Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Шаг 2
Имена файлов/папок, темы писем и т.п.
Что в имени тебе моем?
Если «Шаг первый» был, условно говоря, экстравертным — мы заботились о том, как нас воспринимают другие, удобна ли для них наша визитка, подпись к электронному письму и т.д., — то в «Шаге втором» будем ориентироваться и на себя — на то, что создает комфорт нам. Но для окружающих это тоже будет полезно. Научившись некоторым несложным действиям и организовав определенный порядок в своих информационных фондах, мы будем тратить меньше сил на поиски нужного информационного продукта (файла, каталога и т.д.). В то же время и получателям наших писем работать с ними станет намного проще.
Имена файлов
Как вы лодку назовете…
Вам понадобилось срочно составить заявку на оборудование. Припомнив, что похожий документ уже был подготовлен в прошлом полугодии, вы решаете отыскать его на жестком диске своего компьютера. Логичное решение, ведь просто актуализировав цифры и дату, можно сэкономить 15 минут рабочего времени. Вы начинаете поиски, но в папке «Мои документы» обнаруживаете более 30 файлов, имена которых начинаются со слова «Заявка». После десяти минут, потраченных сначала на изучение имен файлов, а потом и на открытие некоторых из них, вы понимаете, что подготовить новый документ «дешевле». В итоге вместо ожидаемой 15-минутной экономии вы получили вдобавок к повторной работе 10-минутные «убытки» за счет поисков, да еще и подпорченное настроение. Знакомая ситуация?
Когда количество однотипных файлов (например, тех же заявок) переваливает за несколько десятков и когда даже категории файлов быстро плодятся (таблицы, текстовые документы, фотографии и т.п.), хранить все эти данные в одном массиве крайне неэффективно. Придется стать собственным информационным «завхозом» (или информационным «библиотекарем»).
Самый простой способ облегчить себе жизнь — ввести несложную и понятную систему именования файлов, принятую вами лично или коллективно (рабочей группой, отделом и т.д.).
Принципов категоризации файлов существует множество. Рассмотрим «по-крупному» основные схемы. Зная эти общие принципы, комбинируя их или выбирая наиболее удобные, можно создать собственную систему или вырабатывать конкретные индивидуальные решения.
Суть документа в имени файла. Чтобы сделать передающие содержание имена файлов более функциональными, постарайтесь уместить в коротком наборе символов как можно больше информации. Тогда «Заявка», которую мы обсуждали выше, будет выглядеть как «Заявка_техника_два_ноутбука» или «Заявка_канцелярка_на_месяц». Поскольку короткие названия проще пробегать взглядом, можно пользоваться понятными сокращениями. В нашем примере это могут быть «Заявка_техн_2_ноута» или «Заявка_канц_мес».
Если текстовым файлам ничего не говорящие названия еще простительны, то правильными именами медиа-файлов (фото, аудио, видео) лучше не пренебрегать. Даже если сегодня вы еще помните, кто изображен на фото, то когда число таких фото перевалит за сотню, сложно будет не запутаться в подробностях (дата съемки, причина и т.д.). Если же материалы передаются в третьи руки, то аккуратность и вовсе необходима. Прикрепить к письму (заявке на семинар) три доклада (Doklad.ppt, Doklad1.ppt, Doklad2.ppt) и три фотографии (IMG1015.jpg, IMG1236.jpg, IMG1705.jpg) — значит проверять организаторов семинара на сообразительность и психологическую устойчивость. А вот прислав файлы докладов «Петров_маркет_план.ppt», «Иванов_итоги_года.ppt», «Сидоров_задачи_филиала.ppt» и фотографии докладчиков «Петров.jpg», «Иванов.jpg», «Сидоров.jpg», вы значительно упростите жизнь деловым партнерам.
Кроме прочего, в имени файла можно указывать автора документа, адресата, важность, секретность или достоверность, стадию работы над документом, его статус, и т.д. и т.п.
Дата в названии файла. Если информация о содержимом файла — наиболее важная часть его имени, то дату добавляют в конце. Если же работа идет с версиями документа или со «скоропортящимся продуктом» (данными, актуальность которых зависит от времени их создания и редактирования), то цифры лучше размещать в начале имени. Дату «детализируют» до нужной точности: биржевые сводки могут быть выписаны с точностью до минуты, а материалы для доклада на ежегодном семинаре — с точностью до месяца. Наши файлы с заявками (см. примеры в предыдущем пункте) при указании дат в названии преобразуются в «Заявка_техн_2_ноута_май_2009.doc» или в «12_05_09_Заявка_канц_месяц.doc».
Сокращение, аббревиатуры и другие маркеры в названии файла. Если вы постоянно работаете с однотипными материалами, если эти материалы ориентированы на круг пользователей, знакомых с системой сокращений, которая принята в вашей среде, то имеет смысл пользоваться этими сокращениями или аббревиатурами. В нашем примере «Заявка» может стать «ЗВК», а если понадобится написать «Заявление» — оно станет «ЗВЛ». Используя сокращения, в названии можно уместить больше данных.
