Первая неделя

Как повысить продуктивность совещаний

На этой неделе вы можете:

• При помощи Волшебной формулы оптимизировать совещания.

Необходимое время: от 30 до 60 минут.

Совещания — неизбежное зло. Собираться с коллегами в комнате для переговоров, конечно, нужно, но встречи эти имеют свойство затягиваться, ломая ваш тщательно продуманный график.

Ну что ж, на этой неделе нам в который раз поможет Волшебная формула (убрать, категоризировать, организовать). Она упростит жизнь вне зависимости от того, начальник вы или подчиненный. Навыки, которые вы приобрели в марте, создавая картотеку, вполне можно использовать в оптимизации процесса совещания.

УСТРАНИТЕ ЧРЕЗМЕРНОСТЬ

Начнем со сценария, в котором вы — начальник, проводящий совещания. Вот несколько наводящих вопросов. Как вы полагаете, эти совещания обычно плодотворны? Способствуют ли они повышению производительности труда ваших подчиненных или вы проводите их просто потому, что так надо, и никаких заслуживающих внимания результатов они не приносят? Как вы оцениваете свои навыки ведения совещаний?

Воспользуемся первым шагом Волшебной формулы (убрать), чтобы улучшить ваши (и не только) ощущения от совещаний. Вот несколько советов.

Сократите время совещания. Возможно, эти встречи продолжаются слишком долго и еще до того, как они заканчиваются, у ваших подчиненных иссякает творческий порыв? Не стоит ли урезать время, отведенное на презентации?

Сократите число участников. Вам и в самом деле нужны все, кого вы приглашаете на совещания? Или без кого-то можно запросто обойтись?

Сократите повестку. Не замечаете ли вы, как у собравшихся при упоминании определенных докладов стекленеют глаза? Нельзя ли облечь эти выступления в форму электронных писем и разослать всем сотрудникам, чтобы они могли ознакомиться с ними, не отходя от рабочих мест?

Сократите число совещаний. Вам непременно нужно проводить совещания раз в неделю? Или все же хватит ежемесячных?

Может быть, у вас есть свои предложения по оптимизации совещаний? Пожалуйста, запишите хотя бы три из них, не упуская деталей.

КАТЕГОРИЗИРУЙТЕ ПОВЕСТКУ СОВЕЩАНИЙ

Категории позволяют контролировать ситуацию. Вы уже научились использовать их при работе с картотекой, а теперь они помогут повысить продуктивность совещаний. Ниже описано несколько способов применения категоризации в интересующей нас области.

Для начала составьте список тем сообщений и определите докладчика по каждой из них. Лучше, если доклады о ходе проектов будут выстроены в определенной последовательности: от ключевых к наименее важным. Если в день проведения совещания возникнет аврал и времени у вас будет немного, вы по крайней мере успеете узнать то, что действительно важно для работы компании.

Каждый доклад можно условно разбить на подтемы. Допустим, в одном из помещений склада вашей компании запланирован ремонт. Прежде всего, вас, вероятно, будет интересовать финансовая сторона вопроса, затем — дизайн и, наконец, ход строительства (если работа уже началась).

А вот еще идея. Предположим, вы глава подразделения и несколько менеджеров должны отчитаться перед вами на сегодняшнем совещании. Детали проектов, разумеется, могут варьироваться, но каждый из них выступающие вполне могут разбить на три подтемы: финансы, текущее состояние дел, цели, которые должны быть достигнуты к следующему совещанию. Вы, таким образом, можете разработать универсальную схему выступлений на совещаниях и довести ее до сведения своих подчиненных.

ОРГАНИЗУЙТЕ ЭЛЕМЕНТЫ СОВЕЩАНИЯ

Наконец, категории нужно организовать наиболее эффективным способом. Очевидный выбор — выстроить пункты повестки в логической последовательности. Так собравшимся будет легче воспринимать информацию.

Составив повестку совещания, доведите ее до ума.

К примеру, сколько времени должны длиться выступления? Не следует ли варьировать продолжительность докладов в зависимости от важности и объема излагаемого материала?

Где проводится совещание? Позаботились ли вы о том, чтобы ваши подчиненные чувствовали себя комфортно? Не жалуются ли они на температуру в совещательной комнате? Не затягиваются ли ваши собрания и не слишком ли много обсуждается тем? Есть ли у сотрудников возможность перекусить и выпить воды во время встречи?

На какое время вы назначаете совещания? Не заставляете ли вы случайно подчиненных, у которых есть маленькие дети, приходить в офис к 8 утра, тем самым создавая им проблемы в личной жизни? В таком случае хорошей работы от этих людей вы не дождетесь (а если и дождетесь, то на хорошее отношение к себе все равно можете не рассчитывать). Кстати, не интересовались ли вы у своих подчиненных, в какое время суток им работается лучше всего?

Нет ли у вас привычки неожиданно собирать сотрудников на совещание в конце рабочего дня? Если ваши подчиненные из-за этого не успевают вовремя забрать детей из школы или детского сада, высокой производительности труда от них вы тоже не добьетесь. И уж конечно, не повысите ни свой авторитет, ни их лояльность компании.

ВАМ СЛОВО

А что, если вы сотрудник, которому на совещании нужно отчитываться перед руководством? Ваш контроль над ситуацией зависит от качества выступления. Попытайтесь превратить доклад в представление собственных возможностей. Вот как можно применить Волшебную формулу в этом случае:

Устраните из презентации все лишнее.

Категоризируйте материал так, чтобы изложение шло в логической последовательности — от более важного к менее важному. Вряд ли начальник обрадуется, если, завершая презентацию, вы вдруг воскликнете: «Ой, я вначале забыл сказать, что...»

Организуйте категории так, чтобы слушателям было проще воспринимать информацию. Потребуется ли вам раздаточный материал? Облегчат ли таблицы, графики и другие иллюстрации понимание доклада? Если да, то не следует ли раздать и их тоже или лучше все же включить иллюстрации в презентацию, сделанную вами в PowerPoint? Помните, что технологии должны помогать вам. Если же вы используете их лишь для того, чтобы произвести на коллег и на шефа впечатление, доклад будет напоминать китайскую еду: что-то ели, а что именно — непонятно.