Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Секреты картотеки
На этой неделе вы можете:
Необходимое время: 150 минут.
На этой неделе мы переходим к главному. Я хочу, чтобы вы поняли, почему я советую обновить или создать заново картотеку, — я ведь не отношусь к приверженцам правила «Чем бы ни заниматься, лишь бы заниматься».
Представим, что я пообещала купить вам новую машину. Более того, ей сделают тюнинг по вашему личному заказу. Правда, есть один нюанс: я буду вам присылать ее по одной детали. Каждый раз при получении посылки вы будете гадать, что пришло: приборная доска, шины или болты с гайками. А кроме этого, я буду присылать и «обманки», не имеющие отношения к машине. Если вы примете ненужную вам посылку, то автоматически лишитесь машины. Ручаюсь, что к каждой посылке будете относиться в высшей степени бдительно.
Так вот, ситуация с бумагой очень похожа на ту, что я описала выше. Конечно, храня ненужную бумагу, машины вы не лишаетесь, зато теряете место на столе, в картотеке и в конечном счете остаетесь без главного приза — возможности исполнять свои служебные обязанности без лишнего напряжения.
Взгляните на список наиболее распространенных типов документов, которые лично я постоянно встречаю в кабинетах клиентов. Подсчитайте, сколько из них имеют отношение к вам.
Действуйте, выбрасывайте, пересылайте или помещайте в файл. Вам просто нужно принять решение: куда именно деть документ.
Я решила представить объяснение необходимости файлов в виде вопросов и ответов.
1. Зачем мне новая файловая система? Какая разница, как выглядит мой стол, если здесь есть все, что мне нужно?
Мой клиент Джим добился успеха в жизни. Когда он предложил мне организовать его кабинет, я была очень удивлена, обнаружив, что у него нет ни одной папки с файлами. Он работал с кипами бумаги, или, как я это называю, с системой «Это где-то здесь». Джим сказал, что знает, где и что у него лежит… но меня-то не проведешь! Документы, придавленные стопками других документов, мог бы разглядеть только Супермен с рентгеновским зрением.
В такой псевдосистеме наиболее часто используемые бумаги обычно разбросаны по столу. Везде лежат стопки, на их вершинах традиционно располагаются пять-шесть документов, к которым часто обращается хозяин офиса. Все остальное — комбинация мусора и материалов, которые нужно сдать в архив. Джим доказывал, что я не права, поэтому я пообещала, что, если он позволит мне создать файловую систему и она ему не понравится, верну на прежнее место все его бумажные башни и не возьму с него ни цента. От такого предложения он не смог отказаться.
Джим признал свое поражение задолго до того, как я закончила создание системы. К тому моменту он уже раз пятнадцать нашел в своих завалах забытые документы, восклицая: «А я и забыл об этом!», «Ой, не знал, что у меня все еще хранится это!», «Да я же как раз искал его на днях!». В конце концов Джим сказал: «Похоже, я и вправду не знаю, что лежит в этих кучах!» Я создала для него файловую систему, применив технику, которой собираюсь обучить вас. Теперь Джим знает, где и что у него лежит!
Вы, конечно, можете помнить, что находится в кипах бумаг, нагроможденных на столе, в шкафу и даже на полу. Но это неэффективно! И это не та атмосфера, в которой продуктивно работается.
Файловая система — логически выстроенное собрание нужных материалов. С ней все, что вам нужно, всегда под рукой. Вы экономите время и силы, а это, как известно, невозобновляемые ресурсы.
2. Откуда знать, понадобится ли мне этот документ в будущем? Не лучше ли просто хранить все подряд?
Когда я слышу, как кто-нибудь говорит по поводу хранения документов «береженого бог бережет», понимаю, что в этом человеке живет страх совершить ошибку. У меня есть подруга, которая была номинирована на премию «Эмми». Секретарша должна была отправить серию ее шоу на просмотр в Телеакадемию. В ночь, когда транслировалась церемония награждения, телезрителям показывали фрагменты номинированных шоу. Каково же было удивление моей подруги, когда на экране возник отрывок из другой серии, который был отправлен в Телеакадемию по ошибке. В итоге все, кто работал над этим шоу, лишились возможности получить престижную награду, которая предоставляется лишь раз в жизни.
Позднее выяснилось, что секретарша, запрашивая в фильмотеке серию шоу, перепутала ее номер. А когда ей доставили пленку, она, так и не проверив номер, немедленно переслала ее в Телеакадемию.
Может быть, и вы когда-нибудь совершили подобную роковую ошибку? И теперь, обжегшись на молоке, дуете на воду — храните все документы «на всякий случай», чтобы снова не попасть в беду? Напрасно: из опыта надо извлекать уроки, а не зацикливаться на отрицательном результате.
Когда вам нужно принять решение и внутри нарастает страх, а мозг подсказывает поводы не принимать никаких решений, остановитесь и сделайте глубокий вдох. Прочувствуйте момент. Вам нужно принять верное решение, а не позволять себе в страхе отступить.
3. Я знаю, что мне нужно сохранить этот документ. И что делать дальше?
Прежде всего осознать, что вселенная офиса не бесконечна. И речь идет не о десяти миллионах вариантов действий с документом, а в худшем случае лишь о десяти. Вот несколько вопросов, которые можно себе задать для прояснения дальнейшей судьбы документа.
4. Система файлов была у меня и раньше, просто она не работала
«Если файлы лежат в ящике стола, я их не вижу и, следовательно, не пользуюсь ими (с глаз долой — из сердца вон)». Картотека не станет открываться автоматически и выдавать то, что вам нужно. Файлы в ящике можно увидеть, только открыв этот самый ящик!
Готова поспорить, что файловая система у вас не работала по одной из четырех причин.
Причина первая. Возможно, вы унаследовали ее от своего предшественника на этом посту. И поскольку систему создали не вы, ощущения контроля над ней у вас нет. Ее использование не доставляло никакого удовольствия, и в конце концов вы ее забросили.
Причина вторая. Даже если систему создали вы, возможно, она не соответствует вашему образу мышления и методу работы с документами.
Причина третья. Не исключено, что вы, как и некоторые мои клиенты, использовали элементы разных организационных систем, и ничего путного из этого не вышло.
Причина четвертая. Может быть, вы рано отказались от имеющейся системы? С ней нужно поработать как минимум три недели. За это время вы определите, подходит она вам или нет.
А для поклонников правила «С глаз долой — из сердца вон» у меня есть верный способ сразу увидеть, что находится в картотеке, не открывая ящик. Но это — часть урока следующей недели.
5. Что делать с документами, с которыми немедленно нужно работать?
«Даже если информация касается конкретного проекта, я не хочу убирать ее в файл — боюсь, что забуду в него заглянуть. Нельзя ли складывать эти документы в стопку на столе?»
Нельзя. Бумаги, лежащие на столе, легко теряются. Документы должны быть в зоне внимания. На следующей неделе мы создадим особый раздел картотеки под названием «В работе». Документы, которые требуют внимания, поместим в папку «Сделать» этого раздела. Название и число папок могут варьироваться в зависимости от вашей загруженности (к примеру, можно завести папки «Сделать срочно» или «Сделать в первую очередь» и, соответственно, просто «Сделать» и «Сделать в порядке общей очереди»).
Если вы ведете несколько проектов, в разделе «В работе», который находится в передней части картотеки, можно завести подраздел «Проекты». У каждого проекта может быть своя папка «Сделать». Когда вы начнете работать над проектом, вам будет легче разобраться, чем нужно заняться в первую очередь.
Некоторые ворчат: «А я не забуду заглянуть в файлы “В работе”»?» Складывается впечатление, что они не контролируют процесс! Назначьте время для ежедневного просмотра этого раздела и установите на это время таймер компьютера — он-то точно не забудет просигналить. Просматривать файлы гораздо легче, чем ворошить кипы бумаги на столе.
6. А можно все-таки держать файлы на столе?
Те, кто любит хранить часто используемые файлы на столе, могут завести себе специальный держатель. Я уже замечала, что не люблю ступенчатые держатели, потому что неловким движением могу их опрокинуть. Впрочем, можно попробовать «настольные металлические накопители файлов» — так, кажется, они называются.
Я предпочитаю горизонтальные держатели. Вы, может быть, думаете, что в ступенчатых держателях лучше видно ярлыки? А я пришла к выводу, что, когда файлов немного, они расположены в алфавитном порядке и ярлыки на них напечатаны, а не написаны от руки, найти их можно даже на ощупь.
Маленький переносной держатель, у которого есть боковые стенки, обеспечивает файлам дополнительную защиту — из него ничего не вывалится и не потеряется. Если вы собираетесь хранить стандартные документы, а не маленькие листочки бумаги вроде магазинных чеков, такой держатель вам подойдет.
У меня только одна просьба: пожалуйста, не ставьте на стол несколько держателей, подменяя ими систему. Говорить «Да не нужна мне система — у меня все под рукой!» — это все равно что говорить, что вам не нужна гардеробная комната, поскольку вся одежда валяется на кровати и вы в любой момент можете взять то, что вам нужно.
7. Коллеги не могут понять, где именно оставлять для меня письма, документы и т.д. Что делать?
Входящую почту, а также материалы, которые вам надо отослать коллегам и партнерам, удобно хранить в лотках «Входящая/исходящая корреспонденция». Только не забудьте их надписать и сообщить помощнику и коллегам о нововведении.
Постарайтесь избежать соблазна использовать эти лотки для бумаг, с которыми вы не знаете, что делать. Думали, я не знаю об этой вашей слабости? Почти все мои клиенты поступали так до того, как мы начали работать вместе. Запомните: лотки — только для входящей и исходящей корреспонденции. Это сэкономит вам уйму времени.
У вас на столе нет места для лотков? Попробуйте использовать настенные держатели с кармашками — повесьте их у входа в кабинет. Если коллеги обычно не только заносят документы, но и остаются поболтать, настенный держатель положит этой традиции конец. Все, что им нужно будет сделать, — бросить бумагу в кармашек. Так вас перестанут отвлекать от работы разговорами.
8. Мои файлы вечно трещат по швам. В чем причина и как с этим бороться?
Давайте сначала поговорим о том, как нужно использовать файл. Свежие материалы можно класть либо сверху, либо снизу — главное знать, где их искать, и оставаться последовательными.
А теперь я вынуждена поинтересоваться: не храните ли вы в файле все документы по данной теме, избегая при этом принятия решений? Не помещаете ли в файл документы, которые на самом деле нужно выбросить, отправить в шредер или сдать в макулатуру? Вам кажется, что сбагрить все в один файл — хороший способ обойти процесс принятия решений и заодно гарантия от ошибок, но в действительности это гарантия того, что в файлах будет хаос.
Помните, что нужно хранить актуальные данные. Периодически просматривайте их и удаляйте документы, которые потеряли значимость в связи с обновлением информации. Вычеркивать пункты списка неотложных дел любят все — очистка файлов от устаревших документов способна доставить не меньшее удовольствие.
9. Мне не хватает места для файлов. Что делать?
Скорее всего, вы не используете весь потенциал имеющегося в вашем распоряжении пространства. Ведь очень часто материалы, которые нужно выбросить или отправить в архив, воруют столь нужное пространство.
На прошлой неделе, наводя порядок в картотечном ящике стола, не обнаружили ли вы файлов своего предшественника? Или, может быть, хранили там еду и косметику? А ящик-то предназначен для документов, которые используются ежедневно. Кроме того, в нем можно хранить личные файлы.
НАЗНАЧЬТЕ ДЕНЬ УБОРКИ В ОФИСЕ
Один в поле не воин. Вы готовы перевернуть офис вверх дном и создать новую файловую систему — так пусть коллеги к вам присоединятся! Почему бы не предложить им официальный День уборки офиса? Вот несколько полезных советов:
Если вы работаете в дружелюбном коллективе, это будет замечательный день. А если все получится удачно, мероприятие может стать ежегодным. Тем не менее я бы рекомендовала сделать участие в нем добровольным. Кто-то обязательно будет напуган мыслью о том, что ему придется что-то выбросить. Попытайтесь вдохновить такого человека на подвиги коллективным примером. И дайте ему понять, что вы всегда готовы помочь.