Чтобы показать, как можно комбинировать все три рассмотренных принципа, приведу в качестве примера имена файлов, в которых они сочетаются. Оба файла не созданы, а только получены мною от грамотных информационных поставщиков.
Первый файл — из моего mp3-плеера. По утрам я закачиваю в него новостные и тематические радиопередачи «Би-Би-Си» (через службу «подкастов» — podcasts). Вот конкретный файл — tae_20080905-1700.mp3. В нем отображена аббревиатура TAE (Talk About English), передающая суть аудиофайла (радиопередачи об английском языке), а также указана дата создания файла в формате _ГГГГММДД-ЧЧММ (5 сентября 2008 г. 17 часов 00 минут).
Второй пример — из рабочей папки моего компьютера. Текстовый файл «А-ЖГН-Н_26.05-01.06.2008.doc» скрывает «Аналитический отчет по жилой городской недвижимости за неделю с 26 мая по 1 июня 2008 г.». Сравните, насколько короче стало имя файла. Здесь мы опять видим аббревиатуру, которая шифрует суть файла, а также временную «принадлежность» документа в формате ДД.ММ-ДД.ММ.ГГГГ.
Конечно, значительную часть информации о файлах (дату создания и редактирования и т.д.) можно узнавать через меню «Свойства» или выстроив файлы в каталоге в виде таблицы. Но и в первом и во втором случае поиск потребует дополнительных усилий (выделить файл, посмотреть его свойства; зайти в меню, настроить вид папки). Если же грамотно именовать документы, то в дальнейшем удобнее будет работать и вам, и получателю создаваемых вами материалов.
Семь плюс-минус два
Берегите голову
Один мой коллега, садясь в лифт, забыл, на какой этаж ему нужно было ехать. Другой сотрудник, дойдя до тумбочки с канцелярскими принадлежностями, спросил: «Никто не помнит, зачем я сюда пришел?» Я работаю не в психиатрической клинике… Я тружусь в нормальном офисе. Если вы и сами испытываете информационные перегрузки, то понимаете, что я не привираю и не преувеличиваю.
Эти два примера из повседневной жизни я привел, чтобы показать, как мало места в нашей голове. Дело в том, что первый мой коллега, подходя к лифту, дважды поговорил по мобильному телефону, а второй по пути к тумбочке решил два-три текущих вопроса. Оба забыли о первоначальной цели, так как у них не хватило «оперативной памяти», чтобы удержать основную задачу на фоне других, решаемых попутно.
В 1950-х годах западный ученый Джордж Миллер решил измерить усредненный объем такой «оперативной памяти» и пришел к выводу, что среднестатистический человек способен одновременно удерживать в своей кратковременной памяти семь плюс-минус два параметра. С его работы «Магическое число семь плюс минус два» (1956), по сути, началась вся современная инженерная психология. Мы не будем углубляться в эту тему, а просто запомним «магическое число» (7±2). У человека действительно «высокие» отношения с этой цифрой: вспомните хотя бы, сколько цветов в радуге и сколько нот в музыкальной грамоте…
При чем здесь информационная работа? Да ведь, выполняя ее, мы только и делаем, что удерживаем в голове фрагменты информации. А Джордж Миллер однозначно заявляет, что если у нас в голове находится в оперативной работе больше девяти информационных единиц (задач, фактов, цифр и т.п.), то мы наверняка что-то забудем. Или потратим уйму сил на то, чтобы ничего не забыть. И все равно забудем. Доказано практическими исследованиями…
Так что, разрабатывая систему маркеров для ваших файлов (см. выше) или систему наименования папок на вашем компьютере (см. ниже), обязательно учитывайте правило «7±2». В идеале объектов, которыми вы оперируете (типов файлов, одноуровневых папок в структуре каталогов и т.п.) должно быть не больше пяти-семи — чтобы обеспечить небольшой запас восприятия информации.
Да и вообще, отвлекитесь и подумайте: сколько людей находится у вас в подчинении (больше десяти? разбивайте на группы и назначайте старших в каждой из них); сколько документов лежит в стопке «срочно» (больше десяти? разбейте на категории «сверхсрочно» и «важно»). Ну и так далее и тому подобное.
В общем, запомните: семь плюс-минус два — и используйте. Выручает — проверено.
Имена и структура каталогов
Порядок — прежде всего!
Три основных принципа, рассмотренных в разделе об именах файлов, в полной мере относятся и к наименованиям каталогов. Различия между файлами и каталогами определяются их разными функциями. Если говорить упрощенно, то файлы нужны для работы, а папки — для упорядочивания файлов. Этим целям и должны подчиняться имена каталогов. Поэтому общий принцип при построении системы каталогов — разбиение на группы (категоризация), чтобы проще было искать нужный материал. Общие советы по группировке объектов — следующие.
