Третья неделя

От завалов к файлам

На этой неделе вы можете:

• Создать рабочую систему файлов.

Необходимое время: от 120 до 300 минут (в зависимости от сложности вашей работы и количества документов, с которыми приходится иметь дело).

На этом этапе перед вами должны быть лишь бумаги, которым нужно найти постоянное место. Когда я дохожу до этого пункта при работе с клиентом, всегда стараюсь найти точку соприкосновения для имеющихся у него материалов. Что такое точка соприкосновения? Это чуть более затейливое название категорий. На этой неделе мы будем учиться делить документы на категории.

Итак, засучите рукава, приготовьте несколько больших мешков для мусора, еду, чтобы перекусить, и воду. Неделя будет напряженной, зато в итоге у вас появится рабочая система файлов. Только, пожалуйста, прежде чем начинать, обязательно дочитайте эту главу до конца. Ничего сложного здесь нет, но очень важно, чтобы в вас не осталось страха перед переменами.

СОЗДАНИЕ РАБОЧЕЙ ФАЙЛОВОЙ СИСТЕМЫ

Большинство людей приступают к созданию новой файловой системы с таким выражением лица, как будто им чистят корневой канал без анестезии. Но результат труда наполняет их гордостью, и они ждут не дождутся, когда же можно будет начать им пользоваться. Эта система не только в высшей степени функциональна, на нее приятно смотреть. В самые безумные дни вы будете успокаиваться, лишь открыв свой картотечный ящик. У меня есть и другие хорошие новости. Готовы?

В нашей программе месяц состоит из четырех недель. Март — последний месяц первого квартала этого года. Впереди у вас — бонусная неделя, поскольку в каждом квартале не 12, а 13 недель. Используйте ее, чтобы наверстать упущенное. Приятный сюрприз, не правда ли? А если наверстывать нечего, потренируйтесь пользоваться своей новой системой — в конце концов, это же рабочий инструмент, а не музейный экспонат!

Шаг первый: обзор

Последние две недели вы отрабатывали первый шаг Волшебной формулы («Убрать»). Вот что должно быть сделано к этому моменту:

• Завершенные проекты, материалы которых нужно сохранить, сданы в архив.
• Имеющиеся файлы очищены от лишних документов или выброшены, если содержащиеся в них материалы больше не нужны.
• Оставлена и организована лишь часть журналов, бюллетеней и прочих изданий, а остальное выброшено или сдано в макулатуру.
• Из ящиков извлечены все посторонние предметы, оставшееся содержимое организовано.
• Поверхность стола, шкафы и т.д. очищены от лишних вещей и организованы.

Шаг второй: устраняем отвлекающие факторы

Одна из главных составляющих успеха — найти время на то, чтобы создать файловую систему. Я советую вам либо задержаться после окончания рабочего дня, либо приехать на работу в выходные. Устраните как можно больше отвлекающих факторов: телефонные звонки, электронная почта, болтливые коллеги и прочая суета будут только отдалять вас от цели. Только что вы занимались организацией и вдруг сами не заметили, как начали решать какую-то рабочую проблему. Чем лучше вы сможете сконцентрироваться, тем быстрее выполните любое задание.

Самый сложный случай — рабочее место, представляющее собой отсек, который вы делите с другими сотрудниками. Когда мне приходится работать с клиентом, работающим в такой обстановке, мы предупреждаем его коллег о том, чем станем заниматься, говорим им, когда будем это делать, и прикидываем, сколько это займет времени. Если у коллег клиента есть возможность, они удаляются. Что говорить, мы представляем собой серьезный отвлекающий фактор. Если вы находитесь в подобной ситуации, обязательно узнайте, каковы планы соседей по кабинке на день, когда вы хотите заняться организацией.

Кроме того, вам понадобится рабочая площадка и прежде всего — пространство для сортировки документов и включения их в файловую систему. Это еще одна серьезная причина заниматься организацией в одиночестве. В этом случае вы можете разложить материалы на полу кабинета или воспользоваться столами коллег.

Проработайте детали своего проекта. Выбрав день и время, отметьте их в своем календаре, как сделали бы с деловой встречей. Если вы решили заняться организацией в выходные, а у вас есть семья, не забудьте поделиться с ней своими планами. Вы ведь не хотите, проснувшись субботним утром и приготовившись к работе, внезапно узнать, что маленькая Эмили сегодня участвует в футбольном матче школьного чемпионата и вам обязательно нужно там быть.

Шаг третий: начинаем переход

Приготовьте офисные принадлежности к работе. Можно разложить их перед собой. Начните с лежащих на столе бумаг. Две недели назад, расчищая стол, вы собрали их в файл. Сегодня, возможно, захотите избавиться от еще большего количества материалов. Это замечательно! Но во всем надо знать меру — не начните в угаре выбрасывать все подряд.

Еще раз напоминаю: пытаться решить задачу одним махом не стоит. Успех приходит тогда, когда вы разбиваете проект на этапы. Возьмите стопку документов толщиной не более 7 см. Работайте с каждым документом отдельно. Ваша цель — создание категорий файлов. Вне зависимости от того, насколько широк круг ваших обязанностей, всегда можно выделить несколько главных направлений деятельности.

СОЗДАНИЕ КАТЕГОРИЙ

Как-то мне в отчаянии позвонил Фрэнк: его кабинет буквально тонул в море бумаги. Его помощница была перегружена. Во время беседы с Фрэнком выяснилось следующее. Каждый раз, когда он нанимал нового помощника или помощницу, они использовали систему, к которой привыкли на предыдущем месте работы. При этом существовало две проблемы. Первая — никто не переводил файлы Фрэнка в новую систему. В результате получалась мешанина, и Фрэнк никогда ничего не мог найти, потому что в расстановке его файлов не было логики.

Вторая проблема состояла в том, что ни один помощник не посвящал Фрэнка в свои методы работы с файлами. Фрэнку нужен был результат, и, поскольку он получал то, что хотел, способ, которым этот результат был достигнут, его не интересовал. Когда помощник увольнялся, Фрэнк, у которого, в свою очередь, была своя система, не знал даже, с какой стороны подойти к файлам.

Положительный момент состоял в том, что компания Фрэнка стремительно росла. Отрицательный — в том, что... компания Фрэнка стремительно росла! Но это еще не все. У Фрэнка был большой кабинет, в котором стояло два составленных вместе стола. На каждом — по компьютеру: часть работы Фрэнк выполнял на одном из них, часть — на другом. Так он и прыгал весь день от компьютера к компьютеру.

У документов не было постоянного места, поэтому они валялись везде — в кабинете не было ни одной свободной поверхности. Спасти Фрэнка могли только категории.

Фрэнк — девелопер, и его бизнес весьма многогранен. Он владеет несколькими жилыми домами, которые сдает в аренду, занимается реставрацией исторических зданий, инвестирует в строительство небоскребов и заботится о сохранении достопримечательностей милого маленького городка, в котором живет. Все файлы в его кабинете, вне зависимости от того, к какой сфере бизнеса они относились, были перемешаны друг с другом. Алфавитный порядок кое-как соблюдался, но тем не менее иначе как кошмаром эту систему назвать нельзя.

Обратите внимание: все бумаги Фрэнка были сгруппированы тематически. Мы начали с того, что я называю главными категориями, а потом интегрировали каждую тему в единое целое.

Рассмотрим пример того, как мы работали с файлами Фрэнка. Пока нужно понять теорию, а практикой займемся чуть позже.

Категория первая: «Аренда»

Я спросила Фрэнка, что ему нужно знать о своей недвижимости, которая сдается в аренду. У всех зданий были общие характеристики, которые позволяли объединить их в одну категорию. К примеру, такие:

• Менеджеры
• История ремонта
• Жильцы
• Обслуживающий персонал: садовник, сантехник, разнорабочий

Таким образом, «Аренда» стала одной из главных категорий. После этого я подготовила файлы для каждого здания, которым владел Фрэнк. К счастью, у них у всех были названия. Речь шла о больших домах с множеством жильцов, так что вы можете представить, сколько бумаг заводили для каждого здания. Следовательно, это идеальный вариант для использования подвесных папок с широким дном. (Вновь напоминаю: папки необходимо проверить еще в магазине, чтобы, придя домой, не обнаружить, что картонные вкладыши из них вытащил кто-то до вас. Почему я все время об этом говорю? Да потому, что такое случалось и со мной!)

