Базовый элемент 13. Трансформация бизнеса. Команды быстрого реагирования для работы в сферах, требующих реформирования
Создание команд для решения актуальных задач компании
Вы уже поняли вашу реальность, объехав и пообщавшись со своими ключевыми клиентами. Вы понимаете проблемы клиента и то, что нужно изменить в работе компании, чтобы повысить удовлетворенность клиентов. Теперь у вас возникает вопрос: а как провести необходимую трансформацию бизнеса? Как решить те серьезные задачи, которые стоят перед бизнесом? Может, вы поняли, что в бизнесе нужно улучшить клиентский сервис, ускорить рост продаж, так как вы безнадежно отстаете от лидеров рынка. Как решить эти глобальные или даже локальные задачи? Для решения такого рода задач, как и задач, связанных с внедрением новой стратегии, нового глобального проекта – для всего, что требует серьезной трансформации, необходимо использовать создание проектных команд, которые будут заниматься решением конкретной задачи или множества задач. Это могут быть команды по повышению спроса на продукты компании, команды по снижению затрат в бизнесе или команды по повышению качества обслуживания клиентов… МЕЖФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ КОМАНДЫ.
Например, в компании KFC, когда были задачи повысить спрос, была создана межфункциональная команда по повышению спроса на продукты компании.
Пример. Межфункциональные команды для возрождения Nissan
Руководитель компании Nissan решал серьезные проблемы, которые вызвали кризис в этой компании. Карл Госн при спасении Nissan сформировал множество межфункциональных команд для анализа и решения проблем компании. Он сформировал девять межфункциональных команд быстрого реагирования, предназначенных для работы в тех сферах, которые требовали немедленного реформирования.
• Первая группа – отвечала за рост. То есть за создание новых видов продукции и услуг и проникновение на новые рынки.
• Вторая группа – за закупки, с которыми связано формирование 60 % затрат компании.
• Третья – за производственное оборудование и логистику.
• Четвертая – за научные исследования и опытно-конструкторские разработки.
• Пятая – за сбыт и маркетинг.
• Шестая – за вспомогательные подразделения.
• Седьмая – за финансы.
• Восьмая – за процессы, связанные с завершением жизненного цикла эксплуатации продукции, услуг и оборудования.
• Девятая – за организационные вопросы и создание добавленной стоимости и прибыли.
Структура каждой группы примерно одинакова. Возглавляли группы два лидера, каждый из которых являлся членом исполнительного комитета Nissan в ранге вице-президента. Почему два руководителя: чтобы у одного руководителя не возникло слишком узкое видение проблем, ограниченное зоной ответственности группы.
Через три месяца эти команды выбрали пути решения проблем и смогли внести значительный вклад в разработку Плана возрождения Nissan. План отражал конкретную ПРОГРАММУ ДЕЙСТВИЙ, направленных на возрождение компании, и в нем были представлены очень точные показатели, касающиеся быстрого восстановления прибыльности, сокращения задолженности и снижения затрат.
Межфункциональная команда отвечает за все этапы проведения трансформации, особенно за выявление ключевых проблем и составления рекомендаций и планов мероприятий по устранению этих проблем. Если проекты трансформации не будут пользоваться широкой поддержкой в вашей компании, то их успешная реализация станет невозможной. Руководители часто недооценивают сопротивление сотрудников проводимым переменам – оно очень велико и может послужить причиной провала. Однако это сопротивление можно преодолеть. Необходимо поэтапно вовлекать сотрудников в процесс трансформации и учитывать их мнение при определении того направления, в котором должны проводиться реформы, – а именно для этого и предназначены команды быстрого реагирования.
Прежде всего, предоставьте сотрудникам ПОЛНОМОЧИЯ в ходе трансформации. Это играет РЕШАЮЩУЮ РОЛЬ в преодолении сопротивления переменам. Те, кто должен руководить переменами, а потом и жить в изменившихся условиях, наиболее преданно относятся к переменам, когда обладают влиянием в ходе выявления и решения проблемы. Наделение сотрудников полномочиями в течение процесса трансформации позволяет тем сотрудникам, которые участвуют в процессе перемен, быть уверенными, что решаются именно те задачи, которыми следует заниматься. Благодаря этому руководитель трансформации заручается поддержкой сотрудников на всех уровнях организации.
Сами сотрудники ваших проектных команд, учитывая, что они межфункциональные, служат ОРУДИЕМ ВОВЛЕЧЕНИЯ СОТРУДНИКОВ в процесс трансформации. Возложив на членов команд ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за ВЫЯВЛЕНИЕ ПРОБЛЕМ и РЕКОМЕНДАЦИИ путей их решения, команды быстрого реагирования (проектные) распределяют ответственность, лежащую на одном руководителе трансформации, на всю организацию в целом, частично делегируя свои полномочия. Кроме того, члены команды несут ответственность за реализацию решений, что дает им стимул находить осуществимые решения. Когда сотрудникам навязывают решение сверху, не спрашивая их мнения, то этим дают понять, что результаты их работы неудовлетворительны и руководство компании не верит, что его собственные сотрудники способны выработать решение, которое изменит сложившуюся ситуацию.
В рамках глобального проекта трансформации может быть задействовано несколько проектных команд, каждая по своему направлению. В случае когда вы параллельно проводите проекты в рамках одного глобального проекта трансформации, вам необходимо:
1. Создать одну глобальную команду и несколько субкоманд, которые одновременно реализуют проекты в рамках одного глобального проекта трансформации. Это экономит затраты времени.
2. Формируются команды из более узких проблемных областей, например:
развитие бизнеса;
продажи и маркетинг;
снабжение;
производство и логистика;
НИОКР;
общие и административные службы;
финансы;
снятие с производства продукции;
организация и прирост стоимости.
3. Уровень проработки проблем такими субкомандами будет выше, чем работа с одной межфункциональной командой. Для того чтобы команды двигались в одном направлении, одна глобальная команда направляет процесс трансформации и следит за общим прогрессом.
4. Также вы проводите оценку потенциальных лидеров. Так как в командах вся работа прозрачна, ее участники видны насквозь, со всеми их действиями и способностями. Таким образом, руководитель трансформации может оценить будущих лидеров компании. Это позволяет сделать первый шаг преемственности. Тем сотрудникам команды, которые не справляются, дается второй шанс, либо они заменяются другими участниками.
Что делать, если вам говорят, что это не может быть сделано
Избавляйтесь от тех, кто не приемлет перемен в компании
Внедряя какие-либо новшества в компании, руководитель сталкивается с серьезным сопротивлением персонала. Причем неважно, что внедряется. Это может быть новая стратегия, система оплаты труда, измененная система отчетности или что-либо другое. Всегда часть сотрудников будет тормозить внедрение любых новшеств. Некоторые из них активно, а кто-то пассивно будут саботировать процесс внедрения. Они будут говорить, что это не сработает, что нужно внедрять не сейчас, что мы не готовы, и еще 1001 причина, почему не нужно ничего менять. Люди не любят изменений в устоявшемся укладе жизни. Всем нравится их тихое болото. Пусть плохо, неудобно, но мы так привыкли.
Сформировать команду сильнейших, отсеяв тех, кто не приемлет перемен, и следить за продвижением к достижению целей еще не достаточно. В процессе движения к цели всплывут люди, которые так полностью и не прониклись вашим видением и не верят в достижение цели либо ее необходимостью для компании, хотя и не высказывали своих сомнений в начале, скорее всего чтобы избежать конфликта. Но со временем их опасения и негатив всплывают. Наличие таких людей очень пагубно сказывается на всем коллективе. Сталкиваясь с первыми трудностями, члены коллектива будут оглядываться на таких неверующих и думать: «А что если эти неверующие окажутся правы?» В этой ситуации важно сохранять свою позицию и смелость, чтобы идти вперед, не обращая внимания на тех, кто ни во что не верит. Но также важно не предпринимать никаких действий до тех пор, пока вы не узнаете мнения других людей и не учтете все возможные препятствия на своем пути. Необходимо выискивать людей, которые отмалчиваются, не высказывают своего мнения, особенно до того, как команда начнет работать над достижением цели. Каким образом? Как мы уже писали выше, спрашивайте, не давайте отмалчиваться, пусть каждый выскажется, относительно необходимых ресурсов, полноты мероприятий, реальности сроков и т. д. Они не могут просто отмалчиваться, они должны участвовать и предлагать свои решения. Вам потребуется терпение, решительность и убежденность в своих взглядах, чтобы слушать и понимать, что подрывает веру этих неверующих людей, какие есть препятствия на пути к успеху, рассмотрите различные мнения и включите ценные замечания в свои планы, затем действуйте.
После того как команда сформирована, у нее есть цели и ресурсы для достижения целей, учтены всевозможные препятствия, самое важное работать над достижением задуманного с максимальной отдачей каждого. Если вы наблюдаете, что отдельные члены команды явно халтурят, объясняя привычными отговорками, что сейчас не время, что это не сработает у нас в компании и т. д. – убирайте их из команды / проектной команды. Выше мы уже говорили о том, что необходимо выслушивать различные точки зрения просто потому, что какие-то из них могут оказаться правильными и объективными. Вы не должны этим пренебрегать. Но, как показывает практика, существует некая тенденция. Тот, кто все отрицает, так и будет продолжать все отрицать только для того, чтобы ничего не менять, чтобы ничего не делать или делать то, что делал вчера. И когда таких людей спрашиваешь о конкретных препятствиях, как они видят их преодоление, то все сводится к неконструктивному потоку информации, основная идея которого: как бы ничего не менять. Поэтому, когда вы знаете, что кому-то ваша идея не понравится, – вы можете дискутировать, открыто и откровенно обсуждать вопрос, но эта дискуссия должна обязательно быть закончена принятием решения, как необходимо действовать с учетом всех препятствий и опасений. Чем не должна заканчиваться встреча, так это совместным пониманием того, что все плохо и лучше вообще ничего не делать. Это вирус, который молниеносно распространится по всей компании, превращая ее в тихое болото. Ответственные и продуктивные сотрудники не смогут в ней существовать. Они продержатся некоторое время, но в итоге выберут одно из двух: либо последуют философии «если не можешь победить систему, присоединись к ней», либо уйдут из компании. Ваша задача как руководителя избавляться от сотрудников, которые не хотят вписываться в правила и нормы компании. Когда решение вами принято, скажите всем, что с этого момента всем скептикам не место в команде, теперь нужна целенаправленная, упорная работа с максимальной отдачей каждого. Все сомнения должны быть высказаны до принятия решения.
Пример. Что делать, когда вам говорят «это невозможно»
Когда Виктор делал свою компанию публичной, он объявил сотрудникам компании простую цель, которую они назвали правилом 20/20/20. В нем были приведены главные финансовые ориентиры компании, которые должны были быть достигнуты. «Нам нужно увеличить прибыль на двадцать процентов, рентабельность капитала на двадцать процентов и производительность (выручку на одного сотрудника) тоже на двадцать процентов», – объяснил он. Когда кто-нибудь высказывал негативные замечания вроде «это невозможно сделать», он спрашивал: «А что сделали бы вы, чтобы решить эту проблему?» Так он давал понять, что ничего не делать не получится. Люди должны вместе искать решение.
Что важно еще понимать руководителю для проведения различных преобразований? Вам важно до начала преобразований сформировать видение замечательного будущего, которое обеспечат данные изменения. Для начала ответьте на вопрос: «А что это даст лично мне, компании, каждому сотруднику?» Отличным ответом может быть увеличение оплаты труда, возможность продвижения по карьерной лестнице и т. д. Каждого интересует, что получит он в результате реализации этого проекта или идеи, зачем ему стараться. Вы всегда должны давать понять сотрудникам, чем полезны эти изменения лично им. Тем, кто активно и успешно внедряет новые проекты, – обещайте карьеру, рост оплаты труда и т. д. А когда начнете пожинать первые плоды этих преобразований – обязательно выполните все, что обещали.
Руководителю в процессе трансформаций не следует забывать, что некоторые сотрудники не приемлют вообще никаких изменений в силу своего характера. Вы ничем не сможете изменить их точку зрения: ни светлым будущим, ни изменением зарплаты, ни карьерным ростом. Таких людей, которые не могут смириться с необходимостью преобразований, в любой компании порядка 10 %. Они будут сопротивляться переменам до последнего, пока вы их не уволите. Поэтому с такими людьми нужно расставаться. Причем с четким обоснованием для всех остальных, что они ушли из компании из-за отказа разделить видение будущего компании. Не стоит культивировать в коллективе компании ложное представление о том, будто люди, которые не готовы разделить будущее компании, могут в ней остаться. Это не так.
Пример. Прежде чем увольнять человека, дайте ему шанс исправиться
Со слов одного руководителя: «Став директором компании, я столкнулся с человеком, который распространял уныние по всей компании. Этим человеком был CFO (финансовый директор). Он был высокопрофессионален, но он так сильно был зациклен на цифрах, бюджетах, отчетах, статистике, показателях, что искал любую возможность снизить затраты. Его идеи не иссякали, он предлагал постоянно и настойчиво все новую и новую статью для экономии. Он не видел ничего, кроме затрат, которые уменьшают прибыль в отчете о прибылях и убытках. Его не интересовало не качество, не рост удовлетворенности наших клиентов, он видел во всем нерациональное использование денег компании. Наступил момент, когда и я и люди от него просто устали и у меня созрело решение его уволить. Но я решил посоветоваться со своим шефом и поведал ему о том количестве негатива, которое исходит от CFO, и о том, что коллектив больше не может его терпеть. И я получил совет – дать возможность человеку исправиться, указав, на то, что не устраивает в его работе.
На следующее утро я подошел и сказал этому человеку: «Я хочу, чтобы в центре вашего внимания был рост компании и то, что мы не можем экономить на клиентах, и на том, что мы ему предлагаем». И знаете что? Я рад, что дал шанс этому человеку. Он кардинально поменял подход.
Внедряя различные инновации, вы постоянно будете создавать возможности для людей, способных достигать целей. Для этого вы должны вознаграждать тех, кто способствует повышению эффективности работы всего коллектива, и вымывать тех, кто тянет вас назад. Общаясь с высшим руководством, мы часто слышим, что своими самыми большими ошибками в принятии решений они считают промедление с увольнением людей, неспособных работать в их компаниях. Никому не нравится увольнять людей, но вам надо думать не только о них, а обо всех. Каким примером для тех, кто работает с полной отдачей, станет то, что вы не реагируете на тех, кто этого не делает? Если вы попросите этих людей уйти, это поможет сохранить ваши ценности, потому что те, кто останется, будут знать, что они заслужили свою должность. Поэтому уделяйте очень большое внимание тому, чтобы награждать тех, кто этого заслуживает, и поднимать планку тем, кто способен на большее. Лично анализируйте работу каждого из своих топ-менеджеров, оценивая их достижения и путь к ним, чтобы убедиться, насколько они следуют принципам вашей культуры. Разумеется, вы должны устанавливать соизмеримые результаты, чтобы двигаться вперед, но ни один человек в вашей компании не должен получать продвижения, если он не покажет, что способен обеспечивать достижение результатов.
Формирование структуры проектных команд: кто за что отвечает. Как переманить на свою сторону неформальных лидеров
Обычно глобальные проекты проводятся с формированием команды высшего руководства, куда входят руководитель проекта трансформации, аналитики (специалисты из функциональных подразделений и консультанты), руководители функциональных подразделений сторонние консультанты, участвующие в проекте. Каковы их роли в проекте?
• Команды высшего руководства (КВР):
• КВР контролирует проект внедрения;
• отбирает из представленных командами рекомендаций те, которые будут реализовываться;
• КВР отвечает за утверждение ключевых решений проектных команд;
• КВР отвечает за проведение интеграционных совещаний;
• в состав КВР входят:
• руководитель трансформации;
• несколько консультантов, участвующих в трансформации (наставники);
• руководители функциональных служб – должности директоров направлений (департаментов) (функциональные или другие). Задача руководителя функционального подразделения (региона) – устранять помехи и преграды, с которыми сталкивается команда внедрения;
• Аналитик – отвечает за предоставление результатов исследования и выработку рекомендаций перед КВР на ежемесячных интеграционных совещаниях.
• Руководитель проекта. Задача – управление глобальным проектом и его координация, планирование, отслеживание всех проектов и графиков работ;
• Проектные команды. Задачи исследование вопросов, касающихся предприятия:
• что мы делаем на этом сегменте? Какие цели преследуем?
• что нам хотелось бы сделать и куда попасть в конечном счете?
Отбор кандидатов в команду: критерии отбора
Основные методы отбора – рекомендации коллег, собеседование с кандидатом, анкетирование (по указанным вопросам). На основе этой информации набирается пул кандидатов, а потом происходит отсев по критериям (все кандидаты по перечисленным ниже вопросам оцениваются по трехбалльной или 10-балльной шкале). При отборе члена проектной команды нужно очень много беседовать как с коллегами кандидата, так и с руководителем, чтобы получить объективную оценку кандидата.
Критерии отбора:
• лучшие сотрудники, блестяще справляющиеся с обязанностями;
• менеджеры и сотрудники, за которыми числятся достижения результатов;
• сотрудники, демонстрирующие высокий профессионализм и преданность компании;
• преданы компании и идее трансформации;
• желают и способны попробовать себя в трудном деле;
• желают и готовы работать по существу на двух работах (проект и функционал) с полной занятостью на каждой;
• способны работать в стрессовой ситуации и с более чем одной задачей одновременно;
• способны работать в команде и имеют соответствующий опыт;
• обладают лидерскими способностями и потенциалом;
• являются интеллектуальными лидерами (сотрудники, которые являются мыслителями и генераторами идей) и способны расти;
• способны принимать в свой адрес откровенные отзывы и мнения;
• целеустремленные, энергичные, преданные делу, имеющие за плечами успешную реализацию проектов и достижения результатов;
• желание возглавить (быть членом команды) проектную команду.
Анкета кандидата
Почему вам кажется, что вы подходите на эту роль?
Что из вашего опыта, образования и личных качеств поможет вам в этой работе?
Если бы у вас была возможность выбора из нескольких групп, какую из них вы бы выбрали в первую, а какую во вторую очередь?
На проект потребуется очень большие затраты времени, в том числе после работы, готовы ли вы к этому?
После отбора команды проекта озвучьте команде амбициозную цель/цели, которые они должны достичь. Заверьте, что вы убеждены в том, что они успешно справятся с задачей. Расскажите им о системе мотивации и что проект будет означать лично для них, какие им откроются перспективы. Организуйте поддержку проекта внутри компании и не забывайте контролировать достижение вех проекта в установленные сроки. Оказывайте необходимую помощь и поддержку участникам проекта.
Переманите на свою сторону неформальных лидеров либо нейтрализуйте их
Пессимист жалуется на ветер. Оптимист ждет, пока ветер переменится. Лидер поворачивает паруса по ветру.
Джон Максвелл
Когда руководителем установлены амбициозные цели и определены стратегические задачи, руководителю необходимо добиться их исполнения. Для этого необходимо заручиться поддержкой как формальных, так и неформальных лидеров. Если этого не сделать, вы можете получить активный или пассивный саботаж реализации задуманного. Если с формальными лидерами проще добиться выполнения поставленных задач – для этого есть система оценки и дифференциации персонала. Сложнее обстоят дела с неформальными лидерами. Как решить эту задачу?
Неформальный лидер – это человек, который имеет огромное влияние на людей, порой даже большее, чем непосредственный руководитель. Это первый человек, к которому бегут за советом в трудной ситуации, так как доверяют ему и его уникальному профессиональному опыту. Неформальный лидер может стать для вас серьезной проблемой, если не разделяет ваших взглядов и ставит под сомнение ваши решения, так как реакция коллектива будет аналогичной. Последствием несогласия станут саботаж ваших решений, противостояние изменениям, подрыв вашего авторитета. Поэтому, если у вас есть такой неконструктивный неформальный лидер, с ним придется либо договориться, либо уволить, хотя это не лучший вариант, так как при первой возможности он потянет за собой и лучших своих сторонников. Это может привести к сбоям в работе отдела и в целом компании. Если вы все же решили уволить неформального лидера, то необходимо провести предварительную работу. Потребуется до увольнения уменьшить его влияние на людей. Системная работа с людьми и налаживание с ними отношений, в том числе поддержка обратной связи, постоянное донесение своих аргументированных взглядов, планов, вовлечение людей в выработку решений, позволят это сделать. Если же уволить неформального лидера проблемно, так как он является высококлассным специалистом, то придется наладить отношения с ним, как бы вы от него ни устали. Придется выяснить, в чем причины его деструктивного отношения к вашей политике, что его мотивирует. Как правило, людей с лидерскими задатками мотивирует власть, признание его заслуг и особого положения, самореализация, поэтому если, например, поручите ответственное задание или назначите его на новую звучную ответственную должность – вы тем самым покажете, что с ним считаются, его заслуги признают. Более того, назначив неформального лидера на новую должность, вы приблизите его к высшему руководству, выведете его из тени, дав ему возможность управлять и достигать результатов официально. Это уменьшит его оппозиционный дух, возложит на него часть ответственности за результаты. Теперь ему придется действовать, а не только критиковать и саботировать решения руководства компании. В такой ситуации ему придется либо обеспечить результат, либо получить шанс покинуть компанию.
Давайте рассмотрим практически, пошагово, как провести трансформацию бизнеса и достичь прорывных целей.
Пошаговая технология трансформации бизнеса
Все начинается с того, что руководителю необходимо не закрывать глаза на существующую реальность и признать необходимость перемен в компании. Причем, необходимость перемен в компании необходимо признать не только самому руководителю, но и донести эту необходимость до своей команды. Признать необходимость перемен нужно, как минимум, в тех случаях, когда:
• падает прибыль и/или продажи и/или вы теряете долю рынка;
• ваши конкуренты вас значительно опережают по ключевым параметрам вашего бизнеса;
• существенно меняется ваша база клиентов, что потребует изменения методов ведения бизнеса;
• на рынке произойдут перемены, к которым компания не готова;
• вам необходимо занять лидирующее положение в отрасли;
• вам необходимо повысить мотивацию и производительность;
• наблюдается спад на рынке.
Если в вашей компании присутствует что-то из вышеперечисленного, вам нужна трансформация бизнеса. Следующим вашим шагом после признания перемен будет выбор руководителя проекта трансформации. Это очень ответственная часть работы. Многие руководители не осознают, что от выбора руководителя проекта зависит провал или успех любого проекта. Руководителями проектов трансформации необходимо назначать только тех людей, которые пользуются огромным уважением и влиянием в коллективе и у которых есть за плечами успешный опыт в проведении трансформаций. Для руководителя проекта трансформации нужно определить критерии его подбора. Сформируйте себе критерии идеального руководителя проекта трансформации. Как минимум, он должен обладать следующими качествами и демонстрировать следующие модели поведения:
• наличие личной энергии и желания провести трансформацию в бизнесе;
• иметь опыт успешной реализации проектов;
• обладать влиянием и пользоваться уважением в коллективе;
• умением доводить начатое до конца;
• иметь навыки проектной работы: умение планировать, контролировать и распределять работы между членами команды;
• умение организовывать сильные команды и мотивировать их.
Определившись с руководителем, который минимально на 75 % соответствует выбранным вами характеристикам, необходимо сформировать команду. Руководитель проекта трансформации должен набрать себе сильную межфункциональную команду для проведения проекта трансформации. Руководителю проекта и вам необходимо определить критерии для подбора каждого члена команды и отобрать команду, опираясь на сформулированные критерии.
В процессе формирования команды пообщайтесь с сотрудниками. Узнайте мнение сотрудников о том, кто является лучшим специалистом, руководителем и т. п. Отберите сотрудников в команду либо в силу их опыта и знаний, либо в силу их связей и влияния в компании. Руководитель обсуждает с этими сотрудниками возможную роль, которую они могли бы сыграть, и влияние, которое они оказали бы. Они обсуждают, как трансформация усовершенствует знания и набор их навыков и будет способствовать его карьерному росту. Руководитель проекта трансформации ЛИЧНО должен встретиться с каждым из наиболее ВЛИЯТЕЛЬНЫХ СОТРУДНИКОВ и обсудить, как проект позитивно отразится на результатах работы компании и каким образом проект будет ПОЛЕЗЕН для КАРЬЕРНОГО РОСТА этого сотрудника.
Во время обеда каждый раз садитесь с новым руководителем высшего звена – это позволит поговорить с широким кругом сотрудников на всех уровнях организации, ведя открытый диалог, давая возможность сотрудникам к вам обратиться. В процессе общения вы выявите людей, которые не впишутся в компанию в процессе трансформации. Это те менеджеры, которые не будут поддерживать изменения. Они могут даже выдавать хорошие результаты работы. Но от них придется избавиться, потому что они будут отравлять коллектив своими негативными и оппозиционными взглядами и мешать трансформации. Выявив их, получите обратную связь об их работе от коллег и поймите, кто впишется в новую корпоративную культуру, а кто нет.
