Книга: Набор инструментов для управления проектами
Назад: Глава 6 Разработка расписания
Дальше: Диаграмма контрольных событий
Диаграмма Гантта
Что такое диаграмма Гантта?
Диаграмма Гантта, или ленточная диаграмма, которая использует горизонтальные полосы для представления операций проекта, показывает даты начала и завершения каждой операции и проекта относительно горизонтальной шкалы времени (рис. 6.2). Хотя диаграмма Гантта, разработанная в 1917 году, является старейшим средством формального календарного планирования, она по-прежнему широко используется.
Построение диаграммы Гантта
Диаграмма Гантта составляется в несколько этапов. И хотя первый шаг – определение уровня детализации и идентификация операций – обычно является частью планирования содержания, мы рассмотрим этот шаг здесь, чтобы вы могли получить представление об интегральной процедуре.
Рис. 6.2.Пример диаграммы Гантта
Сбор исходной информации.Качество диаграммы Гантта в значительной степени определяется качеством исходной информации, к которой относятся:
•содержание проекта;
•области ответственности;
•доступные ресурсы;
•система управления расписанием.
Наличие четко определенного содержания проекта способствует хорошему пониманию планируемых операций. Естественно, что те, кто отвечает за выполнение операций, должны лучше составлять календарное планирование, поскольку в их руках находится наиболее полная информация об этих операциях. Они знают, во-первых, о расстановке приоритетов, упорядочивании операций и оценивании сроков, во-вторых, о том, какие ресурсы и в какое время доступны, и, наконец, в-третьих – о системе управления расписанием – методе, применяемом ведущими компаниями, чтобы гарантировать, что расписания разрабатываются и используются на систематической основе (см. врезку «Система управления расписанием»).
Определение степени детализации и идентификация операций.Сколько операций должно присутствовать в диаграмме Гантта – двадцать пять, пятьдесят, семьдесят пять? Ответив на этот вопрос, мы выясним, насколько крупными будут отдельные операции. Рассмотрим, например, сложившийся в некоей компании порядок работ. Команда решила, что в проекте определенного типа будет содержаться порядка 25 операций и никакая операция не займет более трех недель и менее недели. Это позволяет указать направление для следующего шага и гарантирует, что диаграмма будет иметь правильный размер и не станет ни слишком неуклюжей и времяемкой, ни слишком маленькой и неинформативной. Иначе говоря, количество деталей должно быть достаточным для того, чтобы предполагаемый пользователь мог отслеживать ход исполнения и осуществлять координацию. Однако число деталей не должно быть слишком большим, затрудняющим оценку общего состояния с помощью системы отчетности о ходе исполнения проекта. Учтите, что для выбора нужной степени детализации может потребоваться некоторая практика[21].
Следующий шаг – проведение мозгового штурма и разбиение проекта на операции, которые должны быть выполнены для того, чтобы был реализован проект. Вы также можете использовать СДР (см. главу 5) при определении операций, которые необходимы для проведения перечисленных в ней пакетов работ. Размер операции здесь не имеет значения, ваша задача – убедиться, что все они учтены. Далее следует уточнить степень детализации, как предписывает предыдущий шаг. Если степень детализации такова, что количество операций слишком мало, рекомендуется разбить некоторые из них на более мелкие; в противном случае полезно скомпоновать сходные операции.
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ РАСПИСАНИЕМ
Календарное планирование редко сводится к разработке единственного расписания до начала выполнения проекта. Процесс разработки и использования расписаний должен быть хорошо организован [2]. Чтобы обеспечить практическое осуществление такого подхода, ведущие компании применяют систему управления расписанием, которая позволяет ответить на следующие вопросы:
• Какие расписания необходимы?В зависимости от размера проекта вы можете использовать иерархию расписаний для больших проектов (см. раздел «Иерархическое расписание») или одно расписание для малых, а также предварительные расписания и расписания выполнения (практической реализации).
• Как используются расписания?Некоторые расписания, например сводное, служат для осуществления контроля со стороны руководства, в то время как детальное расписание применяется для организации работы.
• Какова степень детализации расписания?Рекомендуется ограничивать количество операций, например 10 в расписании контрольных событий, с целью предотвращения чрезмерной детализации и расхода времени.
• Какие инструменты уместны?Все инструменты из данной главы уместны, если используются для той цели, для которой предназначены.