Затем я присвоила каждой главной категории свой цвет. Ежедневные дела Фрэнка попали в светлые папки. Если у вас много файлов, я рекомендую воспользоваться этой моделью. Если у вас нет желания покупать цветные папки, для обозначения категории прикрепляйте к обычным папкам наклейки разных цветов.

У Фрэнка было столько картотечных ящиков, что мы легко выделили под «Аренду» целых два. Теперь, если Фрэнку нужно найти что-то связанное со зданиями, которые он сдавал, ему достаточно заглянуть в один из этих двух ящиков. Чтобы еще больше облегчить Фрэнку жизнь, на каждый ящик мы наклеили ярлык. Кстати, в ярлыках я использую черный шрифт на белом фоне, поскольку цветные буквы не всегда можно прочесть.

Категория вторая: «Реставрация»

Фрэнк любит не только недвижимость, но и историю. И когда ему удается совместить эти интересы, он оказывается на седьмом небе от счастья. Как я уже сказала, у Фрэнка было столько картотечных шкафов, что мы могли себе позволить роскошь действовать по принципу «одна категория — два ящика». Впрочем, даже если бы нам пришлось поместить «Аренду» и «Реставрацию» в один ящик, их легко было бы отличить друг от друга по цвету папок.

Как и в случае с первой категорией, каждому реставрируемому зданию мы выделили в ящике отдельную секцию. Названия были и у этих зданий, так что проблем с их идентификацией возникнуть не могло.

А вот подкатегории здесь оказались иными:

• Подрядчики
• Финансирование
• Исторические материалы
• Юридические вопросы
• Арендаторы

Файлы получились довольно объемными. Под «Реставрацию», как и под «Аренду», мы выделили два ящика, снабдив каждый ярлыком.

Категория третья: «Инвестиции»

Самым сложным элементом системы Фрэнка оказалась третья главная категория — «Инвестиции». Это была юридическая документация по сделкам. Каждый, кому приходилось иметь дело с адвокатами, знает, что они умеют вызывать сход бумажной лавины. При этом такие документы всегда должны быть под рукой.

Документы, касавшиеся отношений Фрэнка с партнерами по инвестиционному бизнесу, мы поместили в секцию «Финансирование».

Если речь идет о серьезных инвестициях в недвижимость, файлы на каждого арендатора не нужны — за здания отвечают управляющие компании. Им хватило и одного файла.

У каждого здания этой категории, как и у зданий «Аренды», был свой файл, разделенный на секции «Финансирование», «Юридические вопросы», «Менеджмент». И, разумеется, у этой главной категории, как и у двух первых, был свой цвет.

Категория четвертая: «Историческое наследие»

Фрэнк — член наблюдательных советов нескольких обществ, занимающихся вопросами охраны исторических памятников, и каждая из этих организаций порождала огромное количество документации. Он получал исторические справки и приглашения на встречи, семинары и благотворительные мероприятия. Эти материалы мы разместили в одном из картотечных шкафов.

Категория пятая: «Справочная информация»

Справочные материалы есть у всех. Это общая информация о бизнесе, которую можно использовать в разных сферах и категориях. К примеру, у Фрэнка в каждом здании был особый обслуживающий персонал — надежные люди из местных жителей, которые не заламывали цену.

Но время от времени по разным причинам кому-то из обслуживающего персонала нужна подмена. В справочной секции у него был файл «Обслуживающий персонал», и в случае необходимости он открывал его.

Итоги

Каждый раз, когда Фрэнку нужна была та или иная информация, ему приходилось задавать себе один и тот же вопрос: «К чему это относится?» Когда у него появилась система категорий, зона поиска сузилась до двух ящиков и он всегда мог ответить на этот вопрос, лишь открыв их — цветные файлы помогали быстро определять местонахождение информации. Бумажные башни исчезли, и работа в офисе стала приносить Фрэнку только удовольствие. Вопрос «К чему это относится?» — ваш билет на поезд порядка и контроля.

Назовите категорию!