После этого сформируйте межфункциональную команду (или несколько команд) для решения задач трансформации. Что необходимо будет сделать руководителю проекта трансформации вместе с вами и межфункциональной проектной командой?
Ему необходимо:
• Рассмотреть сложившуюся ситуацию и оценить, что произойдет, если ничего не изменить, к чему это приведет. Создать срочную необходимость изменений – «горящая платформа».
• Сформировать амбициозные цели проекта трансформации бизнеса. Например, обеспечить выдающийся сервис клиентам, задав совершенно новый стандарт в отрасли в клиентском сервисе. Короче говоря, никакой банальщины из области «улучшить на 5 %…», только амбициозные и мотивирующие цели.
• Создать мотивирующее видение будущего – как хорошо станет жить всем после внедрения этого проекта.
Что предстоит сделать руководителю компании для реализации этого проекта?
Прежде всего, сформировать и озвучить ЦЕЛИ и НАЗВАНИЕ ПРОЕКТА ТРАНСФОРМАЦИИ. Определите сроки и фазы проекта.
Целями этого МЕГАПРОЕКТА «Прорыв в …………………….» являются:
1. ______________________________________________
2. ______________________________________________
3. ______________________________________________
Когда вы справились с этой задачей, ваш следующий шаг будет в обеспечении сильной поддержки этого проекта внутри компании. Вам нужно проработать с каждым формальным и неформальным лидером вопрос об их поддержке этого проекта, склонить их к сотрудничеству, так как в компании может возникнуть серьезное сопротивление изменениям. Вам необходимо постоянно контролировать ход проекта с помощью интеграционных проектных совещаний.
Что необходимо сделать команде трансформации?
Рассмотреть сложившуюся ситуацию. Это значит понять суть проблем, с которой столкнулась компания, и провести первоначальную оценку компании, в первую очередь выслушав отзывы о ситуации в компании:
a) от совета директоров;
б) клиентов: встретиться с сотней клиентов, чтобы получить информацию извне;
в) отдела продаж;
г) подразделения исследований и разработок;
д) производства.
В процессе этой работы необходимо:
• узнать от этих лиц, что, по их мнению, позитивного и негативного происходит в компании;
• узнать сильные и слабые стороны в компании;
• какие предложения они бы могли внести, чтобы улучшить ситуацию;
• попросить их сделать отчеты на 7–10 страницах:
• первый посвящен нуждам потребителей, которые должна удовлетворять компания, а также ключевым вопросам на краткосрочную и долгосрочную перспективу;
• во втором отчете изложить свои представления о том, какие перемены необходимо осуществить в ходе трансформации.
Провести по дню с каждым из руководителей высшего звена, в закрытом порядке обсуждая представленные отчеты. На этих встречах также можно оценить качества руководителей и их лидерский потенциал. Для рассмотрения сложившейся ситуации также необходимо:
• провести встречи с ключевыми клиентами, как с удовлетворенными, так и с недовольными, и выслушать их;
• провести финансовый анализ – сравнить затраты с конкурентами и провести бенчмаркинг с аналогичными компаниями;
• получить представление о том, какие именно проблемы должна решить трансформация;
• руководитель проекта совместно с проектной командой должны оценить крупномасштабные тенденции в отрасли и куда движется рынок. Очень важно понимание генерального направления, в котором движется рынок.
После этого проектная команда должна сформировать ГИПОТЕЗЫ о проблемах компании.
Результатом анализа сложившейся ситуации должна стать реальная и более точная картина состояния компании и выработан план на будущее. Необходимо четко понять, какие проблемы нужно решать и в каком направлении двигаться компании. Синтезировать и выработать собственную ГИПОТЕЗУ, касающуюся основных проблем в компании (а не пытаться подтвердить уже имеющуюся гипотезу в диалоге). У лидера не должно быть стереотипов относительно проблем компании. После этого проектной команде необходимо:
• создать «Немедленный рецепт выздоровления компании»;
• провести брифинг, касающийся состояния дел в компании и имеющих цель сформировать общее представление о преследующих компанию недугах;
• не забыть заверить сотрудников, что компания дорожит ими, если в компании есть серьезные проблемы и существует боязнь сокращения штатов.
Задача руководителя компании в этой ситуации на всех уровнях – укоренить осознание безотлагательности перемен. Задача состоит в публичном признании того, что проблема (кризис) существует. Без ощущения кризиса трансформации обречены на провал. Задача сформировать ощущение безотлагательности – чтобы 75 % руководителей были глубоко убеждены, что вести дела как раньше, уже неприемлемо. Для того чтобы укоренить ощущение безотлагательности – руководитель трансформации должен озвучить коллективу несколько основных проблем, в которых кроется причина бед организации. Начните с реальной ситуации, раскройте людям все факты, дайте логическое обоснование перемен, изложив это наиболее понятным и запоминающимся образом. После этого создайте мотивирующий образ будущего – убедительный и вдохновляющий.
Мотивирующий образ будущего:
• Куда мы хотим направиться?
• Как мы туда доберемся?
• Почему мы добьемся успеха?
Создайте миссию, это мотивирует и воодушевляет. Выберите цели, ради которых стоит бороться и вероятность достижения успеха благодаря им велика.
Следующий этап – этап создания сильной коалиции. Цель данного этапа – создание общей поддержки изменений в компании. А она возрастет тогда, когда ключевые руководители продемонстрируют, что они стоят на стороне проводимых изменений. Определите, с кем вы будете работать? Являются ли члены команды надежными, заслуживающими доверия лидерами, которые являются союзниками руководителя трансформации? Для отбора лидеров можно использовать рекомендации сотрудников. Пусть они выделят интеллектуальных лидеров и влиятельных людей. Важно понять, как те или иные менеджеры относятся к намеченным переменам. Менеджеров, которые воспринимают перемены без энтузиазма, лучше не брать в команду и уж тем более не ставить во главе проектной команды, а может, они и вообще не нужны в команде.
Пообещайте как руководителю проекта, так и его сотрудникам, что в случае успешного завершения проекта их в будущем ждут карьерные перспективы, а также возможен рост оплаты труда. Пообещайте бонусы за успешное выполнение проекта и создайте систему мотивации для проектной команды и ее руководителя.
Добейтесь нескольких быстрых побед на начальном этапе. В любом проекте всегда есть «низко висящие плоды». Руководителю проекта трансформации необходимо обеспечить быстрые результаты (победы) на начальном этапе. Это даст толчок развития проекту трансформации. Быстрое достижение успешных результатов – важная задача для руководителя. Люди не хотят долго тратить время и силы, не видя результатов своего труда или какого-то прогресса. Если задача для первого этапа выбрана неверно или сделана небрежно, то будет получен обратный эффект – сотрудники утратят боевой дух и к трансформации будут относиться с цинизмом и неверием.
Установите временные рамки для быстрых побед и критерии измерения успеха. У каждого руководителя должен быть план действий, чтобы отслеживать:
• краткосрочный проект – менее 30 дней;
• среднесрочный – 30–90 дней;
• долгосрочный – более 90 дней.
Поручите сотрудникам письменно фиксировать свои планы, что обеспечит их подотчетность, контроль за выполнением взятых на себя обязательств, определите показатели, по которым будет вестись контроль. Обучите ключевых менеджеров среднего звена. Им предстоит сыграть ключевую роль в проведении перемен у себя в подразделении. Помните, что вы должны им предложить хорошие должности и продвижение в зависимости от результатов и качества их работы.
Например, в компании 3М, когда начали реализовывать проект шести сигм, отправили менеджеров среднего звена обучаться четыре недели, и они должны были стать мастерами «черного пояса» шести сигм. А это означало другие оплаты труда и возможности.
После старта проекта проводите ежемесячные интеграционные совещания в конце каждой фазы (фаза 1, 2, 3), которые занимают один-два дня и к которому привлекаются абсолютно все участники проекта. Каждая команда выступает с часовой презентацией, посвященной достигнутому прогрессу, краткому изложению проделанной командой работы, ключевым результатам за прошлый месяц и плану на следующий. Презентации проводятся перед остальными командами.
Проводите также еженедельные совещания. На них обсуждается прогресс за неделю, планы на следующую неделю, проблемы и промежуточные результаты.