• Когда подготавливаются расписания?Рекомендуется делать это до начала реализации проекта. В случае проекта, содержащего неопределенные значения, вполне применима концепция бегущей волны. Подготовьте расписание «вхождения» в проект на первые 60 дней, а затем разрабатывайте более детальные расписания по ходу выполнения работ.
• Как осуществляются мониторинг и обновление расписаний?Частота и инструменты контроля расписания определяются согласно нуждам компании.
Календарное планирование может стать весьма вредным, если не соблюдаются должная мера и степень планирования. Чрезмерно детализированное расписание столь же бесполезно, сколь и расписание, которому невозможно следовать или которое невозможно понять. Неправильно поставленный акцент легко отвратит людей от календарного планирования и приведет к возникновению отношения типа «может, закончим с этими бюрократическими действиями и перейдем к реальной работе?». Задача системы управления расписанием состоит в том, чтобы предотвратить подобную ситуацию.
Упорядочивание операций.Упорядочивание операций подразумевает их выстраивание в логическом порядке выполнения, для чего требуются хорошие знания технологии и приоритетов проекта. Иначе говоря, в первую очередь проводятся операции, результаты которых необходимы для выполнения последующих операций. Алогичная последовательность операций неизбежно приведет к переделкам и замедлению хода исполнения проекта.
Оценивание длительностей операций.Ресурсы, людские и материальные, определяют процесс оценивания длительностей операций. Задайтесь вопросом: «Какие ресурсы необходимы для того, чтобы успешно выполнить эту операцию?» Ответом должны стать названия ресурсов и длительность работы каждого из них, например 100 часов работы программиста. Далее, зная доступность ресурсов и рабочий календарь компании (допустим, воскресенье – выходной), произвести преобразование работы во время по календарю. В частности, если программист задействован в нескольких проектах, 100 часов его работы, быть может, придется распределить на 12 недель. И такая процедура должна быть проделана для каждой операции.
Составление чернового варианта диаграммы Гантта и ее уточнение.Рисование диаграммы Гантта требует листа бумаги или шаблона, у которого горизонтальная ось соответствует времени, а вертикальная – списку операций (см. рис. 6.2). Просуммировав длительности всех операций, мы получим представление о том, какой временной отрезок расположен по горизонтали[22]. Добавим небольшой запас, чтобы сделать диаграмму более наглядной и иметь пространство на случай будущих изменений. Получившаяся шкала удобна для диаграммы, операции в которой выполняются последовательно. Если же есть перекрывающиеся операции, следует соответственно уменьшить длину временной шкалы. Далее следует:
•отобразить каждую операцию с помощью полоски, длина которой пропорциональна длительности операции на временной шкале;
•в случае множественных операций, составляющих фазу работ, над первой из них дополнительно изобразить суммарную полоску, называемую операцией типа гамак, илипросто гамаком. Гамак начинается одновременно с началом первой операции и заканчивается с окончанием последней. Разумно объединять в гамак каждые 4 – 10 взаимосвязанных детальных операций. Так как руководство нуждается в получении полной картины проекта, способность операций типа гамак к отображению сводной информации делает их очень удобными для этой цели;
•проверить правильность диаграммы. Все ли необходимые операции здесь перечислены? Упорядочены ли они логически? Верно ли выбрана временная шкала? Адекватно ли изображены длительности? Внесите на диаграмму все необходимые уточнения и приготовьтесь к ее использованию.
Использование диаграммы Гантта
Когда использовать.Диаграмма Гантта – эффективный инструмент для малых и простых проектов, когда нет нужды показывать зависимости между операциями, поскольку они известны всем лицам, участвующим в планировании [11]. По мере увеличения размера и сложности проекта диаграмма Гантта становится все менее приемлемой. Попросту говоря, диаграмма постепенно теряет способность справляться со все возрастающим количеством данных, операций и взаимозависимостей между ними. В больших и кросс-функциональных проектах использование диаграммы Гантта в качестве основного инструмента календарного планирования непрактично и неэффективно (см. врезку «Советы по использованию диаграммы Гантта»).
Напротив, в больших и сложных проектах одновременное применение диаграмм Гантта и диаграмм по методу критического пути может быть очень мудрой стратегией. МКП-диаграмма способна эффективно справляться с большим количеством операций, данных и взаимозависимостей между ними, но не в состоянии просто и наглядно показать работающим в проекте людям операции, которые будут выполняться, например, в течение следующей недели или двух. Здесь в игру вступает диаграмма Гантта. Извлечение из обширной МКП-диаграммы тех операций, которые подлежат выполнению в ближайшие одну-две недели, представление их в формате диаграммы Гантта и вручение этих «частичных диаграмм Гантта» людям, ответственным за проведение соответствующих работ, дают возможность получить и использовать ясные и практичные краткосрочные расписания, отражающие ближайшую перспективу. Ответственность за координацию действий владельцев таких расписаний по-прежнему лежит на руководстве.
Время использования.В зависимости от знаний и опыта команды диаграмма Гантта, содержащая 20 операций, может быть разработана за 10 – 40 минут. Некоторые опытные менеджеры проектов используют правило «операция в минуту», имея в виду, что на отображение каждой операции на диаграмме требуется минута. Учтите: чем больше людей задействовано в построении диаграммы, тем больше времени может понадобиться.
Выгоды.Наличие диаграммы Гантта помогает убедиться, что каждый сотрудник понимает график выполнения операций проекта. Затем в календаре каждого участника выделяется необходимое время, после чего люди приступают к проведению операций.
Преимущества и недостатки.Диаграмма Гантта характеризуется следующими преимуществами:
•наглядность.Диаграмма создает графическую картину проекта, что делает ее непревзойденным инструментом коммуникации;
•простота.Практически любой человек, не имеющий или имеющий минимальную специальную подготовку, – от члена команды проекта до спонсора – может читать или строить диаграмму Гантта;
•способность отображать как запланированное, так и фактическое состояние проекта(см. раздел «Линия исполнения» главы 12);
•возможность использования в планировании и распределении ресурсов.Указание возле каждой операции количества людских ресурсов и суммирование их для каждого периода времени позволяют получить общий объем конкретного ресурса для каждой операции и проекта в целом (см. раздел «Базовый план стоимости» главы 7).
СОВЕТЫ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ДИАГРАММЫ ГАНТТА
• полагайтесь на диаграмму Гантта, пока она содержит не более 25 операций;
• используйте диаграмму Гантта в качестве основного инструмента календарного планирования в малых, простых, функциональных проектах;
• не используйте диаграмму Гантта в качестве основного инструмента календарного планирования в больших, сложных, кросс-функциональных проектах[23];
• организуйте командную разработку диаграммы Гантта: это повышает ее качество, обеспечивает большую вовлеченность участников и более высокую степень их приверженности делу.
Диаграмма Гантта имеет ряд недостатков, способных ограничить ее применимость:
•она не показывает взаимозависимости между операциями, не позволяя четко выстроить последовательность операций проекта и, как следствие, критический путь.При отсутствии такой информации диаграммы Гантта становятся малоэффективными в больших и кросс-функциональных проектах;
•она не может эффективно справляться с проектами, содержащими большое количество (например, несколько сотен) операций.Этот недостаток компенсируется использованием иерархических диаграмм Гантта, где операция в диаграмме более высокого уровня разбивается на ряд операций в диаграмме более низкого уровня (см. раздел «Иерархическое расписание»).
Адаптация диаграммы Гантта.Диаграмма Гантта, представленная в данном разделе, есть не что иное, как обобщенная форма. Она будет полезной только в том случае, если адаптировать ее формат и характеристики к вашим нуждам. Ниже приводятся некоторые примеры подобной подстройки.
ПРОВЕРКА ДИАГРАММЫ ГАНТТА
Убедитесь, что диаграмма Гантта:
• включает в себя все операции, необходимые для выполнения проекта;
• отражает логическую упорядоченность операций;
• содержит операции с разумными значениями длительности;
• имеет надлежащую временную шкалу.
Резюме
В данном разделе мы рассказали о диаграмме Гантта – инструменте, который использует полоски для представления операций и показывает на горизонтальной шкале даты начала и окончания проекта и каждой его операции. Диаграмма Гантта представляет собой действенный инструмент для малых и простых проектов, где не нужно показывать взаимозависимости, поскольку они хорошо известны всем лицам, участвующим в планировании. Наличие диаграммы Гантта гарантирует, что в календаре каждого участника проекта будет зарезервировано необходимое время, после чего люди приступят к проведению операций. Адаптация диаграммы Гантта к конкретным проектным нуждам повышает ее ценность. Во врезке «Проверка диаграммы Гантта» представлены ключевые соображения, важные при построении диаграммы.
Назад: Глава 6 Разработка расписания
Дальше: Диаграмма контрольных событий