А теперь вам пора составить список главных категорий для своих файлов. Когда закончите, проанализируйте его. Не следует превращать в главные категории все подряд, вы ведь понимаете разницу между частью и целым? В системе Фрэнка главной категорией была «Аренда», а «Жильцы» — ее подкатегорией. Идея понятна?

Далее представлен список традиционных офисных категорий. Возможно, вы сможете использовать их в своей системе:

Информация о компании

Правила офисной коммуникации

Список телефонных номеров/график работы

Правила доставки

Правила пользования голосовой почтой

Контракты

Корреспонденция

Информация о сотрудниках

Список сотрудников

График отпусков

Личные дела

Инвестиционные планы

Юридическая информация

Правила парковки

Бланки

Титульные листы факса

Бланки писем

Дополнительные листы для писем

Рабочие бланки

Проекты (текущие)

Хранить текущие проекты и те, которыми вы занимаетесь периодически, можно в картотеке. Проекты Фрэнка касались разных направлений бизнеса, поэтому мы вынуждены разбить материалы на подкатегории. Если бы Фрэнку, чтобы найти последний счет от подрядчика, приходилось перебирать юридические документы, он бы попусту тратил время.

Не создавайте лишние категории. К примеру, материалы, подготовленные к офисной вечеринке, можно хранить в отдельном файле. Если же у вас будет свой файл и для цветов, и для кейтеринговой компании, и для аниматоров — и все для вечеринки на 20 человек, это организационный перебор!

Категории: шаг за шагом

Если вам все еще не удается составить список категорий, вот пошаговая инструкция, которая наверняка поможет. Обещаю: ваши категории здесь есть. Вам только нужно их распознать.

1. Возьмите один лист бумаги из выбранной кипы. Определите его место в будущей системе. Не откладывайте его со словами «Я решу это позже», иначе окажется, что вы попросту перекладывали бумаги из одной кипы в другую.
2. Выбрав категорию, запишите ее название на клейком листочке и приклейте на свободную поверхность. Положите извлеченный из кипы документ снизу или сверху листочка, так чтобы в данную стопку можно было класть и другие документы. Помните, что один лист бумаги никак не может быть категорией и не заслуживает отдельного файла.

Приведу пример.

Предположим, вы отвечаете за подготовку праздничной вечеринки в офисе. Сейчас июнь, вы начинаете сбор информации. Сентябрь кажется вам идеальным временем для реализации плана. Компания хочет, чтобы вы нашли зал, украсили его, наняли музыкантов и договорились с кейтеринговой компанией. Перебирая бумаги, вы найдете флаер из ресторана с залом для частных вечеринок. Это и будет первым элементом файла, который позже станет разрастаться. Логичный и понятный ярлык для этого файла может выглядеть так: «Корпоративная вечеринка/2010».

Среди кип бумаг может оказаться что угодно: например, листок с информацией о неприхотливых растениях. Вы ведь хотели бы завести в офисе цветок? Нет? Тогда выбросьте рекламу. Если понадобится, необходимую информацию можно в любой момент найти в Интернете. Хотели? Заведите файл «Разное» и поместите листок туда. Наконец, в случае если цветок вам жизненно необходим, положите рекламку в файл «Сделать».

3. Раз уж речь зашла о файле «Сделать» — не забудьте собрать предметы, которые войдут в зону «В работе» (мы ее скоро создадим). Это секция в передней части картотечного ящика, в которую вы заглядываете чаще всего. Вот примерный список файлов этой зоны:
Отложено
Сделать срочно
Сделать в порядке общей очереди
В файл
Прочитать

Стоит завести отдельную папку под названием «Позвонить». Разбираясь с файлами из папки «Сделать», я, чтобы немного сменить ритм, часто перехожу к папке «Позвонить» и минут двадцать веду деловые переговоры по телефону.

Важно предотвратить появление в вашей системе распухшего файла, при взгляде на который вы всякий раз будете впадать в депрессию.

Файл «Отложено», наверное, самый мой любимый. В работе всегда бывают паузы. Предположим, вы начали какой-то проект, а потом переключились на другой. Большинство людей возвращают документы, связанные с проектом, обратно в папку «Сделать». И совершенно напрасно. Вы ведь уже начали заниматься вопросом — значит, документу самое место в файле «Отложено». Я проверяю эту папку каждую пятницу, чтобы узнать, с кем мне предстоит работать на следующей неделе. После того как вопрос будет решен, я либо положу документ в справочный файл, либо просто выброшу его.

Помимо прочего файл «Отложено» гарантирует, что файл «Сделать» не будет переполняться. Как пользоваться этой системой? Хорошо бы проверять папку «Сделать срочно» каждый день. Но когда у меня работы невпроворот — залезаю в нее только по пятницам, чтобы понять, что нужно сделать на следующей неделе. Файл «Сделать в порядке общей очереди» проверяется мной еженедельно. У вас, разумеется, создастся свой график, который будет зависеть от объема работы и уровня ответственности.

Позвольте предостеречь вас от чрезмерного использования напоминаний в календаре. Надо быть уверенным, что, когда напоминание сработает, вы обратите на него внимание. Если будете напоминать себе обо всем на свете, то, скорее всего, так ничего и не сделаете. Установите будильник на 9 утра и ежедневно по его сигналу проверяйте файл «Сделать срочно» до тех пор, пока это не превратится в привычку. Напоминание — замечательный инструмент, но применять его надо с умом.

4. Перед тем как добавить документ в категорию, задайте себе вопрос: «Действительно ли мне он нужен?» И принимайте решение! Со временем все будет получаться само собой.

5. Бумаги рассортированы, теперь надо взглянуть на файлы, которые вы используете. Задайте себе два вопроса:

• Есть ли у вас файлы, которые можно включить и в новую систему?
• Есть ли материалы, которые нужно рассортировать по-другому?

Рассмотрим, к примеру, все ту же подготовку к вечеринке. Предположим, вы создали отдельные файлы для кейтеринга, музыкантов и залов, расположив их в алфавитном порядке в картотеке. Но теперь понимаете, что информации маловато и ее вполне можно собрать в одну папку с файлами, сэкономив таким образом место в картотеке. И вот у вас одна папка вместо трех.

Взгляните на файлы: нет ли возможности сэкономить место в картотеке? Очень может быть, что теперь вы начнете смотреть на информацию по-новому. Создание категорий предполагает выявление связей между отдельными элементами материала, который у вас имеется. Этот образ мышления вы сохраните и после того, как создадите систему. Предположим, у вас спросят, сколько средств затратила ваша компания на некий проект. Вы откроете картотеку и заглянете в финансовый файл, заведенный для этого проекта. Пока просматриваете документы в этом файле, остальные материалы по проекту тоже у вас под рукой, и это может побудить вас собрать для задавшего вопрос дополнительную информацию. Чем яснее вы видите связи между частями, тем отчетливее представляете себе весь проект в целом.

6. Посмотрим, сколько свободного места у вас в ящике, и распределим категории по зонам. Скоро мы начнем организацию индивидуальных категорий.

Необходимо, чтобы материалы, с которыми вы работаете постоянно, располагались как можно ближе. Общий принцип такой: чем реже вы обращаетесь к данным документам, тем дальше от вас они лежат. Помните, что документы с личными данными нужно хранить как можно ближе к себе, и лучше всего — там, где можно запирать их на ключ.

Мы должны превратить категории в чудесную, превосходно функционирующую систему, всегда готовую к приему новой информации. Вы уже делали перерыв? Если нет, то сейчас самое время. Тяжелый умственный труд закончен, переходим к довольно монотонному этапу организации.

Мои поздравления — вы хорошо поработали.

СОЗДАНИЕ СЕКЦИИ «ПРОЕКТЫ» В КАРТОТЕЧНОМ ЯЩИКЕ

Проекты — неотъемлемая часть нашей жизни. Закончился один, не успеешь перевести дыхание — начинается другой. Одни долгосрочные, другие краткосрочные, одни легкие, другие изматывающие. Прежде чем начать новый проект, нужно собрать всю информацию о нем в одном месте — будь то папка с файлами или ящик картотеки. У нас должна быть возможность быстро найти то, что нам нужно. И она будет!

Шаг первый

Для начала определите, много ли у вас материалов по этому проекту. Что понадобится — простая подвесная папка, подвесная папка с широким дном или, быть может, и то и другое? Не знаете? Вот несколько советов. Если у вас несколько тонких папок (то есть материалов немного), положите две или три папки с файлами в одну подвесную папку. Итак, проект теперь находится в одной конкретной зоне. Если у вас несколько крупных проектов сразу и по каждому — отдельная кипа бумаг, то пригодится подвесная папка с широким дном, которая сэкономит место в вашем ящике. (Я никогда не использую папки толщиной больше двух дюймов. Если папка шире, значит, она тяжелая и из нее легко высыпаются материалы.)

Можно использовать подвесные папки в сочетании с простыми подвесными папками — все определяется размером категории. Предположим, я наполнила одну двухдюймовую папку с дном материалами своего проекта, но у меня туда не поместились два маленьких файла. Их можно положить в стандартную папку, висящую за папкой с широким дном. Помните: папка с широким дном обязательно должна быть полной.

Шаг второй

Решите, что вы будете использовать: светлые папки, разноцветные папки или цветные наклейки.

Шаг третий

Напишите название проекта на бирке и прикрепите ее к папке. В названии файлов лучше придерживаться единой системы.

Для создания ярлыков можно использовать компьютер. Например, я обычно размещаю бирку на левой стороне файла, с которого начинается новая категория. Таким образом, заглядывая в ящик, с левой стороны вижу полный перечень категорий. Я предпочитаю выстраивать бирки в линию, а не располагать их зигзагом, потому что так их легче читать. (Кроме того, файл можно в любой момент удалить, не нарушив стройности системы, как это произошло бы при зигзагообразном размещении бирок.) Если необходимо, на правую сторону файла я прикрепляю бирку с названием подкатегории.

ОРГАНИЗУЙТЕ КАРТОТЕЧНЫЙ ЯЩИК

У большинства людей картотечные ящики выглядят так, что открыть их страшно. Папки потрепаны и грязны. Алфавитным порядком и не пахнет. Надписи на бумажных бирках прочитать практически невозможно, а пластиковые прикреплены к подвесным папкам без всякой системы. Нет ничего удивительного в том, что эти файлы не используются!

Мы уделим порядку в картотечном ящике не меньше внимания, чем систематизации документов, которые будут в нем храниться.

Какие бы материалы ни хранились в ящике, их нужно выстроить в алфавитном порядке. Это касается как ряда отдельных файлов, так и файлов в папках с дном.

При открытии картотечного ящика стола должны быть сразу видны все файлы. Вы и представить себе не можете, скольким людям приходится отодвигаться от стола, чтобы заглянуть в ящик. Это пустая трата времени и энергии.

Если у вас в кабинете стоит картотечный шкаф, хорошо ли вы видите файлы, открывая его ящики? А если вы работаете в кабинке, не нарушаете ли вы границ рабочего пространства коллеги, когда изгибаетесь, чтобы заглянуть в ящик?

Если вы часто пользуетесь картотечным ящиком, придумайте, как отмечать изъятые файлы. Один из моих клиентов пользуется для этого желтым картоном. Это сигнал, что файла в картотеке нет, и гарантия того, что по окончании рабочего дня порядок будет восстановлен.

У ВАС ЕСТЬ СИСТЕМА!

Как вы сможете убедиться, распределение материалов по картотечному ящику идет довольно быстро. На ваших глазах рождается новая система! Если получающаяся система слишком велика или сложна (а может быть, и то и другое), перед тем как составлять список главных файлов, можно сделать перерыв. Списком мы займемся на следующей неделе. Многие попытаются составить его побыстрее. Но лучше подождать несколько дней, дать себе возможность поработать с системой и понять, не нуждается ли она в доработке.

В задней части ящиков хорошо бы держать подвесную папку с несколькими пустыми файлами. В этом случае, если вам понадобится создать новый файл, не придется прерывать работу, идти к книжному шкафу и т.д. Кстати, не кладите извлеченные из картотеки папки одну на другую — у вас образуется стопка, и в итоге нужная папка наверняка окажется в самом низу.

Итак, поработайте с системой несколько дней, а уж потом составляйте список главных файлов. А затем, когда составите список, вам, возможно, захочется внести в систему еще какие-то изменения. И только после них она наконец-то будет готова.