Иерархическое расписание – это многоуровневое расписание с переменной степенью детализации на каждом уровне (рис. 6.11). Каждая операция в расписании более высокого уровня разбивается на несколько операций, а иногда на целые расписания. Как правило, расписания различных уровней связываются в местах контрольных событий проекта. Хорошей основой для построения иерархических расписаний является структурная декомпозиция работ.

Разработка иерархических расписаний тесно связана с объемом проекта. Очень большой проект вполне может использовать три уровня расписаний, в то время как проект среднего размера – не более двух. Чтобы представить наиболее сложную ситуацию, мы рассмотрим здесь трехуровневое расписание. При составлении расписаний следует руководствоваться правилами для расписания соответствующего типа – будь то диаграмма Гантта, сетевой график или диаграмма контрольных событий.

Сбор исходной информации.Качество иерархического расписания определяется качеством исходной информации, к которой относятся:

•содержание проекта;

•области ответственности;

•доступные ресурсы;

•система управления расписанием.

Содержание проекта может обеспечить вас информацией, необходимой для понимания операций, которые подлежат календарному планированию. Сведения о содержании предоставляются менеджерам, ответственным за выполнение конкретных пакетов работ проекта, либо изыскиваются ими. При календарном планировании пакетов работ эти менеджеры будут опираться на информацию о доступности ресурсов и руководствоваться указаниями системы управления расписанием (см. врезку «Система управления расписанием» в разделе «Диаграмма Гантта»).

Рис. 6.11.Пример иерархического расписания

Разработка расписания уровня 1 – главного расписания проекта.Главное расписание проекта – это сводное расписание, выполняемое, как правило, в формате диаграммы Гантта или диаграммы контрольных событий. Оно представляет собой план, который используется в качестве инструмента отчетности о ходе исполнения проекта, подаваемой высшему руководству. Так как разработка данного расписания выполняется на этапе планирования проекта, оно также рассматривается как начальный план. В главное расписание включаются только основные операции и ключевые контрольные события из уровней 1 или 2 СДР (уровень проекта считается нулевым). Все оценки здесь грубые – в частности, общий характер временной привязки фаз, требуемые ресурсы, основные зависимости и основные события расписания. На данном этапе важно выявить фазы, которые требуют особого внимания, например материальное обеспечение, критически важные испытания и даты завершения. Полезно связать разработку расписания с определением стратегической направленности проекта, поскольку именно в это время формулируются цели и задачи проекта, устанавливаются методы его исполнения. Здесь придется чертить, перечерчивать и оценивать многочисленные альтернативные варианты расписания, чтобы выбрать наиболее жизнеспособный. Поскольку данное расписание – приблизительное по своей природе, его не следует использовать для интеграции всех фаз проекта – для этой цели применяется расписание уровня 2.

На рис. 6.11 показано главное расписание проекта разработки продукта OCI, состоящее из восьми элементов работ уровня 1 СДР, каждый из которых завершается контрольным событием. Расписание выполнено в формате диаграммы Гантта и используется для подачи отчетности о ходе проекта комитету утверждения продукта – группе исполнительных руководителей, ответственной за отбор проектов.

Например, расписание первого уровня (главное расписание проекта) может быть построено из элементов уровня 1 СДР. Пакеты работ уровня 2 СДР включаются в расписания второго уровня (функциональные расписания, называемые так из-за того, что они обычно находятся во владении функциональных единиц). И наконец, для составления расписаний третьего уровня (расписаний пакетов работ) допустимо использовать составляющие их операции или задачи пакетов работ (уровень 3 СДР).

Построение расписания уровня 2 – промежуточного расписания.Расписание уровня 2 разворачивает операции главного расписания проекта, осуществляя их календарное планирование с большей степенью детализации. Для этого расписания обычно выбирается формат диаграммы Гантта или сетевого графика с включенными контрольными событиями. Данное расписание представляет собой инструмент планирования и управления руководителей среднего звена и обычно используется для распределения ответственности за выполнение пакетов работ (например, уровня 3 СДР). Ясно, что операции, включенные в него, не предусматривают ежедневного или даже еженедельного календарного планирования и направления проектных работ, кроме разве что наиболее критичных. Тем не менее это расписание должно характеризоваться достаточной степенью детализации, позволяющей включить большие и малые контрольные события, критически важные людские ресурсы, а также учесть логическую упорядоченность и ограничения, свойственные работам проекта. Это дает возможность детально изучить структуру проекта, тщательно рассмотреть зависимости, существующие на различных фазах проекта и относящиеся к различным контрольным событиям, а также установить, в каких пределах могут смещаться операции без срыва срока завершения проекта. Соответственно расписание уровня 2 должно:

•допускать идентификацию приоритетов проекта;

•определять критические и околокритические пути;

•обеспечивать быстрый старт проекта, как только от руководства будет получено разрешение на его выполнение.

Проект OCI имел несколько расписаний уровня 2, каждое из которых представляло собой диаграмму «операции на стрелках» во временном масштабе и имело каскадный тип. Самое крупное расписание содержало около 10 пакетов работ уровня 2 СДР. По существу, каждое из них являлось функциональным расписанием для конкретного подразделения: отдела маркетинга, группы электротехники, группы оптоэлектроники, группы программно-аппаратного обеспечения и т. д.

Создание расписания уровня 3 – детального расписания.Совокупность детальных расписаний предназначена для использования менеджерами низшего звена, например менеджерами пакетов работ, для корректировки ежедневных и еженедельных работ проекта. И хотя эти расписания могут выполняться в формате сетевого графика, более популярны диаграмма Гантта или диаграмма контрольных событий. Прежде чем приступать к их составлению, нужно подытожить всю имеющуюся информацию, оценить размер и сложность проекта, проанализировать опыт и склонности людей, вовлеченных в проект. Затем следует решить, какой из перечисленных ниже подходов выбрать для расписаний уровня 3:

•создание полностью интегрированного расписания для всего проекта;

•построение законченного расписания для каждой операции расписания уровня 2;

•создание отдельного детального расписания для каждой фазы по мере развертывания проекта и их связывание через расписание уровня 2;

•разработка каждым участником проекта детальных расписаний для операций уровня 2, за которые он несет ответственность.

Некая компания, работающая в сфере полупроводниковых технологий, определила в своем проекте длительностью шесть месяцев и стоимостью 70 миллионов долларов несколько основных контрольных событий, которые были представлены группе руководителей высшего звена (расписание уровня 1). Для еженедельного отслеживания и корректировки хода исполнения команда использовала МКП-диаграмму, в которую было внесено более 400 малых контрольных событий (расписание уровня 2). Малые контрольные события диаграммы были сгруппированы в отдельные диаграммы контрольных событий, врученные затем рабочим группам, которые отвечали за ту или иную техническую дисциплину (расписания уровня 3). Каждая диаграмма контрольных событий, включающая в себя от 40 до 50 элементов, являлась ключевым инструментом выполнения работ и предоставления отчетов о прогрессе команде управления проектом. Будучи свободной от сложных зависимостей, типичных для МКП-диаграмм, диаграмма малых контрольных событий определила четкие и простые цели, к достижению которых нужно было стремиться.

Вне зависимости от сделанного выбора расписание должно отражать ежедневную и еженедельную работу, которую сотрудники организации обязаны выполнять и контролировать, и опираться на доступные ресурсы, установленные взаимозависимости и временные цели, одобренные руководством.

При выполнении проекта OCI команда решила использовать диаграммы Гантта для детального отображения составляющих операций отдельных пакетов работ, помещая на одну диаграмму менее 10 операций (для расписаний пакетов). Общее количество операций во всех расписаниях уровня 3 было чуть менее 500. Подход, выбранный для проекта OCI, является одним из примеров структурирования иерархического расписания, однако вполне допустимы и другие подходы (см. врезку «Расписание “контрольные события – метод критического пути – контрольные события” позволяет добиться желаемого результата»).

Когда использовать.Иерархические расписания применяются в следующих ситуациях, встречающихся при выполнении проектов:

•календарное планирование методом бегущей волны.Приступая к выполнению проекта, мы иногда имеем информацию лишь о его начальной фазе; остальные детали проясняются по мере развертывания проекта. В таком случае мы можем разработать только грубое расписание, включающее в себя проект в целом, а подробные расписания основных фаз строить по мере определения деталей. Этот подход называется календарным планированием по методу бегущей волны и реализуется через создание иерархического расписания;

•многоярусная информация для крупных проектов. Поскольку руководители разных уровней имеют различные обязанности в проекте, для успешного исполнения своих функций им необходима планирующая информация с неодинаковой степенью детализации, которую обеспечивают уровни иерархического расписания. Советы по использованию иерархических расписаний представлены в одноименной врезке.

Время использования.Для разработки трехуровневого иерархического расписания с несколькими сотнями операций может потребоваться несколько дней, если в организации есть соответствующие процессы. Однако чем больше людей заняты в разработке расписания и чем менее они опытны, тем больше времени понадобится. Хорошо, что эти временные затраты распределены по всему периоду выполнения проекта.

Выгоды.Использование иерархических расписаний предоставляет руководству проекта возможность интеграции календарного планирования на ранних и поздних фазах. Кроме того, они позволяют менеджерам и рядовым сотрудникам выполнять свои персональные задания. При отсутствии таких расписаний все усилия по календарному планированию были бы сосредоточены на том участке, по которому имеется информация, а общая картина проекта игнорировалась бы. Подобное положение равносильно ситуации, когда бегун видит местность прямо перед собой, но не имеет представления о том, сколь длинна дистанция (1 км или 26), где на ней верстовые столбы (контрольные события) и какие есть преграды (например, крутой подъем). У такого бегуна мало шансов правильно распределить усилия и победить.

Преимущества и недостатки.Преимущества иерархических расписаний заключаются в следующем:

•гибкость. От проектной команды не требуется разрабатывать расписания операций, по которым еще нет информации. Напротив, они могут составить гибкое общее расписание и акцентировать внимание на тех операциях, которые выполняются первыми, а затем перейти к календарному планированию операций, подлежащих осуществлению в более поздние сроки;

•надлежащий объем информации. Участников проекта часто заваливают информацией, в том числе абсолютно ненужной. Данный метод избавлен от подобного недостатка. Напротив, члены команды имеют в точности те сведения, которые им необходимы.

Иерархическим расписаниям также свойственны и недостатки, которые могут снизить эффективность их применения:

•сложность. Многоуровневое календарное планирование требует хорошо отработанного процесса, соответствующих навыков, вовлечения многих участников и координации их усилий. Поначалу оно может сбивать с толку и быть неуклюжим, что способно вызвать сопротивление его использованию;

•затраты времени. Детальное календарное планирование данного типа требует времени, чего как раз и не хватает во многих организациях. По этой причине некоторые сотрудники могут выражать недовольство данным методом.

• Используйте иерархическое расписание, если вы имеете дело с проектом, где информация появляется по мере развертывания.

• Вовлекайте в процесс календарного планирования тех людей, кто несет ответственность за пакеты работ, поскольку именно им предстоит выполнять данные операции.

• При недостатке опыта используйте в иерархическом календарном планировании сочетание диаграмм Гантта и диаграмм контрольных событий, чтобы достичь большей сопричастности.

• Применяйте надежные связи (которые будут играть роль цементирующего раствора) для связывания расписаний различных уровней (отдельных кирпичей).

Вариации.Если мы определим управление мультипроектом как среду, в которой выполняется параллельное управление несколькими проектами [33], то иерархическое расписание (рис. 6.12) может быть адаптировано таким образом, чтобы обеспечить координацию и интеграцию множественных проектов [25]. Это требует введения дополнительного уровня расписаний, которое будет расположено над трехуровневым расписанием, представленным на рис. 6.11. Дополнительный уровень включает в себя временные шкалы для каждого из множества проектов. Соответственно мы получаем четырехуровневое расписание, связывающее многочисленные проекты, функциональные подразделения и отдельных членов команд [34]. Данная вариация особенно широко используется при разработке продуктов и управлении строительством.

Убедитесь, что вы иерархическое расписание:

•имеет более одного уровня;

•демонстрирует, как операции более высокого уровня разворачиваются в несколько операций или в целые расписания более низкого уровня;

•отображает расписания, связанные друг с другом в точках основных контрольных или значимых событий проекта;

•характеризуется надлежащей степенью детализации на каждом уровне.

Адаптация иерархического расписания.Для того чтобы извлечь из расписания максимальную пользу, необходимо адаптировать его к конкретным проектным нуждам. Ниже приводятся некоторые примеры подобной подстройки.

Темой данного раздела было иерархическое расписание – многоуровневое расписание, характеризующееся различной степенью детализации каждого уровня. Применяемое в сочетании с календарным планированием по методу бегущей волны, оно является эффективным инструментом, помогающим интегрировать календарное планирование ранних и поздних фаз проекта. Кроме того, описанный метод удобен при многоярусном календарном планировании крупных проектов. Адаптация расписания к конкретным проектным нуждам может существенно увеличить его полезность. Ключевые соображения, относящиеся к иерархическому расписанию, приведены во врезке «Проверка иерархического расписания».