Непрерывно совершенствуйте набор инструментов управления проектами
Цель этого действия состоит в том, чтобы ввести правила для постоянного поддержания и совершенствования набора инструментов. При отсутствии такого совершенствования набор будет постепенно деградировать, теряя способность поддерживать процесс стандартизованного управления проектами, стратегию управления проектами и в конечном счете конкурентную стратегию организации [10]. Избежать такой ситуации и поддерживать постоянную эффективность инструментального набора можно, если принять к исполнению следующие шаги:
•сформировать команду по улучшению набора инструментов управления проектами;
•определить механизмы генерации идей по улучшению;
•следовать процессу улучшения.
Формирование команды по улучшению.Команда по улучшению набора инструментов является обычно частью команды процесса, ответственной за разработку процесса управления проектами и управление этим процессом. Эта команда несет полную ответственность за упрощение, улучшение и управление практической реализацией инструментального набора управления проектами. Каждый член команды владеет частью набора инструментов, и общая ответственность должна быть распределена среди членов команды по возможности более равномерно. При формировании команды важно понимать, что команда применяет набор инструментов и владеет им, в то время как руководство принуждает к его применению. Поскольку те, для кого предназначены наборы инструментов, – это по большей части менеджеры проектов, мы рекомендуем, чтобы большинство членов команд набиралось именно из рядов менеджеров проектов.
Идентификация механизмов генерации идей по улучшению.В идеале должен существовать непрерывный поток предложений и идей по улучшению адаптированного набора инструментов. Для того чтобы обеспечить такой поток, вы можете потребовать от проектных команд, чтобы по завершении каждого проекта они проводили послепроектный обзор. Если в ходе такого обзора обнаруживается необходимость изменения инструментального набора, команде следует подать запрос на внесение изменения. Хотя, вообще говоря, запросы на внесение изменений могут подаваться в любое время и любым человеком, вовлеченным в проект. Следует отметить, что запросы на изменения – это не единственный способ сбора идей по улучшению инструментального набора. Исследования или короткие периодические беседы, проводимые руководством среди членов организации или небольших консолидированных групп, также могут пойти во благо этой цели.
Следование процессу улучшения.Этот процесс определяет шаги, предпринимаемые по запросам на внесение изменений и запросам на отклонения и процедуру эскалации на тот случай, если поданные запросы будут отклонены, но лица, их подавшие, захотят представить их руководству для оценивания. Запросы на изменения – это предложения по внесению изменений в набор инструментов. Эти запросы чаще всего исходят от проектных команд. Быстрый сбор и реагирование на эти запросы – дело жизненной важности. Значимы также и запросы на отклонение от адаптированного набора инструментов. Если такой запрос на отклонение признан уместным, то этот запрос следует удовлетворить – чтобы обеспечить гибкость набора инструментов. Это запросы на единовременное отклонение от той или иной части набора инструментов управления проектами. Поскольку они поступают, когда выполнение проекта уже идет, важно реагировать на них как можно быстрее. Позже запросы могут быть подвергнуты оценке для того, чтобы определить, не требует ли инструментальный набор дополнительной тонкой подстройки.
