Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Подготовьте офис к своему отъезду
На этой неделе вы можете:
Необходимое время: от 60 до 120 минут.
Как было бы замечательно, если бы можно было просто встать из-за стола, выйти из офиса и уехать в отпуск... К сожалению, в жизни так не бывает. Вам придется ввести коллег в курс своих рабочих дел, объяснить им, за какие направления они будут отвечать в ваше отсутствие, и, если нужно, показать, как выполнять некоторые из ваших обязанностей. Главная задача — подготовить все таким образом, чтобы даже в экстренных ситуациях коллеги знали, что делать. Помните, что начальство оценивает ваши профессиональные качества, даже когда вы отсутствуете. Ниже представлен список того, что нужно учитывать, готовясь к отпуску. Задача варьируется в зависимости от спектра ваших обязанностей, от периода, в течение которого вы занимаетесь организацией, и помощи, которую вам оказывают коллеги. Эти советы, разумеется, можно адаптировать к любой ситуации. Конечная цель — разработать близкую к идеальной (но она не бывает универсальной!) стратегию ухода в отпуск. Начнем с вопросов, предполагающих ответы «нет» или «да». Если положительных ответов окажется больше, вам нужно готовиться к отпуску дольше других.
Если ваш офис и рабочий стол находятся во власти хаоса, тому может быть три причины: вы начали читать эту книгу с июля и, следовательно, вам только предстоит пройти тот путь, который прошли все, кто читает с начала; вы сделали все, что требовалось, а сейчас слегка расслабились; вы все прочитали, но не нашли времени на то, чтобы выполнить рекомендации. Независимо от того, какой именно фактор повлиял на ситуацию в вашем случае, решить проблему можно лишь одним способом: приведите свое рабочее место в порядок. В краткосрочной перспективе вы получите возможность поручить исполнение своих обязанностей коллегам и уйти в отпуск со спокойной душой, в долгосрочной — сэкономленное время, снижение числа стрессовых ситуаций и улучшение состояния здоровья. Готовы? Тогда прочитайте главу «Март», в которой рассказывается о том, как навести порядок на рабочем столе. Если до начала отпуска осталось совсем немного времени, сделайте столько, сколько сможете. Если же до отпуска еще далеко, тщательнейшим образом проработайте главу «Март» и только после этого возвращайтесь к этой.
После того как вы приведете в порядок рабочее место, настанет время уделить внимание текущим проектам. Не забудьте оповестить о своем отсутствии коллег из других офисов и партнеров, с которыми регулярно общаетесь. Даже находясь в отпуске, вы все равно представляете свою компанию.
Попробуем сделать так, чтобы ваш уход в отпуск никому не помешал. Вот ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.
Какую работу, выполняемую вами, необходимо продолжать и в ваше отсутствие? Есть ли у вас помощник или коллега, который согласился бы заняться этим, пока вы будете в отпуске? Поговорите с ним, обязательно указав продолжительность отпуска и вид работы, которую ему нужно будет взять на себя. Если окажется, что прикрыть вас некому, придется обратиться к руководству. А если вы сами руководство, не бойтесь доверить свои обязанности подчиненным.
Вы разработали особую стратегию и тактику работы? Можете этим гордиться. Но если вы до этого момента держали их в секрете, сейчас самое время сесть и составить для коллег инструкции, которые помогут им разобраться, не только когда вы уедете в отпуск, но и когда пойдете на повышение или перейдете на другую работу. Помните: если вашим сослуживцам придется на ходу придумывать, как выпутываться из критических ситуаций в ваше отсутствие, вы окажетесь в крайне неприятном положении.
Проекты. Пора вспомнить о ваших спецпроектах. Что обязательно должно быть сделано, пока вас не будет в офисе? Кому можно доверить такую работу? Вместо того чтобы сомневаться в компетентности окружающих, станьте хорошим наставником. Переключение с негатива на позитив принесет облегчение и вдохновит коллег на подвиги.
Электронная и голосовая почта. Сообщите клиентам о том, что уходите в отпуск, и дайте контакты человека, с которым они смогут связаться в ваше отсутствие. Они не должны почувствовать себя брошенными на произвол судьбы. Не забудьте установить телефон и электронную почту в режим автоматического уведомления о вашем отпуске в ответ на звонки и письма.
Почта. Решите, как коллеги будут оставлять вам почту и внутрикорпоративные документы. Вид забитого лотка для входящей почты после отпуска может вас попросту деморализовать. Предположим, в последний рабочий день вы разобрались на столе и уже готовы выйти из кабинета, чтобы отправиться домой. Почему бы не поставить лоток на пол? Попросите помощника или коллегу, с которым у вас сложились хорошие отношения, накануне вашего выхода на работу накрыть его чем-нибудь. В этом случае вы вернетесь в тот же кабинет, который оставляли неделю или две недели назад, и спокойно, без напряжения разберете накопившуюся почту. А поможет вам в этом Волшебная формула. Для начала отберите все «мусорные» письма, а параллельно складывайте в стопки (категоризируйте) нужную корреспонденцию. И, наконец, просмотрите каждую стопку и разместите письма в картотеке — что-то в папки проектов, что-то — в файл «Сделать» и т.д.
Контактная информация. Наконец, разошлите заинтересованным лицам письмо с информацией о том, куда вы едете, контактами и просьбой связываться с вами только в случае крайней необходимости.
Для выполнения этого плана потребуется определенное время. Вероятно, придется задержаться после работы или посвятить этому выходной день. Если есть возможность, обязательно побеседуйте с коллегой, который будет вас замещать: убедитесь в том, что он уяснил, чего вы от него хотите, ознакомился с составленными вами инструкциями и понял все, что в них написано. Все учатся по-разному. Я, к примеру, не могу решать проблемы с компьютером при помощи инструкций, зато хороший ИТ-специалист способен научить меня чему угодно. Учитывайте индивидуальные особенности сослуживцев.
Время, потраченное на подготовку коллег к исполнению ваших обязанностей, — это инвестиции в ваш отпуск. Чем глубже вникнут в дела прикрывающие вас сотрудники, тем выше вероятность того, что они не будут беспокоить вас звонками. Впрочем, чтобы избежать разочарований, смотрите на вещи трезво. В конце концов, некоторые коллеги наверняка не станут выполнять вашу работу с тем вниманием к деталям, на которое вы рассчитываете, и не продемонстрируют особой ловкости в общении с клиентами. Кроме того, приготовьтесь к сюрпризу иного свойства: сослуживец может справиться с вашей работой не хуже вас. В таком случае от всего сердца поблагодарите его — по крайней мере теперь вы будете знать, что у вас есть надежный помощник.
Войти с помощью соц. сетей: