СБП № 6

Составляйте чек-листы абсолютно на всё (устраняем оправдание «Сначала мне нужно сделать то-то и то-то»)

Порой так просто впасть в прокрастинацию по поводу дел, которые вы уже сто раз выполняли прежде! Нередко это происходит из-за отсутствия устоявшейся процедуры. Есть простое решение — создайте систему для выполнения любого много­этапного проекта в своей жизни.

Замечательный пример того, о чем я говорю, — корпорация McDonald’s. Она делает второсортные гамбургеры, да и качество ее других продуктов тоже далеко от идеала. Почему же McDonald’s сумела стать империей фастфуда? Потому что в каждом аспекте своих ежедневных операций она следует системе. У нее есть отдельная процедура производства картофеля фри, еще одна — для изготовления гамбургеров, и еще одна — для приема заказов. Ручаюсь: своя система есть и в том, как мыть туалеты.

McDonald’s не оставляет простора для интерпретаций — она дает детальные (но простые в исполнении) инструкции каждому сотруднику. Всё, что те должны делать, — следовать своим чек-листам, и тогда работа будет выполняться как должно.

Если даже вы не поклонник их еды, все равно на их примере можно научиться многому. Если вы должны выполнять конкретное задание регулярно, превратите его в пошаговый чек-лист. Так легче систематизировать процесс.

Не пожалейте как-нибудь нескольких часов и про­анализируйте, что именно вы делаете ежедневно. Определите такие дела, где нужно выполнить несколько этапов (то есть «проверка электронной почты» особой процедуры не требует, а вот «подготовка отчета по графику проектных работ» — требует определенно). Как только вы определили все свои процессы, превратите их в пошаговые системы. Это все равно что составлять проектный список (), где каждый пункт требует единичного действия.

Мой вам совет: сделайте это для всех аспектов своей жизни, включая личные обязательства — финансы, домашние дела, сбор вещей для отпуска или планирование очередной вечеринки. Единожды создав систему, вы обретете схему, которой сможете пользоваться многократно, когда возникнет нужда выполнить очередное дело.

ПРИМЕР:

Скажем, вы должны каждую неделю выступать с 15-минутным отчетом о ходе выполнения проекта. Вместо того чтобы постоянно об этом думать, составьте пошаговый чек-лист того, что нужно сделать:

1. Обрисовать в общих чертах, что будет входить в презентацию.
2. Поговорить с членами проектной группы об их текущих проблемах/затруднениях.
3. Собрать нужные данные, показатели и статистику.
4. Организовать информацию в логическом порядке.
5. Составить черновой проект презентации.
6. Получить обратную связь от членов проектной группы и попросить их внести свой вклад.
7. Создать вторую, третью и заключительную версии презентации.
8. Потренироваться в произнесении речи, пока не освоитесь с материалом.
9. Сделать презентацию.

Просто разработайте процедуру для всего, что делаете, — и всегда будете знать, какое конкретное действие нужно выполнить, начиная рутинный проект.

ВНЕДРЕНИЕ ПРИВЫЧКИ

Составить чек-листы на каждый рутинный многоэтапный проект совсем не трудно. Вообще-то этого можно добиться, сформировав привычку, которая похожа на определение проекта:

1. Возьмите такой же сшиватель со сменными блоками или записную книжку, что и для списка проектов.
2. Отведите отдельную страницу на каждый рутинный процесс.
3. Запишите пошаговые действия, которые нужно будет выполнить.
4. Следуйте этому чек-листу шаг за шагом каждый раз, когда нужно выполнить рутинное задание.
5. Ищите пути для усовершенствования и обновления данного процесса.

Может показаться, что составление чек-листов на процессы — лишняя работа. Кое-кто даже возразит, что это как раз вызовет новый приступ прокрастинации, а вовсе не решит проблему. Я, однако, уверен в обратном. Наличие пошагового чек-листа рутинных заданий помогает выполнять их автоматически. Вам не придется гадать, что же делать дальше, — просто следуйте своей пошаговой инструкции.

Отправить