть структурирована так, чтобы благоприятствовать получению и накоплению наиболее актуальной информации, необходимой для развития полной команды, ее интерфейсов и отношений с заинтересованными сторонами. Глубокое понимание проектного окружения и бизнес-стратегии необходимо для того, чтобы определить наиболее уместные параметры матрицы, которые влияют на ход исполнения проекта. Ценность матрицы заинтересованных сторон состоит в том, что она может быть использована как инструмент построения команды. Для того чтобы быть эффективным инструментом развития команды, члены проектного сообщества должны видеть себя ключевыми игроками в исполнении проекта. Матрица и вытекающие из нее документы должны подчеркивать важность этих членов команды, а также помогать им взаимодействовать друг с другом и решать проблемы.

Убедитесь, что матрица заинтересованных сторон надлежащим образом структурирована и эффективно применяется. Если это так, то вы должны быть способны:

• Идентифицировать элементы для каждой оси матрицы: 1) заинтересованных сторон и 2) параметры проекта, после чего сгруппировать их по категориям.

• Обозначить степень влияния заинтересованных сторон на различные параметры проекта.

• Показать степень влияния символически или численно, не вдаваясь сверх меры в детали.

• Разрабатывать матрицу в несколько шагов: первый шаг выполняется силами менеджера проекта и представляет собой рассмотрение заинтересованных сторон и параметров проекта, на втором шаге привлекаются ключевые члены команды и персонал, отвечающий за интерфейсы проекта.

• Оси матрицы заинтересованных сторон должны быть согласованы с фактической организацией проекта. Адаптация шаблона, показанного на рис. 10.5, под конкретную ситуацию, абсолютно необходима.

• Использовать матрицу как источник информации и катализатор для разработки более всесторонних карт интерфейсов и планов развития команды.

• Вовлекать всю проектную команду в разработку матрицы и использовать окончательный документ совместно со всеми членами команды.

• При применении матрицы основной акцент делать на управление отношениями, пересекающими организационные границы, механизмы обучения в организации и совершенствование.

Матрица заинтересованных сторон поддерживает усилия по планированию и развитию команды с акцентом на кросс-функциональные взаимодействия и построение отношений. Матрица помогает идентифицировать заинтересованные стороны проекта и их влияние на различные параметры проекта, и по сути она становится катализатором развития более всесторонних карт интерфейсов и планов развития команды. В дополнение к этому лидеры проекта используют матрицу для бенчмаркинга производительности интерфейсов команды и нужд развития организации.