Если вы вычистили картотечный ящик и в нем хранятся только часто используемые и личные файлы, но места все еще не хватает, значит, пришло время поговорить с руководством. Моим клиентам нередко предоставляют ящики в других картотеках. Даже если она находится за пределами офиса, они радуются тому, что у них появилось дополнительное пространство. Там можно хранить редко используемые, но все же важные файлы. В конце этого месяца, когда вы будете составлять список главных файлов, не забудьте их туда включить. Этот список будет лежать в справочном скоросшивателе на вашем столе.
Клиенты очень часто говорят мне, что на обычных подвесных папках для файлов есть линии, по которым обложку папки легко согнуть, тем самым превратив ее в папку с широким дном и сэкономив деньги. К сожалению, эти линии — декоративный элемент. Если вы согнете обложку, у вас и в самом деле получится папка с широким дном, но она будет слишком короткой, а из такой папки документы торчат так, что вы вряд ли сможете закрыть картотечный ящик. В папках же с широким дном есть специальный картонный вкладыш. (Перед выходом из магазина обязательно убедитесь в наличии в купленных вами папках таких вкладышей!) Если вы разбили файлы на крупные категории и вам необходимо держать материалы в одном месте, воспользуйтесь этими папками — они как раз для этого и придуманы.
Вообще-то эта глава призвана помочь в создании личной картотеки. Но в крупных компаниях и корпорациях есть еще и общие файлы. Какова бы ни была существующая в компании система, ее нужно уважать и стараться поддерживать. Если вы не отвечаете за поддержание системы этих файлов, хорошенько подумайте, прежде чем высказывать свое мнение о том, как улучшить эту систему. Желая сделать доброе дело, вы можете обидеть людей, которые отвечали за эту систему многие годы. Непрошеный совет очень часто воспринимается как осуждение, а ваше стремление помочь может обернуться против вас.
Если же вы отвечаете за общие файлы, то, прежде чем менять систему, обязательно проведите опрос среди сослуживцев. Что им нравится в существующей системе? Что бы они хотели изменить? Есть ли у них предложения, как это сделать? Предварительный опрос коллег сделает переход на новую систему менее болезненным. Неважно, насколько плоха имеющаяся система, многие к ней привыкли и скорее будут жаловаться, нежели решатся пробовать что-то новое.
На следующей неделе мы будем готовы сделать последний шаг к созданию новой, улучшенной файловой системы. Ниже дан список принадлежностей, которые могут для этого понадобиться. Поинтересуйтесь, нет ли их уже у вашей компании, и если нет, то не может ли она заказать их для вас. Избегайте соблазна покупать ненужные вещи.
Подвесные папки для файлов с широким дном: набора из 25 таких папок обычно вполне достаточно. Лично я предпочитаю двухдюймовые (5 см). Этот тип папок идеален для организации файловой системы. Они крепятся на стенки картотечного ящика или на направляющие картотеки. Если направляющих у вас нет, измерьте свой ящик и приобретите их.
Кроме того, вам понадобятся обычные подвесные папки. Папки с широким дном лишь дополняют их, но не заменяют!
Подвесные папки — один из ключевых элементов вашей будущей файловой системы, но, скорее всего, вам понадобится кое-что еще. Вот что я обычно использую при работе с клиентами:
И убедитесь в том, что корзина для бумаг находится в непосредственной близости от вас. Мне попадались клиенты, которые ставили контейнеры для мусора туда, куда мог дотянуться разве что какой-нибудь акробат.
Приготовьте все необходимые принадлежности, чтобы в разгар процесса принятия решений не тратить время на распаковку пачки клейких листочков или контейнера с картриджами.
Запаситесь большим количеством воды. Хорошенько подкрепитесь и приготовьте еду, чтобы перекусить, — ваш мозг будет работать сверхурочно, и его надо будет поддержать!
Расчистка файлов — занятие не самое веселое, зато какой будет награда! На следующей неделе вы оцените значимость своей работы. Я постаралась спланировать создание файловой системы так, чтобы вам не пришлось надолго задерживаться в офисе после работы. По мере продвижения вперед отмечайте происходящие вокруг вас перемены. Как человек день за днем сбрасывает вес, так и ваше рабочее место будет становиться все светлее и светлее. «Важна не конечная цель пути, а сам путь». Вы приобретаете новые привычки, которые навсегда изменят вашу трудовую жизнь.
Войти с помощью соц. сетей: