Карта планирования стоимости (CPLM) – это инструмент, обеспечивающий систематизированный подход к планированию стоимости проектов (рис. 7.2). CPLM формулирует последовательность шагов и подшагов, которые должна совершить команда, чтобы принять необходимые решения, выработать основные определения, терминологию и типы оценок, выбрать инструменты оценивания и процессы планирования стоимости. Если результаты этих действий удается интегрировать без стыков, CPLM помогает сформировать такую организационную культуру, в которой осознается значение себестоимости и которая является упреждающей, или проактивной.

Рис. 7.2.Пример карты планирования стоимости

Планирование стоимости проекта сопряжено с рисками, которые – если их не учесть – могут привести к серьезным последствиям. Чтобы снизить риски и избежать негативных последствий, развертывание CPLM нужно превратить в надежно синхронизированную и целостную цепь шагов и подшагов, описание которых предлагается ниже.

Подготовка исходной информации.К сведениям, имеющим значительную важность для успешного развертывания CPLM, относятся:

•финансовые политики;

•организационные политики, которые приняты в компании, выполняющей планирование стоимости.

Финансовые политики определяют структуру основных элементов CPLM. Например, ответ на вопрос: «Какие типы оценок стоимости будут использоваться и с какой целью?» – зависит от финансовых политик организации. Аналогично при планировании ресурсов необходимо принимать организационные политики по части обеспечения персоналом и аутсорсинга, что является ключевым элементом подшага калькуляции себестоимости в CPLM [11]. Итак, четкое понимание этих двух политик является важным звеном в цепи разработки такой карты.

Определение планирования стоимости.Начните конфигурирование CPLM с ответов на два простых вопроса: кто выполняет планирование стоимости и что такое план стоимости. Первый вопрос по своей сути – вопрос о том, является человек, выполняющий планирование, владельцем проекта или подрядчиком, а также о том, новичок он или опытный специалист. Подход к CPLM в значительной степени зависит от перспективы, опыта и организационной культуры, в которой происходит планирование. Рассмотрим, например, компанию, разрабатывающую новый продукт. При оценке стоимости выпуска продукта компания должна принять во внимание процесс его производства, заводские условия, стратегию поставки материалов, методы достижения максимальной технологичности производства и т. д. Каждый из названных элементов внесет свой вклад как в риски, так и в стоимость. Если производство выполняется при помощи аутсорсинга, то подрядчик вполне может иметь собственный производственный процесс, завод и стратегию поставки материалов и не стремиться к максимальной технологичности. В результате получаются два совершенно разных подхода к построению CPLM.

Что касается второго вопроса, то план стоимости проекта обычно включает оценку стоимости и базовый план стоимости, или распределенный во времени бюджет. Оценка – это основанный на определенных фактах и допущениях процесс установления окончательной стоимости проекта [4]. Процесс и результат оценивания в значительной степени зависят от таких факторов, как точность описания содержания, качество доступных данных, стадия проекта, время, отведенное для проведения данной операции, опыт и взгляды менеджера, желаемая точность оценки, применяемые инструменты оценивания и т. д. Задав эти факторы, вы определите структуру CPLM. Итак, два названных вопроса важны тем, что полученные на них ответы позволят уточнить карту планирования стоимости для конкретной ситуации.

Выбор способов использования плана стоимости.После того как вы определили планирование стоимости, вы должны понять, для каких целей нужен план стоимости (см. шаг 2 на рис. 7.2). Использовать такой план можно тремя способами: для оценивания основных затрат, для формирования базового плана и для оценивания рисков и производительности. Как инструмент оценивания план стоимости применяется, например, для обоснования запроса на выделение капитальных средств или займа; в других ситуациях он может выступать в качестве основы для предложения, заявки или контрактного документа. Оценка стоимости, являющаяся частью такого плана, сравнивается с другими планами стоимости для проверки их точности и повышения уровня доверия. Как правило, этот тип оценки называется независимой оценкой стоимости[4], на жаргоне некоторых компаний – теневая оценка.

Вторая возможность, предоставляемая планом стоимости, и второй подшаг данного шага состоит в том, чтобы помочь сформировать два базовых плана – календарный базовый план и базовый план стоимости. Ниже будет показано, что часть процесса оценки стоимости – это определение ресурсов (например, количество часов трудозатрат), необходимых для выполнения операций проекта. Как правило, этот процесс идет одновременно с календарным планированием, поэтому требуемые ресурсы сразу преобразуются в длительности операций, что и устанавливает базовый календарный план. Сочетая запланированные операции с их бюджетами, вы можете разработать базовый план стоимости, известный также какраспределенный во времени бюджет, ала кривая потока денежной наличности.Базовый план стоимости рассматривается далее в настоящей главе как самостоятельный инструмент.

Третий подшаг, оценивание рисков, направлен на установление разумного запаса для оценки стоимости, позволяющего вносить вероятные изменения. Этот запас, называемыйрезервом на покрытие непредвиденных ситуаций,предназначен для практического отражения рисков в плане стоимости проекта. Требование тщательного анализа рисков и сопутствующего ему расчета величины резерва обычно мотивируется стремлением максимально снизить расходы по проекту. Риски, как будет рассмотрено в главе 9, могут быть отнесены к любым техническим, временным и стоимостным неопределенностям в пакетах работ. Как только планирование стоимости составлено и цель, для которой нужен план стоимости, выбрана, делается следующий шаг: принимается решение о том, что войдет в план стоимости.

Определение содержания плана стоимости.На этом шаге критическим является выбор типов оценок стоимости, которые вы хотите использовать при планировании стоимости проекта, а также то, что именно будет включать в себя каждая оценка. Существует множество типов оценок, однако в таких отраслях, как разработка программного обеспечения, строительство и производство, наиболее часто используются три из них: оценка порядка величины, оценка бюджета и определяющая оценка [12–14]. На рис. 7.3 показано, что они различаются по многим параметрам, например по назначению, точности, стоимости подготовки, требуемой информации и типу инструмента оценивания [15]. Каждая из этих оценок может служить основой для разработки второго элемента плана стоимости – базового плана стоимости, или распределенного во времени бюджета. Естественно, что характеристики разработанного таким образом базового плана стоимости должны соответствовать характеристикам того типа оценки, на основе которого этот план составлен.

Оценка стоимости обычно дается в денежном эквиваленте, например в долларах, что упрощает сравнение проектов и операций [11]. Однако в некоторых отраслях используются оценки, выраженные в часах трудозатрат, причем трудозатраты разных ресурсов сведены воедино. Такая практика считается приемлемой до тех пор, пока она не препятствует сравнению проектов и операций. Более того, оценки допустимо предоставлять во множестве единиц измерения, если так требуют интересы управления проектами.

Понимание сути оценки и базового плана стоимости связано с формулированием определений их составных частей и других терминов планирования стоимости. Именно поэтому на одном из подшагов рекомендуется составить список определений планирования (см. врезку «Примеры определений, относящихся к оцениванию стоимости»). Это позволит выработать общий для всех участников язык, позволяющий им взаимодействовать в ходе процесса планирования стоимости, который является предметом нашего рассмотрения на следующем шаге.

¹ Здесь: до оценки объема резерва на покрытие рисков. – Прим. ред.

Рис. 7.3.Типы оценок стоимости

• прямые расходы.Элемент стоимости либо совокупность элементов, которые могут отождествляться с проектом: прямые расходы на оплату труда, покупку материалов и оборудования;

• непрямые расходы.Стоимость труда, услуг или поставок, которые не могут быть однозначно отнесены на счет проекта. Эти расходы рассматриваются как накладные, они накапливаются и заносятся на счета издержек [3];

• наиболее вероятная стоимость.Значение стоимости, вероятность получения которого максимальна. Это значение образуется из значений всех распределенных по статьям элементов и оценки резерва на покрытие неопределенности, которые вместе предполагают 50%-ную долю уверенности [4];

• диапазон погрешности.Прогноз наименьшей и наибольшей ожидаемой стоимости, связанный с наиболее вероятной стоимостью. Чем выше качество оценок, правильнее определение содержания, ниже проектные риски, меньше количество неизвестных факторов и точнее калькуляция стоимости, тем более высокая точность оценки может бьиь достигнута;

• резерв на покрытие неопределенности[27]. Сумма, добавляемая к оценке с целью покрытия будущих изменений, которые с определенной вероятностью могут возникнуть по неизвестным причинам или вследствие наступления непредвиденных условий. Резерв на покрытие неопределенности вычисляется с помощью статистического анализа расходов, имевших место в ходе выполнения прошлых проектов, или исходя из опыта реализации аналогичных проектов.

Разработка процесса планирования стоимости.Процесс планирования стоимости используется для выработки всех оценок и связанных с ними базовых планов стоимости, рассматриваемых далее в настоящей главе, – оценки по аналогии, параметрической и восходящей оценок. Разумеется, процесс для каждого типа будет иметь свою степень детализации, однако принципиальных отличий между ними нет. Для достижения этой цели необходимо провести процесс планирования стоимости, состоящий из нескольких подшагов (см. рис. 7.2). Начальный подшаг – предварительные наброски планирования стоимости. Такая на первый взгляд излишняя бумажная работа способна уменьшить общий объем усилий по планированию стоимости, одновременно минимизируя необходимость коррективов [4]. В предварительном планировании существует несколько специфических элементов, на которые следует обратить внимание. Во-первых, нужно продумать, кто будут конечные пользователи оценок и какова их цель. Это поможет определить метод (форму) и формат оценивания (см. рис. 7.3), выявить участников процесса и их роли, а также ресурсы, необходимые для планирования стоимости. Знание предельной даты выработки оценки и деталей пересмотра имеет основополагающее значение для составления расписания работ по планированию стоимости и выдачи оценки надлежащего качества. Кроме того, при предварительном планировании вам может понадобиться определить расходы на подготовку плана стоимости и проинформировать конечных пользователей.

Разработка описаний элементов – это второй подшаг, способный оказать большее влияние на качество оценки, чем любой другой фактор (исключая факторы неопределенности). Описания элементов представляют собой определение элементов содержания, для которых нужно получить оценку (см. элемент на рис. 7.3). Как правило, полное описание элемента должно включать несколько составляющих. Начать следует с количества и единиц измерения, после чего привести физическое описание элемента с максимально возможной степенью детализации. Далее нужно установить границы содержания данного элемента, которые должны прояснять все двусмысленности или предположения, и задокументировать любые отклонения от соглашений и стандартов. Также рекомендуется добавить источники, из которых были взяты данные для оценки (например, стандартные значения темпа производства или величина индекса стоимости, опубликованная торговой ассоциацией).

Калькуляция себестоимости – третий подшаг, на котором происходит вычисление оценки элемента. Основу калькуляции составляют алгоритм или формула, которые преобразуют проектную информацию (в частности, описание элемента и источник данных о прямых и непрямых расходах) в стоимость. Обычно эти формулы или алгоритмы называютсяотношениями оценивания стоимости(CER). Различные инструменты оценивания стоимости опираются на различные CER. Например, когда доступна информация о количестве единиц продукции, которое нужно получить, скорости производства единицы продукции и почасовых расценках на выполнение различных операций, для вычисления общей стоимости труда можно использовать восходящую оценку, основанную на следующем CER:

И снова тип CER, применяемый для расчета стоимости труда, будет зависеть от типа подготавливаемой оценки.

Трудозатраты, материалы и оборудование оцениваются с помощью CER через отношения, параметры, частичные значения стоимости или посредством умножения, как будет показано далее. Полученные в ходе оценивания значения должны быть задокументированы и введены в ранее разработанную форму. Когда расчет себестоимости отдельных элементов завершен, происходит суммирование расходов, причем прямые расходы часто подсчитываются отдельно от непрямых и по возможности по категориям работ. При необходимости на этом этапе можно преобразовать оценку в базовый план стоимости.

• Знайте своего заказчика.Задавайте вопросы, чтобы понять его потребности, описания элементов, содержание проекта, но сами ничего не предлагайте.

• Следуйте процессу планирования стоимости.Не пропускайте шагов, предписываемых процессом. Если процесс не работает, измените его.

• Выйдите за рамки пустых подсчетов.Посмотрите на общую картину, обдумайте философию проекта и его заказчика.

• Документируйте все.Включайте в документацию предположения, ссылки, источники, исключения из содержания и т. д.

• Оставляйте возможность для аудита.Процессы аудита повышают качество оценки и вашу степень уверенности.

• Документируйте изменения.Оценка, которую вы запланировали, почти наверняка потом будет корректироваться. Записывайте изменения. Ведите контрольные записи о ревизиях документа.

• Заручайтесь поддержкой.Постарайтесь привлечь к подготовке оценки специалистов из функциональных отделов – в конце концов, это им с ней работать.

• Имейте в виду:точность оценивания зависит от объема доступной информации, времени и ресурсов, а также от типа оценки.

Калькуляция себестоимости нуждается в последующей проверке – и это четвертый подшаг. Проверка включает в себя подтверждение корректности сделанных вычислений, верификацию источников, из которых были взяты данные, и обзоры, выполняемые коллегами, которые имеют равное служебное положение («обзор равных») [4]. После выполнения проверки можно переходить к пятому подшагу – пересмотру и улучшению. Руководитель должен постоянно контролировать получаемые оценки, чтобы в процессе подготовки была возможность предугадать основные проблемы. Затем оценку разрешается опубликовать при жестком соблюдении принципов управления документацией. Однако процесс планирования стоимости нельзя считать завершенным: он заканчивается лишь вместе с проектом. В этот момент происходит сбор данных о фактических значениях расходов, которые анализируются и сравниваются с планом стоимости, после чего информация обновляется. Суть процесса планирования стоимости сформулирована во врезке «Советы по планированию стоимости».

Когда использовать.Хотя применение карты планирования стоимости удобно в любом проекте, она наиболее полезна в организациях, выполняющих большие проекты или имеющих постоянный поток малых и средних проектов. Последовательность и строгость подхода к планированию стоимости, обеспечиваемого CPLM, крайне важны для пользователей, вовлеченных в игру под названием «выполнение проектов», ставки в которой весьма высоки.

Время использования.Построение CPLM требует значительного времени. В организациях, занимающихся реализацией проектов крупных, сложных и потребляющих много ресурсов, к работе над картой планирования стоимости принято привлекать специалистов из различных функциональных отделов (например, технического, финансового, бухгалтерии); для составления полноценной CPLM иногда требуются сотни часов работы. Создание CPLM в организациях, характеризующихся постоянным потоком малых и средних проектов, занимает меньше времени благодаря меньшей сложности и меньшим ресурсным требованиям подобных проектов, но даже в таком случае может затянуться на десятки часов.

Выгоды.Ценность CPLM состоит в том, что она дает проектной команде четкие и ясные указания. Тщательно формулируя сценарий действий и обеспечивая слаженное выполнение задач планирования, карта планирования стоимости однозначно определяет тип оценки и тип базового плана стоимости, а также методы их получения. Это значительно снижает риски неадекватного планирования стоимости и неправильного использования ресурсов компании и дает возможность осознать значение себестоимости.

Преимущества и недостатки.Основное преимущество CPLM – ее линейная структура, позволяющая наглядно отобразить шаги, которые требуются для получения хорошего плана стоимости. Большая длительность разработки карты и необходимость наличия значительного опыта у занимающихся этим сотрудников, бесспорно, являются ее главными недостатками.

Убедитесь, что карта планирования стоимости:

• основана на необходимой исходной информации;

• содержит основные определения, терминологию, типы оценок, а также инструменты для оценивания и формирования базового плана стоимости;

• включает критически важные шаги и подшаги в процесс планирования стоимости.

Вариации.Описанная в данном разделе карта планирования стоимости представляет собой лишь одну из многих разновидностей данного инструмента, используемых в различных отраслях. Одни из них обеспечивают более всестороннее представление ситуации, другие – менее. Последовательность шагов планирования стоимости, равно как и количество типов оценок, и инструменты планирования стоимости могут варьироваться.

Адаптация CPLM.Карта, рассмотренная нами, является инструментом общего назначения, предназначенным для разнообразных организаций, в которых существует управление проектами. Адаптация этого инструмента к вашим конкретным нуждам может повысить его ценность. Ниже приводятся некоторые соображения, которые могут оказаться полезными при выполнении такой подстройки.

В данном разделе была представлена карта планирования стоимости (CPLM) – инструмент для формирования систематического подхода к планированию стоимости проектов. И хотя от использования CPLM выиграет любой проект, наибольшую выгоду получат организации с большими проектами или постоянным потоком малых и средних проектов. Ценность CPLM состоит в том, что она, тщательно формулируя сценарий действий и обеспечивая слаженное выполнение задач планирования, однозначно определяет тип оценки и тип базового плана стоимости, а также методы их получения. Это значительно снижает риски неадекватного планирования стоимости и неправильного использования ресурсов компании. Сводная информация о карте планирования стоимости изложена во врезке «Проверка карты планирования стоимости».