Мухи отдельно, котлеты отдельно. Тексты отделяем от фотографий, работу от личных дел. Как ветви деревьев уже не срастаются, так и здесь объединить папки уже не получится. Поэтому изначальную иерархию нужно тщательно продумать. Или же попробовать разные варианты (в конце концов, копирование и перемещение файлов занимает не так уж много времени) и выбрать наиболее удобный.
Делить по контенту и контексту. В одном случае файлы фотографий удобно отделить от текстовых файлов и от таблиц. В других случаях, напротив, удобно, чтобы и тексты, и сопровождающие фото, и подтверждающие таблицы лежали в одной папке. Все зависит от конкретики (контекста), но в любом случае определяющим фактором будет содержание (контент).
Группы и списки. Ранжирование папок нужно проводить так, чтобы навигация по ним была эффективной и оперативной. В любом случае стоит руководствоваться правилом 7±2 и не допускать, чтобы на одном уровне находилось более 10 разнотипных объектов. Исключение: одноранговые папки, среди которых навигация осуществляется в алфавитном порядке.
Статус папок. Наиболее распространенная операционная система (OS Windows) не позволяет нам задавать нестандартный вид папок, скажем, выделять их цветом, как это можно делать на Mac OS. Но есть некоторые хитрости. Например, экономно использовать заглавные буквы и помечать ими только «большие» (значимые) папки. Так можно на одном уровне разделить папки на два разных статуса: имена важных папок будут записаны заглавными буквами, остальные — строчными (к слову, по неписаным правилам Интернета писать заглавными буквами в сети означает КРИЧАТЬ). Или же можно интегрировать в имена папок особые текстовые маркеры (например, аббревиатуры). А если в начало имени каталога подставлять цифры (обозначающие статус), то, упорядочив папки по алфавиту, мы одновременно построим их и по ранжиру.
Можно ли привести пример идеальной структуры каталогов? Едва ли. Слишком личное это дело — упорядочивание собственной информации. Но когда вы на чужом компьютере без долгих пояснений ориентируетесь во всей полноте данных или когда на ваших глазах специалист без пауз оперирует огромным массивом информации — знайте: перед вами примеры очень эффективных информационных структур.
Поле «Тема письма»
Re[99]…
Поверьте, программисты Microsoft, как бы их ни ругали системные администраторы, очень неглупые люди. И если они ввели в шаблонах электронной почты графу «Тема письма», то сделали это не для того, чтобы она заполнялась значениями «Re[18]» (18-й ответ на начальное письмо — подставляется автоматически) или записями типа «Привет!» (с этого слова должно начинаться тело письма). Не менее забавно смотрится в теме письма фраза «Это я!». Если вы пишете не со своего личного ящика, то надо указать, кто это «я»; а если со своего — то все и так узнают, что это вы, по данным отправителя.
Удобство графы «Тема письма» заключается в том, что она позволяет, не раскрывая самого письма, узнать по существу его содержание. Причем это верно как для тех писем, что прислали вам (папка «Входящие»), так и для тех писем, что написали вы сами (папка «Отправленные»). Согласитесь, в этом смысле «Иванов — Петрову: фотографии семинара» удобнее, чем письмо с темой «Re[6]: семинар», к которому прикреплены фотографии.
Вам пока не понятно, насколько это актуально? Тогда дождитесь, когда вам будет приходить по 50 писем в день и когда вы сами будете отправлять столько же. Тогда вы оцените удобство графы «Тема письма» в полной мере. А пока приучайте себя:
Все эти меры позволят вам, упорядочив письма по адресату или по теме, быстро путешествовать по вашей корреспонденции. Можно провести аналогии между темой письма и именем файла. И то и другое существенно облегчает поиск и навигацию по базе файлов или писем. К слову, файлы писем, сохраняемые из Outlook на жесткий диск (или флешку), именуются системой именно по теме письма, и здесь уже, не открыв письмо, вы его не просмотрите, более того — два разных письма с одинаковой темой «Заявка» в одном каталоге сохранить не получится.
Большинство почтовых клиентов позволяют еще и заводить отдельные папки, в которые по заданным правилам будет автоматически помещаться входящая/исходящая почта — например, все письма от одного адресата. При разработке структуры этих каталогов и их имен с некоторыми оговорками можно применять принципы каталогизации, описанные в предыдущих эпизодах.
Резюме (Шаг 2)
Все описанные в «Шаге втором» приемы призваны облегчить жизнь как самому автору информационных продуктов (файлов, писем и т.д.), так и их получателю. Приучая себя применять эти правила, мы тратим не так уж много сил сейчас, чтобы сэкономить массу времени потом («Лучше день потерять, потом за пять минут долететь…»). Так что потратьте немного усилий «на входе» (в самом начале информационной работы), чтобы получить значительную экономию «на выходе» (в процессе этой работы).
В общем, задумайтесь о том, эффективно ли вы используете имена файлов / каталогов / писем и т.п. И если здесь есть скрытые резервы, постарайтесь их задействовать. В дальнейшем это принесет ощутимую выгоду.
Войти с помощью соц. сетей: