Благодаря той информации, которую содержит канбан, она играет роль наряда на выполнение каких-то работ. Это ее первая функция. Говоря коротко, это средство автоматической передачи информации о том, что произвести, когда, в каком количестве, каким образом и как потом это транспортировать.

Требуемый объем производства, время, методы и последовательность работ, конечный пункт транспортировки, место хранения – все это можно узнать, просто посмотрев на канбан.

Обычно производство получает информацию о том, «что, когда и сколько», из служебных записок, включающих схему последовательности работ, план транспортировки и наряды на производство и поставку. Информация, касающаяся метода производства, конечного пункта транспортировки и зон хранения, содержится в руководстве по стандартным операциям, нередко надежно «спрятанном» под грудой бумаг у кого-нибудь на столе. Требования этого руководства соблюдаются редко, что и служит основной причиной выпуска дефектной продукции.

Система канбан была создана для того, чтобы:

1) постоянно использоваться в стандартных операциях;

2) давать направления с учетом реально сложившихся на производстве условий;

3) избавлять от ненужной работы тех, кто занят на пусковых операциях, и уменьшать бумагооборот.